Procédure d accueil dans l INB 106

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2 Page : 2/19 DIFFUSION DIFFUSION EXTERNE - Direction du LCP - Direction du LAL - Responsable LCP-CLIO - ACMO LCP-CLIO - Direction de l IAS - Responsable SCIENCES ACO DIFFUSION INTERNE - Direction de l - SCR - SSDC - Service Administratif - Services Techniques - Responsable Informatique - Responsable Qualité-Cession ARCHIVAGE: Qualité - Cession () SUIVI DE LA MISE A JOUR 0 Octobre 2006 X Nouvelle édition Indice Date Paragraphes ou chapitres concernés Nature des modifications

3 Page : 3/19 SOMMAIRE 1 OBJET CHAMP D APPLICATION DEFINITIONS et acronymes LES INTERVENANTS CONTRÔLE DES ACCES ACCES SALLE NEPAL ACCES AU MUSEE SCIENCES ACO CIRCUITS D ACCUEIL ET DELIVRANCE DES BADGES Personnel Personnel LCP-CLIO Personnel d autres laboratoires venant travailler à CLIO Séjour inférieur ou égal à 2 mois Séjour supérieur à 2 mois Personnel LAL devant accéder aux locaux de l Personnel d entreprise extérieure FORMATIONS Formation sécurité classique : Formation radioprotection :... 11

4 Page : 4/19 LISTE DES ANNEXES ANNEXE 1 : CERTIFICAT MEDICAL...p 11 ANNEXE 2 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE BADGE...p 13 ANNEXE 3 : FEUILLE DU CAHIER D ACCUEIL...p 15 ANNEXE 4 : FEUILLE DU CAHIER D ACCUEIL CLIO...p 17

5 Page : 5/19 1 OBJET Cette procédure a pour objet de présenter le circuit d accueil en vigueur. 2 CHAMP D APPLICATION Cette procédure s applique à toute personne, quelle que soit son activité (cf. paragraphe 3), pénétrant dans les zones suivantes de l INB 106 : Zones gérées par l (Bât. 201, Bât. 202, Bât. 209 E/F/G) ; Musée (salle Pierre Marin, salle Rose) géré par l Association SCIENCES ACO (Bât. 201) ; Machine CLIO et les bureaux associés (Bât. 201 P2), laboratoire de chimie (Bât. 202) gérés par le LCP ; Salle NEPAL gérée par le LAL (accès par le bâtiment 200). NB : Le bâtiment 120 de l IAS (station d étalonnage) et le hall de physique du LAL étant des zones indépendantes du point de vue des accès et ne présentant pas de risque radiologique ne sont pas concernées par l application de cette procédure. 3 DEFINITIONS ET ACRONYMES Personnel : Toute personne travaillant de manière prolongée (> 2 mois). Il peut s agir d agent de l, du LCP, du LAL ou autre laboratoire dont l activité nécessite une présence fréquente. Utilisateur : Personne intervenant, pour une durée limitée (< 2 mois), dans le cadre d un projet d expérience CLIO, ou d une aide technique (chercheur, technicien ) Stagiaire : Personne qui vient travailler dans le cadre d une convention de stage. Visiteur : Personne invitée par un agent et autorisée à pénétrer pour une courte durée (inférieure à un jour). Le visiteur doit toujours être accompagné et ne peut pas effectuer de manipulation ou de travaux techniques. Entreprise Extérieure : Tout personnel intervenant dans le cadre d une prestation, quelle qu en soit la durée, est considéré comme une entreprise extérieure. La prestation peut être technique (travaux, réparations ) ou liée à la recherche (réglage, mise en place d équipement ).

6 Page : 6/19 Certificat médical : Document signé par un médecin et datant de moins d un an qui atteste que la personne est apte à travailler avec des lasers de classe IIIB et IV (cf. annexe 1). Carte individuelle de suivi médical : document renseigné par le médecin du travail qui atteste que la personne peut être affectée à des travaux l exposant à des rayonnements ionisants. 4 LES INTERVENANTS Le Service Sécurité et Déchets Conventionnels de l (SSDC) est responsable de la sécurité classique dans le périmètre de l INB 106 et assure la mise en œuvre de celle-ci dans tous les locaux de l. Il a en charge la gestion des déchets conventionnels, l accueil des entreprises extérieures qui interviennent pour le compte de l, et la formation sécurité classique des personnels de l. Il supervise les interventions des utilisateurs CLIO et apporte son appui technique si nécessaire. Le SSDC est le seul à gérer et à délivrer les badges d accès à l INB 106. Le Service Compétent en Radioprotection de l (SCR) est responsable de la sûreté et de la radioprotection ainsi que du suivi des personnels intervenant en zone contrôlée (dosimétrie opérationnelle, formation ). Il contrôle les interventions réalisées en zone réglementée et gère les déchets qui peuvent être produits lors de ces opérations. L ACMO LCP-CLIO veille au respect des procédures et des consignes en matière d hygiène et de sécurité pour le personnel intervenant à CLIO. Il assure l accueil et la formation sécurité du personnel LCP-CLIO et des utilisateurs CLIO et veille à l application des mesures de sécurité définies. Il informe le SSDC et/ou le SCR de toute intervention d entreprise extérieure sur les installations de CLIO (bureaux, salles d expérience ou machine, laboratoire de chimie). Le Secrétariat LCP-CLIO assure l accueil administratif des utilisateurs et personnels intervenant dans les locaux CLIO. Le Service Sécurité du LAL assure l accueil des entreprises extérieures et la sécurité classique des intervenants dans la zone INB du LAL. Il informe le SSDC des interventions d entreprise extérieure dans le périmètre de l INB. L association SCIENCES ACO assure la gestion des visiteurs de la salle Pierre MARIN et de la salle Rose et informe le SSDC des programmes de visite et de toute intervention d entreprise extérieure dans les locaux mis à sa disposition.

7 Page : 7/19 5 CONTRÔLE DES ACCES Il existe 3 systèmes de contrôle des accès. La gestion des badges est réalisée comme suit : IAS (station d étalonnage) : Bât. 120 Bât. 209G LAL (salle NEPAL) : accès par le Bât. 200 : tous les autres bâtiments de l INB ACCES SALLE NEPAL Désaffectée depuis 2003, la salle NEPAL (LAL) est actuellement une zone non réglementée. Comme pour tout local situé à l intérieur du périmètre INB, le SSDC doit être informé de toute intervention d entreprise extérieure afin qu un membre du SSDC et/ou du SCR participe, si nécessaire, à la préparation du chantier. 7 ACCES AU MUSEE SCIENCES ACO Les responsables du Musée SCIENCES ACO ayant des clés d accès aux salles par l extérieur, n ont pas de badge. Les autres personnes pénétrant dans le musée ont le statut «visiteur» et doivent toujours être accompagnées. Les responsables doivent transmettre le planning des visites au SSDC qui en informera l agent de sécurité INB. Par ailleurs, une semaine avant la visite, ils doivent préciser au SSDC par écrit : - la date, les horaires de la visite, - le nom du ou des accompagnateur(s) de la visite - la composition du groupe (liste nominative). Si une personne est de nationalité étrangère, préciser la nationalité - l origine du groupe (école, laboratoire ) NB : Tout évènement particulier (journée, portes ouvertes, cocktail ) devra être signalé au SSDC au moins une semaine avant la date.

8 Page : 8/19 8 CIRCUITS D ACCUEIL ET DELIVRANCE DES BADGES 8.1 Personnel Le secrétariat de l transmet, par , la demande de badge au SSDC. Celui-ci définit, en fonction du poste de travail, les zones d accès à accorder. Le badge est remis contre émargement du cahier d accueil sécurité. 8.2 Personnel LCP-CLIO Le secrétariat de CLIO transmet la demande de badge (cf. annexe 2) signée par le Directeur du LCP au SSDC qui la présente au Directeur de l pour approbation. Après approbation, le SSDC programme les zones d accès à délivrer. Le badge sera remis, par le secrétariat de CLIO, contre une signature sur le cahier d accueil sécurité. Pour toute demande d accès à la salle machine CLIO, située en zone contrôlée, une demande spécifique devra être transmise au Chef d INB (Directeur de l ) par le Directeur du LCP. Elle sera ensuite transmise au SCR pour mettre en œuvre les mesures nécessaires (cf. CONS/05-SCR/03). Pour tout travail dans la salle machine CLIO, la carte individuelle de suivi médical est obligatoire. NB : les badges d accès délivrés sont valables au maximum jusqu au 31 décembre de l année en cours. Pour leur renouvellement l année suivante, une liste des badges en cours sera adressée à la direction du LCP qui devra nous informer des modifications éventuelles et nous communiquer les certificats médicaux (de moins d un an) des personnes utilisant des lasers. 8.3 Personnel d autres laboratoires venant travailler à CLIO Séjour inférieur ou égal à 2 mois Chaque année, suite aux délibérations du comité de programme LCP-CLIO, le secrétariat CLIO informe, par courrier, les responsables dont le projet a été retenu. A ce courrier est joint une note d information sur la sécurité, un formulaire d entrée/sortie temporaire de matériel (Réf FM/04 SSDC/01) et un modèle de certificat médical d aptitude au travail avec laser précisant que l utilisateur «ne présente pas de contreindications à travailler avec des lasers de classe III B ou IV» (cf annexe 1). Préalablement à l arrivée des utilisateurs et après s être assuré que tous les documents administratifs renvoyés sont dûment remplis, le secrétariat CLIO demande par , au SSDC, un badge d accès.

9 Page : 9/19 L original du certificat médical d aptitude au travail avec laser est transmis au SSDC pour archivage. Ce certificat médical d aptitude doit dater de moins d un an. En cas de non présentation de ce certificat médical, l utilisateur ne pourra pas avoir accès aux salles d expériences CLIO. Dès son arrivée, l utilisateur doit se présenter au secrétariat CLIO afin de finaliser les différentes formalités administratives. Le secrétariat CLIO remettra, contre une signature sur le cahier d accueil sécurité, le badge d accès et «le recueil des consignes sécurité CLIO» (réf : RCSC/05-SSDC/01). Par ailleurs, un complément d information sécurité emplacement et rôle des organes de sécurité présents (système d extraction des gaz toxiques, alarme d évacuation, etc ) est donné en début d expérience, dans la salle, par l ACMO LCP-CLIO avec éventuellement l appui technique du SSDC. De plus, des consignes complémentaires spécifiques au projet d expérience seront communiquées, si nécessaire, à l utilisateur. A son départ, l utilisateur devra déposer son badge d accès au secrétariat CLIO Séjour supérieur à 2 mois Toute personne dont le séjour est supérieur à 2 mois continu ou excède 6 mois sur l année pourra, pour des raisons pratiques, demander un badge dit «permanent». La demande devra être motivée par le Directeur du laboratoire demandeur et signée par le Directeur du LCP. Elle sera ensuite transmise au Directeur de l pour accord. Si la réponse est positive, la personne travaillant avec un laser devra fournir un certificat médical datant de moins d un an qui sera archivé au SSDC. En cas de non présentation de ce certificat médical, l utilisateur ne pourra pas avoir accès aux salles d expériences CLIO. Le badge sera programmé, au maximum, jusqu à la fin de l année en cours. La remise du badge et l accueil (sécurité) seront faits par l ACMO LCP-CLIO après signature du cahier d accueil sécurité. Par ailleurs, un complément d information sécurité concernant le projet d expérience sera donné dans la salle, en début d expérience, par l ACMO LCP-CLIO avec, si nécessaire, l appui technique du SSDC. NB : les badges d accès délivrés sont valables au maximum jusqu au 31 décembre de l année en cours. Pour leur renouvellement l année suivante, une liste des badges en cours sera adressée à la direction du LCP qui devra nous informer des modifications éventuelles à apporter.

10 Page : 10/ Personnel LAL devant accéder aux locaux de l Certaines personnes du LAL ont besoin d accéder à des pièces situées dans les locaux de l (par exemple : les archives LAL du bâtiment 201 P1). Etant donné que le personnel LAL possède le même système de badge que l, le secrétariat du LAL transmet alors une demande d extension de badge en précisant le numéro du badge de l agent. Cette demande signée par le Directeur du LAL sera transmise au SSDC qui la présentera, pour approbation au Directeur de l. Après accord, le SSDC procèdera à la programmation du badge en donnant l accès aux locaux de l. NB : les badges d accès délivrés sont valables au maximum jusqu au 31 décembre de l année en cours. Pour leur renouvellement l année suivante, une liste des badges en cours sera adressée à la direction du LAL qui devra nous informer des modifications éventuelles à apporter. 8.5 Personnel d entreprise extérieure Le SSDC accueille tout le personnel d une entreprise extérieure et procède avant toute intervention dans les locaux à l élaboration d un plan de prévention (cf. procédure d «intervention d une entreprise extérieure», réf :PROC/05-SSDC/01). Si un badge d accès est nécessaire, il sera délivré, après accord du SSDC, le matin, par l agent de sécurité de l INB et devra être rapporté le soir même au poste de sécurité de l INB 106. Pour tout travail dans les zones à accès règlementé (zones surveillées et zones contrôlées), la carte individuelle de suivi médical est obligatoire. IMPORTANT : Aucun prêt de badge n est autorisé. Le non respect de cette procédure, du fait avéré du contrevenant, expose celui-ci à des sanctions administratives pouvant aller jusqu à l interdiction définitive de l accès aux locaux de l INB. 9 FORMATIONS 9.1 Formation sécurité classique : Toute personne intervenant dans le périmètre de l INB 106 pour une durée égale ou supérieure à 2 mois doit suivre une formation à la sécurité classique Pour le personnel, cette formation sera dispensée par le SSDC. Pour le personnel LCP-CLIO ou le personnel d autres laboratoires venant travailler à CLIO, cette formation sera assurée par l ACMO LCP-CLIO.

11 Page : 11/ Formation radioprotection : Conformément à la règlementation (Art. R du 31/03/2003), le SCR assure la formation radioprotection pour toute personne exposée (personnel, LCP-CLIO ).