Berne, les 9 et 10 novembre 2010 (de 9 h 30 à 12 h 30 et de 15 à 18 heures), salle Heinrich von Stephan. Prendre note du présent document.

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1 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CA C Doc 23 CONSEIL D'ADMINISTRATION Commission 3 (Finances et administration) Comptabilité Berne, les 9 et 10 novembre 2010 (de 9 h 30 à 12 h 30 et de 15 à 18 heures), salle Heinrich von Stephan Rapport du Bureau international (Point 23 de l'ordre du jour) 1. Objet Présenter l état de la situation du programme «Comptabilité». Références/paragraphes 1 à Décision attendue Prendre note du présent document. 11 I. Introduction 1. Le déploiement de s est effectué par quatre actions principales. La première a été la conception d un modèle de comptabilité et l informatisation sous forme de logiciel dudit modèle. La deuxième a porté sur l étude menée pour connaître l état de situation des entreprises postales des Pays-membres par rapport à des coûts. Cette étude a été faite par le biais d un questionnaire envoyé à tous les pays en développement. La troisième action a porté sur les séminaires de sensibilisation et de formation et la dernière par des implantations concrètes au sein de certaines entreprises postales. 2. Avant le déploiement, l UPU a d abord conçu un modèle de comptabilité pour satisfaire les besoins spécifiques du secteur postal dans ce domaine avec un double souci: disposer d un modèle facile à mettre en œuvre et peu coûteux, tout en répondant aux besoins de des coûts. Ce modèle a ensuite fait l objet d une application informatique dont le développement a été entièrement financé par La Poste française. Ce logiciel dénommé «THALIA POSTE» est actuellement disponible dans différentes versions linguistiques: anglais, arabe, espagnol, français et russe. II. Bilan des actions engagées pour l implantation de au sein des entreprises postales / 3. L étude portant sur la situation des entreprises postales par rapport à des coûts fait ressortir, comme le montre le tableau en annexe 2, que, sur les 171 pays auxquels le questionnaire a été envoyé: 29 pays avaient implanté des systèmes de calcul des coûts sans (deux pour l Afrique, deux pour l Amérique, cinq pour l Asie/Pacifique, deux pour les Caraïbes, 15 pour l Europe et la Communauté des Etats indépendants (CEI) et trois pour les pays arabes); DFI

2 2 120 pays ne disposaient pas de système de calcul des coûts (41 pour l Afrique, 17 pour l Amérique, 20 pour l Asie, 21 pour les Caraïbes, huit pour l Europe et la CEI et 13 pour les pays arabes; deux pays étaient en train de mettre leur propre comptabilité des coûts; l état de situation n est pas connu pour 20 pays qui n ont pas répondu au questionnaire. 4. Le Bureau international a également organisé 18 séminaires et ateliers et de formation: sept séminaires ont été organisés pour les pays d Afrique francophone et anglophone, dont deux au Togo, un au Sénégal, deux au Zimbabwe, un en Zambie et un en Ouganda; deux séminaires ont été organisés pour les pays arabes, dont l un en Syrienne (Rép. arabe) et l autre au Maroc; trois séminaires ont été organisés pour l Amérique latine, dont un à Cuba et deux en Uruguay; deux séminaires ont été organisés en Asie, l un au Viet Nam et l autre en Thaïlande; deux séminaires ont été organisés pour les pays de la CEI, l un à Paris et l autre au Bélarus; un atelier de formation pour l opérateur désigné de la Barbade en 2010; un atelier de formation pour l opérateur désigné de l Arabie saoudite. 5. Les tableaux en annexe 2 donnent l état d implantation de au sein des Paysmembres. De ce tableau, il ressort que, sur un total de 120 pays dont on sait qu ils ne disposaient pas de systèmes de comptabilité des coûts, 52 pays ont pu mettre des systèmes actuellement avec l appui, dont 47 sont. Les cinq autres systèmes mis ne le sont pas car trois d entre eux sont mal installés et deux ne disposent pas du logiciel. 6. Sur les 52 systèmes, 14 sont autofinancés (Bénin, Botswana, Burundi, Cameroun, Cuba, Ethiopie, Madagascar, Niger, Nigéria, Rwanda, Swaziland, Rép. unie de Tanzanie, Zambie et Zimbabwe), 14 ont été financés par le FAQS (Afghanistan, Arabie saoudite, Bhoutan, Cambodge, El Salvador, Kiribati, Maldives, Myanmar, Mongolie, Népal, Papouasie Nouvelle-Guinée, Samoa, Tuvalu et Ukraine), neuf ont été financés dans le cadre de plan de développement régional (Bangladesh, Rép. dém. pop. lao, Philippines, îles Salomon, Sri Lanka, Rép. dém. de Timor-Leste, Tonga, Vanuatu et Viet Nam), six ont été financés par La Poste française (Barbade, Belize, Burkina Faso, Sainte-Lucie, Rép. arabe syrienne et Trinité-et-Tobago) et six par le biais de l article 17 du budget (Djibouti, Ghana, Mali, Ouganda, Soudan et Yémen), trois pays dont l installation est à reprendre ont aussi bénéficié du financement octroyé par la France (Bahamas, Guyane et Antilles néerlandaises). 7. Il faut noter les éléments suivants: Trois pays ont élaboré, avec l appui du programme «Comptabilité», des projets qui ont déjà été approuvés par le Fonds pour l amélioration de la qualité de service (FAQS) (Arabie saoudite, Qatar et Ukraine). L Union postale des Amériques, de l Espagne et du Portugal a fait financer par le FAQS neuf logiciels de comptabilité des coûts qui sont en instance d implantation (Rép. dominicaine, El Salvador, Equateur, Nicaragua, Rép. de Panama, Paraguay, Pérou, Uruguay et Rép. bolivarienne du Venezuela). Neuf logiciels de comptabilité des coûts financés par la France sont en instance au Bureau international (Bermudes, Cayman, Dominique, Montserrat, îles Vierges britanniques, Grenade, Jamaïque, Aruba et Saint-Christophe (Saint-Kitts)-et-Nevis). Cinq équipes de déploiement ont été constituées, dont quatre ont été formées. La première pour la région Asie/Pacifique, la seconde pour l Afrique anglophone, la troisième pour la région arabe et la dernière pour les Caraïbes. L équipe pour la région Amérique latine n est pas encore formée. Chacune des équipes est composée de collaborateurs ressortissant des régions concernées. Ces équipes, dont deux seulement sont actuellement opérationnelles (Asie/Pacifique et arabe), ont été formées par le Chef du programme «Comptabilité». Un collaborateur de l opérateur désigné de l Arabie saoudite a été formé chez le fournisseur du logiciel pour une semaine. Cette formation a été organisée par l entremise du programme «Comptabilité».

3 3 III. Evaluation de l implémentation des systèmes de comptabilité du cycle financier clos le 31 décembre Un questionnaire comportant cinq questions a été envoyé à 42 opérateurs désignés et 28 d entre eux ont répondu, soit un taux de participation de 66,67%. Ce questionnaire a porté sur: l opérationnalité des systèmes de comptabilité installés; la stabilité du personnel en charge de la gestion du système de comptabilité qui avait été formé lors de l'implémentation du système; les difficultés rencontrées dans la gestion des systèmes de comptabilité installés et les besoins d assistance; l appréciation des bienfaits de disposer d'une comptabilité ; la formulation d observations ou de suggestions concernant la méthodologie utilisée par l'upu pour l'implémentation des systèmes de comptabilité. 9. L évaluation a montré entre autres les éléments ci-après: Les opérateurs désignés ne disposent le plus souvent pas de comptabilité générale satisfaisant les conditions d implantation de, notamment en matière de ventilation des charges d exploitation (ventilation par centre de coût, par produit ou par prestation). Les comptabilités de certains opérateurs désignés sont même entièrement incluses dans publique de leur Etat. A cause de ces situations, il a été souvent nécessaire de procéder au retraitement des données de ces comptabilités avant de pouvoir les utiliser dans et ces retraitements demandent beaucoup de temps de travail. Même si tous les opérateurs désignés disposent généralement de statistiques, celles-ci sont souvent inexploitables sans retraitement par ou alors la collecte n est pas suffisamment détaillée ou ventilée pour une utilisation adéquate en comptabilité. Par exemple, les statistiques de production présentées par centre de coûts ou de profits et même les produits ou prestations tels qu ils sont définis souvent exploitables en comptabilité. On note aussi l absence de manuels de procédure de collecte et de traitement des statistiques. Le personnel en charge des statistiques manque également souvent de formation dans ce domaine. Les personnes en charge de n ont souvent pas de formation suffisante dans ce domaine, sont trop mobiles et ne connaissent pas bien le domaine opérationnel pour pouvoir mettre une comptabilité postale adéquate. Les experts formés pour constituer les équipes de déploiement en vue de suppléer le Chef du programme «Comptabilité» sont également très mobiles. Sur les six experts formés, seuls deux sont actuellement et (régions Asie/Pacifique et arabe), deux ont quitté leur employeur (région Afrique anglophone) et l efficacité des deux derniers n a pas été probante (région Caraïbes). Les opérateurs désignés sont également réticents à les mettre à disposition de l UPU. IV. Conclusion 10. Compte tenu de ce qui précède, il convient notamment: de revoir l approche de gestion du projet telle qu elle se pratique actuellement en tenant compte des spécificités des demandes; il faut particulièrement se pencher sur les attentes de chacune des parties prenantes à la mise en œuvre du programme «Comptabilité» en redéfinissant les rôles et les responsabilités respectives; dans ce contexte, une collaboration renforcée avec certaines Unions restreintes pourrait fournir des pistes à approfondir; de développer et de mettre des approches et des outils permettant une efficacité plus optimale des programmes dans leurs rapports avec les Pays-membres. 11. Après la mise ou l appui à la mise de dans plus de 50 pays et après avoir procédé à la formation d équipes de déploiement dans toues les régions de l Union, il semble souhaitable de réaménager également la mise en œuvre du programme «Comptabilité» en privilégiant le recours à une expertise ad hoc, en fonction des besoins et des situations. La gestion du pro-

4 4 gramme pourrait être réorientée pour s adapter aux besoins d appuis techniques et à la formulation de projets à soumettre aux bailleurs de fonds (FAQS et autres, etc.) La description de poste serait ajustée pour correspondre aux exigences de telles adaptations. 12. Le Conseil d administration est invité à prendre note du document et de la conclusion visant à opérer des ajustements au niveau de la gestion et du programme «Comptabilité». Berne, le 11 octobre 2010 Edouard Dayan Secrétaire général

5 Etat de la situation de des coûts au 30 juin 2010 Régions de pays ayant de pays mettant actuellement la comptabilité de pays n ayant pas encore de comptabilité de pays pour lesquels les informations de pays ayant des systèmes et actuellement de pays ayant des systèmes, mais non encore de pays dont les logiciels sont Afrique Amérique Asie/Pacifique Caraïbes Europe et CEI Pays arabes Total Implantations qui pourraient être réalisés avant la fin de 2010 UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CA C Doc 23.Annexe 1

6 Situation de des coûts au 2 juin 2010 Pays ayant Afrique Afrique du Sud Malawi Pays n ayant pas encore de comptabilité Angola Cap-Vert Centrafrique Comores Congo (Rép.) Côte d Ivoire (Rép.) Erythrée Gabon Gambie Guinée Guinée-Bissau Guinée équatoriale Lesotho Libéria Maurice Mozambique Namibie Rép. dém. du Congo Sao Tomé-et-Principe Sénégal Seychelles Sierra Leone Tchad Pays pour lesquels les informations Systèmes et actuellement Bénin Botswana Burkina Faso Burundi Cameroun Ethiopie Ghana Madagascar Mali Niger Nigéria Ouganda Rwanda Swaziland Tanzanie (Rép. unie) Zambie Zimbabwe Systèmes mais non encore Togo Logiciel disponible UPU UNION POSTALE UNIVERSELLE CA C Doc 23.Annexe 2

7 Pays ayant Pays n ayant pas encore de comptabilité Pays pour lesquels les informations Systèmes et actuellement Systèmes mais non encore Logiciel disponible Amérique Argentine Brésil Bolivie Chili Costa-Rica Dominicaine (Rép.) Equateur Guatémala Honduras (Rép.) Mexique Nicaragua Panama (Rép.) Paraguay Pérou Uruguay Venezuela (Rép. Bolivarienne) Colombie Cuba El Salvador Dominicaine (Rép.) El Salvador Equateur Nicaragua Panama (Rép.) Paraguay Pérou Uruguay Venezuela (Rép. bolivarienne) 2

8 Pays ayant implanté leur Pays n ayant pas encore de comptabilité Pays pour lesquels les informations Systèmes et actuellement Systèmes mais non encore Logiciel disponible Asie/Pacifique Brunei Darussalam Indonésie Iran (Rép. islamique) Thaïlande Chine (Rép. pop.) Corée (Rép.) Fidji Inde Malaisie Nauru Pakistan Rép. pop. dém. de Corée Singapour Afghanistan Bangladesh Bhoutan Cambodge Kiribati Lao (Rép. dém. pop.) Maldives Mongolie Myanmar Népal Papouasie Nouvelle- Guinée Philippines Salomon (îles) Samoa Sri Lanka Timor-Leste (Rép. dém.) Tonga Tuvalu Vanuatu Viet Nam 3

9 Pays ayant Pays n ayant pas encore de comptabilité Pays pour lesquels les informations Systèmes et actuellement Systèmes mais non encore Logiciel disponible Caraïbes Antigua-et-Barbuda Bermudes Dominique Anguilla Cayman Montserrat Turques et Caïques Vierges britanniques (îles) Grenade Haïti Jamaïque Aruba Saint-Christophe (Saint- Kitts)-et-Nevis Saint-Vincent-et-Grenadines Suriname Antilles néerlandaises 1 Bahamas 1 Barbade Belize Guyane 1 Trinité-et-Tobago Sainte-Lucie Bermudes Dominique Cayman Montserrat Vierges britanniques (îles) Grenade Jamaïque Aruba Saint-Christophe (Saint- Kitts)-et-Nevis 4 1 A réinstaller.

10 Pays ayant Pays n ayant pas encore de comptabilité Pays pour lesquels les informations Systèmes et actuellement Systèmes mais non encore Logiciel disponible Europe et CEI Arménie Belarus Bulgarie (Rép.) Chypre Géorgie Hongrie (Rép.) Kazakhstan Kirghizistan Lettonie Ouzbékistan Roumanie Slovaquie Slovénie Tadjikistan Tchèque (Rép.) Albanie Azerbaïdjan Bosnie et Herzégovine Croatie L ex-république yougoslave de Macédoine Pologne Turquie Malte Moldova Monténégro Serbie Turkménistan Ukraine 5

11 Pays ayant Pays n ayant pas encore de comptabilité Pays pour lesquels les informations Systèmes et actuellement Systèmes mais non encore Logiciel disponible Pays arabes Jordanie Maroc Tunisie Algérie Egypte Jamahiriya libyenne Liban Mauritanie Oman Palestine Qatar Somalie Bahrain (Royaume) Emirats arabes unis Iraq Kuwait Oman Arabie saoudite Djibouti Soudan Syrienne (Rép. arabe) Yémen 6