Atelier «OPTIMISER SES RECRUTEMENTS»

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1 Atelier «OPTIMISER SES RECRUTEMENTS» Lundi 2 juin 2014 SCIC COMPETENCES & TERRITOIRES Lacapelle Marival Formatrice : Myriam GAYOT 1

2 LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Les 5 étapes selon JM PERETTI (Ressources Humaines Vuibert) ETAPE 1 STRATEGIE DE RECRUTEMENT Définir la stratégie de recrutement Développer son attractivité ETAPE 2 PREPARATION DU RECRUTEMENT Expression de la demande Analyse de la demande Définition du poste et du profil ETAPE 3 RECHERCHE DE CANDIDATURES Prospection interne Choix de la méthode de recherche Recherche de candidatures externes ETAPE 4 SELECTION DES CANDIDATS Premier tri Entretiens Tests éventuels ETAPE 5 ACCUEIL ET INTEGRATION La décision La proposition L accueil & l intégration 2

3 LA CULTURE D ENTREPRISE QUELS SONT LES. DANS MON ENTREPRISE/ASSOCIATION.. SYMBOLES.. VALEURS MYTHES/HEROS RITES TABOUS 3

4 LA FICHE DE POSTE PRÉSENTATION La fiche de poste est un outil de recrutement Qui permet d élaborer le profil de poste avec des critères indispensables pour faciliter le choix La fiche de poste est un outil de communication : Qui permet un dialogue personnalisé entre un supérieur hiérarchique et son collaborateur : - le responsable hiérarchique indique ce qu il attend du poste ; - le titulaire expose comment il comprend le poste. La fiche de poste est un outil de clarification : Qui décrit les éléments fondamentaux d une situation professionnelle : - l intitulé du poste ; - l identité du titulaire ; - la situation du poste dans l organisation ; - la finalité du poste ; - le contexte ; - les missions ; - les activités ; - les compétences requises. La fiche de poste est un cadre de référence commun : À partir duquel sont formalisés : - la définition d objectifs professionnels ; - le bilan d activité. - La mise en place des fiches de postes : permet une identification claire des domaines de compétences et des niveaux de compétences requis pour chaque emploi ; permet de délimiter précisément le champ d action des personnes ; sert de repère pour toute personne évoluant ou souhaitant évoluer au sein de la structure (chacun pourra recenser ses points forts et les points à améliorer sur son poste) : la fiche de poste constitue un outil de base à l entretien professionnel ; permet de se rendre compte des besoins en formation nécessaires à toute évolution. 4

5 ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS D UNE FICHE DE POSTE Intitulé du poste Cadre d identification Quel est le nom couramment utilisé pour désigner le poste? Nom, prénom, grade, établissement, ancienneté dans le poste. Où est localisé le poste? Situation du poste Quelle est sa place dans l organigramme? Pourquoi l entrerîse a-t-elle créé un tel poste? Pour satisfaire à quel besoin essentiel? Finalité du poste Définir en une seule phrase le poste tenu par la personne : - par un verbe précisant le niveau de responsabilité du poste (assurer, garantir, contribuer, participer, maintenir) ; - un domaine principal d action ; - les modalités de réalisation. Indiquer les principaux éléments du contexte, en particulier : Contexte - quel est le cadre politique et réglementaire relatif au poste? (projet académique, projet d établissement ) ; - quelles sont les caractéristiques liées aux conditions de travail? - quelles sont les principales relations à entretenir à l interne et à l externe? Missions du poste Quels sont les 3 ou 4 domaines d intervention du titulaire du poste? Activités du poste Que fait la personne dans son travail? 5

6 Quelles sont les activités qui contribuent à l accomplissement des missions indiquées au paragraphe précédent? Elles indiquent ce que la personne fait réellement dans son travail. Elles sont exprimées en verbes d action (contrôler, conduire, conseiller, réparer, élaborer, construire, informer, animer, déléguer ). Quelles sont les compétences nécessaires pour une occupation optimale du poste? Compétences requises Connaissances théoriques ; Compétences techniques ou méthodologiques ; Comportements attendus dans une situation donnée. 6

7 La description du PROFIL DE POSTE OBJECTIF : Décrire le profil consiste à définir la formation, l expérience, le secteur d activité et les compétences nécessaires pour pouvoir le poste. Les critères sont classé en deux catégories : les indispensables sans lesquels le titulaire ne peut tenir le poste et les critères souhaités qui apportent un avantage = pour réussir le poste CONTEXTE : C est l outil indispensable du recruteur parce qu il lui permet à la fois de trier des cv et d orienter l entretien afin de valider les compétences requises pour tenir le poste ETAPES : 1- critères indispensables - Formation nécessaire - Expérience professionnelle requise (année, secteur) - Compétences techniques et comportementales nécessaire pour réussir dans le poste 2- Hiérarchiser les critères énoncés : Critères indispensables (minimum requis) L absence de ces critères est éliminatoire Critères souhaités (critère important mais non déterminant). Cela apporte un plus pour l emploi 3- Décrire les compétences de manière factuelle et détaillée Compétences techniques et compétences comportementales (clarifier les notions) MISE EN SITUATION : A partir d un exemple issu de votre entreprise, rédiger le profil de poste 7

8 EXERCICE OFFRES D EMPLOI Offre d emploi n 1 Organisme professionnel Cahors recrute H/F : Agenda et secrétariat du Directeur Assistante de Direction Préparation et secrétariat des réunions du Conseil d Administration Réservations liées aux déplacements et gestion des dossiers administratifs BTS + sténo + anglais Expérience 3 à 5 ans minimum Parfaite maitrise bureautique Qualités rédactionnelles Dynamique, rigoureuse, motivée, organisée, aisance relationnelle Envoyer cv et lettre à. Sous la référence Offre d emploi n 2 : Filiale d un groupe américain, développe et commercialise une gamme de produits de dosage et de mélange de fluides, recrute dans le cadre de développement un(e) Toulouse (31) - H/F Responsable Marketing Rattaché(e) au directeur commercial et marketing, vous apportez une vision claire et stratégique du marché des pompes en France et à l international. Vous élaborez le plan Marketing et le budget associé. Vous faites vivre le portefeuille de produits existants ainsi que de nouveaux lancements. De formation bac +5 de type école de commerce ou ingénieur, âgé(e) de 30 à 40 ans vous avez travaillé dans le marketing industriel. Anglais courant impératif Envoyer lettre et cv à sous référence. QUESTIONS : 1- Ces offres d emploi vous paraissent elles conformes? 2- Proposez ci nécessaire, une autre rédaction des annonces en question 8

9 OFFRE D EMPLOI : Les 10 interdictions légales De nos jours, avec la diffusion instantanée des offres d emploi sur Internet, une erreur peut vite être commise et l offre se retrouve alors illégale. C est d autant plus dangereux, que les comités contre la discrimination dans le monde de l emploi, sont, à juste titre, de plus en plus vigilants. Voici donc les 10 éléments à bannir de vos offres d emploi : 1- Un âge minimum. Il est interdit de préciser un âge requis pour entrer en poste. 2- Une limite d âge. De même, la loi est très sévère pour les offres mentionnant un âge maximum. La formule «Recherche un commercial âgé de 25 à 35 ans...» est impardonnable. 3- L absence de date. Toute offre d emploi doit comporter une date de diffusion. Cela est aussi vrai pour les offres diffusées sur votre site carrières. 4- Les descriptions en langue étrangère. Une exception est permise : si le poste à pourvoir est dans un pays étranger. Les intitulés de poste doivent être aussi en français sauf si le nom anglais est d usage comme un barman. 5- L absence du nom de l employeur. Une exception est faite pour les offres anonymes. Par contre, le média, c est-à-dire le site emploi ou le journal, doit obligatoirement avoir le nom de la société qui recrute. Un cabinet de recrutement qui publie une offre anonyme devrait aussi toujours confier au support le nom de son client. 6- Les dispositions sexistes. Vous ne pouvez pas indiquer que vous désirez recruter un homme ou une femme. Il est ainsi interdit de rechercher «une» réceptionniste ou «une» assistante. 7- Les mentions discriminatoires. Ne faites aucune mention à l origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses des candidats. 8- La situation familiale. Les termes «célibataire» ou «sans enfant» ne doivent pas se trouver dans une offre d emploi. 9- Les mentions fausses. Toutes les données dans l offre doivent être vérifiables sans aucune exception. 10- Les informations n ayant pas un lien direct avec l emploi. Ne recherchez pas un candidat possédant le permis B si le poste ne demande aucun déplacement 9

10 RECRUTER PAR INTERNET Vous prévoyez un recrutement et pensez utiliser Internet? Effectivement, faire le choix d'internet pour trouver de nouveaux collaborateurs s'impose aux entrepreneurs : gain de temps, élargissement des contacts, séduction des jeunes candidats. Pour recruter, l'offre d'emploi est le vecteur le plus utilisé. Sur Internet, elle peut se créer et se diffuser de multiples manières. 1- Bien rédiger ses offres d'emploi On ne rédige pas une annonce d'emploi sur Internet comme on le ferait pour une publication papier. Utiliser les liens : Renvoyer sans hésiter sur la présentation de votre société sur votre site Internet. Dans tous les cas, les candidats le visiteront à coup sûr. Cela veut dire aussi qu'il faut soigner la présentation de l'entreprise sur le site web. Les informations nécessaires le secteur d'activité le libellé du poste le type de contrat et sa durée (en cas de CDD) le descriptif des activités le lieu et les horaires de travail la date d'émission de l'offre si possible le salaire exprimé en brut annuel. 2- Recruter grâce au site Internet de l'entreprise C'est l'un des moyens les plus simples pour faire savoir que vous recrutez. Le B.A.BA : ouvrir une rubrique spéciale recrutement pour : diffuser vos annonces d'emploi proposer un formulaire de contact adapté à des candidats qui souhaitent postuler indiquer une adresse pour que les candidats vous fassent parvenir leur CV et leur lettre de motivation Plusieurs postes à pourvoir? Organisez alors, votre rubrique «emploi» par thématique (production / recherche et développement / administratif...) Vous pouvez vous inspirer des rubriquages des grands sites d'emploi. Si vous avez très peu d'annonces à diffuser, préférez un accès direct aux offres. A une plus grande échelle, certaines sociétés développent des sites entièrement dédiés à la gestion des ressources humaines et le recrutement. Ce choix se détermine en fonction de vos besoins réels. Comment intituler votre espace de recrutement? «Offres d'emploi», «Recrutement», «On recrute», «Rejoignez-nous» sont les désignations les plus fréquemment rencontrées. Tout dépend du ton que vous voulez donner à votre site, le «Rejoignez-nous» étant le plus convivial. 3- Utiliser les sites d'emploi Contrairement aux grandes sociétés, les sites Internet des TPE - PME peuvent souffrir d'un manque de visibilité auprès de candidats potentiels. Il ne faut donc pas se limiter à la publication d'offres sur votre site, sous peine de manquer cruellement de candidatures. La solution : les sites spécialisés dans 10

11 la mise en relation recruteurs / candidats. Là, vous bénéficierez d'outils de recrutement performants et d'une plus grande visibilité. Deux possibilités : la publication d'annonces : Méthodologiquement, publier une annonce sur un site Internet revient à publier une annonce sur un support papier. La tarification se calcule en fonction du nombre d'annonces, du temps de publication et de l'utilisation ou pas de valorisation de votre annonce (apparition dans la newsletter, interview, encart publicitaire...) la consultation de CV : Les sites internet d'emploi ont des bases de CV colossales, mises à jour très régulièrement. Parfois, un simple abonnement de consultation de ces bases peut largement suffire à une opération de recrutement. Aujourd'hui, la plupart de ces sites proposent des candidatures en push, c'est-à-dire qu'elles vous sont envoyées directement dans votre boîte . Bien sûr, vous pouvez combiner la publication d'annonces et l'accès aux bases de CV. En résumé : sur les sites généralistes, vous toucherez davantage de candidats mais le risque, c'est de perdre du temps à trier les profils trop éloignés de vos besoins. Sur les sites spécialisés, vous restreignez le champ de recherche. Donc, les candidatures sont moins nombreuses, mais collent mieux à vos attentes. Les sites de recrutement généralistes : Pôle emploi Et pour les cadres Par région L'un des plus efficaces : les réseaux sociaux Ce sont des espaces en ligne permettant à des personnes de se rencontrer virtuellement. On y entre en relation avec d'autres personnes qui ont les mêmes intérêts, la même activité ou qui souhaitent simplement «faire des connaissances». Très vite, ces réseaux ont été utilisés pour se faire remarquer, trouver des partenaires commerciaux ou encore, se faire recruter. On peut citer des réseaux professionnels comme Viadeo 11

12 LA GRILLE D ANALYSE DU CURRICULUM VITÆ L analyse du curriculum vitæ débute habituellement le processus de sélection. C est ce qui permet d identifier les candidats qui participeront aux autres étapes (entrevue de groupe et/ou individuelle, tests écrits, etc.). Le CV doit être évalué à la lumière des critères jugés essentiels dans la description de poste. Vous pouvez aussi profiter de cette lecture attentive des CV pour noter vos interrogations sur des points qui mériteraient d être éclairés lors d une éventuelle rencontre avec le candidat. De manière générale, un candidat dont le profil ne correspond pas à ces critères ne devrait pas prendre part aux étapes suivantes. Puisque le nombre de candidatures reçues est parfois important, vous pouvez consigner l analyse dans un tableau synthèse réunissant l ensemble des CV. Chaque critère essentiel (formation, expérience, etc.) est inscrit dans une colonne. Vous pouvez aussi ajouter une colonne pour la qualité du CV (le style d écriture, la présentation, etc.). Remplissez le tableau en attribuant une note à chaque critère essentiel. 0 : ne répond pas au critère 1 : répond partiellement au critère 2 : répond au critère Le résultat obtenu vous permettra d attribuer un code de couleur à chaque candidat et de déterminer quels candidats seront convoqués en entrevue : Vert : les candidats qui correspondent bien au profil recherché Jaune : Les candidats intéressants, mais pour qui vous avez tout de même certaines interrogations Rouge : Les candidats qui ne sont pas qualifiés pour le poste et sont automatiquement rejetés Sur 50 curriculum vitæ reçus, voici la répartition des candidats à laquelle il faut s attendre en moyenne : Vert : 3 à 5 Jaune : 5 à 10 Rouge : 35 à 40 MISE EN SITUATION: A partir du profil de poste rédigé précédemment, élaborer la grille de tri des CV et lettre 12