Contrat d exposition et de commandite

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1 Contrat d exposition et de commandite Renseignements généraux Organisation : Personne responsable : Adresse : Ville : Province : Code postal : Pays : Courriel : Téléphone : Fax : Veuillez cocher la case appropriée : Demande de commandite Demande d exposition Commandite et exposition Renseignements pour les exposants Exposant 800,00 $ + 5% TPS Veuillez cocher si vous avez besoin d une table de 6 pieds et de deux chaises (inclus dans le prix) : table chaises Ordre de préférence de l emplacement du stand : 1er choix 2e choix 3e choix Si vous avez besoin d une rallonge, vous devez apporter la vôtre. L accès internet est inclus dans le prix de location. Si vous avez besoin de louer des services particuliers additionnels, veuillez consulter le manuel technique de l exposant et contacter Marc-André Brazeau : Marc-André Brazeau Chargé de projet Les Événements Opus 3 417, rue St-Pierre, Bureau 302 Montréal (Québec) H2Y 2M4 Cellulaire : (514) Télécopieur : (514)

2 Catégories de commandite Veuillez indiquer dans le tableau ci-dessous la catégorie de commandite que vous souhaitez obtenir : Catégories de commandite Coûts Coûts - membres corporatifs Partenaire du congrès (exclusif) 20,000 $ 20,000 $ Commanditaire Platine 10,000 $ 9,000 $ Commanditaire Or 7,500 $ 7,000 $ Commanditaire Argent 5,000 $ 4,500 $ Commanditaire Bronze 3,000 $ 3,000 $ Montants divers (250 $, 500 $, 750 Commandites supplémentaires $, $ ou $) Collaborateur 2,000 $ 2,000 $ Parrainage d un étudiant 150 $ 150 $ Commandite en biens Selon la valeur de l échange Encart dans le sac des 250 $ 250 $ congressistes (350 copies) Les partenaires Bronze, Argent, Or, Platine et Partenaire du congrès doivent indiquer dans le tableau ci-bas leur choix de commandite supplémentaire. Note: Ces commandites sont offertes aux commanditaires Partenaire du congrès à Bronze jusqu à ce qu elles aient toutes été attribuées ou jusqu au 13 juin Après cette date, les commandites seront attribuées selon le principe du premier arrivé, premier servi (à l exception de l inscription au congrès à prix réduit). Espace d exposition 800$ Cocktail évènement 750$ additionnel (8 octobre) Plénière 750$ Sessions parallèles 500$ Dîner 750$ Inscription au congrès 500$ Cocktail dinatoire avec 750$ Pause-santé exposants (7 octobre) 250$

3 Paiement pour les exposants et les commanditaires Pour les exposants, le paiement complet est dû lors de l inscription. Pour les commandites, un dépôt de 500 $, non remboursable, est exigé sur réservation de la commandite avant le 1 er juillet Le solde est dû le 1er juillet 2014 ou sur réception de l inscription après cette date. Modalité de paiement Un chèque au montant de $CAN, libellé au nom de l ACE, est joint. Veuillez débiter ma carte de crédit $CAN MasterCard ou Visa Numéro de la carte : Exp. : Signature autorisée: Nom du détenteur: Le paiement peut aussi se faire en ligne dans la section des commanditaires et exposants du site internet du congrès à Lignes directrices et politiques du salon des exposants 1. Le formulaire d inscription/réservation pour une aire d exposition doit être acheminé au coordonnateur du salon des exposants et des commandites par courriel au 2. Aucun remboursement ne sera accordé si l exposant n utilise pas l aire d exposition réservée. 3. Si un exposant décide de se retirer avant le 1 er juillet 2014, un remboursement sera accordé en déduisant 100$ du montant pour des fins de gestion. Aucun remboursement ne sera accordé après le 1 er juillet Les images numériques (comme les logos) requises pour les documents imprimés doivent être reçues avant le 15 août Pour inclure votre logo dans le programme préliminaire, l image numérique (logo couleur format.eps et.jpg) doit nous parvenir avant le 13 juin Veuillez vous assurer que cette image a une résolution de 300 dpi ou supérieure. 5. Les membres corporatifs de l ACE pourront choisir en priorité leur emplacement, selon l ordre de confirmation, si le contrat est reçu avant le 13 juin Les priorités suivantes iront aux commanditaires de catégorie Platine, Or et Argent (selon l ordre de confirmation) si la demande est reçue avant le 13 juin Les espaces restants seront attribués selon l ordre de confirmation. 6. Les encarts publicitaires devront être acheminés à Marc-André Brazeau avant le 26 septembre. 350 exemplaires seront nécessaires. 7. La réception d un avis officiel de l emplacement et le paiement complet des frais de réservation constituent un contrat donnant droit à l utilisation de l aire d exposition. Dans l éventualité d un incendie, d une grève ou de tout autre événement incontrôlable rendant le salon des exposants inutilisable ou entraînant son annulation avant

4 l ouverture, le montant payé sera remboursé. L exposant est entièrement responsable des frais engagés avant la date d annulation. 8. L exposant dégage de toute responsabilité le congrès national 2014 de l ACE et l Université du Québec à Montréal dans l éventualité de toute obligation, responsabilité, perte, dommage ou omission de dépense par l exposant ou l un de ses agents ou employés. 9. Aucun exposant ne peut assigner, sous-louer ou partager l aire réservée avec un autre exposant, sans avoir obtenu au préalable, avant le congrès, la permission de la coordonnatrice du salon des exposants. 10. L inscription aux conférences n est pas incluse dans les frais de location d espace. L exposant désirant assister aux présentations devra s inscrire et s acquitter des frais d inscription en vigueur. 11. L exposant doit respecter les règles et les conditions établies en ce qui a trait à l installation, l exploitation et le démontage du stand. L installation doit se faire le lundi 6 octobre et le démontage se tiendra le 8 octobre (période à déterminer). 12. Afin de pouvoir participer à titre d exposant au congrès de l ACE 2014, le présent formulaire doit être signé ci-dessous et joint au formulaire d inscription. Au nom de mon organisation, j accepte les lignes directrices et les politiques du salon des exposants. Signature Date

5 Veuillez envoyer le contrat et tous les documents (logos, documents d insertion) à : Marc-André Brazeau Chargé de projet Les Événements Opus 3 417, rue St-Pierre, Bureau 302 Montréal (Québec) H2Y 2M4 Cellulaire : (514) Télécopieur : (514)

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