VÉRIFICATION DES BUREAUX RÉGIONAUX DE LA CISR

Transcription

1 VÉRIFICATION DES BUREAUX RÉGIONAUX DE LA CISR Mai 2008 Préparé par PriceWaterhouseCoopers pour Direction de la planification et des pratiques de gestion DIRECTION GÉNÉRALE DE LA PLANIFICATION ET DES SERVICES INTÉGRÉS

2 Table des matières 1 Résumé Contexte Objectif de la vérification Portée Méthode Principales constatations et recommandations Conclusion Introduction Contexte Objectif de la vérification Portée Méthode Critères de vérification Processus régionaux Transactions financières Services d interprétation Gestion des ressources humaines Observations communes et recommandations Sécurité régionale Transactions financières Paiements versés aux interprètes Bureau régional de l Est Voyages Services d interprétation Contrats d interprétation Paiements versés aux interprètes Processus de dotation Langues officielles Sécurité régionale Bureau régional du Centre Voyages Approvisionnement Contrats d interprétation Paiements versés aux interprètes Langues officielles Sécurité régionale Bureau régional de l Ouest Vérification interne et évaluation 2/55

3 7.1 Approvisionnement Paiements versés aux interprètes Langues officielles Sécurité régionale Conclusion Annexe A Objectifs et critères de la vérification Annexe B Réponse de la direction et plan d action Vérification interne et évaluation 3/55

4 ACRONYMES AMA ASC ASR CISR COC EMR GCR IVI LEFP LGFP RH SAI SCT SGF SI SPI SPR TI TPSGC Arrangement en matière d approvisionnement Agent de sécurité de la Commission Agent de sécurité régional Commission de l immigration et du statut de réfugié du Canada Convention d offre à commande Évaluation des menaces et des risques Gestionnaire de centre de responsabilité Institut des vérificateurs internes Loi sur l emploi dans la fonction publique Loi sur la gestion des finances publiques Ressources Humaines Section d appel de l immigration Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Système de gestion financière Section de l immigration Système de paiement des interprètes Section de la protection des réfugiés Technologie de l information Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Vérification interne et évaluation 4/55

5 Résumé RÉSUMÉ 1.1 Contexte La Commission de l immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR), qui est le plus grand tribunal administratif du Canada, statue chaque année sur plus de cas d immigration et de statut de réfugié. Elle remplit son mandat par l intermédiaire de ses trois sections : la Section de la protection des réfugiés (SPR), la Section de l immigration (SI) et la Section d appel de l immigration (SAI). La CISR assure la justice administrative par l entremise de ses bureaux régionaux de Toronto, de Montréal et de Vancouver. Environ les deux tiers des cas soumis à la CISR sont traités et instruits dans le bureau régional du Centre, à Toronto, tandis que le bureau régional de l Est, situé à Montréal, gère 25 p. 100 des cas et le bureau régional de l Ouest, situé à Vancouver, 10 p Étant donné l importance opérationnelle des bureaux régionaux, où se déroule la vaste majorité des principales activités de la CISR, la présente vérification a pour but d établir dans quelle mesure ces bureaux se conforment aux politiques et aux procédures pertinentes de la Commission et du gouvernement du Canada afin d offrir un milieu de travail sécuritaire, efficient et efficace. La validation indépendante issue de cette vérification a pour objectif de connaître avec précision le niveau de conformité ainsi que la mesure dans laquelle ses contrôles de gestion sont adéquats et efficaces. 1.2 Objectif de la vérification Cette vérification avait pour objectif de fournir l assurance que les processus administratifs appliqués dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques et aux procédures pertinentes de la CISR et du gouvernement du Canada, et d évaluer la validité des contrôles de gestion en place dans ces processus administratifs. 1.3 Portée La portée de cette vérification s étendait à certains processus administratifs qui relèvent du contrôle des trois bureaux régionaux suivants de la CISR : le bureau régional du Centre (Toronto), le bureau régional de l Est (Montréal) et le bureau régional de l Ouest (Vancouver). La vérification comprenait les processus administratifs suivants, dans la mesure où ils étaient utilisés dans les bureaux régionaux : les opérations financières telles que les comptes créditeurs et les règlements, les voyages et l approvisionnement; les services d interprétation, notamment la rémunération et les contrats; la gestion des ressources humaines (RH), notamment le respect de la législation sur les langues officielles et les pratiques de dotation; Vérification interne et évaluation 5/55

6 Résumé la sécurité des personnes et des biens, y compris les renseignements personnels de nature délicate concernant les usagers du tribunal, en l occurrence les demandeurs d asile, les appelants et les intéressés. La vérification ne comprenait pas les fonctionnalités de la technologie de l information (TI), les questions de sécurité relatives aux processus de TI ni les activités essentielles comme la gestion des cas, le soutien au tribunal et le processus décisionnel. 1.4 Méthode La vérification a été menée en trois phases distinctes. Au cours de la phase de planification, l équipe de vérification a examiné les documents d information pertinents et effectué des entrevues préliminaires avec les intervenants concernés à la CISR. Pendant la phase d exécution, l équipe de vérification a mené des entrevues détaillées et testé l efficacité des principaux contrôles recensés dans le cadre de la mission dans chaque bureau régional. Enfin, durant la phase de compte rendu, elle a rédigé son rapport en s appuyant sur les renseignements recueillis pendant la phase d exécution. Cette mission avait pour objectif de vérifier l efficacité des contrôles de gestion prévus dans les processus administratifs au sein des bureaux régionaux. La méthode d échantillonnage choisie comprenait ce qui suit : à l aide de l information sur les processus administratifs recueillie dans les bureaux régionaux, nous avons cerné les risques liés à ces processus en ce qui touche à leur conformité générale avec les politiques applicables et les principes d une saine gestion financière; les contrôles conçus pour atténuer les risques ont été évalués pour vérifier leur exhaustivité et leur application; un échantillonnage discrétionnaire de transactions a été sélectionné pour évaluer l efficacité des contrôles basé sur la fréquence de l occurrence de chaque contrôle à l intérieur d une période de traitement. 1.5 Principales constatations et recommandations Les constatations et recommandations liées à cette vérification ont été regroupées en deux catégories : celles qui s appliquent à toutes les régions et celles qui sont propres à chaque bureau régional Principales constatations applicables dans tous les bureaux régionaux L interprétation et le fonctionnement des contrôles de gestion sont généralement efficaces dans l ensemble des bureaux régionaux. Cependant, nous remarquons que les bureaux régionaux devront appliquer les contrôles d une manière plus cohérente afin de démontrer qu ils se conforment toujours pleinement aux normes et aux politiques applicables. Vérification interne et évaluation 6/55

7 Résumé Nous avons notamment constaté que : 1. Les recommandations faites à la suite des évaluations des menaces et des risques régionales (EMR) n ont pas été mises en œuvre entièrement. 2. Il n existe pas d approche uniformisée pour gérer les audiences à haut risque. 3. Les dates des approbations prévues aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), conformément aux pouvoirs délégués, n étaient pas consignées de manière uniforme. 4. Des limites ont été constatées quant au contrôle en application de l article 34 de la LGFP et de l assurance de la qualité 1 attestant de la conformité des paiements versés aux interprètes avec l article 33 de cette même loi. Les recommandations suivantes correspondent aux constatations ci-dessus et s appliquent à tous les bureaux régionaux : 1. Élaboration d une structure de sécurité régionale à l échelle de la Commission pour appliquer pleinement la Politique de sécurité de la CISR dans les trois bureaux régionaux. Cette structure doit comprendre des responsabilités plus claires pour les agents de sécurité régionaux (ASR), les directeurs régionaux et l agent de sécurité de la Commission (ASC) en ce qui concerne la sécurité. Une fois que des responsabilités et des mécanismes de reddition de comptes plus clairs auront été établis afin de coordonner l application du programme de sécurité de la CISR, il conviendrait d élaborer et de mettre en œuvre une liste de priorités relatives aux recommandations en suspens. 2. Élaboration d une procédure énonçant les mesures à prendre pour préparer les audiences à haut risque et pouvant être intégrée au cadre de sécurité régionale. 3. Utilisation des procédures financières existantes en matière de paiement et offrir de la formation aux gestionnaires sur l importance des dates d approbation pour étayer les certifications en vertu de la LGFP. 4. Mise à jour de la procédure financière concernant le traitement des paiements versés aux interprètes pour : clarifier les responsabilités des agents régionaux des finances; élaborer la liste de vérification du contrôle de qualité relative à l article 33 de la LGFP et modifier l actuelle liste de vérification relative à l article 34 de la LGFP pour l adapter aux paiements versés aux interprètes. 1 Cela fait référence au processus d échantillonnage avant l approbation prévue à l article 33 de la LGFP et ne reflète pas un programme complet d assurance de la qualité. Vérification interne et évaluation 7/55

8 Résumé Principales constatations applicables à des régions particulières Les constatations et recommandations particulières et applicables à chaque bureau régional sont indiquées aux sections 5.0, 6.0 et 7.0 du présent rapport. Les réponses de la direction et les plans d action correspondant à toutes les recommandations figurent à l annexe B du rapport. 1.6 Conclusion La vérification des bureaux régionaux de la CISR a été réalisée de décembre 2007 à janvier Cette vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et aux normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l Institut des vérificateurs internes (IVI). Nous estimons que des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été suivis pour appuyer la fiabilité des observations, des recommandations et des conclusions contenues dans ce rapport. Bien que nous ayons relevé certaines exceptions, nos procédés de vérification permettent d appuyer les conclusions suivantes en ce qui concerne les processus administratifs dans les bureaux régionaux : les processus administratifs sont généralement conformes aux politiques et aux procédures pertinentes du gouvernement du Canada et de la CISR; les contrôles de gestion connexes reflètent généralement les objectifs d efficacité en matière de conception et de fonctionnement liés aux critères détaillés indiqués à l annexe A. Ces conclusions sont fondées sur l examen des échantillons de dossiers et de transactions datés du 1 er avril 2007 au 30 novembre Nous ne formulons donc pas d avis sur l ensemble des transactions administratives exécutées dans les bureaux régionaux au cours de cette période. Nous encourageons les lecteurs à consulter les conclusions, les observations et les recommandations contenues dans ce rapport, car elles indiquent à la direction des possibilités pour améliorer la conformité générale ainsi que l applicabilité et l efficacité de ses contrôles. Vérification interne et évaluation 8/55

9 2 INTRODUCTION Commission de l immigration et du statut de réfugié du Canada Introduction 2.1 Contexte La CISR est le plus grand tribunal administratif indépendant au Canada. Au nom des Canadiens, la CISR règle, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d immigration et de statut de réfugié dont elle est saisie. Le président de la CISR rend compte au Parlement par l intermédiaire du ministre de la Citoyenneté et de l Immigration. Le président assure également le leadership et l orientation de l organisation de même que la supervision et la direction des travaux et du personnel de la Commission. La CISR s acquitte de son mandat par l intermédiaire de ses trois sections : la SPR, la SI et la SAI. La CISR assure la justice administrative par l intermédiaire de ses bureaux régionaux de Toronto, de Montréal et de Vancouver. Chaque année, la CISR statue sur plus de cas. Environ les deux tiers des cas soumis à la CISR sont traités et instruits à Toronto, tandis que Montréal gère 25 p. 100 des cas et Vancouver, 10 p Un petit nombre d audiences ont lieu également dans plusieurs autres villes. La CISR a l obligation fiduciaire de veiller à ce que ses activités, dont le soutien à ses fonctions administratives, soient conformes à ses propres politiques et procédures ainsi qu aux exigences fixées par le gouvernement du Canada. La bonne réputation de la Commission revêt une importance cruciale étant donné le rôle important qu elle remplisse dans la société canadienne et un cadre de contrôle de gestion sur les processus financiers et administratifs clés devient donc essentiel afin de protéger les fonds publics et la confiance du public. La CISR continue à investir dans divers contrôles de gestion qui sont conçus pour assurer l efficience, l efficacité et la sécurité de ses activités. Afin de fournir à la direction de la CISR des renseignements sur l applicabilité et l efficacité de ces contrôles, une vérification des bureaux régionaux de la CISR a été effectuée. Cette vérification visait à fournir à la direction de la CISR un niveau d assurance indépendant de la bonne conception et de l efficacité opérationnelle de ces principaux contrôles, qui sont essentiels à la gestion des secteurs les plus à risque en ce qui a trait aux opérations financières, aux services d interprétation, à la gestion des ressources humaines et à la sécurité. 2.2 Objectif de la vérification Cette vérification avait pour objectif de fournir l assurance que les processus administratifs appliqués dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques et aux procédures pertinentes de la CISR et du gouvernement du Canada, et d évaluer la validité des contrôles de gestion en place dans les processus administratifs visés. Vérification interne et évaluation 9/55

10 Introduction 2.3 Portée La portée de cette vérification s étendait à certains processus administratifs qui relèvent du contrôle des trois bureaux régionaux suivants de la CISR : le bureau régional du Centre (Toronto) le bureau régional de l Est (Montréal) le bureau régional de l Ouest (Vancouver) Les processus administratifs examinés, dans la mesure où ils étaient exécutés dans les bureaux régionaux, étaient notamment les suivants : Opérations financières Comptes créditeurs et règlements Voyages Approvisionnement Cartes d achat Services d interprétation Contrats d interprétation Paiements versés aux interprètes Gestion des ressources humaines Langues officielles Pratiques de dotation Sécurité Sécurité et protection des personnes, des biens et des renseignements Des vérifications sur place ont eu lieu dans chaque bureau régional entre décembre 2007 et janvier Les transactions sélectionnées pour constituer l échantillon qui a été examiné pour vérifier l efficacité des contrôles de gestion avaient eu lieu entre le 1 er avril 2007 et le 30 novembre La vérification ne comprenait pas les fonctionnalités de la TI, ni les questions relatives à la sécurité de TI ni les activités essentielles comme la gestion des cas, le soutien au tribunal et le processus décisionnel. 2.4 Méthode La vérification des bureaux régionaux de la CISR s est déroulée en trois phases : planification; vérification sur place et analyse; Vérification interne et évaluation 10/55

11 compte rendu. Commission de l immigration et du statut de réfugié du Canada Introduction Planification Les étapes suivantes ont été réalisées pendant la phase de planification : examen de la documentation de fond pertinente et des politiques applicables entrevues préliminaires avec des représentants de la haute direction sélectionnés au siège de la CISR; entrevues préliminaires avec chaque directeur régional et des représentants régionaux appropriés. Ces entrevues et descriptions de processus avaient pour but de valider les besoins de la CISR et de cerner les secteurs de risque associés aux processus administratifs exécutés dans les régions. À la suite des entrevues, de l examen des documents clés et de l exercice qui a permis de cerner et d analyser les risques, nous avons élaboré des critères de vérification en fonction des objectifs de vérification établis voir les détails à l annexe A. Vérification sur place Une vérification sur place a été effectuée dans chacun des trois bureaux régionaux, et comprenait les activités suivantes : revue détaillée de chaque processus administratif compris dans la vérification; examen par sondage de l efficacité des contrôles clés et de la conformité dans chaque région à partir d un échantillon de transactions pour chaque processus administratif; bilan présenté aux représentants de la direction dans chaque bureau régional avant la fin de chaque visite; résumé et analyse des résultats ayant trait aux principales faiblesses des contrôles et aux points communs entre les bureaux régionaux. Cette mission avait pour objectif d évaluer l efficacité des contrôles de gestion prévus dans les processus administratifs au sein des bureaux régionaux. La méthode d échantillonnage choisie, et sur laquelle nous nous appuyons pour donner une assurance raisonnable, comprend les éléments suivants : À l aide de l information sur les processus administratifs, recueillie dans les bureaux régionaux, nous avons cerné les risques liés à ces processus en ce qui touche à leur conformité générale avec les politiques applicables et les principes d une saine gestion financière; Vérification interne et évaluation 11/55

12 Introduction Les contrôles conçus pour atténuer les risques ont été évalués pour vérifier leur exhaustivité et leur pertinence; Un échantillonnage discrétionnaire de transactions a été sélectionné pour évaluer l efficacité des contrôles basé sur la fréquence de l occurrence de chaque contrôle à l intérieur d une période de traitement. Compte rendu Cette phase comprenait l élaboration du rapport de vérification à partir des renseignements pertinents recueillis pendant la phase de vérification sur place du mandat. L équipe de vérification a informé la haute direction, à Ottawa, des résultats de l examen. La vérification des bureaux régionaux de la CISR a été effectuée conformément aux normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l IVI conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT. 2.5 Critères de vérification En tenant compte de l objectif de la vérification, nous avons élaboré une série de critères destinés aux processus administratifs examinés à la lumière des politiques et règlements applicables, et plus particulièrement des politiques de la CISR et du SCT et de la LGFP. La liste détaillée des critères utilisés pour cette vérification figure à l annexe A de ce rapport. Vérification interne et évaluation 12/55

13 Processus régionaux 3 PROCESSUS RÉGIONAUX 3.1 Transactions financières Approvisionnement Le processus d approvisionnement en place dans les bureaux régionaux de la CISR comprend l achat de biens et de services limités, comme des fournitures de bureau et du matériel pour des vidéoconférences. Selon la matrice de délégation des pouvoirs, les dépenses engagées par les régions sont soumises à des plafonds peu élevés, car les contrats d approvisionnement plus importants doivent être traités par l intermédiaire du siège de la CISR. Les contrats de services d interprétation sont gérés par le Greffe. Conformément à la Politique des marchés du SCT et à la LGFP, le processus d approvisionnement est engagé lorsqu un gestionnaire de centre de responsabilité (GCR) remplit un «Formulaire de demande» pour l acquisition d un bien ou d un service, conformément au pouvoir qui lui est délégué. Il incombe au GCR de s assurer qu il existe des fonds suffisants et de fournir la certification nécessaire à l engagement des fonds prévue à l article 32 de la LGFP. Une fois le formulaire rempli et vérifié, l agent d approvisionnement consulte la base de données de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), pour vérifier s il existe une convention d offre à commande (COC) ou un arrangement en matière d approvisionnement (AMA) dont il pourrait se servir, et détermine le prix approximatif du bien ou service demandé. S il existe une COC ou un AMA approprié, l agent d approvisionnement crée une commande subséquente à une COC ou un AMA et reçoit une proposition de prix pour le bien ou le service. S il n existe pas de COC ou d AMA approprié, l agent d approvisionnement rédige une demande de propositions, sollicite trois (3) propositions d entreprises qui fournissent les biens ou les services demandés, et sélectionne l offre la moins chère. Un bon de commande ou un Contrat de services professionnels est alors délivré à l entreprise. Étant donné que les bureaux régionaux ne peuvent attribuer que des contrats de faible valeur, une proposition est suffisante et justifiable. Dans les cas où il n existe qu un seul fournisseur du bien ou service demandé, le GCR doit rédiger une justification de fournisseur unique. A la conclusion du contrat ou de la demande d achat, l agent d approvisionnement inscrit les informations du contrat dans un «Registre des achats» et passe la commande du bien ou du service Comptes créditeurs Les comptes créditeurs correspondent au paiement des factures des biens et des services. À la réception des biens, l agent d approvisionnement confirme que les biens reçus correspondent à la commande et les envoie au GCR qui a commandé les biens. Après vérification de la concordance entre la facture et les documents justificatifs correspondants, la facture est envoyée au GCR, qui la vérifie et donne l approbation prévue à l article 34 de la LGFP (conformément à la liste de vérification relative à Vérification interne et évaluation 13/55

14 Processus régionaux l article 34 de la LGFP). Le GCR est chargé d examiner la facture, le bordereau d emballage et de vérifier une dernière fois que la valeur en dollars et la quantité facturée correspondent au contrat. Une fois approuvée, la facture est renvoyée au commis aux finances, qui fait une dernière vérification. Le commis aux finances inscrit le montant dans le Système de gestion financière (SGF), vérifie le compte (conformément à la liste de vérification pour l assurance de la qualité prévue à l article 33 de la LGFP) et le transmet à l agent des finances pour que des fonds soient libérés en vue du paiement (selon l approbation prévue à l article 33 de la LGFP) Cartes d achat Des cartes d achat sont utilisées par un nombre limité d employés régionaux, selon les besoins. Conformément au processus d approvisionnement, tout achat effectué au moyen d une carte d achat doit être approuvé à l avance. Les consignes concernant les achats qui peuvent être effectués au moyen de la carte d achat sont fournies dans la Directive financière produite par le siège de la CISR. Le montant maximum par transaction est fixé à $, sous réserve d un plafond mensuel de $. Une fois l achat effectué, le titulaire de la carte joint le reçu aux pièces justificatives et les fait parvenir au GCR qui a présenté la demande du bien ou du service à l origine, pour obtenir l approbation prévue à l article 34 de la LGFP. Après réception et vérification du reçu, le commis aux finances inscrit la dépense dans le SGF. Le paiement des biens et des services achetés au moyen d une carte d achat est effectué au siège de la CISR. Chaque titulaire de carte prépare un journal des achats rapproché de son relevé mensuel pour inclusion dans le SGF. Un processus de rapprochement a lieu dans chaque région pour vérifier la concordance des paiements centralisés effectués et les transactions individuelles approuvées dans la région. Une procédure financière documentant le processus du paiement intégral est en place Voyages Les commissaires, les agents du tribunal et d autres membres du personnel voyagent pour participer à des audiences dans diverses villes et différents endroits. Les personnes devant voyager sont tenues de faire approuver à l avance leurs déplacements par leur gestionnaire au moyen de l outil de gestion électronique (OGE). Le gestionnaire approuve les déplacements en ligne et signe la demande d autorisation de voyage et imprime une preuve de l autorisation prévue nécessaire à l engagement des fonds prévue à l article 32 de la LGFP. Le voyageur reçoit alors un numéro d autorisation de voyage généré à la suite de l approbation effectuée en ligne par le gestionnaire. Le voyageur doit conserver tous les reçus et preuves de dépenses professionnelles engagées pendant le voyage et doit se conformer à la Directive sur les voyages du SCT. À son retour, le voyageur remplit une demande de remboursement des frais de voyage, qu il transmet avec tous les reçus pertinents au GCR, qui les examine et les approuve. Le GCR Vérification interne et évaluation 14/55

15 Processus régionaux examine la demande de remboursement de frais de voyage et en vérifie la conformité aux exigences de la CISR et du STC. Une fois que le GCR a approuvé et signé la demande de remboursement (sur support papier et au moyen de l OGE) en application de l article 34 de la LGFP, la demande de remboursement est envoyée à l agent ou au service des finances pour que soient vérifiées son exactitude et sa conformité afin que l on autorise le versement du paiement et que l on donne l approbation prévue par l article 33 de la LGFP. Un guide de l utilisateur OGE de la CISR a été élaboré pour documenter les processus de paiement relatifs aux voyages. 3.2 Services d interprétation Contrats d interprétation La CISR a recours à des interprètes durant les audiences pour assurer l efficacité et l exactitude de la communication entre les demandeurs d asile et les commissaires. Actuellement, la CISR a la capacité de tenir des audiences en 260 langues et dialectes. Tous les interprètes embauchés par contrat par la CISR sont tenus de se soumettre à un test de compétence, d obtenir une autorisation de sécurité de niveau fiabilité approfondie et de signer un contrat d interprétation type, qui énonce les conditions des services à fournir. Le contrat précise le taux de rémunération de l interprète, la durée du contrat ainsi que la valeur maximale du contrat. La CISR et le SCT se penchent, actuellement, sur le processus suivi pour l embauche des interprètes à contrat afin de s assurer qu il est conforme aux exigences du gouvernement du Canada, tout en tenant compte des difficultés que peut poser un processus concurrentiel et de la rareté des ressources disponibles en ce qui a trait aux services d interprétation Paiements versés aux interprètes Le mode de rémunération actuel des interprètes est un processus complexe auquel prennent part plusieurs parties pour s assurer que les interprètes reçoivent un montant exact en paiement de leurs services, en temps opportun. Comme il est précisé dans le contrat d interprétation, l interprète est tenu d arriver 15 minutes avant l heure prévue dans le cas des audiences et 30 minutes avant l heure prévue dans le cas des contrôles de motifs de détention. L agent de service préposé aux cas consigne l heure d arrivée et de départ de l interprète dans le registre des feuilles de temps. Les interprètes sont rémunérés en fonction des heures travaillées, selon les principes suivants : un minimum de 3 heures pour une demi-journée lorsqu il n y a pas de pause pour le dîner; un minimum de 6 heures pour une journée entière qui comprend une pause d une demi-heure pour le dîner; Vérification interne et évaluation 15/55

16 Processus régionaux un minimum de 5 heures pour les cas de la SAI lorsqu il n y a pas de pause pour le dîner. En s appuyant sur les heures d arrivée et de sortie des interprètes consignées dans le Système de paiement des interprètes (SPI), le superviseur des interprètes (ou une personne désignée par ce dernier) vérifie toutes les transactions par rapport aux pièces justificatives, s assure que les données sont complètes et exactes et les approuve dans le SPI au moyen d une clé d autorisation et d authentification électronique. Cette approbation dans le SPI constitue la preuve de la vérification en vertu de l article 34 de la LGFP. Les transactions approuvées dans le SPI sont mises en lots et téléchargées dans le SGF. Le lot de paiements est imprimé à partir du SGF et transmis au greffier. Le greffier examine un échantillon de transactions et approuve le lot conformément aux dispositions de l article 34 de la LGFP. Sur réception du lot du SPI attesté en vertu de l article 34 de la LGFP, l agent des finances choisit au hasard, à des fins de contrôle de la qualité de l approbation obtenue en vertu de l article 34 de la LGFP, un échantillon représentant 5 p. 100 des transactions du lot afin de remonter aux pièces justificatives (à savoir journal, feuille de temps, SPI et contrat signé avec l interprète). Lorsque l agent des finances a effectué cette vérification préalable, l autorisation prévue à l article 33 de la LGFP est donnée, et le paiement du lot est autorisé. 3.3 Gestion des ressources humaines Processus de dotation Le processus de dotation suivi dans les régions est engagé par le gestionnaire délégataire en collaboration avec l agent des RH qui amorce les mesures de dotation selon le Plan stratégique des RH annuel approuvé. Le conseiller en RH discute avec le GCR des particularités du type de poste à pourvoir, du processus de sélection et de la durée du contrat. Le processus de dotation peut se dérouler à l interne ou à l externe et faire l objet d une annonce ou non, chaque processus comportant une série de procédures précises qui doivent être conformes à la Loi sur l emploi dans la fonction publique (LEFP). Les tâches propres à chaque mesure de dotation sont contrôlées au moyen d une liste de vérification de dotation standard fournie par le siège de la CISR. Une personne investie du pouvoir approprié en matière de RH autorise le processus de dotation sur le formulaire de demande de mesure en matière de RH et donne l approbation prévue à l article 32 de la LGFP pour engager les fonds correspondant au nouveau poste. Si le poste ouvert à des candidats externes, l annonce est affichée pendant un minimum de 48 heures sur le site Si le poste s adresse à des candidats internes et est annoncé, il est affiché sur le site intranet de la Commission de la fonction publique (CFP). Toutes les candidatures soumises sont examinées pour vérifier si les candidats remplissent les exigences de base voulues. Les candidats admissibles retenus font l objet d évaluations supplémentaires au moyen d autres outils d évaluation pour déterminer s ils possèdent les qualifications essentielles requises pour le poste. Vérification interne et évaluation 16/55

17 Processus régionaux Les candidats qui n ont pas été retenus dans le cadre des processus de sélection internes sont informés lorsqu ils ne répondent pas aux critères essentiels du poste. Les candidats ayant satisfait à toutes les conditions préalables doivent avoir leur autorisation de sécurité. Les candidats qui ont réussi sont avisés que leur candidature a été ajoutée à un bassin de candidats en vue de postes futurs ou reçoivent une lettre d offre. La lettre d offre précise le poste, la rémunération et la date de début d emploi Langues officielles Tous les postes dans les régions ont des profils linguistiques particuliers fondés sur les exigences du poste. Les résultats de toutes les évaluations linguistiques sont versés au dossier des employés. On s attend à ce que la CISR communique avec les usagers du tribunal et le public et leur offre des services dans les deux langues officielles Sécurité régionale Même si la CISR doit se conformer aux exigences de la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS), la sécurité revêt une importance encore plus cruciale étant donné les risques liés à la tenue de certaines audiences. Tous les bureaux régionaux ont nommé un ASR, qui est responsable de la sécurité des biens, des personnes et de l information dans la région. L ASR coordonne la mise en œuvre du programme de sécurité de la CISR dans sa région, et ce, de concert avec l ASC, qui travaille au siège. L ASR s assure que des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les régions et met en œuvre les initiatives du programme de sécurité élaboré par le siège de la CISR. Les services de sécurité du siège de la CISR ont effectué récemment une évaluation des menaces et des risques (EMR) dans chaque bureau régional. Toutes les régions sont encore en train de mettre en œuvre les recommandations émanant des rapports régionaux d EMR. Les ASR gèrent les commissionnaires locaux et répondent à toutes les demandes d information en matière de sécurité présentées par d autres organismes gouvernementaux concernant des audiences à venir (à savoir renforcer les mesures de sécurité en place en ayant recours à du personnel hors service). Les ASR sont en outre responsables de la sécurité générale des bureaux administratifs et des salles d audience dans la région (notamment la gestion de l accès aux immeubles de la région et la sensibilisation à la sécurité). Enfin, les ASR ont la responsabilité d assurer la sécurité et la protection appropriée des renseignements Protégé B de nature délicate conservés dans la région en conformité avec la PGS et les normes afférentes. Vérification interne et évaluation 17/55

18 Observations communes et recommandations 4 OBSERVATIONS COMMUNES ET RECOMMANDATIONS Tout au long de cette vérification, nous avons relevé un certain nombre d attributs positifs associés à l environnement de contrôle. Toutefois, les constatations et observations contenues dans les sections 4.0 à 7.0 se limitent aux faiblesses, faiblesses potentielles ou autres possibilités d amélioration qui, à notre avis, méritent l attention de la direction. Chaque région a été examinée indépendamment, et nous avons aussi évalué l uniformité du cadre de contrôle de gestion dans l ensemble des régions. À partir de ces évaluations, nous avons pu découvrir des faiblesses communes à tous les régions. 4.1 Sécurité régionale Sous-critères de vérification Des contrôles adéquatement conçus et efficaces sont en place pour assurer une protection adéquate des biens (dont les actifs financiers, incorporels et immobilisés) dans les bureaux régionaux. Des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux régionaux pour prendre en compte la plus récente EMR et les risques accrus associés à la tenue de certaines audiences Suivi des EMR Les recommandations faites à la suite des EMR régionales n ont pas encore été mises en œuvre entièrement. Dans le cadre du mandat des Services de sécurité organisationnelle, une EMR a été effectuée pour chaque région en Chaque EMR recensait des risques qui étaient propres au bureau régional concerné et d autres qui étaient communs à toutes les régions. Parmi les risques mis en relief dans les EMR figuraient la sécurité physique des renseignements Protégé B situés à divers endroits dans les locaux de la CISR. Cette vérification a permis de relever plusieurs risques importants associés aux renseignements protégés de la CISR, en particulier en ce qui concerne les dossiers physiques et électroniques qui sont emportés à l extérieur des locaux. Un examen de l état de l EMR dans chaque région a permis de constater que, si les ASR ont donné suite à certaines des recommandations, de nombreux risques critiques n ont fait l objet d aucune mesure. Les risques recensés qui n ont fait l objet d aucun suivi font courir des risques à la CISR en cas d atteinte à la sécurité. Vérification interne et évaluation 18/55

19 Observations communes et recommandations Les responsabilités liées à la sécurité ne sont que l un des secteurs de responsabilité des ASR. Généralement, les ASR ont d autres responsabilités administratives dans la région, de sorte que ceux-ci doivent gérer de nombreuses priorités et n ont pas toujours les outils ou la formation nécessaires pour s occuper efficacement de tous les aspects de la sécurité dans les régions. Bien que les Services de sécurité organisationnelle soient responsables des EMR et doivent rendre compte à l administrateur général, ils ont eu en réalité des pouvoirs limités pour agir directement dans les bureaux régionaux afin de mettre en œuvre les recommandations des EMR. Les ASR relèvent directement des directeurs régionaux, consultent parfois l ASC et d autres gestionnaires de la sécurité organisationnelle en plus de leur rendre des comptes. Cette relation de coordination limitée avec l ASC peut avoir émoussé l urgence de la mise en œuvre des recommandations découlant des EMR. Sans l appui de la haute direction, de l ASC et des directeurs régionaux, il sera plus difficile d engager des mesures pour parer aux risques recensés dans les EMR, et la sécurité des employés, des biens et de l information de la CISR continuera d être exposée à des risques Processus visant les audiences à haut risque Il devrait y avoir une approche uniformisée pour gérer les audiences jugées plus à risque. De temps à autre, les ASR sont prévenus par d autres organismes gouvernementaux que des mesures de sécurité supplémentaires seraient nécessaires pour une audience à venir en raison du caractère délicat de l affaire. Lorsqu on estime qu il est nécessaire de renforcer la sécurité, il est possible d embaucher du personnel de sécurité supplémentaire pour assister à l audience. À l heure actuelle, ni normes ni lignes directrices ne régissent la tenue des audiences jugées plus à risque. Par exemple, dans certains cas, après avoir été informé par d autres organismes gouvernementaux de l existence d un risque accru pour la sécurité, l ASR peut ne pas être d accord sur l évaluation et choisir de ne pas prendre de mesures de sécurité supplémentaires. De la même façon, le commissaire devant présider l audience peut demander des mesures de sécurité supplémentaires. L une ou l autre décision est prise lorsqu il n y a pas de pratiques exemplaires documentées couvrant ces types de situation. Par conséquent, il est nécessaire d établir une approche uniforme quant à la façon de traiter ces types d audiences et de gérer les risques pour la sécurité Recommandation Sécurité régionale Nous recommandons que les Services de sécurité organisationnelle : Vérification interne et évaluation 19/55

20 Observations communes et recommandations élaborent une structure de sécurité à l échelle de la Commission pour appliquer pleinement la Politique de sécurité de la CISR dans les trois bureaux régionaux. Cette structure devrait comprendre des responsabilités plus claires pour les ASR, le directeur régional et l ASC; établissent, dans le cadre de l élaboration du programme de sécurité régional, une liste des priorités relatives aux recommandations des récentes EMR encore en suspens. Lorsque ces recommandations s appliquent aux trois bureaux régionaux, il conviendrait d élaborer un programme souple qui peut être mis en œuvre efficacement dans l ensemble de l organisation. En ce qui concerne les recommandations propres à un bureau régional, les Services de sécurité organisationnelle devraient travailler directement avec le directeur régional et l ASR pour élaborer une stratégie d atténuation efficace; établissent, dans le cadre de l élaboration du programme de sécurité régional, une procédure énonçant les mesures à prendre pour préparer les audiences à haut risque. Cette procédure comprendrait les rôles et les responsabilités à l égard des décisions concernant les mesures de sécurité supplémentaires à prendre et préciser quand il convient de faire intervenir les Services de sécurité organisationnelle pour prendre ces décisions. 4.2 Transactions financières Sous-critères de vérification Des contrôles opérationnels et financiers appropriés sont en place (et étayés par de la documentation suffisante) pour assurer la vérification et le paiement efficaces et efficients des comptes. Les autorisations, les vérifications et les décaissements relatifs aux créditeurs sont conformes aux politiques applicables de la CISR et du SCT, les paiements ont été autorisés par la personne investie des pouvoirs délégués approprié en la matière (articles 33 et 34 de la LGFP). Les paiements centralisés effectués d après les transactions par carte d achat ont été rapprochés des transactions approuvées (c est-à-dire par les personnes investies des pouvoirs délégués en vertu de l article 34). Vérification interne et évaluation 20/55

21 Observations communes et recommandations Absence de preuve des dates d approbation La preuve que les dates des approbations prévues aux dispositions de la LGFP, conformément aux pouvoirs délégués, n étaient pas consignées de manière uniforme dans toutes les régions. Ainsi qu il est prévu aux articles 32, 34 et 33 de la LGFP, l acquisition et le paiement de biens et de services doivent être approuvés conformément à la matrice de délégation des pouvoirs financiers. Les fonds sont engagés conformément à l article 32 de la LGFP, le GCR donne l approbation prévue à l article 34 et effectue la vérification des biens ou des services reçus et, enfin, la personne qui est investie du pouvoir prévu à l article 33 termine la transaction en autorisant le versement du paiement. Afin de démontrer que les exigences de la LGFP sont respectées et que ces contrôles financiers clés sont exécutés, il y a lieu de documenter et de conserver les approbations données en vertu des pouvoirs délégués appropriés. Il est également important de documenter la date d approbation relative à l article 34, car cela indique quand la transaction a été approuvée, ce qui, dans le cas d un poste intérimaire, pourrait revêtir une importance cruciale pour démontrer que la matrice de délégation des pouvoirs a été respectée. La vérification par sondage effectuée dans toutes les régions a révélé que la consignation des dates associées aux diverses approbations requises par la LGFP n était pas uniforme Recommandation Opérations financières Nous recommandons que les gestionnaires régionaux des finances : appliquent les procédures financières existantes en ce qui a trait aux paiements et offrent de la formation aux gestionnaires sur l importance des dates d approbation pour appuyer les certifications en vertu de la LGFP. 4.3 Paiements versés aux interprètes Sous-critères de vérification Il y a des contrôles en place pour veiller à ce que la passation de marchés de services d interprétation soit conforme aux politiques de la CISR. Le processus de vérification des paiements versés aux interprètes assure la conformité avec les politiques et procédures de la CISR ainsi qu avec les politiques applicables du SCT (y compris les articles 33 et 34 de la LGFP). Vérification interne et évaluation 21/55

22 Observations communes et recommandations Mise en application de la vérification relative à l article 34 de la LGFP et de l échantillonnage aux fins de l assurance de la qualité relative à l article 33 de la LGFP Toutes les régions ont démontré des faiblesses dans l application du processus de vérification et de l échantillonnage de transactions aux fins de l assurance de la qualité prévus à l article 34 quant à l approbation des paiements par lot versés aux interprètes, conformément à l article 33 de la LGFP. Lorsque les paiements à verser aux interprètes ont été approuvés dans le SPI (confirmation de la vérification conformément à l article 34 de la LGFP), ces paiements sont mis en lots et transférés au SGF. Le rapport sur le lot est envoyé à la personne autorisée aux fins de certification conformément à l article 34 de la LGFP. Une fois certifié, le lot est renvoyé à l agent régional des finances pour certification conformément à l article 33 de la LGFP. Afin de faire en sorte que le lot de transactions soit complet, adéquat et exact, avant son approbation tel qu il est prévu à l article 33 de la LGFP, un échantillon de transactions représentant 5 p. 100 du lot est sélectionné au hasard et la documentation source correspondante (à savoir l original des feuilles de temps, des horaires, des contrats) est demandée pour permettre à l agent des finances d effectuer un contrôle. Une procédure financière de la CISR sur le traitement des paiements versés aux interprètes est en place et documente les processus connexes. D après l examen des transactions relatives aux interprètes dans chaque région, des faiblesses limitées ont été décelées en ce qui concerne leur exécution opportune et la conservation d éléments de preuve en appui du processus de vérification prévu à l article 34. Les faiblesses relevées sont décrites de façon détaillée aux sections 5.0, 6.0 et 7.0 de ce rapport. L examen des transactions relatives aux interprètes dans les régions a, en outre, permis de relever des incohérences et des faiblesses dans l approche de chaque région quant au processus d échantillonnage prévu à l article 33 de la LGFP. Les incohérences relevées étaient notamment les suivantes : fréquence et taille de l échantillon échantillon de 20 p. 100 sélectionné toutes les cinq semaines; démarche suivie aucune vérification par rapport à la documentation source originale; exécution de la vérification absence de documentation indiquant que la vérification a été effectuée Recommandation Paiements versés aux interprètes Nous recommandons : Vérification interne et évaluation 22/55

23 Observations communes et recommandations une mise à jour de la procédure sur le traitement des paiements versés aux interprètes pour : clarifier les responsabilités des agents régionaux des finances; établir une liste de vérification de contrôle de la qualité relative à l article 33 de la LGFP et modifier la liste de vérification relative à l article 34 de la LGFP pour l adapter aux procédures de paiement du SPI; communiquer les exigences au GCR et fournir de la formation Les gestionnaires régionaux des finances appliquent pleinement les exigences des méthodes courantes. Vérification interne et évaluation 23/55

24 Bureau régional de l Est 5 BUREAU RÉGIONAL DE L EST Le bureau régional de l Est est situé à Montréal, au Québec. Les audiences de toutes les sections de la CISR ont lieu dans ce bureau, qui comporte des salles d audience de diverses tailles et fonctionnalités. Les locaux de la CISR sont situés dans un immeuble occupé exclusivement par le gouvernement fédéral. Le public a accès à l aire de réception principale du bureau de la CISR durant les heures d ouverture normales, mais l accès aux étages est contrôlé par un commissionnaire et le système de carte d accès. 5.1 Voyages Sous-critères de vérification Des contrôles opérationnels et financiers appropriés sont en place (et étayés par de la documentation suffisante) pour assurer la vérification et le paiement efficients et efficaces des comptes. Les autorisations, les vérifications et les décaissements relatifs aux créditeurs sont conformes aux politiques applicables de la CISR et du SCT, et les paiements ont été autorisés par les personnes investies du pouvoir délégué approprié en la matière (articles 33 et 34 de la LGFP). Le remboursement des frais de déplacement est conforme à la Directive sur les voyages du SCT et aux politiques applicables de la CISR concernant les voyages Autorisation préalable de voyager (article 32) Les autorisations préalables de voyager du GCR n étaient pas documentées de manière uniforme. Pour être conformes à la Directive sur les voyages du SCT, les déplacements professionnels doivent être autorisés à l avance et par écrit. Le GCR approprié autorise à l avance le voyage en fournissant l approbation prévue à l article 32 de la LGFP sur le formulaire de voyage. À partir de la vérification par échantillonnage effectuée dans le bureau régional, nous avons relevé trois (3) cas sur trente (30) pour lesquels il n y avait aucune preuve d autorisation préalable de voyager. Sans preuve d autorisation préalable de voyager donnée par le GCR, la CISR ne peut pas démontrer qu elle se conforme aux exigences du SCT. Vérification interne et évaluation 24/55

25 Bureau régional de l Est Documentation de justification d une non-conformité Les cas de non-conformité à la Directive sur les voyages du SCT n étaient pas justifiés de manière uniforme. Lorsque les employés de la CISR sont en déplacement, ils doivent se conformer à la Directive sur les voyages du SCT et sont tenus de séjourner dans des hôtels approuvés au préalable, qui figurent sur la liste des hôtels de TPSGC. Les tarifs des hôtels ont été négociés pour l ensemble du gouvernement fédéral et sont donc plus concurrentiels et économiques. Les commissaires, les agents du tribunal et les autres employés peuvent séjourner dans un hôtel qui ne figure pas sur la liste des hôtels approuvés au préalable à condition que le tarif quotidien soit inférieur au tarif quotidien le plus élevé offert pour la ville concernée. Lorsqu un employé doit séjourner dans un hôtel qui ne figure pas sur la liste et que le tarif quotidien n est pas aussi concurrentiel que le tarif du gouvernement, une justification écrite doit accompagner la demande de voyage pour obtenir une autorisation préalable du GCR. Notre vérification par échantillonnage a permis de relever douze (12) transactions sur trente (30) concernant des voyageurs de la CISR qui avaient séjourné dans des hôtels qui ne figuraient pas sur la liste des hôtels préalablement approuvés et pour lesquels il n existait aucune preuve de justification ou approbation appropriée. Il se peut qu une justification raisonnable du choix d un hôtel qui ne figure pas sur la liste approuvée au préalable ait été fournie, mais sans documentation appropriée et sans approbation du raisonnement justifiant ce choix, la CISR ne peut pas démontrer qu elle se conforme à la Directive sur les voyages du SCT Recommandations Voyages Nous recommandons que le directeur du bureau régional de l Est, conjointement avec le gestionnaire régional des finances : veille à ce que tous les GCR comprennent la nécessité d approuver officiellement au préalable tous les voyages, et notamment de fournir la preuve que l approbation prévue à l article 32 de la LGFP concernant l engagement des fonds a été donnée; veille à ce que tous les GCR comprennent que, dans le cadre du processus de vérification prévu à l article 34 de la LGFP, il est nécessaire de joindre la documentation appropriée pour la justification de la non-conformité. Avant que l agent régional des finances n approuve le paiement, conformément à l article 33 de la LGFP, un avis signalant l absence de l information requise doit être renvoyé au demandeur afin que celui-ci fasse le nécessaire et obtienne l approbation du GCR. Vérification interne et évaluation 25/55