Appel d offre d un parc de photocopieurs Noir et Blanc pour le Collège A Frank de Dourges

Transcription

1 Collège Anne FRANK Rue du 8 mai DOURGES TEL : FAX : Ce z@ac-lille.fr Appel d offre d un parc de photocopieurs Noir et Blanc pour le Collège A Frank de Dourges

2 Réponse à adresser à : Collège Anne Frank Monsieur DELGRANGE REYNALD Gestionnaire Rue du 8 mai DOURGES Avant le : 20 Mai 2014 (cachet de la Poste faisant foi) 2

3 TABLE DES MATIERES I ) Le Client II) Présentation du site III) Présentation des besoins IV) Conditions générales de l Appel d Offre et Obligations du prestataire V) Engagements de l établissement Annexe 1 3

4 I) Le Client : Le collège A Frank de Dourges est situé : Rue du 8 mai DOURGES II) Présentation des sites : Il est représenté par : Mme Sylvie Coupé, Principale du collège Le marché est élaboré et suivi par : Mr Reynald Delgrange, Gestionnaire II) Présentation du site : Le collège A Frank de Dourges est construit sur une base de 1400 m2. L établissement comporte 75 personnels enseignants, techniques et administratifs et 542 élèves. La mise en place du matériel demandé est prévue pour le 1 Juillet Les photocopieurs prévus dans le marché sont situés : - 2 loués au prestataire choisi disposés en salle informatique juxtaposée à la salle des professeurs - 1 acheté au même prestaire et réservé à la direction (chefs d établissement, intendance, et secrétariat) 4

5 III) Présentation des besoins et caractéristiques techniques demandées Le présent appel d offres se décompose en deux parties : Pour la direction un photocopieur neuf acheté avec les caractéristiques suivantes : - noir et blanc avec format papier A5 à A bac A4 500 feuilles + 1 bac A3 500 feuilles recto verso - Fax - Port usb - Scanner noir et blanc et couleur vers mail, usb - compatible protocole PCI 5 E, PCL6, Postscript 3 - chargeur recto verso - débit d impression d au moins 35 pages par minutes - Ecran tactile couleur - Carte réseau ou programmation permettant l impression du réseau administratif et du réseau pédagogique 2 Possibilités pour les bacs de sorties : - 2 bacs de sorties configurés pour deux groupes d utilisateurs distincts (un pour la direction et l intendance, et un autre pour le secrétariat de direction et la vie scolaire) Ou - 3 bacs de sorties configurés pour trois groupes d utilisateurs disctincts (un pour la direction, un autre pour l intendance et un troisième pour le secrétariat de direction et la vie scolaire) - Pour les enseignants, deux photocopieurs neuf loués, noir et blanc, avec les caractéristiques suivantes : - noir et blanc avec format papier A5 à A bac A4 500 feuilles + 1 bac A3 500 feuilles recto verso - port usb - Scanner vers mail, usb - compatible protocole PCI 5 E, PCL6, Postscript 3 - chargeur recto verso - débit d impression d au moins 35 pages par minutes - Ecran tactile couleur - Carte réseau ou programmation permettant l impression du réseau administratif et du réseau pédagogique - Gestion des quotas des enseignants par IP sur le poste du gestionnaire et directement sur la machine - 1 bac de sorties. 5

6 IV) Conditions générales de l appel d offre et obligations du prestataire Le prestataire répondant à cet appel d offre s engage sur plusieurs points: a) Il doit prendre en compte dans son offre le rachat du restant du à la société Reprothèque d un montant de euros. En effet, nous étions jusqu alors engagés jusqu en Décembre 2015 (calcul disponible en annexe I). Il devra s occuper de la restitution du matériel à Reprothèque, ainsi que des démarches du remboursement du restant du. b) Le contrat avec le lauréat de l appel d offres est signé pour une durée de 60 mois. L offre doit comprendre la location de deux machines (salle des professeurs), le contrat de maintenance sur les 3 machines (celle achetée et les deux autres louées), les consommables (hors agrafes et papier), les pièces détachées, la main d œuvre et le déplacement, ainsi qu un forfait annuel de copies noir et blanc. Ce coût, incluant les points précédemment énoncés, ainsi que le rachat du restant du de 7607,08 euros. c) Le coût des copies supplémentaires doit être fixe durant toute la durée du contrat. Il sera calculé une fois dans l année à la date anniversaire du contrat sur la base d un dépassement du nombre de pages du quota annuel de copies. d) La durée d intervention lors d une panne doit être compris entre 4 et 8 heures. Si l intervention du technicien ne permet pas le dépannage de la machine, une solution provisoire devra être immédiatement trouvée par le service technique du prestataire. e) Le remplacement des pièces est à la charge du fournisseur, lauréat du marché. Les fours cassés, en raison d une négligence de l établissement, seront également à la charge du prestataire, sans remise en question du présent appel d offres, dans la limite de 3 casses sur l ensemble de la durée d engagement du contrat. Au delà, une rencontre doit être prévue avec le commercial avant toute facturation des dites pièces détachées. Aucun frais de déplacement, ou de mains d œuvre supplémentaires ne devront être facturés au collège. f) L entretien périodique doit se faire à échéance normale prévue par le (ou les )constructeur(s) des machines fournies par le prestataire. g) L installation, la mise en service du matériel, l assistance technique, les fournitures servant à l installation (câbles, cartes, hub, pilotes, configuration informatique) seront inclus dans le contrat. h) Une formation pour l ensemble du personnel devra être prévue et planifiée avec la Direction une fois le contrat signé, dans les 75 jours suivants l installation du matériel. Le fournisseur devra prendre cette formation obligatoire à sa charge. i) Les critères environnementaux et les mesures écologiques mises en œuvre par la société seront pris en compte dans le choix du fournisseur. j) Une rencontre avec le commercial sera prévue tous les trimestres pour s assurer du bon déroulement du présent contrat. k) La facturation se fera trimestriellement les 1er septembre, 1er décembre, 1er mars, 1 Juin. l) A l issue du contrat, le prestataire pourra, à la demande de l établissement, lui donner la possibilités d acquérir le materiel loué. Une offre de prix sera alors faite par le prestataire et négocié avec la Direction de l établissement. m) Le respect des différentes conditions énumérées par le présent cahier des charges est impératif. 6

7 V) Engagements de l établissement: a) Le prestataire sera prévenu par courrier de l obtention ou non du présent marché avant le 1 juin b) L établissement s engage à payer sous 30 jours à réception des factures envoyées par le prestataire. c) L établissement s engage à maintenir le matériel loué dans les meilleurs conditions de fonctionnement et à prévenir le prestataire de la moindre anomalie constatée. 7

8 Annexe I : Somme due au 1 Juillet à prendre en charge. Le montant du à REPROTHEQUE dans un contexte de rupture anticipée du contrat n au 01/07/2014. La somme due est de 7607,08 euros toutes taxes comprises. En effet, notre contrat est échu au 31/12/2015, soit 6 trimestres résiduels au 01/07/ Echéance trimestrielle : 960,49 x 6 = 5762,94 euros hors taxes - Pénalité de 10% pour rupture anticipée - TVA à 20 % - Montant total : 7607,08 euros ttc 8

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