MUTUELLE GÉNÉRALE DE L ÉCONOMIE, DES FINANCES ET DE L INDUSTRIE ANNEXES. Règlement intérieur

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1 MUTUELLE GÉNÉRALE DE L ÉCONOMIE, DES FINANCES ET DE L INDUSTRIE ANNEXES Règlement intérieur

2 MGEFI MUTUELLE ET PROFESSIONNELLE ANNEXE I Liste des sections locales de vote pour l élection des délégués titulaires et suppléants Section locale Nord Ouest Régions Nord-Pas-De-Calais Picardie Haute-Normandie Basse-Normandie Section locale Ouest Régions Bretagne Centre Pays-de-la Loire Poitou-Charentes Section locale Sud Ouest Régions Aquitaine Languedoc-Roussillon Limousin Midi-Pyrénées Section locale Sud Est Régions Auvergne Corse Provence-Alpes-Côte-dAzur Rhône-Alpes Section locale Est Régions Alsace Bourgogne Champagne-Ardenne Franche-Comté Lorraine Section locale Île-de-France DOM Régions Paris Île-de-France Guadeloupe Guyane Martinique La Réunion Section locale Contrats collectifs Membres participants adhérents dans le cadre des contrats collectifs à caractère obligatoire ou facultatif et membres participants adhérents à titre individuel n appartenant pas aux sphères professionnelles des collèges A à C. ANNEXE II Règlement des élections des délégués titulaires et suppléants En application des statuts (Titre II Chapitre 1 section 1) et du règlement intérieur (Titre I) de la MGEFI, les membres participants et honoraires sont appelés à élire, pour un mandat de 3 ans, les délégués titulaires et suppléants qui les représenteront à l Assemblée générale. I Mode de scrutin Les membres participants et honoraires de la Mutuelle sont regroupés en sept sections locales de vote. Les délégués sont élus au scrutin de liste majoritaire à un tour. Ils sont répartis au sein de chaque section locale de vote par collèges (collèges A à C) sur la base d un délégué titulaire et d un délégué suppléant par fraction de membres participants. La section locale de vote concernant les membres participants adhérant à un contrat collectif ou n appartenant pas aux collèges A à C se compose d un seul collège (collège D). Lors de chaque élection de délégués, le nombre total de postes à pourvoir par section locale de vote et par collège est fixé par le Conseil d administration sur la base du nombre de membres participants au 31 décembre de l année précédant l année de l élection. II Composition des collèges Collège A : adhérents relevant des sphères professionnelles Finances Publiques, Industrie et Recherche, Imprimerie Nationale et Concurrence, Consommation et Répression des Fraudes Collège B : adhérents relevant de la sphère professionnelle Douanes Collège C : adhérents relevant de la sphère professionnelle INSEE Collège D : adhérents à un contrat collectif à adhésion obligatoire ou facultative et adhérents ne relevant pas des sphères professionnelles des collèges A à C

3 RÈGLEMENT INTÉRIEUR ANNEXES III Éligibilité Sont éligibles tous les adhérents ayant la qualité de membre participant et les membres honoraires à jour de leur cotisation à la date de l appel de candidature. Cet appel de candidature est adressé à chaque membre participant, à l occasion de l envoi de la revue de la MGEFI au cours du 1 er trimestre de l année de l élection. La date limite de dépôt des listes est fixée par le Conseil d administration. Pour être recevable, chaque liste doit comprendre un nombre de candidats égal au nombre de sièges à pourvoir dans chaque section locale de vote et dans chaque collège. Le bureau est chargé de vérifier la recevabilité des listes déposées. Il s assure : que les candidats de la liste sont membres participants ou membres honoraires à jour de leur cotisation, que les candidats relèvent bien de la section locale de vote et du collège au titre desquels ils se présentent. IV Qualité d électeur Sont électeurs tous les adhérents ayant la qualité de membre participant (direct et associé) ou de membre honoraire à jour de leur cotisation à la date d envoi du matériel de vote. Les ayants droit n ont pas le droit de vote. V Organisation du scrutin Les élections ont lieu par correspondance, la date limite de réception des votes étant fixée par le Conseil d administration (le cachet de la poste faisant foi). VI Dépouillement Le dépouillement est effectué au niveau national par un prestataire sous le contrôle du président de la MGEFI assisté de deux membres du bureau national. Le résultat des votes fait l objet d un procès verbal, signé par le président et les membres du bureau ayant supervisé les opérations de dépouillement. VII Proclamation des résultats La date de proclamation des résultats est fixée par le Conseil d administration avec publication des listes élues sur le site de la MGEFI et dans la revue de la MGEFI. Le mandat des délégués titulaires et suppléants élus prend effet dès la proclamation des résultats. ANNEXE III Règlement intérieur de l assemblée générale Le présent règlement est établi en application de l article 4 du Règlement Intérieur de la MGEFI qui stipule : Les modalités d organisation et de fonctionnement de l assemblée générale sont fixées par le règlement de l assemblée générale. 1. Organisation de l assemblée générale 1.1 Date et lieu de réunion des assemblées générales Article 1.11 Le Conseil d administration détermine la date et le lieu de réunion de l assemblée générale. Elle se réunit au moins une fois par an. 1.2 Composition Article 1.21 L assemblée générale est composée de délégués. Article 1.22 Les membres participants et honoraires élisent par section locale de vote et par collège les délégués à l assemblée générale de la Mutuelle sur la base d un délégué titulaire et d un délégué suppléant par fraction de membres participants. L élection se déroule par correspondance, à bulletin secret au scrutin de liste majoritaire à un tour. Les délégués sont élus pour trois ans. Article 1.23 La composition des collèges est la suivante : Collège A : adhérents à titre individuel relevant des sphères professionnelles Finances Publiques, Industrie et Recherche, Imprimerie Nationale, Consommation, Concurrence et Répression des Fraudes. Collège B : adhérents à titre individuel relevant de la sphère professionnelle Douanes Collège C : adhérents à titre individuel relevant de la sphère professionnelle INSEE Collège D : adhérents d un contrat collectif à adhésion obligatoire ou facultative et adhérents à titre individuel ne relevant pas des sphères professionnelles des collèges A à C. Article 1.24 Les délégués suppléants sont élus de la même façon, en nombre égal à celui des délégués titulaires. Article 1.25 En cas de vacance ou d empêchement, en cours de mandat, d un délégué titulaire, celui-ci est remplacé par un délégué suppléant. Article 1.26 Le bureau est chargé de désigner le délégué suppléant convoqué en remplacement d un délégué titulaire selon la règle suivante : le délégué suppléant doit appartenir à la même section de vote et au même collège que le délégué titulaire empêché. Article 1.27 Une feuille de présence est tenue au cours de chaque assemblée. 1.3 Convocation Article 1.31 Le président du Conseil d administration convoque les délégués et le cas échéant invite les auditeurs par lettre simple. 3

4 MGEFI MUTUELLE ET PROFESSIONNELLE Article 1.32 La lettre de convocation mentionne : La dénomination sociale de l organisme, L adresse du siège social, Les jour, heure et lieu de la tenue de la réunion, L ordre du jour détaillé, Les règles de quorum et de majorité applicables aux délibérations. La convocation doit être accompagnée de : La liste des documents. Article 1.33 Le délai entre la date d envoi des convocations et la tenue est : D au moins quinze jours avant la date sur première convocation, D au moins six jours avant la date, sur deuxième convocation. Article 1.34 Lorsqu une assemblée n a pu délibérer régulièrement faute de quorum, une deuxième assemblée est convoquée. La seconde convocation rappelle dans ce cas la date de la première. Article 1.35 Est nulle toute décision prise dans une réunion de l assemblée générale qui n a pas fait l objet d une convocation régulière. 1.4 Information préalable Article 1.41 Conformément aux dispositions de l article L du Code de la mutualité, doivent être mis à la disposition ou adressés à tous les délégués les documents suivants : Le texte des projets de délibérations, Le rapport de gestion et les comptes annuels présentés par le conseil d administration et les documents, états et tableaux qui s y rattachent, Les comptes combinés ou consolidés de l exercice ainsi que le rapport de gestion du groupe, Le rapport spécial du commissaire aux comptes sur les conventions réglementées, mentionnées à l article L du Code de la mutualité, Le rapport du conseil d administration relatif aux transferts financiers opérés entre les mutuelles et unions régies par le livre II et III auquel est joint le rapport du commissaire aux comptes prévu à l article L du même Code, Le plan prévisionnel de financement prévu à l article L du Code de la mutualité. 1.5 Ordre du jour Article 1.51 L assemblée ne délibère que sur des questions inscrites à l ordre du jour, sauf lorsqu il s agit de ses pouvoirs permanents : révoquer un ou plusieurs administrateurs et procéder à leur remplacement et veiller à la sauvegarde de l équilibre financier et au respect des règles prudentielles. Toutes les questions soumises à l assemblée générale doivent être libellées de telle sorte que leur contenu et leur portée apparaissent clairement sans qu il y ait lieu de se reporter à d autres documents. Article 1.52 Les demandes d inscription à l ordre du jour de projets de résolution peuvent être requises par les délégués s ils représentent au moins le quart d entre eux. Elles doivent être adressées par lettre recommandée avec accusé de réception au président du Conseil d administration, cinq jours au moins avant la date de la réunion. Le président du Conseil d administration en accuse réception. Article 1.53 Pour être inscrits à l ordre du jour et soumis au vote, les projets doivent entrer dans l objet social de la Mutuelle. 2. Fonctionnement de l assemblée générale 2.1 Accueil des délégués Article 2.11 Les délégués sont accueillis par le comité d organisation. Chaque délégué signe la liste d émargement et reçoit une carte de délégué accompagnée du matériel de vote nécessaire les années de renouvellement partiel du conseil d administration (bulletin de vote et enveloppes). L usage de la carte de délégué est strictement personnel. 2.2 Bureau de séance Article 2.21 Le président du conseil d administration préside les assemblées générales dont il assure l ordre et la police; il est secondé dans cette tâche par les membres du Bureau national. 2.3 Quorum et modalités de vote Article 2.31 Chaque délégué dispose d une seule voix à l assemblée générale, exprimée avec la carte de délégué. Article 2.32 La régularité des votes est assurée par le bureau de séance, assisté de la commission de suivi des votes. Chaque membre de la commission signe le bordereau de dépouillement du scrutin qui est remis au président de séance pour proclamation des résultats. Article 2.33 Lorsqu elle se prononce sur la modification des statuts, les activités exercées, les montants ou taux de cotisations, la délégation de pouvoir, les prestations offertes, toute décision de transfert de portefeuille, en acceptation comme en cession, les principes directeurs en matière de réassurance, la fusion, la scission, la dissolution ou la création d une mutuelle ou d une union, l assemblée ne délibère valablement que si le nombre des délégués présents est au moins égal à la moitié du nombre total des délégués. À défaut, une seconde assemblée générale peut être convoquée et ne délibérera valablement que si le nombre de délégués présents représente au moins le quart du nombre total des délégués. Les décisions sont adoptées à la majorité des deux tiers des délégués présents. Article 2.34 Pour toutes les autres questions, l assemblée ne délibère valablement que si le nombre de délégués présents est au moins égal au quart du nombre total des délégués. À défaut une seconde assemblée générale peut être convoquée et délibérera valablement quel que soit le nombre de délégués présents.

5 RÈGLEMENT INTÉRIEUR ANNEXES Dans ce cas, les décisions sont adoptées à la majorité simple des délégués présents. Article 2.35 Sont nulles les décisions prises par l assemblée générale sur des questions qui n ont pas été préalablement inscrites à l ordre du jour par le président du conseil d administration. 2.4 Commissions Article 2.41 Une commission de suivi des votes placée sous la responsabilité d un membre du Bureau national et composée d au moins six administrateurs est constituée par l assemblée générale. Article 2.42 Une commission Résolution générale placée sous la responsabilité du secrétaire général et composée de délégués et d administrateurs est constituée par l assemblée générale. Article 2.45 Les décisions des commissions créées par le présent règlement sont sans appel. 3. Conseil d administration 3.1 Information préalable Article 3.11 Lorsque l ordre du jour comporte l élection d administrateurs (renouvellement ou vacance), s y ajoute la liste des candidats indiquant : leur nom et prénom usuel, leur âge, leurs fonctions au sein de mutuelles ou institutions de prévoyance au cours des cinq dernières années. La recevabilité des candidatures est examinée au préalable par le bureau qui vérifie que le candidat : est membre participant de la Mutuelle, Article 3.22 Les membres du conseil d administration sont élus obligatoirement à bulletin secret. Article 3.23 La révocation d un membre du Conseil d administration s effectue selon les mêmes règles. Article 3.24 Lors de l élection d administrateurs, une commission de dépouillement, chargée de l organisation et du contrôle de la régularité des scrutins, placée sous la responsabilité d un membre du Bureau et composée au moins de quatre administrateurs et de quatre délégués, est constituée par l assemblée générale. Un candidat aux élections ne peut y participer. Article 3.25 Article 2.43 Une commission de dépouillement est constituée les années de renouvellement du conseil d administration. Article 2.44 En fonction de l ordre du jour, le Conseil d administration peut décider de proposer de mettre en place une commission d organisation des débats. Elle est placée sous la responsabilité d un membre du Bureau national, et composée de trois administrateurs et de trois délégués au moins. Elle est constituée par l assemblée générale. est âgé de 18 ans révolus, est à jour de ses cotisations, n a pas exercé de fonction de salarié au sein de la Mutuelle au cours des trois années précédant l élection, n a fait l objet d aucune condamnation dans les conditions énumérées à l article L du Code de la mutualité. 3.2 Modalités de vote Article 3.21 Le matériel de vote nécessaire (bulletin de vote et enveloppes) est remis aux délégués lors de l émargement. La commission de dépouillement supervise les opérations de vote à bulletins secrets. Les membres peuvent se répartir en un ou plusieurs bureaux de vote. Les délégués votent à bulletins secrets et émargent la liste électorale. Le dépouillement se déroule dès la clôture du scrutin. Chaque membre de la commission signe le bordereau de dépouillement du scrutin qui est remis au président de séance pour proclamation des résultats. 5 ANNEXE IV Liste des sections locales de vote Alsace (67 / 68) Haute-Normandie (27 / 76) Pays de la Loire (44 / 49 / 53 / 72 / 85) Aquitaine(24 / 33 / 40 / 47 / 64) Île-de-France Ouest (78 / 92 / 95) Picardie (02 / 60 / 80) Auvergne (03 / 15 / 43 / 63) Île-de-France Est (77 / 91 / 93 /94) Poitou-Charentes (16 / 17 / 79 / 86) Basse-Normandie (14 / 50 / 61) Paris (75) + personnels à l étranger Rhône-Alpes (01 / 07 / 26 / 38 / 42 / 69 / 73 / 74) Bourgogne (21 / 58 / 71 / 89) Languedoc-Roussillon (11 / 30 / 34 /48 /66) Île de la Réunion Bretagne (22 / 29 / 35 / 56) Limousin (19 / 23 / 87) Guadeloupe Centre (18 / 28 / 36 / 37 / 41 / 45) Lorraine (54 / 55 / 57 / 88) Guyane Champagne-Ardenne (08 / 10 / 51 / 52) Midi Pyrénées (09 / 12 / 31 / 32 / 46 / 65 /81 / 82) Martinique Corse (2A / 2B) Nord Pas-de-Calais (59 / 62) Franche-Comté (25 / 39 / 70 / 90) PACA (04 / 05 / 06 / 13 / 83 / 84 + Monaco)

6 MGEFI MUTUELLE ET PROFESSIONNELLE ANNEXE V Nombre de membres par comité régional et répartition par sphère professionnelle Sections régionales jusqu à membres participants : 5 Sections régionales de à membres participants : 10 Sections régionales de à membres participants : 1 pour 300 membres participants Sections régionales de à membres participants : 1 pour 350 membres participants Sections régionales supérieures à membres participants : 1 pour 400 membres participants NOMBRE DE MEMBRES PAR SPHÈRE PROFESSIONNELLE RÉGION IMPÔTS INDUSTRIE ET RECHERCHE TRÉSOR IMPRIMERIE NATIONALE DOUANES CCRF INSEE NOMBRE TOTAL DE MEMBRES Alsace Aquitaine Auvergne Basse-Normandie Bourgogne Bretagne Centre Champagne-Ardenne Corse Franche-Comté Haute-Normandie Paris (+ étranger) Île-de-France Ouest Île-de-France Est Languedoc-Roussillon Limousin Lorraine Midi-Pyrénées Nord Pas-de-Calais PACA Pays de-la-loire Picardie Poitou-Charentes Rhône-Alpes La Réunion Guadeloupe Guyane Martinique

7 RÈGLEMENT INTÉRIEUR ANNEXES ANNEXE VI Nombre de membres des cellules d animation départementale Départements jusqu à membres participants : 3 à 5 Départements de à membres participants : 3 à 10 Départements supérieurs à membres participants : 3 à 15 7

8 MUTUELLE GÉNÉRALE DE L ÉCONOMIE, DES FINANCES ET DE L INDUSTRIE Mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité - Siren : , rue Bouchardon CS Paris Cedex 10