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2 Trouver «mon bureau» à partir du navigateur internet Inscrire l adresse dans l espace d adresse de votre navigateur. Attention: vous ne pouvez trouver ce lien via un moteur de recherche. Office 365 est opérationnel avec les dernières versions mises à jour d Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox ou Google Chrome. 2

3 Indiquer l identifiant et le mot de passe personnels Pour recréer votre mot de passe si vous l avez perdu Dans la partie «adresse de messagerie», indiquez l initiale de votre prénom et votre nom (il n est pas nécessaire d Dans la partie «Mot de passe», 3 possibilités: pour les coordinateurs, cf le document de procédures qui vous a été remis lors de votre formation Office 365 / SIB pour les équipiers, le mot de passe vous est communiqué via votre adresse mail personnelle renseignée par le coordinateur quand il vous a inscrit sur le SIB. Vous pouvez recréer votre mot de passe en cliquant sur le lien en bas de page. Pour les équipiers, si votre coordinateur n a pas renseigné d adresse mail personnelle lors de votre inscription sur le SIB, votre identifiant et votre mot de passe arrivent sur la boîte personnelle de votre coordinateur pour qu il vous les communique directement 3

4 Lors de votre première connexion à votre bureau virtuel, plusieurs tutoriels vous sont proposés afin de vous aider à mieux maîtriser les fonctionnalités de base. L initialisation de votre ordinateur peut prendre quelques minutes lors de votre première connexion, soyez patients 4

5 Lors de votre première connexion à votre bureau virtuel, plusieurs tutoriels vous sont proposés afin de vous aider à mieux maîtriser les fonctionnalités de base. N oubliez pas de valider cet écran. 5

6 Page d accueil de votre Bureau Virtuel Avatar personnel En cliquant sur le carré, le cadre de vos applications s ouvre En cliquant sur le texte «Office 365», retour vers la page d accueil du Bureau Virtuel 2 manières d atteindre les différentes fonctionnalités - Sur la page d accueil de votre Bureau Virtuel, ou depuis n importe quelle application Office 365 lancée, vous avez 2 manières d atteindre les différentes fonctionnalités (Message électronique, Sites, OneDrive ): soit en cliquant sur le carré puis sur une des cases dans le cadre qui s affiche, soit en cliquant sur le texte «Office 365» puis sur une des cases au milieu de la page. - Sur cette page, vous retrouvez aussi les 4 progiciels que vous allez utiliser le plus fréquemment: Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online. - Avatar personnel: vous pouvez remplacer cette icône par votre photo (via clic sur l avatar, puis sur le texte «modifier», etc ) 6

7 Pour accéder à votre - Vous pouvez accéder à votre en cliquant sur le pavé «Message électronique» (Outlook) du centre de la page ou dans le cadre de vos applications, selon si vous avez cliqué sur le texte «Office 365» ou sur le carré tout en haut à gauche. 7

8 Cliquez sur «+ NOUVEAU MESSAGE» pour créer un nouveau message Vous pouvez structurer votre boîte de réception avec des dossiers et des sous-dossiers La messagerie Outlook sur Office 365 est à peu de choses près similaire à la messagerie Outlook que vous avez eu l habitude d utiliser sur le webmail. Pour créer un nouveau message, cliquez sur «+ NOUVEAU» Pour structurer votre boîte de réception avec des dossiers et des sous-dossiers, utilisez le clic droit de votre souris 8

9 Envoi d un nouveau message Cliquez ici pour envoyer votre Cliquez ici pour insérer une pièce jointe à votre Cliquez ici pour d autres fonctionnalités: imprimer, supprimer, destinataires en CCI Après avoir cliqué sur «+ Nouveau», il vous reste à indiquer les différents champs habituels (destinataires, copies, objet ). Pour insérer une pièce jointe, cliquez sur «Insérer» en haut de l écran. Les pièces jointes doivent se trouver sur l ordinateur que vous utilisez ou via votre OneDrive. Pour d autres fonctionnalités (impression du message, suppression du message, envoi avec destinataires en CCI ), cliquez sur en haut de l écran et choisissez ensuite la fonctionnalité voulue dans la boîte de dialogue. Pour envoyer votre message, cliquez sur «Envoyer» en haut de l écran. 9

10 Traiter un message existant Cliquez ici pour répondre, répondre à tous ou transférer un message que vous avez reçu Pour traiter un message que vous avez reçu, il faut cliquer sur «Répondre», «Répondre à tous» ou «Transférer» en haut de l écran 10

11 Pour accéder aux différents sites auxquels vous avez accès Pour accéder aux différents sites auxquels vous avez accès, cliquez sur «Sites» sur le pavé correspondant du milieu de page sur la page d accueil de votre bureau virtuel. 11

12 Pour accéder aux différents sites auxquels vous avez accès Cliquez ici pour modifier et/ou actualiser vos coordonnées C est à partir du pavé «Formulaire SIB» que vous pourrez modifier et/ou actualiser vos coordonnées de bénévole (adresse postale, adresse mail personnelle, numéros de téléphone ). C est sur cette page que le coordinateur a aussi accès à la base de données SIB regroupant les informations concernant les bénévoles de sa coordination. 12

13 Modification et actualisation de vos coordonnées Utilisez les mêmes login et mot de passe que ceux que vous utilisez pour accéder à Office 365 Pour accéder à ce site, vous devez utiliser les mêmes login et mot de passe que ceux que vous utilisez pour accéder à Office 365. Attention, respectez bien les caractères en majuscules et en minuscules. 13

14 Modification et actualisation de vos coordonnées Sur ce formulaire, vous pouvez modifier et actualiser à tout moment toutes les informations personnelles vous concernant. Attention à la mise à jour de votre adresse mail personnelle: - elle est nécessaire pour vous renvoyer un mot de passe en cas de perte - elle doit nécessairement être différente de votre adresse mail de l AFM-Téléthon 14

15 Didacticiels d utilisation d Office 365 Cliquez ici pour accéder à quelques didacticiels vous permettant de mieux utiliser Office 365 C est à partir du pavé «Support» que vous pouvez accéder à des didacticiels qui vous permettront de mieux vous approprier Office

16 Didacticiels d utilisation d Office

17 Accéder au site de votre coordination départementale Cliquez ici pour retrouver votre site de coordination départementale Si votre site de coordination départementale n apparaît pas spontanément lors de votre première connexion sur Office 365, il est nécessaire de le trouver et le référencer via votre moteur de recherche en haut de page. 17

18 Accéder au site de votre coordination départementale Indiquez dans la barre de recherche votre numéro de coordination Cliquez sur «suivre» pour référencer le site Indiquez simplement votre numéro de coordination dans la barre de recherche en haut de page (par exemple 33W ou 71 ou 24N). Parmi l ensemble des propositions qui sont suggérées en dessous de la barre de recherche, cliquez sur celle qui correspond à votre coordination. Chaque proposition est rendue visible dans une fenêtre qui s ouvre à droite quand vous la pointez avec votre souris: choisissez la proposition analogue à celle de cet exemple (avec les 3 lignes de cases «documents de ma Coordination» / «vie de ma région» / «bibliothèque Siège pour Coordinations»). Pour référencer définitivement votre site de coordination sur Office 365, cliquez sur «SUIVRE» qui se trouve dans le bas de la fenêtre qui s ouvre à droite. 18

19 Référencer votre site de coordination départementale Cliquez sur «suivre» afin de référencer votre site de coordination sur Office 365 Pour référencer le site de votre coordination quand vous y avez accédé, vous pouvez aussi cliquer sur «Suivre» qui se trouve en haut à droite de l écran. 19

20 Référencer votre site de coordination départementale Votre site de coordination est désormais référencé Votre site de coordination est désormais référencé et apparaît spontanément quand vous cliquez sur l onglet «Sites». 20

21 Contenu de votre site de coordination départementale Espace de votre Coordination Espace de votre Région Espace de la Direction Réseau & Opération Accès direct aux différents sites opérationnels du Téléthon Votre site de coordination comprend 3 zones: - L espace de votre Coordination qui va vous permettre d intégrer / consulter / partager tous les documents qui concernent votre équipe de coordination départementale. Cet espace est structuré en 4 parties qui correspondent aux activités principales de la coordination: Vie de la Coordination / Organisation de l équipe / Développement du Téléthon / Visibilité (tous les équipiers y ont accès en lecture ou Modification/Création) - L espace de votre Région où vous pouvez consulter tous les documents mis à votre disposition par votre Responsable Réseau et les responsables d activités régionales. Cet espace est structuré en 2 parties: Formations / Projets (accès en lecture uniquement) - L espace de la DR&O où vous pouvez consulter tous les documents déposés par l équipe au Siège. Cet espace est structuré en 5 parties: Organisation de l équipe / Développement du Téléthon / Partenariat / Visibilité / Evénements. A terme, cette bibliothèque du Siège remplacera tout ce que vous pouvez trouver actuellement sur toutafm (accès en lecture uniquement). Attention, tous les documents auxquels vous avez accès sur votre site de coordination ne sont pas stockés sur votre ordinateur, ils sont stockés sur le «Cloud» (nuage) et ne sont donc accessibles qu en situation de connexion. Si vous souhaitez donc les utiliser en situation de mobilité, pensez donc à les sauvegarder sur le bureau ou le disque dur de votre ordinateur. 21

22 Rechercher un document dans votre site de coordination Moteur de recherche pour retrouver un document Pour rechercher un document dans une des cases de votre site de coordination, utilisez le moteur de recherche 22

23 Créer un document dans votre site de coordination Cliquez ici pour créer un nouveau document Vous pouvez créer des documents dans toutes les cases de l espace «Documents de la Coordination» (dans cet exemple, création d un compte-rendu de réunion qui sera partagé dans la case «Vie de la Coordination»). 23

24 Créer un document dans votre site de coordination Choisissez le format du document que vous voulez créer Vous pouvez créer un document Word, Excel, PowerPoint ou OneNote 24

25 Créer un document dans votre site de coordination Créez votre document et mettez-le en forme grâce à la barre de tâches comme vous le faites habituellement sur votre logiciel de bureautique. 25

26 Nommez votre document Cliquez sur votre Site de coordination pour fermer votre document Cliquez ici pour nommer le document que vous avez créé Pour nommer le document que vous avez créé, il faut cliquer sur la barre supérieure, là où s affiche par défaut le titre «Document» ou «Document1». Une fois que vous l avez nommé, cliquez sur «entrée» afin de confirmer votre action. Il n est pas nécessaire d enregistrer votre document, il s enregistrera automatiquement quand vous le fermerez. Cliquez sur le nom de votre Site de coordination sur la barre supérieure pour fermer votre document. 26

27 Retrouvez votre document Votre document apparaît dans votre répertoire 27

28 Actions possibles avec votre document Cliquez ici pour avoir accès aux différentes actions possibles En cliquant sur une fenêtre s ouvre sur la droite de votre document et vous donne accès à différentes actions: - Modifier votre document - En cliquant sur le qui se trouve en bas de la fenêtre, vous aurez accès à d autres fonctionnalités (voir diapositive suivante) 28

29 Actions possibles avec votre document Après avoir cliqué sur le qui se trouve en bas de la fenêtre, vous aurez accès à d autres fonctionnalités comme (n oubliez pas d utiliser «l ascenseur» pour voir toutes les fonctionnalités): - Modifier les propriétés si vous voulez renommer votre document - Télécharger une copie sur votre disque dur d ordinateur (utile si vous voulez utiliser votre document en situation de mobilité, sans connexion Internet) - Supprimer votre document 29

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