Initiation Access 2003

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1 Initiation Access 2003

2 Sommaire Introduction Création d une base Modélisation Création de la base Les tables Création d'une table en mode Création Les formats de champs disponibles Les types Les valeurs par défaut La clé primaire Les enregistrements Les requêtes Création d'une requête Les tris sur les colonnes Les tris sur le contenu Les autres critères Les critères entrés par l utilisateur Les formulaires Les formulaires basiques Les formulaires personnalisés Liaisons entre une formulaire et une table ou une requête Les filtres Les états Création de la requête Création de l état Personnalisation de l'état...24 Conclusion

3 Introduction Une base de données permet d effectuer des opérations sur des données stockées de manière organisée. Les volumes peuvent varier en fonction des besoins mais les principes restent les mêmes. La gestion de base de données n est pas réservée à des personnes très qualifiées. Tout le monde peut s y mettre, notamment grâce à des outils comme Microsoft Access, qui est à mon avis, le gestionnaire de base de données le plus simple à utiliser. Nous verrons au cours de cet article comment appréhender cet outil. Les explications seront accompagnées d exemples. Nous commencerons par le commencement, c est-à-dire la modélisation. Puis, vous apprendrez à créer une base complète. 1. Création d une base 1.1. Modélisation Pour construire une base de données, il faut d abord faire un plan comme le font les architectes avant la construction d une maison. On appel ce plan la modélisation. C est une phase d analyse importante qui permet de définir les liens entre les éléments de la base. Pour faire la modélisation, nous devons définir un contexte : - Des familles de vendeurs - Différents produits à vendre - Des factures à enregistrer à chaque vente - Différents lieux à couvrir Construisons notre modèle : - D abord, après analyse, nous constatons que les vendeurs, les factures, les produits et les lieux sont les principaux acteurs de la scène, ce sont des entités. Nous allons donc créer une table pour chaque acteur. - Puis, dans chaque table, nous devons déterminer un identifiant unique, ce sont les champs commençant par ID. - Nous devons ensuite chercher un moyen d établir une liaison entre les acteurs. Pour cela, nous utiliserons les ID définis précédemment. La seule table ayant un lien directe avec les autres est la table Facture. Nous mettons donc les ID des autres tables dans la table Facture. Si l on devait faire une phrase pour expliquer le contexte, ce serait : «Un vendeur a établi une facture pour la vente d un produit dans un lieu précis». - Enfin, nous schématisons le modèle. Notez que les ID des tables Employes, Produits et Lieux_de_vente sont des clés primaires. Ils sont également les clés étrangères dans la table Facture. Nous expliquerons ceci plus loin de ce document. Notre modèle est en place, nous pouvons commencer à créer notre base de données Access. 3

4 1.2. Création de la base Pour créer une base de données Access, c est très simple. Lancez Access, cliquez sur Créer un nouveau fichier, puis sur Base de données vide. Appelons notre base Mon entreprise par exemple. Enregistrez-la où vous le souhaitez. Dans le volet de gauche, vous pouvez prendre connaissance des différents éléments que vous pourrez ajouter à votre base. Cependant, dans ce didacticiel, nous étudierons uniquement les parties suivantes : - Tables - Requêtes - Formulaires - Etats 4

5 2. Les tables Les éléments essentiels dans toutes les bases de données sont les tables Création d'une table en mode Création Nous allons créer la table Employes que nous avons précédemment définie dans le schéma relationnel. Elle représente les acteurs Vendeurs. Pour cela, vous cliquez sur Tables dans le menu de gauche, puis sur Nouveau. Vous obtenez une fenêtre qui vous propose de passer par l assistant ou de tout faire manuellement. Sélectionnez Mode création, puis cliquez sur Ok. Vous obtenez un tableau vierge avec trois colonnes : - Nom du champ : représente le nom que vous souhaitez attribuer à votre champ dans la table. - Type de données : voir 2.2. Les formats de champs disponibles - Description : facultatif. Vous expliquez à quoi se rapporte le champ. C est très utile dans le cadre d un développement en entreprise car, si un autre développeur doit travailler sur l application en votre absence, il comprendra mieux votre logique. Remplissez le tableau en vous basant sur le modèle relationnel. Vous obtenez ceci. Enregistrez et nommez votre table Employes. NB : évitez de mettre des accents et des espaces dans les noms des tables et des champs car vos requêtes SQL risquent de ne pas fonctionner. C est valable aussi bien pour Access que pour les autres gestionnaires de bases de données. Vous pouvez utiliser un «_» comme alternative aux espaces. 5

6 2.2. Les formats de champs disponibles Les types Access 2003 propose une dizaine de type de champs. Texte : chaîne de caractères (chiffres et texte mélangés). Limité à 255 caractères. Mémo : équivaut à une champ Texte très long. Permet de stocker jusqu à caractères. Numérique : chiffres. Il existe plusieurs sous formats de Numérique - Octet : nombre entiers de 0 à Entier 2 octets : nombres entiers (de à ) - Entier long 4 octets : nombres entiers (de à ) - Réel simple 4 octets : 7 décimales (de - 3, e38 à + 3, e38) - Réel double 12 octets : 28 décimales (de 1, e308 à 1, e308) - Monétaire 4 octets: 4 décimales (de ,5808 à ,5807) Date/Heure : dates et heures, avec les sous formats suivants : Monétaire : équivaut à un champ Numérique suivi d une devise ( par exemple). Peu utilisé. NuméroAuto : champ de type Numérique. L utilisateur n a pas à le remplir, à chaque nouvelle enregistrement, il s incrémente automatiquement. C est un identifiant unique, on peut le mettre en mode Incrément ou Aléatoire. Oui/Non : booléen (vrai ou faux). Principalement utilisé pour les cases à cocher. Objet OLE : permet de stocker des images, des objets provenant d'une application OLE,... Lien hypertexte : lien vers des documents externes ou des pages web Assistant liste de choix : liste tapée par l utilisateur ou récupérée dans une autre table Les valeurs par défaut Vous pouvez définir une valeur par défaut pour chaque champ. C est la valeur que prendra automatiquement ce champ s il n est pas renseigné par l utilisateur. Le format de la valeur par défaut varie en fonction du type de champ : - pour le format Texte : une chaîne de caractère entre guillemets. Exemple : Non communiqué - pour les chiffres, quel que soit le format : un nombre quelconque tenant compte du sous format que vous avez choisi. Exemple : 0 - pour les booléens : une valeur en toute lettre sans guillemets. Exemple : Vrai - pour les dates : une date ou une heure quelconque tenant compte du sous format du champ. Exemple : 21/10/2006 pour un sous format Date, abrégé. Si vous souhaitez mettre comme valeur par défaut la date du jour, vous tapez juste Maintenant(), c est une fonction prédéfinie d Access. 6

7 2.3. La clé primaire La clé primaire est un champ avec des valeurs uniques, donc pas de doublons possibles. Il s agit souvent d un champ de type NuméroAuto, mais vous pouvez choisir un champ d un autre type et rempli manuellement. Elle permet d identifier un enregistrement de manière sûre (lors d une requête SELECT par exemple), et de faire le lien avec d autres tables par correspondance avec les clés étrangères de celles-ci, comme nous l avons vu dans le modèle relationnel. Elle n est pas indispensable dans Access mais est conseillé afin d éviter les tables orphelines (sans aucun lien avec les autres) et d avoir un schéma relationnel opérationnel. Vous définissez cette clé après avoir choisi un champ qui ne retourne jamais une même valeur en double, comme un numéro de sécurité social. Dans Access 2003, faites un clic droit sur ce champ (dans notre cas, le champ ID), puis choisissez Clé primaire. Lors du premier enregistrement d une table, vous obtiendrez une fenêtre vous demandant de déterminer une clé primaire si ce n est pas fait. Vous n êtes pas obligé d en mettre une si vous ne le souhaitez pas Les enregistrements L un des avantages d Access est la facilité avec laquelle vous pouvez changer de mode d affichage. Nous sommes actuellement en mode Création. Pour visualiser les enregistrements : - si votre table est déjà ouverte, cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d outils, puis sur Mode Feuille de données. 7

8 - si la table n est pas ouverte, sélectionnez-la dans la liste de tables, cliquez sur Ouvrir. Les enregistrements s affichent. Vous pouvez les modifier ou en créer d autres en entrant directement vos valeurs sur une ligne vide. Comme vous pouvez le constatez, la ligne 4 contient des valeurs pour certains champs (par exemple CP), ce sont les valeurs par défaut qui ont été définies lors de la création de la table. Retenez que la ligne débutant par une étoile n est pas un enregistrement, c est une ligne vide. Les boutons en bas constituent la barre de navigation, ils vous permettent de jongler avec les lignes. Vous pouvez directement atteindre un enregistrement en tapant son de ligne numéro (si vous le connaissez) et en appuyant sur Entrée. A vous de jouer maintenant! Créez les tables Facture, Produits et Lieux_de_vente. Pensez à y ajouter des enregistrements pour effectuer vos tests. 8

9 3. Les requêtes Une requête permet d effectuer une action sur une table (vider, supprimer, mettre à jour) ou sur certains champs particuliers (afficher, insérer, supprimer, mettre à jour) Création d'une requête Il y a plusieurs types de requêtes (update, insert, etc.). Nous n utiliserons que les requêtes SELECT. Nous souhaitons afficher le contenu de la table Employes. Rien de plus simple avec Access. Dans le menu de gauche, cliquez sur Requêtes, puis sur Nouveau > Mode Création > Ok. Vous pouvez également doublecliquer sur Créer une requête en mode Création. Une fenêtre s affiche, elle vous propose de sélectionner les tables sur lesquelles votre requête portera. Notez que vous pouvez implémenter une requête existante à votre nouvelle requête, des requêtes imbriquées en quelques sortes. Choisissez la table Employes, cliquez sur Ajouter, puis Fermer. Vous obtenez cette fenêtre : 9

10 Double-cliquez sur le champ * pour afficher tous les champs de la table. Pour afficher le résultat, cliquez sur Affichage ( ) ou Exécuter ( ) dans la barre d outils. Vous obtenez la liste de tous les vendeurs que vous avez ajouté dans table, ainsi que les champs qui les concernent. Le mode d affichage est le même que celui que vous obtenez lorsque vous mettez une table en Mode feuille de données. Vous pouvez également choisir les champs que vous souhaitez afficher en double-cliquant sur ceux-ci ou en faisant un glisser-déposer depuis la fenêtre de la table vers la liste de champs en bas. Si vous utilisez des champs dans votre requête et que vous ne voulez pas qu ils apparaissent dans les résultats, décochez la case Afficher. 10

11 Voici le résultat : 3.2. Les tris sur les colonnes Vous pouvez effectuer des opérations de tris sur les champs pour définir dans quel ordre vous souhaitez afficher les enregistrements. Les résultats sont d abord affichés par ordre d apparition dans la requête, puis triés. Dans notre cas, le champ Nom apparaît avant le champ Prenom, donc le tri se fera d abord sur Nom. 11

12 Vous savez maintenant faire des tris simples. Nous allons voir comment faire des tris sur des critères définis par vous-même Les tris sur le contenu Vous pouvez personnaliser vos tris grâce aux lignes Critères et Ou de votre requête. Par exemple : pour retourner les enregistrements qui ne concernent que la famille SONSON, vous tapez dans la colonne Nom et dans la zone Critères : Comme SONSON Dans l exemple suivant, nous voulons retourner les enregistrements dont le champ Nom est égal à SONSON et ceux dont le champ Nom est égal à POUCE. 12

13 On obtient : Pour les opérations sur les dates, vous mettez votre opérateur suivi de la valeur de la date entre #. Vous pouvez effectuer des opérations plus spécifiques sur une partie de la date. Par exemple, pour retourner les vendeurs dont l année de naissance est inférieure à 2000, vous faites comme suit : - donnez un nom à votre champ : date - donnez une valeur à date : Année([Date_naissance]). Date_naissance est le champ de la table Employes. Année() est une fonction prédéfinie d Access. Il existe également Mois(), Jour(), etc. - mettez le tout dans la case Champ d une nouvelle colonne de votre requête de cette manière : date : Année([Date_naissance]). - ne remplissez pas le champ Table car vous retournez un champ qui n existe pas concrètement, le champ date. 13

14 - dans la case Critères, mettez <2000. Plus besoin de mettre les #, puisque vous faites une comparaison sur un nombre (l année), non sur une date. Les résultats retournés sont les vendeurs nés avant l année Si vous connaissez juste une partie de la valeur de votre critère, vous tapez Comme *ON*. Le terme * signifie qu il y a n importe quelle chaîne de caractères avant et après le ON. Cela équivaut à faire un LIKE %ON% en SQL. 14

15 Voici les résultats : 3.4. Les autres critères Si vous souhaitez faire votre requête sur des champs vides, vous mettez comme critère Est null. Inversement, pour les champs différents de null, vous tapez N est pas null. Les autres critères les plus connus sont : - < : inférieur à - <> : différent de - >= : supérieur ou égal à - <= : inférieur ou égal à - = : égal à 3.5. Les critères entrés par l utilisateur Pour permettre à l utilisateur de faire la requête sur un critère qu il tapera en paramètre, il suffit de mettre dans Critères : =Une phrase demandant d entrer le paramètre. Exemple : 15

16 On obtient cette fenêtre à l exécution de la requête : L utilisateur tape la valeur du champ Nom qui sera utilisée. Le résultat est le suivant : Si vous êtes plus à l aise en SQL, vous pouvez directement créer vos requêtes en tapant le code. Pour cela, vous créez votre requête comme nous l avons vu précédemment, et vous basculez en Mode SQL en cliquant dans la barre d outils sur : Vous obtenez un éditeur de requête comme celui-ci : Pour exécuter les requêtes, procédez de la même manière que pour le mode création, cliquez sur Affichage ( ) ou Exécuter ( ) dans la barre d outils. 16

17 4. Les formulaires Les formulaires sont les interfaces graphiques qui servent d intermédiaire entre les utilisateurs et les éléments que nous avons créé précédemment (requêtes, tables, etc.) Les formulaires basiques Pour créer un formulaire dans Access, cliquez sur Formulaires dans le menu de gauche. Puis, sélectionnez Nouveau > Mode Création > Ok. 17

18 Vous obtenez un formulaire vierge, vous allez le remplir par la suite avec les outils de la Boîte à outils. Sélection : permet de sélectionner le contenu d'une zone. Assistant contrôle : permet de travailler avec des contrôles Etiquette : permet d insérer un texte dans le formulaire Zone de texte : permet d'insérer un champ issu d'une table ou d'une requête Groupe d options : permet de regrouper plusieurs éléments Bouton bascule, Case d option et Case à cocher : boutons utilisés dans des champs de type "Oui/non" Zone de liste déroulante : permet d afficher une liste déroulante avec des valeurs à sélectionner Zone de liste : liste simple Bouton de commande : permet de créer des boutons avec des fonctions courantes (ouverture et fermeture de formulaire par exemple) Images: permet d'insérer des images Cadre d'objet indépendant : permet d'insérer un objet externe à votre application qui ne dépend pas de l'enregistrement Cadre d'objet dépendant : permet d'insérer un objet externe à votre application mais qui dépend de l'enregistrement Saut de page : permet de diviser une formulaire en plusieurs pages Contrôle d'onglet : permet d'insérer des onglets Sous-Formulaire/Sous-Etat : permet d insérer des formulaires ou des états dans votre formulaires Trait Rectangle Autres contrôles : des contrôles supplémentaires Chaque élément a des propriétés que vous pouvez vous amuser à modifier. La boîte de propriétés se présente ainsi : 18

19 4.2. Les formulaires personnalisés Liaisons entre une formulaire et une table ou une requête Affichez les propriétés du formulaire et allez dans l onglet Données. Dans le champ Source, sélectionnez la table ou la requête que vous voulez affichez. Dans notre cas, il s agit de la table Employes. Une petite fenêtre s affiche avec la liste des champs contenus dans la table. Faites un glisser-déposer des champs dans le formulaire. Dans la barre d outils ou en faisant un clic droit sur le formulaire, passez en Mode formulaire. 19

20 Vous obtenez ceci : On retrouve la barre de navigation en bas. Elle vous permet d afficher votre formulaire pour n importe quel enregistrement. En cliquant sur le dernier bouton avec l étoile, vous pouvez entrer de nouveaux enregistrements dans votre table Les filtres Si vous souhaitez afficher le formulaire uniquement pour un enregistrement particulier, tapez dans la propriété Filtre dans l onglet Données : le_nom_du_champ_à_filtrer = la valeur Dans l exemple suivant, on affiche le formulaire pour le vendeur ayant l ID numéro 4. 20

21 5. Les états Un état est une feuille de statistique basée sur une requête Création de la requête Pour créer notre état, nous allons d abord créer une requête. Allez dans Requête > Nouveau > Mode création > Ok. Sélectionnez toutes les tables pour la requête. Double-cliquez sur le champ * dans chacune des tables afin d afficher tous les champs. Vous pouvez exécuter la requête pour visualiser les résultats. Enregistrez-la sous le nom de Requete_etat, puis fermez-la Création de l état Nous utiliserons l assistant pour mieux comprendre en quoi consiste votre premier état. Maintenant, allez dans Etats dans le volet de gauche, faites Nouveau > Assistant Etats > Ok. Dans la fenêtre Assistant état, choisissez Requete_etat dans la liste déroulante Tables/requêtes. Vous venez de spécifier à votre état qu il affichera les résultats de la requête Requete_etat. Sélectionnez les champs Nom, Prenom, Quantite, Designation, Nom_lieu les uns après les autres, puis cliquez à chaque fois sur. Les champs sont transférés dans la liste de droite, ce sont ceux que nous utiliserons. 21

22 Cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre suivante, vous avez la possibilité d effectuer des regroupements d enregistrements en fonction d un champ que vous aurez choisi. Sélectionnez Nom. A ce stade, vous pouvez afficher votre état en cliquant sur Terminé car les fenêtres suivantes concernent la mise en forme. Mais nous allons continuer, cliquez sur Suivant. Nous avons vu précédemment les tris pour les requêtes. La fenêtre qui s affiche maintenant vous propose de faire un tri sur votre affichage. Le principe est le même, vous choisissez un champ et vous définissez dans quel ordre il doit être trié. Prenons le champ Prenom et trions-le par ordre croissant en cliquant sur le bouton à droite. Notons que le champ Nom n apparaît pas dans la liste car il est déjà utilisé comme critère de regroupement. 22

23 Cliquez sur Suivant. La fenêtre suivante permet de définir le mode d affichage des résultats et le format du document. Laissez les valeurs par défaut. Cliquez sur Suivant. Définissez maintenant le style du document. Choisissez Société. Vous pouvez visualiser l aperçu qui s affiche lors de la sélection. 23

24 Cliquez sur Suivant. Donnez un nom à votre état ou laissez le nom par défaut. Cliquez sur Terminé. Vous obtenez ceci : Les états s affichent sous forme d une page A4 par défaut, non modifiable, similaire à un document Word, prête à imprimer. D ailleurs, si vous souhaitez modifier votre état, vous pouvez le transformer en document Word en cliquant sur dans la barre d outils Personnalisation de l'état Par défaut, les en-têtes des champs prennent le nom du champ. Vous pouvez modifier votre état de la même manière que pour les formulaires ou les tables. Il vous suffit de passer en Mode Création en cliquant sur dans la barre d outils. Nous allons la modifier pour qu elle soit plus compréhensible. En Mode Création, nous avons ceci : 24

25 Nous avons mis une phrase dans la partie Détails qui retourne les enregistrements. Un champ calculé a été ajouté dans le pied d état (si vous le mettez dans le pied de page, cela ne fonctionnera pas). Ce champs a comme propriété Source contrôle la valeur =Somme([Quantite]). Cela signifie qu il retourne la somme de toutes les quantités de produits. Vous pouvez également faire une somme intermédiaire pour chaque famille de vendeur en mettant le même champ dans la zone Pied de groupe Nom que vous ajoutez comme suit : - faites un clic droit sur la fénêtre de l état, puis sélectionnez Trier et grouper - sélectionnez le champ de regroupement Nom, puis en bas, mettez Oui pour Pied de groupe. Fermez la fenêtre. 25

26 Une nouvelle zone apparaît. Vous créez un champ de type Zone de texte que vous placez dans le pied de groupe Nom. En mode Aperçu, on obtient : Conclusion Nous pouvons dire qu Access est un outil complet, utilisé depuis des années et accessible à tous. Nous n avons pourtant abordé que les bases. Vous pourrez faire bien d autres découvertes en consultant l aide Access sur le site de Microsoft. Le point fort de cet outil, ce sont les états. Il est plus facile de créer des rapports avec Access qu avec n importe quel autre outil. Cependant, il y a des inconvénients. Par exemple, il n est pas adapté pour un mode multi utilisateurs. Ce qui ne le rend pas attractif pour les entreprises. Retenons quand même la rapidité avec laquelle on s adapte à son fonctionnement. La question qu on peut se poser est : Réussira-t-il à faire face aux nouvelles technologies de développement? 26