Madame, Monsieur, A l'attention du directeur général, du médecin chef du chef du département infirmier du gestionnaire local Portahealth

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1 DG1 Organisation des Etablissements de Soins Service Datamanagement VOTRE LETTRE DU VOS RÉF. NOS RÉF. STA/CH/ DATE 10 AOUT 2007 A l'attention du directeur général, du médecin chef du chef du département infirmier du gestionnaire local Portahealth ANNEXE(S) CONTACT dr. Jean Legrand TÉL FAX jean.legrand@health.fgov.be OBJET : PERIODE DE TEST DE L ENREGISTREMENT DES DONNEES DU RESUME HOSPITALIER MINIMUM Madame, Monsieur, La circulaire du 25 mai 2007 avait pour but de clarifier la préparation et le démarrage officiel de l enregistrement RHM. Elle prévoyait entre autre une période de test pour les données infirmières du Résumé Hospitalier Minimum (DI-RHM). La présente circulaire vous informe de l organisation de la période de test de l enregistrement du DI-RHM. L Arrêté Royal qui réglemente l enregistrement du Résumé Hospitalier Minimum a été publié au Moniteur Belge le 10 juillet Le démarrage officiel de l enregistrement RHM est fixé au 1 er janvier Etant donné que les données enregistrées à partir de cette date seront utilisées de manière effective, nous voulons offrir aux hôpitaux l occasion de se préparer sérieusement au nouvel enregistrement. Cette préparation consiste en un enregistrement test au niveau national destiné en premier lieu aux données infirmières du RHM. En effet, les modifications d enregistrement sont les plus importantes pour les données infirmières, tant au niveau du contenu que de la technologie utilisée. Cette période de test se déroule du 1er septembre au 31 décembre L enregistrement des données infirmières et de personnel se fait conformément à l article 5 de l A.R. durant les 15 premiers jours de mars, juin, septembre et décembre. Pour l enregistrement test, vous pouvez déroger à la règle : l année 2007 peut être utilisée en entier. Le contrôle et l envoi des données vers le SPF ne peut désormais se passer que via l application Portahealth. Portahealth offre aux hôpitaux la possibilité de contrôler et d envoyer leurs données enregistrées via une connexion internet sécurisée. Les contrôles sur les données seront incorporés progressivement par domaine durant la période de test par le SPF. Les contrôles pour le domaine des données infirmières seront incorporés les premiers. Le lien exact vers l application Portahealth sera communiqué au gestionnaire local de l hôpital. Seule cette personne peut attribuer les accès aux utilisateurs de l hôpital. La description des applications aussi bien pour le gestionnaire local que pour les utilisateurs se trouve sur notre site web ( Soins de santé Etablissements de soins Systèmes d enregistrement Portahealth Manuel d utilisation). Place Victor Horta 40, bte Bruxelles

2 En annexe de cette circulaire, vous trouverez les directives concrètes pour l utilisation de Portahealth durant la période de test et la description des conditions minimum à remplir pour pouvoir procéder à un envoi des données. Durant la période de test, tous les hôpitaux ont la possibilité de contrôler et d analyser leurs données à l aide de rapports. Ces données peuvent concerner le premier ou le second semestre Ces données ne pourront pas être transmises définitivement au SPF Santé Publique. J espère vous avoir fourni l information nécessaire afin de mener avec succès cet enregistrement test. Pour de plus amples informations relatives à la période test, vous pouvez prendre contact avec le service datamanagement via l adresse suivante: info.rhmzg@health.fgov.be Je vous prie d agréer, Madame, Monsieur, l assurance de mes sentiments les meilleurs. Decoster C. Directeur General Direction Générale de l Organisation des Etablissements de Soins SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne Alimentaire et Environnement PAGE 2

3 Annexe 1: L enregistrement RHM consiste en 24 fichiers répartis en 5 domaines : données relatives à la structure de l hôpital, données relatives au personnel, données administratives, données infirmières et données médicales. La brochure décrivant les informations à enregistrer et le lay-out des fichiers est disponible sur le site web (Soins de santé Etablissements de soins Systèmes d enregistrement RHM Directives). Pour le contrôle et l envoi des données, les 24 fichiers doivent être présents. Un fichier peut cependant être incomplet ou ne contenir aucune donnée. Par exemple une unité de soins complète ou partielle qui ne participe pas à l enregistrement test peut ne pas être enregistrée. Cela provoquera naturellement plus d erreurs en soi mais n empêchera pas les contrôles de se poursuivre. Vous devez cependant tenir compte des relations entre les fichiers lors de l envoi des données (voir annexe 2). Les fichiers entourés d une ellipse doivent être remplis pour l enregistrement test. Cela veut dire que pour chaque séjour, au moins les champs clés doivent être remplis correctement. Les autres champs obligatoires ne peuvent pas être vides et doivent contenir une valeur autorisée. Où cela est permis, on peut, si l information n est pas disponible durant la période de test, remplir avec le code pour inconnu ou avec une même valeur pour tous les patients, par exemple tous les patients rentrent à domicile. Exemple destination dans le fichier STAYHOSP Valeurs autorisées: CODE Description 0 Inconnu A n utiliser qu à titre exceptionnel 1 A domicile Tous les endroits où le patient peut agir de manière autonome, donc aussi les résidences pour personnes âgées, les chambres d étudiant, Cela vaut donc pour les fichiers suivants : Données relatives à la structure : HOSPITAL HOSPCAMP CAMPUNIT UNITINDX Données administratives : STAYHOSP PATHOSPI STAYUNIT Données infirmières: ITEMDIVG PAGE 3

4 Données relatives au personnel : EMPLODAY EMPLOPER Les autres fichiers doivent bien être présents mais peuvent être vides. Si des «records» sont remplis dans un de ces fichiers, les champs clés doivent alors être remplis correctement. Cela veut aussi dire dans ce cas que les fichiers «parents» de ce fichier doivent aussi être remplis correctement (voir annexe 2). Par exemple: si les diagnostics sont remplis dans le fichier DIAGNOSE, tous les «records» correspondants doivent aussi être présents avec les clés correctes dans le fichier STAYSPEC. Dans le courant de la période de test de nouveaux contrôles seront régulièrement incorporés, de même que pour les autres fichiers. Les contrôles sur les données peuvent être répartis en 4 types: 1. Contrôles techniques 2. Contrôles de base (B) Au sein d 1 domaine (S, P, A, N, M) Sur plusieurs domaines (G) 3. Contrôles croisés (X) 4. Contrôles multipériodes (Y) Vous trouverez plus d informations à ce sujet dans le document concernant les contrôles qui se trouvera sur notre site web. Les contrôles peuvent aussi être répartis en fonction de leur sévérité : severity 1: ce sont des erreurs fatales qui doivent absolument être corrigées, sous peine de ne pas pouvoir transmettre les données définitivement au SPF (ceci n est pas possible durant la période de test). severity 2: ce sont des erreurs qui doivent être corrigées, mais qui peuvent refléter la situation réelle dans des cas exceptionnels. Dans ces cas exceptionnels, ces erreurs ne doivent donc pas être corrigées. severity 3: ces erreurs sont en fait des avertissements qui attirent l attention sur des données qui ne semblent a priori pas normales, mais qui peuvent refléter malgré tout la réalité. La correction n est pas nécessairement exigée. Pendant la période de test, vous ne devez pas tenir compte des contrôles relatif à la période d enregistrement (ex.1 au 15 septembre). PAGE 4

5 Annexe 2 HOSPCAMP HOSPITAL PATHOSPI ID TRANS STAYSPEC STAYHOSP PATBIRTH STAYINDX PROCRIZI TRANSPOR DIAGNOSE STAYUNIT TESTRESU ASSOCIAT URGADMIN CAMPUNIT PROCEDUR ASSOSTAY ITEMDIVG ASSOSPEC UNITINDX EMPLODAY EMPLOPER ASSOUNIT Place Victor Horta 40, bte Bruxelles