Amélioration de la qualité, l accès et la gouvernance de l éducation fondamentale et secondaire dans la région de Gao (Education)

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1 19/10/2015 Réponses aux ONG appels à projets du Ministère de l Education du Mali Amélioration de la qualité, l accès et la gouvernance de l éducation fondamentale et secondaire dans la région de Gao (Education) ELIGIBILITE 1. Puisqu'une capacité de dialogue avec l'afd est requise, l'afd privilégie t'elle des ONG françaises ayant un bureau de terrain au Mali ou envisage-t-elle de financer directement les bureaux au Mali? Les deux sont envisageables, l essentiel est la capacité de gestion, notamment financière et administrative, de la structure porteuse. VERSEMENTS 2. De quelle manière s'effectuera le transfert de fonds : depuis l'afd à Paris aux ONG à Paris puis vers les bureaux de terrain ou depuis l'afd au MEN qui distribue aux ONG au Mali? Dans ce dernier cas, comment le dialogue avec l'afd à Paris est-il envisagé? Les fonds sont versés au nom du MEN par l AFD à l ONG cheffe de file, via un compte dédié au projet. Voir p 26 «Modalités de décaissement : Le mode de décaissement utilisé sera celui de tranches annuelles, versées sur un compte projet ouvert par l ONG chef de file, sur la base d un budget programme et d un plan de passation de marché validés par le Comité de pilotage national et après avis de non objection de l AFD. Les avances seront versées directement par l AFD à l ONG. Les demandes de décaissement seront adressées par le Ministère de l Education à l AFD.» Le dialogue avec l AFD pourra se faire sous la forme d échanges réguliers avec l Agence à Bamako ou le siège. Les échanges à Paris seront occasionnels. RELATION AVEC LE MEN 3. Est-il autorisé d entrer en relation avec le MEN avant l envoi de la note de présentation? Le MEN est maitrise d ouvrage du projet et seul décideur des interactions qu il peut avoir avec les ONG durant la période d appel à projets. CIBLAGE 4. Une ONG peut-elle traiter un volet du projet? Une ONG peut elle choisir une commune de son choix, un cercle de choix, dans la région de Gao. Oui mais dans le cadre d un consortium. Le projet présenté doit être global et porté par une ONG ayant les capacités de gérer l ensemble des activités. Libre à l ONG chef de file de s associer avec d autres structures en leur déléguant la gestion d un volet. Il en est de même pour la répartition géographique des activités, qui doivent néanmoins répondre aux critères de priorité établis dans l Appel à projets.

2 5. Est-il possible de modifier les objectifs spécifiques et/ou d en rajouter un supplémentaire? Il est possible de les modifier à la marge, afin de les préciser. Une proposition supplémentaire est aussi envisageable, à condition qu elle n implique pas l organisation de nouvelles activités non ciblés par le projet. 6. Est-il pertinent d intégrer les écoles coraniques dans notre réponse? Seules les medersas publiques peuvent être inclues dans la réponse. Le projet ne cible en effet pas les structures privées ou informelles. 7. Est-il possible de proposer des activités additionnelles soft dans l optique de toucher les jeunes non-scolarisés ou déscolarisés pour lesquelles un développement des infrastructures ne sera pas suffisant (année de mise à niveau, soutien scolaire etc.)? Si le projet a pour objectif de faciliter la scolarisation ou la rescolarisation, son volet «accès» se limitera toutefois aux aspects infrastructures et équipement, dans une perspective de complémentarité avec les financements d autres bailleurs de fonds. Ainsi les activités de type «classe passerelle», soutien scolaire, ne sont pas prévues par le projet, bien qu elles s avèrent tout à fait pertinentes dans le contexte local. FORMATS 8. Les formats (fiche de renseignement, modèle du budget, données concernant L ONG porteuse du Projet, narratif : note de présentation du projet) sont inclut dans l appel en PDF. Est-ce que qu il y aura tous les formats en word et excel disponible? Pourriez-vous les partager avec nous pour faciliter le travail? Oui, la version world de l Appel est disponible sur demande pour vous faciliter le travail de mise en forme. 9. Est-ce qu il y a de formats pour le cadre logique et le calendrier? AFD : Aucun format imposé, mais le format proposé en annexe de ce document peut être utilisé BUDGET 10. Dans le format du budget (page 13) la partie des activités est seulement une ligne budgétaire. Pour le budget officiel, suffira-il de mettre tous les coûts d activités sur une ligne divises par les ans? Il s agit bien dans ce format d établir un budget indicatif synthétique, qui rentrera en compte dans les critères de sélection. Durant la phase diagnostic, un budget pluriannuel et annuel détaillé devra être élaboré en lien avec les autorités déconcentrées. Ce budget sera établi annuellement durant la phase d exécution des activités et précisera l affectation des coûts sur chaque activité. 11. La partie du budget «divers et imprévus», recouvre quels couts exactement, pourriez-vous le spécifier?

3 Les divers et imprévus permettent de couvrir les surcoûts liés (i) aux dépenses provoquées par l évolution du contexte (sécuritaire, taux de change, inflation) (ii) aux dépenses non prévues et nécessaires à la bonne conduite du projet. La ligne divers et imprévus ne peut pas excéder 5% du total des coûts directs. 12. «Les frais administratifs et de structure ne pourront excéder 9%». Est-ce que les 9% réfèrent seulement aux frais d administration et structure au niveau du siège (comme «overhead» du siège) ou est-ce que les 9% doivent inclure aussi les frais d administration du siege et du bureau pays (administration, personnel non-techniques, sécurité, etc)? AFD : Ce sont les frais de fonctionnement du siège qui sont plafonnés à 9%. Ils peuvent concerner : - Achat, location et entretien de bureaux, maintenance et autres frais de sécurité, assurance, etc. ; - Mobilier, ordinateurs, photocopieurs, fournitures ; - Eau, gaz, électricité, internet, carburant ; - Commissariat aux comptes, étude, frais de recrutement, frais de recherche de fonds, salaires et cotisations de certaines fonctions supports très indirectes non incluses dans les coûts directs du projet (gestion des ressources humaines, service informatique, DAF, etc.) ; Ils ne comprennent donc pas les frais de fonctionnement bureaux locaux : - Achat, location et entretien de bureaux, gardiennage, maintenance et autres frais de sécurité, assurance, location de véhicules (temporaire et non de type leasing), etc. ; - Eau, gaz, électricité, internet, carburant. DOSSIER ADMINISTRATIF 13. Concernant les documents administratif et financier à soumettre, merci de spécifier le type du document pour numéro 9 et 10 et surtout le niveau des documents (siège ou pays) ou ce n est pas suffisamment spécifié en jaune. Tous les documents des dossiers administratifs (liste ci-dessous) concernent l entité porteuse du projet et signataire de la convention de financement. S il s agit d une ONG internationale, le budget prévisionnel annuel de la banche nationale de l ONG sera ajouté au dossier (10) en plus du budget du siège. L autorisation d association étrangère à but non lucratif (4) dans le pays de mise en œuvre peut concerner la branche nationale d une organisation internationale. Enfin, le rapport d activités (7) doit aussi être fourni au niveau siège (activités tous pays confondus) et de la branche nationale le cas échéant. 1.Fiche de renseignement demandeur (section V) ; 2. Copie des statuts signés ; 3. Copie de la déclaration d enregistrement en préfecture et copie de la publication au Journal Officiel ou équivalent selon règlementation du pays dans lequel l ONG a son siège ; 4. Copie certifiée conforme de l autorisation d association étrangère à but non lucratif dans le pays de mise en œuvre de l appel à projets ; 5. Liste datée et coordonnées des membres du Conseil d Administration (CA), du bureau et des principaux dirigeants, sur laquelle figure la date des dernières élections ; 6. Organigramme daté et signé par le dirigeant ; 7. Rapports d activités des trois dernières années, et extrait ou complément des activités dans le pays de mise en œuvre de l appel à projets ;

4 8. Dernier compte-rendu d Assemblée Générale (AG) ou au minimum l ordre du jour de la dernière Assemblée Générale et les principales résolutions ; 9. Bilans et Comptes d exploitation des trois derniers exercices certifiés et audités (avec les annexes et notes explicatives), validés par l AG, faisant ressortir l origine (publique ou privée) des ressources financières. Ces informations devront être ensuite actualisées chaque année. 10. Budget prévisionnel pour l exercice en cours, global et dans le pays de mise en œuvre de l appel à projets faisant apparaitre la liste des financements publics envisagés en indiquant s ils sont sollicités ou acquis, tel que validé en AG, et signé ; 11. Liste des financeurs privés contribuant à plus de 15% du dernier budget de l ONG validé en AG et/ou à plus de 15% du budget du projet présenté et composition de leur Conseil d administration. 12. Fiche(s) de renseignement(s) relatives au(x) partenaire(s) du Projet (dans le cas de groupement) (section VI). 14. Est-ce que ces documents annexes doivent être fournis comme la note de projet avec 4 fois de hard copies? Oui, le dossier doit être fourni complet, un exemplaire en version original et quatre copies incluant les annexes. 15. Faut-il remplir le budget p18 si l ONG n a jamais reçu de financement de l AFD? AFD : il convient de le remplir en indiquant que les montants reçus sont nuls. CALENDRIER 16. Quel délai est prévu pour la sélection, le processus d adoption à la proposition jusqu à la note de projet finale? Quelle date est prévue pour le démarrage du projet? L ONG sélectionné sera informée dans un délai d un mois maximum après la remise des offres. Le processus d adaptation de la proposition jusqu à la note projet finale est évalué à un mois. Dans la mesure où le projet permet une phase diagnostic, les négociations porteront principalement sur les modalités opératoires et le cahier des charges de l ONG. Le démarrage du projet est attendu pour le premier trimestre FRAIS DE FONCTIONNEMENT 17. Qui va prendre en charge le contrôle de construction des infrastructures scolaires fait par le service de la CADDE sous la forme de missions périodiques? Il va falloir que cela soit claire en avance pour ce service de demande les frais de mission et/ou d hébergement aux ONG. AFD : Ces contrôles périodiques de la CADDE seront pris en charge par la composante 3 du projet PAQAMA, ils ne doivent pas être budgétisés dans la composante 1, qui correspond à l appel à projets. ACTIVITES 18. Mise en place d AGR pour le renforcement des capacités des acteurs locaux de l éducation : s agitil seulement de renforcement des capacités/formations ou il va falloir aussi appuyer les AME (Associations des Mères d Elèves) avec des fonds d investissement pour qu elles développent des

5 AGR autour de l école afin de soutenir la scolarisation des enfants, surtout les plus affectés par le conflit? Les activités doivent se concentrer sur la formation des AME à leur rôle et responsabilités. Des activités complémentaires peuvent être envisagées, selon l expertise de l ONG, si elles permettent de répondre à l objectif d amélioration de la gouvernance locale des écoles et d œuvrer en faveur du retour des élèves. 19. Si 36 mois sont accordés pour la réception provisoire des ouvrages, quelle est la période de réception définitive? L ONG peut-elle prévoir des frais de mission de son ingénieur ou de son cabinet externe de suivi au-delà de 36 mois? Les dates précises de réceptions provisoires et définitives devront être définies pour chaque lot de travaux par l ONG, Maître d Ouvrage des chantiers, sur la base des recommandations des architectes/ingénieurs recrutés. Le délai de 36 mentionné dans l appel à projet fait référence à la période d exécution du projet, pendant laquelle la réception provisoire des travaux doit avoir lieu. Il n y a pas de délai global pour la réception finale des ouvrages, qui doit cependant être cohérent avec les pratiques du secteur selon l importance des ouvrages. 20. Pour le Centre de Formation Professionnelle et d Assistance a l Artisanat, l ONG va-t-elle seulement faire une étude sur les filières porteuses à développer ou va même financer les résultats (besoins exprimés) de cette étude (filières prioritaires, infrastructures, équipements, formations, )? L ONG doit réaliser l étude en vue de financements ultérieurs. Aucune réalisation n est prévue dans le cadre du projet PAQAMA. 21. Les constructions sont-elles faites suivant l approche par paquet complet (ca veut dire avec toutes les constructions, réhabilitation, extension, latrines et points d eau nécessaire dans une école) ou par l approche par priorité? Chaque école ciblée par le projet, réhabilitation ou construction de salles, devra être équipée du nombre adéquat de latrines aux normes et d un point d eau fonctionnel. ANNEXE 1 : cadre logique Logique d'intervention Indicateurs objectivement vérifiables et quantifiés si possible Sources et moyens de vérification Objectif global Quels sont le ou les objectif(s) global(aux) d'ensemble auquel l'action va contribuer? Quel est l'indicateur-clef lié à ce ou ces objectif(s) global(aux)? Quelles sont les sources d'information pour cet indicateur?

6 Objectif(s) spécifique(s ) (et sousobjectifs spécifiques) Quels objectifs spécifiques l'action doitelle atteindre comme contribution à ou aux objectif(s) global(aux)? Quels indicateurs montrent en détail, que les objectifs de l'action sont atteints? Quelles sources d'information existent et peuvent être rassemblées? Quelles sont les méthodes pour obtenir ces informations? Résultats attendus Les résultats sont les réalisations qui vont permettre l'atteinte de l objectif spécifique. Quels sont les résultats attendus (Numérotez ces résultats)? Quels indicateurs permettent de vérifier et de mesurer que l'action atteint les résultats attendus? Quelles sont les sources d'information pour ces indicateurs? Activités à développer Quelles sont les activités-clefs à mettre en œuvre, et dans quel ordre, afin de produire les résultats attendus? (Groupez les activités par résultats) Moyens : Quels moyens sont requis pour mettre en œuvre ces activités, par exemple personnel, matériel, formation, études, fournitures, installations opérationnelles, etc.? Quelles sont les sources d'information sur le déroulement de l'action? Coûts : Quels sont les coûts de l'action? leur nature? (Détail dans le budget de l'action)