Gestion des frais de stage

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1 Académie Créteil Gestion s frais stage treprise Division s affaires généra financières Rectorat l'académie Créteil N5 Juin 2002

2 Gestion s frais treprise Sommaire page 4 page 8 page 9 page 10 1 Modalités financières pratiques prise charge s frais stage 2 Cadre juridique 3 Rô s différts intervants 4 Budgétisation comptabilisation annexe 1 annexe 2 annexe 3 annexe 4 annexe 5 annexe 6 annexe 7 annexe 8 annexe 9 annexe 10 Arrêté du 20 septembre 2001 Documt type d information stination s famil Documt type d information stination s seignants Gril kilométrage Barème SNCF Deman d autorisation utiliser véhicu personnel Ordre mission. Autorisation utiliser véhicu personnel pour seignants Ordre mission. Autorisation utiliser véhicu personnel pour élèves Annexe convtion stage Accusé réception dossier remboursemt frais Les annexes sont disponib format word sur site académique Ont participé au groupe travail : Pour services académiques : Mme Beï (DAGF), M. Bamer (IA 93) Mme Cimon (DAGF), Mme Cecillon (MARIC), Mme Clémt (DAGF), Mme Constans (DAGF), Mr Dam (DAETFC), Mme Draye (DAGF), Mme Fari (DES), Mme Korner (DAETFC), Mme Pins (DAGF), Mme Pochard (DAGF), Mme Tellier (IA 77), Mme Tangy (DAGF). Pour établissemts scoires : Mme Campagne (94), M. Bolloré (77), Mr Chevreux (77), Mme Gauthier (77), Mr Malli (77), Mme Ménager (93), Mr Orcière (93). Mise page : Mission communication du rectorat l académie Créteil - Impression : reprographie du rectorat 2 Juin 2002

3 Gestion s frais treprise Gestion s frais treprise TEXTES DE REFERENCE: - Note service n du 24 mars 1993 RLR : 363-5c portant sur financemt s frais d hébergemt, restauration, transport d assurance s élèves stagiaires treprise. - Note service n du 15 octobre 1996 RLR : portant sur une convtion-type sur formation milieu professionnel s élèves lycées professionnels. - Décr n du 28 mai 1990 modifié par Décr du 22 septembre 2000 portant sur dépcemts s personnels France. - Circuire d application du décr n du 22 septembre 2000 (J.O.R.F. du 23/09/2000) - Décr du 12 mars 1986 portant sur dépcemts s personnels l étranger. - Arrêté du 20 septembre 2001 fixant barème s inmnités kilométriques (Annexe n 1). QU EST-CE QU UN STAGE EN ENTREPRISE? Pério formation obligatoire treprise, intégrée scorité l élève. Objectifs s subvtions : - éviter s charges supplémtaires aux famil (notion surcoût) matière d hébergemt, restauration transports. - harmoniser remboursemts. QUI EST CONCERNE? Les élèves effectuant une pério treprise durant ur scorité. - élèves se préparant au C.A.P. - élèves se préparant aux BEP, BAC PRO, BT, BTS, BAC TECHNO. - élèves post-bep post-bac mtion complémtaire, post-bts. Les élèves qui partt stage d observation ne peuvt prétdre un remboursemt urs frais sur subvtion stage treprise. Néanmoins, l établissemt peut dégager s crédits sur ses fonds propres ou manr financemt d une colctivité publique. Les professeurs qui se rnt sur lieu stage urs élèves. QUEL FINANCEMENT? - Subvtions d état (, fonds sociaux évtuelmt) - Ressources propres - Colctivités publiques (dont l union européne) - Taxe d apprtissage 3 Juin 2002

4 Gestion s frais treprise 1 Modalités financières pratiques prise charge s frais stage Les dépses qui peuvt être remboursées sur subvtion frais sont suivantes : - restauration - transports - l assurance --> documt-type d information stination s famil s professeurs (Annexes n 2 3) La part imputée sur dotation s treprise aux dépses fonctionnemt doit être proportionnel l activité générée par ur organisation doit rester margina. Par ailurs, el doit pouvoir être explicitée par s indicateurs d analyse (par exemp, nombre convtions). Un élève majeur peut être e remboursé directemt ses frais stage. Cepdant, afin prévir toute contestation, il peut être e conseillé faire e figurer er cte modalité remboursemt dans l annexe financière convtion. Hébergemt/nuitées Atttion : régmtation ne prévoit ni prise charge financière, ni remboursemt. Les frais occasionnés par nuitées lors s restt charge s famil. L établissemt doit faciliter recherche d un hébergemt (internat) un coût raisonnab. En cas d hébergemt dans un EPLE, établir une convtion précisant modalités règmt : paiemt direct par famil ou facture l établissemt d origine qui percevra suite montant auprès famil. Si l élève est interne, un remboursemt correspondant durée du stage est effectué. Restauration Les frais occasionnés par repas du midi sont pris charge afin d éviter tout surcoût aux famil. EN FRANCE A POUR LES ÉLÈVES Deux cas figure se préstt : 1- convtion avec l treprise ou un établissemt scoire d accueil. Ce cas perm paiemt direct par l établissemt évite aux famil supporter surcoût. Le chef d treprise peut être sollicité pour prdre charge tout ou une partie s frais restauration. Ce convtionnemt est règ. 2- cas d impossibilité convtionnemt, C.A. se prononce sur versemt d une allocation aux famil concernées, évtuelmt aux élèves majeurs. L allocation est éga différce tre coût repas tarif pratiqué par l EPLE (dans limite s crédits). Il y a nécessité faire fixer par CA un prix maximal repas. L élève paye intégramt repas est remboursé ultérieuremt sur préstation justificatifs doit fournir un RIB ou un RIP. Il est possib d instaurer une allocation forfaitaire pour repas. Son montant, qui doit être voté par C.A., doit tir compte l estimation d un surcoût moy par rapport au prix mi-psion. 4 Juin 2002

5 Gestion s frais treprise Transports -->Documts pour effectuer remboursemts : - gril kilométrage par départemt 77, 93, 94 (Annexe n 4). - barème SNCF (Annexe n 5 sur site SNCF -->P.J. joindre au mandat : titre transport, certificat administratif l ordonnateur ( cas d absce pièces). Les frais occasionnés par transport l élève son lieu résince l treprise peuvt être remboursés. Le remboursemt s effectue sur base du coût moy d un bill SNCF uxième csse au momt pério stage. Si l élève est amé utiliser un véhicu personnel pour se rdre sur son lieu stage, il doit effectuer une man écrite pour utiliser son véhicu personnel attester qu il est assuré. --> Deman d autorisation ordre mission type (annexe 6 8) Le remboursemt s effectue sur base d un coût moy d un bill SNCF uxième csse ou sur base d un coût kilométrique déterminé par conseil d administration. Si l indication d une date limite remboursemt du dossier peut être incitative pour une reddition rapi s documts, el ne saurait s imposer cas récmation famil qui peut prétdre e un remboursemt dans un déi 4 ans dans limite s crédits l année concernée pour stage l élève. Cas particuliers : - Concernant effectués province, parts doivt être explicitemt avertis que cte décision, revant ur propre choix, n ouvre pas droit un remboursemt total. Si l élève effectue un stage province, seuls dépcemts l alr au rour peuvt être pris charge. - En cas défailnce restauration sur lieu stage, il est possib rembourser l élève un alr-rour, midi. Le conseil d administration doit avoir préabmt délibéré sur principe sur modalités remboursemt. Dans cadre s visites pédagogiques s professeurs aux élèves sur urs lieux application du Décr du 22 septembre 2000, frais transport, cas échéant restauration, peuvt être remboursés. Trois types fonds : - subvtion d Etat (frais, chapitre 36-71) - ressources propres (type taxe d apprtissage) - ais s colctivités publiques organismes internationaux. Modalités remboursemt s frais dépcemt Le remboursemt s frais dépcemt est conditionné par signature préab par l ordonnateur d un ordre mission précisant pério (ou dates) circonscription géographique (ou l adresse l treprise) sur quel auront lieu visites. Le remboursemt s effectue partir résince administrative B POUR LES PROFESSEURS ou personnel selon décision du chef d établissemt. Contrairemt l idée répandue, frais dépcemts, pour besoins du service, tant l intérieur qu l extérieur commune administrative ou résince (artic 28 circuire du 22 septembre 2000) peuvt être remboursés si commune est dotée d un réseau transport commun régulier. Transport commun Le remboursemt est effectué sur base du tarif transport commun moins évé mieux adapté au dépcemt. Le remboursemt s effectue sur base du coût moy d un bill SNCF uxième csse au momt pério stage. Ce remboursemt ne donne pas lieu production bills ou ticks comme pièces justificatives l agt comptab mais peuvt être récmées par l ordonnateur pour vérification l effectivité du dépcemt. 5 Juin 2002

6 Gestion s frais treprise Utilisation du véhicu personnel El est conditionnée par : - une man émanant l intéressé - l émission par chef d établissemt d une autorisation d utiliser véhicu personnel précisant sa durée validité, nom du propriétaire du véhicu ainsi que nom du conducteur indiquant après décration l agt que ce rnier est assuré conséquce. Ce documt peut faire partie intégrante l ordre mission. -->Deman d autorisation ordre missiontype (Annexes n 6 7). Le remboursemt se fait sur base d inmnités kilométriques. Le barème s inmnités kilométriques est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé fonction publique du ministre chargé du budg. RESTAURATION Tout dépcemt d un professeur sur lieu stage son élève incluant pge horaire 11H00-14H00 peut donner lieu un remboursemt repas. Le remboursemt s effectue selon ux taux forfaitaires, selon que repas est pris restaurant administratif (abattemt 50%) ou dans d autres conditions. Aux fins liquidations, l agt certifiera dans l imprimé man remboursemt conditions tarification du repas (offert, restaurant administratif, autres restaurants) L ordonnateur vérifie l effectivité dépse certifie pour l agt comptab sans production pièces justificatives. -->Taux : arrêté du 20 septembre 2001 (Annexe n 1). -->arrêté du 20 septembre 2001 (Annexe n 1). À L ÉTRANGER A MODALITES POUR LES ELEVES Subvtion Les élèves peuvt percevoir une ai forfaitaire pour dépses autorisées (restauration, transports) -ou un pourctage- au vu s justificatifs. Cte ai sera prise charge sur subvtion stage treprise. Concernant périos l étranger ou dans un D.O.M.-T.O.M., financemts europés (F.S.E.) permtt prdre charge nuitées. Les l étranger sont pris charge dans mesure où ils sont prévus par référtiels ne corresponnt pas uniquemt s convances personnel. Dans cas d un stage l étranger pour convances personnel, l autorisation du Recteur doit être mandée. Bourses Bourses treprise dans un pays l union européne : Exclusivemt réservées aux élèves s csses BTS, el sont attribuées annuelmt par ministère l éducation nationa. Pour l année 2002, un contingt 79 bourses d un montant 457,35 euros est mis disposition l Académie Créteil. Ces bourses ne sont pas soumises aux revus s parts mais attribuées au mérite l élève. Le choix l attribution relève du Recteur, sur proposition du Chef d établissemt. Une liste d attribution, ainsi que chèques bourses sont voyés au chef d établissemt au mois mai-juin par l A.F.D.E.T. (Association française pour Développemt l Enseignemt Technique). Le programme Leonardo da Vinci Les bourses du programme Leonardo da Vinci concernt élèves étudiants s seignemts professionnels formateurs qui effectut un stage Europe. Le budg accordé mesure «mobilité» correspond une bourse versée l établissemt d un montant variab fonction durée stination. A titre indicatif, il sera accordé un élève lycée professionnel effectuant un stage trois semaines au maximum euros. A un étudiant BTS effectuant un stage trois mois, il sera attribué euros. A un formateur effectuant un stage d une semaine, il sera attribué un financemt euros. Le cumul plusieurs bourses ainsi que cumul d une bourse avec subvtion s ne doit pas être supérieur aux dépses gagées pour stage. 6 Juin 2002

7 Gestion s frais treprise B MODALITES POUR LES PROFESSEURS Remboursemt du transport Lorsqu un professeur accomplit un dépcemt temporaire sur lieu stage son élève, dépses transports peuvt être prises charge dans conditions prévues par l artic VI du décr du 12 mars Dépses prises charge : dépcemts par voie aérine plus directe plus économique ou par voies ferrées, terrestres, maritimes s coûts n excédant pas celui voie aérine. - Modalités prise charge : soit l EPLE achète titres transport, soit l intéressé est remboursé, sous réserve préstation s titres transports dans limite du coût fixé par l EPLE. Remboursemt s avances faites sur pce Par exemp : transports intérieurs au pays pour visiter l élève, transports l élève, location d un véhicu sur pce, frais médicaux. Cte conversion doit selon un principe général s effectuer selon cours change s monnaies du pays étranger au jour du paiemt dépse concernée. Les taux conversion sont consulter sur minitel 3616 Trésor ou sur intern (sur page d accueil, haut gauche, cliquer sur «vises/taux»). Compte tu s crédits disponib dans mesure où cte modalité serait favorab au budg l établissemt, un remboursemt sur base s frais réels gagés peut-être visagé. Paiemt d inmnités forfaitaires Afin d effectuer remboursemt s nuitées, repas inmnités journalières consulter service minitel 3616 Trésor ou sur intern (dans recherche, taper : «frais mission» puis séctionner «frais mission l étranger») afin vérifier taux par pays par groupe : Groupe I - fonctionnaires catégorie A (hormis maître auxiliaires) Groupe II- fonctionnaires catégorie B Groupe III- fonctionnaires catégorie C Pour plus précisions, se reporter l artic 9 du décr du 12 mars 1986 fixant répartition s agts par groupe. 7 Juin 2002

8 Gestion s frais treprise 2 Cadre juridique Responsabilités assurance En matière responsabilité, chef d établissemt a pour obligation : -d assurer une formation aux risques éctriques aux élèves préabmt ur stage, dès lors que contus formations selon filières concernées auront été définis. Dans convtion stage, il doit être fait référce aux habilitations s élèves. - veilr ce qu un mécin scoire donne un avis sur l aptitu l élève mineur travailr sur s machines dangereuses. - d assurer plus rge couverture pour élèves, indiquant s tranches horaires maximum dans convtion stage: «l élève ne peut être prést sur lieu stage ni avant 6 heures du matin, ni après 22 heures». Le travail nuit est interdit aux mineurs. Un élève moins 18 ans ne peut être employé un travail excédant 8 heures par jour. En matière couverture socia, un accint sur lieu stage doit être décré par chef d treprise l établissemt dans vingt quatre heures sous forme d un rapport détailnt circonstances l accint. Ces ASSURANCE ET RESPONSABILITE rseignemts permtront au chef d établissemt d effectuer dans quarantehuit heures décration d accint. Les règ concernant sécurité, travail s mineurs ou s femmes décount l application directe du co du travail. En matière d assurance : Le chef d établissemt doit souscrire une assurance couvrant responsabilité civi l élève-stagiaire pour dommages matériels ou corporels qu il pourrait causer au cours d une formation milieu professionnel. Il est important d indiquer numéro o contrat souscrit par chef d établissemt dans convtion stage. Si l élève est autorisé utiliser un véhicu appartant l treprise eprise où il effectue son stage, responsabilité s dommages causés par l élève relève police d assurance l treprise. eprise. ANNEXE FINANCIERE JOINTE A LA CONVENTION DE STAGE Cadre régmtaire convtion stage Sur fond : - Toutes dépses affértes l hébergemt, restauration, transport assurances doivt être prévues dans l annexe financière convtion stage. - La convtion doit fixer explicitemt conditions transport jusqu l treprise c est--dire moy transport approprié fréquce s dépcemts. -->modè joint (Annexe n 9). Sur forme : La convtion-type modalités d organisation s doivt être préstées vant conseil d administration. Etant donné que, dans pratique, il est diffici soumtre au préab au conseil d administration toutes convtions, il est préférab manr aux membres du Conseil d Administration procér ux délibérations distinctes portant sur points suivants: 1- l approbation du modè convtion-type 2- l autorisation donnée au chef d établissemt conclure toute convtion. Chaque convtion reprant obligatoiremt, dans ses visas, ces ux autorisations. 8 Juin 2002

9 Gestion s frais treprise 9 Juin 2002 Frais remboursemt nourriture ransport, T é écurit S s Assurance Convtions * d'établissemt hef C l consei voter Fait d'administration modalités s remboursemt personnels s élèves surcoût (forfaitisation, restauration; maximal véhicu du utilisation personnel; l'étranger ) ou province du l'inspecteur Deman pour dérogation une travail élèves par l'utilisation machines s mineurs, dangereuses. sur souscrire, Doit une l'e.p.l.e., budg particulière assurance responsabilité couvrant Dans l'élève. civi départ d'un cas une manr l'étranger, d'assurance extsion conseil Informe d'administration s programmation sections treprise: dates concernées départ. conseil au Soum d'administration ses convtion-type pédagogiques annexes financières. convtions. Signe travaux s hef C e gestionnair Informe s modifications s du dates journées nombre attdues. transm Ctralise dossiers au remboursemt gestionnaire. chef Conseil vérifie d'établissemt dérogations s l'octroi stage départ avant Enseignants du responsab s suivi csse convtions Colctt par signées stage d'treprise. chefs attestt Contrônt élèves s présce stage. élèves avec Vérifit sont dossiers que rseignés. intégramt dossiers Transmtt ou travaux s chef au responsab personne s suivi du une assurer Doivt risques aux formation avant éctriques stage. départs estionnaire G e stag dossier Vérifie pièces s niveau au procè R.I.B.) P.J. ( sans l'ordonnancemt tous d'avoir attdre d'élèves dossiers csse. même avis Transm pièces pour rces professeur au manquantes informe responsab s travaux s chef (Annexe payés dossiers n 10). rédaction Contribue financière l'annexe convtion-type. d'treprise hef C a l'élève que Vérifie dérogation une obtu mineurs aux permtant machines s l'utilisation dangereuses. formation que S'assure risques aux l'élève été a éctriques autorise dispsée sur intervir l'élève éctriques. appareils police une prdre Doit un (ou d'assurance police) avant causés dommages cas élèves. aux convtions Signe 3 rô s différts intervants * Signature l élève ou du responsab légal

10 Gestion s frais treprise 4 BUDGÉTISATION ET COMPTABILISATION - comptabilité budgétaire : ouverture s crédits au 6. au budg initial ou défaut, par DBM niveau II - comptabilité généra : c/44113 «subvtion pour treprise» L ordre rectes, au compte 74118, est égal au montant s dépses gagées. COMPTES MOUVEMENTES Hypothèse n : hébergemt 624 : transports bis transports colctifs personnes 6251 : voyages, dépcemts personnels 4662 : mandats payer exercice courant : subvtion pour stage treprise : subvtions diverses Hypothèse n 2 n : hébergemt 4662 : mandats payer exercice courant : subvtion pour treprise : subvtions diverses : hébergemt 4632 : ordre rectes recouvrer exercice courant 7588 : contribution tre service établissemt : autres produits annexes Hypothèse n /743 : produits recevoir Leonardo/Socrates /743 : charges payer Leonardo/ socrates 4662 : mandats payer exercice courant 624 : transports bis transports colctifs personnes 6251 : voyages, dépcemts personnels 6588 : contributions tre services établissemt : subvtion pour treprise 7588 : contributions tre services établissemt 7446 : subvtion organismes internationaux : subvtions diverses contributions tre services établissemt Hypothèse n 1: Remboursemt direct l élève : - Remboursemt l hébergemt : 5 Euros - Remboursemt s frais transports aux élèves : 40 Euros - Remboursemt s frais transports aux professeurs : 20 Euros Csse Prise charge du remboursemt s frais d'hébergemt paiemt 5,00 5,00 5,00 5,00 2. Prise charge du remboursemt s frais transports aux élèves paiemt 3. Prise charge du remboursemt s frais transports aux professeurs paiemt 4. Emission d'un ordre rectes pour : - l'hébergemt - transport élèves - transport professeurs 40,00 20,00 40,00 20,00 40,00 20,00 40,00 20,00 5,00 40,00 20,00 5,00 40,00 20,00 10 Juin 2002

11 Gestion s frais treprise Hypothèse n 2: Dans cadre d une convtion d hébergemt, l élève est mi-psionnaire - prix du repas dans l E.P.L.E. d origine : 3 Euros - coût l hébergemt : 4 Euros Csse R Prise charge facture paiemt 2. Mandat au R2 3. Emission d'un ordre rectes 4. Emission d'un ordre rectes du montant du repas dans l'eple d'origine 1,00 1,00 Hypothèse n 3 : Dans cadre d une convtion, l élève est externe La totalité du repas est payé par l établissemt d origine puis famil reverse prix du repas - prix du repas dans l E.P.L.E. d origine : 3 Euros - coût l hébergemt : 4 Euros Csse Prise charge facture l'établissemt d'accueil paiemt 2. Ordre rectes 3. Ordre rectes du montant différce tre prix restauration du lieu stage prix du repas dans l'eple d'origine 1,00 1,00 11 Juin 2002

12 12 Juin 2002 Prise charge convtion pour financemts europés Encaissemt subvtion Europe Csse R R D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C Paiemt dépse Mandat sur R4 Transfert au (OR) Encaissemt subvtion Etat Prise charge dépse Ordre rectes subvtion Europe Ordre rectes subvtion Etat Ce schéma provoque un «gonfmt» s masses qu il convit signar au conseil d administration lors préstation du compte financier (montants comptabilisés aux comptes ). Par ailurs, R4 n registrant dans ce cas que seuls crédits europés, il sera nécessaire d affecter ces opérations d un co gestion au afin pouvoir effectuer une restitution totalité s dépses effectuées ce titre. N.B. Uniquemt dans GRETA, il convidra choisir comptes appropriés service spécial K2. Hypothèse n 4 : Financemt europé L hébergemt, transport sont pris charge par programme Léonardo. Postut Euros financemts europés 255 Euros hors financemts europés 1400 Euros Gestion s frais treprise