AIDE A L EVALUATION DES RPS DANS LES COLLECTIVITES. Date : 13/10/2015 PREVENTICA LYON Intervenants : Franck DALPAN, ACFI

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1 AIDE A L EVALUATION DES RPS DANS LES COLLECTIVITES Date : 13/10/2015 PREVENTICA LYON Intervenants : Franck DALPAN, ACFI

2 Programme Généralités Généralités Cadre réglementaire Démarche de prévention : Phases de l évaluation Outils utilisés Retours d expérience

3 Généralités : Définition Risques pour la santé mentale, physique ou sociale, engendrés par les conditions d emploi et les facteurs organisationnels et relationnels susceptibles d interagir avec le fonctionnement mental

4 Généralités : Facteurs de RPS 6 dimensions d analyse: 1) Exigences du travail (charge, complexité, horaires ) 2) Exigences émotionnelles 3) Autonomie et marge de manœuvre 4) Rapports sociaux et reconnaissance au travail 5) Conflit de valeurs 6) Insécurité socio-économique

5 Cadre réglementaire : Accord Cadre sur les RPS Signé le 22 octobre 2013 par le ministre de la fonction publique et organisations syndicales (CFDT, CFTC, CFE-CGC, CGT, FSU, FA-FPT et SMPS) Point phare : Obligation pour tous les employeurs publics d évaluer et de rédiger un plan d action de prévention des RPS d ici à 2015 Autres points: Démarche participative (impliquant agents, CHSCT, ) Formation en matière de RPS pour tous les acteurs Outils méthodologiques proposés

6 Démarche de prévention : Phases de l évaluation 1) Réunion avec la Direction de la collectivité 2) Recueil des indicateurs par la collectivité 3) Réunions de présentation au CHSCT puis aux agents 4) Questionnaires type QCM distribué à l ensemble des agents 5) Entretiens : 2 possibilités sont données : Entretiens collectifs (selon INRS ED 6140) Entretiens individuels (selon grille «CDG 83») 6) Rédaction d un rapport d intervention + intégration au DU 7) Restitution à l autorité territoriale et à la direction de la collectivité 8) Restitution aux agents ayant participé aux entretiens

7 Démarche de prévention : Choix Individuel / Collectif Collectif Avantages Plan d actions directement proposé par le groupe Temps Méthode citée dans les accords Reproductibilité Coût Inconvénients Choix des groupes Certains agents non écoutés Difficulté d établir des actions communes à toute la collectivité Individuel Tous les agents sont entendus Accueil positif des agents Repérage de problématique individuelle Temps et reproductibilité notamment des entretiens Besoin d un animateur avec sens du contact et esprit synthétique Coût

8 Retour d expérience 1: Généralités Mairie de 35 agents répartis en 3 unités de travail : Services Techniques Services administratifs (hôtel de ville, PM, associations, médiathèque) Autres (Ecoles, entretien des locaux, crèche) Collectivité marquée par un conflit entre Maire et DGS avec départ imminent du DGS actuel 32 agents reçus en entretien individuel + QCM distribué 10,7% d absentéisme en 2013

9 Retour d expérience 1: Constats Peu de problèmes majeurs à la police municipale, la crèche et les services techniques Difficultés organisationnelles fortes au niveau des administratifs, de l entretien des locaux et des écoles Pas de fonction Ressources Humaines développée congés, formation, carrières Lien hiérarchique non identifié Ambigüité sur rôle des élus

10 Retour d expérience 1: Constats Ecole: Responsable «officiel» a indiqué ne pas vouloir s occuper de la maternelle ce qui entraine des dysfonctionnements Un agent en disponibilité doit revenir après un an et cristallise des craintes de la part des autres agents Entretien des locaux: Sentiment d inégalités de traitement entre les agents 2 agents à problème repérés avec absence de service fait et aucune sanction Absentéisme fort Planning géré à la volée Légitimité responsable remise en cause

11 Retour d expérience 1: Actions proposées Actions préconisées Priorité Réflexion sur latitudes décisionnelles et activités du futur DGS Redéploiement des agents administratifs avec un agent référent RH Procédure de gestion courante RH à formaliser (congés, horaires, maladie, carrières ) Gestion des 3 «cas statutaires» à problèmes Refonte du régime indemnitaire (prime au présentéisme?) Accueil des nouveaux embauchés à formaliser Plan de formation à formaliser Création d un organigramme fonctionnel Fiche de service et de poste à formaliser

12 Retour d expérience 1: Actions proposées Actions préconisées Priorité Participation des agents sur l aménagement de la nouvelle mairie Réflexion sur horaires de travail des agents administratifs Mise à plat des activités de la comptable (budget et paye) Mise à plat des activités de l urbanisme notamment par rapport aux travaux Informatisation de la régie pour libération de temps sur autres missions pour agent responsable Fusion accueil maison des associations et police municipale Création de binôme par missions avec fusion accueil général et service à la population par exemple

13 Retour d expérience 1 Actions proposées Actions préconisées Clarification du rôle du responsable affaires scolaires et éventuellement nomination d un nouveau référent pour l entretien des locaux et l école maternelle Formaliser la procédure de commande de matériel et de produits Priorité Contrôle régulier des agents d entretien et définition des attentes en terme d entretien des locaux Passage périodique des élus sur les structures excentrées Pas de problème spécifique aux services techniques hormis une autorité reposant sur moment de convivialité institutionnalisé Risque addictions?

14 Retour d expérience 2 : Généralités Communauté de communes de 100 agents répartis en 2 unités de travail : Pôle déchets comprenant collecte OM et déchetteries Pôle administratif Effectif de la CC a explosé suite à la récupération de la collecte OM en régie (passage de 20 à 100 agents en 1 an ½) Demande d intervention de la part du pôle déchets suite à montée en puissance de plaintes des agents Statistiques peu fiables du fait de l augmentation rapide de l effectif

15 Retour d expérience 2 : Constats Collecte OM et déchetteries Déchèterie: : Isolement fort par rapport à la collectivité Manque de légitimité ou la non clarification des missions du responsable des déchèteries Manque de matériel et communications approximatives entre la direction du pôle et les agents de terrain Collecte: Sentiment de déséquilibre des charges de travail Absentéisme important responsable de dysfonctionnements (plannings ) Autres: Besoin de renforcer communication interne Manque de connaissance et d appui sur volet RH

16 Retour d expérience 2 : Actions proposées Collecte OM Actions Mise en place de réunions périodiques par équipe sur le thème des tournées Structuration de la mission de chef d équipe collecte Création d équipes de collecte par zone (comme sur la tournée du Luc) pour uniformiser les charges et l entraide sur les différentes tournées Réalisation Réunions générales trimestrielles déjà mises en place. Des réunions par équipes sont prévues dès que le local des chefs d équipe aura été crée Construction d un bureau pour les chefs d équipe (1 er trimestre 2015), formations prévues (4 ème trimestre 2014, 2015), réunions d information Mise en œuvre en cours qui sera finalisée lorsque les chefs d équipe auront leur bureau

17 Retour d expérience 2 : Actions proposées Collecte OM Actions Réalisation Revoir le procédé de nettoyage des tenues Peu d agents sont mécontents des Réflexion sur qualité des tenues pour prochain marché et consultation des agents sur le choix tenues. Un bilan sera effectué à l issue du marché actuel afin d améliorer la qualité et le nettoyage des tenues Dotation d une tenue de pluie de rechange et mise en place d un espace de séchage pour les tenues de pluie Procédure de gestion des absences injustifiées Formation Secourisme pour les chauffeurs Une réflexion est en cours pour mettre en place un espace de séchage Procédures existantes qui entrainent des changements d affectation pour les agents présents Formation de moniteurs SST qui formeront les agents à compter de 2015

18 Retour d expérience 2 : Actions proposées Déchetteries Actions Revoir les missions du responsable des déchèteries et modalités de suivi des agents sur les sites Information des agents des déchèteries sur la récupération des DDS Dotation de casiers sur chaque déchèterie Mesure champ électromagnétique sur déchèterie de Flassans Réalisation Un référent déchèteries a été désigné afin de renforcer le suivi des déchèteries et d être un relai d information Une simplification de cette procédure a été faite en mai Une formation d une demi journée spécifique à cette procédure a eu lieu le 1 er juillet 2014 Des casiers ont été installés afin que les agents puissent se changer sur place Recherche d un prestataire en cours pour réaliser la mesure

19 Retour d expérience 2 : Communauté de communes Bilan 30 actions préconisées sur le pole valorisation des déchets 10 actions réalisées ou en cours de mise en place dans le mois suivant la présentation à la direction 3 situations individuelles «à problème» détectées Une a été réglée à l issue de la démarche sans forcément d intervention directe du CDG 83

20 Retour d expérience 3 : Généralités Commune de 28 agents réparties dans 4 unités de travail : Encadrement Services techniques Ecole / Entretien Administratifs Pas de problème particulier collectivité souhaitant se conformer à la circulaire Choix des entretiens collectifs + QCM

21 Retour d expérience 3 : Chiffres tirés des QCM (89 % de taux de réponse) 76 % des agents considèrent que leur travail exige d apprendre des choses nouvelles 80 % considèrent avoir la liberté de décider comment réaliser leur travail 79% des agents estiment que leurs collègues facilitent leur travail 92 % considèrent que leurs supérieurs hiérarchiques facilitent leur travail et qu ils réussissent à faire travailler les gens ensemble 68%des agents considèrent devoir travailler très vite 79 % des agents considèrent que leur salaire n est pas satisfaisant en rapport avec leurs efforts et réalisations

22 Retour d expérience 3 : Mesure du Stress Psychologie (MSP9) Score global =>stress légèrement supérieur à la moyenne de la population de référence Niveaux les plus élevés : Ecoles/Cantine (2 agents) Niveaux intermédiaires : Encadrants Ecoles/Cantine Niveaux modérés : Services techniques Administratif / PM Permet orientation vers médecine du travail

23 Retour d expérience 3 : Résultats des entretiens collectifs La méthode INRS permet de classer les unités de travail entre elles selon les réponses des agents aux questions sur les différents FRPS (4 choix possibles fonction de l intensité du facteur présent) Unité de travail Administratif PM Encadrants Services Techniques Ecoles Classement

24 Retour d expérience 3 : Synthèse Risques psycho-sociaux dans la collectivité : Niveau faible Service des écoles le plus impacté Facteurs de risques prépondérants : Intensité et complexité du travail (attention et vigilance, interruption dans le travail), reconnaissance dans le travail Facteurs de protection : autonomie, intérêt du travail, rapports sociaux, absence de conflit de valeurs

25 Retour d expérience 3 : Actions proposées zoom sur les écoles Actions ECOLES Information des agents sur les résultats des mesures de bruit dès la connaissance des résultats Acter par écrit les éventuels manquements professionnels et / ou attitudes agressives du cuisinier et adresser ces constats directement à la direction des collèges du département Envisager de renforcer l équipe chargée du transfert des enfants de l école à la cantine pendant le temps du midi Priorité 1 1 1

26 Retour d expérience 3 : Actions proposées zoom sur les écoles Actions Priorité ECOLES Remettre à plat la convention de mutualisation de la cantine et notamment le rôle des agents de la commune Faire un point en début d année scolaire en partenariat avec les directions des écoles sur les situations individuelles des enfants Formaliser une procédure pour lister les enfants devant aller en TAP à l issue de la journée de classe Envisager que les élus se rendent ponctuellement aux écoles et à la cantine pour montrer leur soutien aux agents Réflexion sur futur de la cantine afin d assurer un service de meilleur qualité

27 Retour d expérience 3 : Commune de 28 agents Bilan 35 actions proposées sur l ensemble des unités de travail Réponses de l autorité territoriale sur chaque action 12 actions sur 35 mis en place dans le mois qui a suivi l évaluation Autorité territoriale et secrétaire de mairie ont insisté sur le fait que la démarche a permis de mettre en évidence le décalage entre les problèmes tels qu ils sont connus par eux et leur impact sur les agents