rapide Prise en main LOGICIEL PERMANENT Évaluation des Risques Professionnels Optimisez les fonctionnalités Installez votre logiciel sans difficulté

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1 Évaluation des Risques Professionnels LOGICIEL PERMANENT Prise en main rapide 1 Installez votre logiciel sans difficulté 4 Optimisez les fonctionnalités 2 Découvrez le logiciel 5 Gérez les droits d utilisateurs 3 Maîtrisez les fonctions essentielles 6 Soyez toujours à jour dans votre information

2 1 Installez votre logiciel sans difficulté > Avant l installation Il est conseillé de désactiver tout antivirus et de fermer toutes les applications actives avant de procéder à l installation. Si le poste sur lequel vous installez le Logiciel Permanent fonctionne sur les systèmes Windows NT, 2000 ou XP, vous devez vous connecter en tant qu administrateur local pour effectuer l installation. > Lancement de l installation Insérez le CD-Rom dans votre lecteur. Si l installation ne démarre pas automatiquement au bout de quelques secondes, lancez l explorateur Windows (en cliquant deux fois sur l icône Poste de travail ), sélectionnez votre lecteur de CD-Rom, ouvrez le dossier Installation_Windows et double cliquez sur le fichier install.exe. Suivez les étapes en cliquant sur suivant. Une fois l installation terminée, il faut redémarrer votre ordinateur. > Accès au logiciel Aucune connexion Internet n est effectuée pour consulter le Logiciel Permanent. Internet Explorer est utilisé comme simple outil de lecture de votre documentation. Pour lancer le logiciel, cliquez sur l icône Éditions Législatives pour les abonnements Monoposte. > Spécificité Monoposte et Réseau Si vous avez déjà installé une version antérieure, vous n avez pas à saisir à nouveau votre numéro de contrat et votre code d activation pour procéder à l installation de nouvelles versions. > Sauvegarde et restauration des données Avant de lancer l installation d une nouvelle version de votre logiciel, pensez à sauvegarder vos données (document unique et évaluation) et à ne pas désinstaller la version en cours avant la fin de l installation de votre mise à jour. Cette fonction de sauvegarde vous permet de restaurer l ensemble de vos données suite à une altération du système ou du disque dur sur lequel est installé le Logiciel Permanent. Pour cela, utiliser le module de Back Up accessible à partir du «Menu démarrer» de votre ordinateur. Cliquez sur «Programmes», accédez à votre dossier des produits des Éditions Législatives, puis sélectionnez l outil de diagnostic. Cliquez sur l onglet «Sauvegarder/restauration» et sélectionner «Logiciel Permanent». - Pour sauvegarder, cliquer sur «Sauvegarder», - Pour restaurer, cliquer sur «Restaurer». Une fenêtre s ouvre et vous permet d aller chercher votre sauvegarde dans vos dossiers.

3 Découvrez le logiciel 2 > Les fonctions essentielles La barre de navigation horizontale contient 3 menus déroulant et 5 onglets : Les 3 menus déroulants vous permettent de sélectionner et de visualiser en permanence l entreprise, le site et l unité de travail en cours de traitement. Les 5 onglets se composent de : Base de données : permet d accéder à la grille d évaluation de référence afin de l administrer pour l ensemble des unités de travail. Elle n est pas liée aux 3 menus déroulant et à la barre de navigation verticale. Sélection de textes : donne accès à la sélection de textes réglementaires et législatifs proposée pour vous aider dans votre évaluation. Gestion de mon profil : permet d accéder à la gestion de votre profil. Gestion des utilisateurs : permet d accéder à la gestion des droits des différents profils d utilisateur. Préférences : permet de personnaliser certains éléments de votre logiciel : - Terminologie : libellés des indices de fréquence et de gravité - Indice de risque : couleurs des niveaux de risques, affichage. La barre de navigation verticale est composée de 5 étapes qui vous accompagnent pour réaliser l évaluation des risques. Pour passer d une étape à l autre cliquez sur les liens hypertextes de cette barre de navigation. > Utiliser la base de données La Base de données permet à l administrateur (voir «Gérer les droits utilisateurs») d accéder à la grille d analyse de référence contenant les sources de dangers. Chacune d elles comprend plusieurs points d analyse, eux-mêmes divisés en une série de questions. La base de données vous permet ainsi de créer, modifier, voire de supprimer ces éléments, pour l ensemble de vos unités de travail.

4 3 Maîtrisez les fonctions essentielles Étape 1 Votre organisation Pour créer «Votre organisation», vous devez successivement saisir les données correspondant à votre entreprise, votre/vos site(s) et à votre/vos unité(s) de travail. Cette étape préliminaire vous permet de «découper» votre structure en différents niveaux, et d évaluer les risques sur des ensembles pertinents. Étape 2 Identifier les dangers Sélectionner les sources de dangers applicables à vos unités de travail, parmi celles proposées dans le logiciel ou créez-en d autres via la base de données. Pour afficher les sources de dangers «Non Concerné», utilisez le menu déroulant et cliquer sur «Afficher tout». À cette étape vous pouvez également personnaliser vos grilles d évaluation au niveau de chacune de vos unités de travail. Pour réaliser l évaluation des risques sur le terrain, imprimez les grilles de questions en cliquant sur «Grilles d évaluation». Étape 3 Évaluer les risques Procédez à l analyse des risques à partir d une cotation fréquence/gravité. La fréquence - L échelle n 1 s applique aux questions ouvertes. Elle permet d attribuer un indice de fréquence compris entre 1 et 5, «0» étant le statut «Non applicable». - L échelle n 2 s applique aux questions fermées, «1» correspondant à la réponse «Oui» et «5» à la réponse «Non», «0» étant le statut «Non applicable». La gravité Tout comme la fréquence, la gravité est évaluée sur la base d une cotation par indices allant de 1 à 5. Le logiciel réalise une synthèse des cotations des questions par point d analyse. Lorsque la fréquence et la gravité de toutes les questions d un même point d analyse ont été évaluées, vous pouvez saisir les événements redoutés rencontrés dans l écran «Description du risque». Cet écran vous permet également d indiquer les personnes exposées, et de décrire les moyens de prévention existants. Étape 4 Plan d actions En cliquant sur «Saisie des actions», vous accédez aux actions de votre plan d actions. Pour les renseigner ou les modifier, cliquez sur le lien «Modifier». Vous avez alors la possibilité d intégrer les moyens de prévention planifiés et le chargé d action ainsi que de gérer l avancement des actions planifiées sur le terrain en leur attribuant un statut et une date. L «Historique» du plan d actions, vous donne accès aux actions au statut «contrôlé» qui ont fait l objet d un document unique définitif. Étape 5 Édition du document unique Deux versions vous sont proposées : - une version de travail, qui peut être éditée à tout moment de votre évaluation - une version définitive qui ne peut-être éditée, que lorsque votre évaluation est définitivement terminée. Vous pouvez éditer ces versions au format PDF ou RTF (compatible Word). Chacune d elles sera archivée dans l espace «Historique».

5 Optimisez les fonctionnalités 4 > Lier vos propres documents au logiciel Des fichiers texte, tableur ou photo peuvent être joints au niveau des documents uniques, des actions, ainsi que des points d analyse à partir de la base de données et des étapes 2 et 3 du logiciel. > Gérez vos niveaux de risques Les niveaux de risque sont un moyen de classer les risques évalués et de (re)définir les échéances de mise en œuvre des actions. > Suivez votre évaluation Le logiciel vous permet de gérer l évaluation et la réévaluation des risques. Une colonne «Réévaluation annuelle» vous permet d identifier facilement les items à évaluer/réévaluer grâce aux deux symboles «X» et «V». Le pictogramme «X» apparaît en face des items déjà évalués après édition de la version définitive du Document unique. Le «V» se substitue au «X» lorsque la réévaluation des risques a été effectuée. Les symboles «V» et «X» sont définis dans des infos-bulles, accessibles lorsque vous maintenez le curseur positionné sur «V ou «X». > Masquer les éléments sans intérêt pour l unité de travail Cette fonction permet d écarter les éléments de manière réversible de la grille d évaluation, sans avoir à les supprimer. L évaluation de l élément masqué n est pas conservée. Pour masquer un point d analyse ou une question : cliquer sur l élément que vous souhaitez masquer et sur Masquer Pour afficher les points d analyse, ou les questions masqués : cliquer respectivement sur les liens: Afficher aussi les points d analyse masqués Afficher aussi les questions masquées. et sur Démasquer > Gérez vos grilles d analyse «Pour l unité de travail» ou «Pour toutes les entreprises» Les points d analyse et les questions peuvent être créés «Pour l unité de travail uniquement» ou «Pour toutes les entreprises». NB : les éléments créés «Pour toutes les entreprises» se versent automatiquement dans la base de données et ne sont modifiables et supprimables qu à partir de celle-ci. Les éléments créés «Pour toutes les entreprises» s affichent de couleur noire, ceux créés «Pour l unité de travail uniquement» sont identifiés par une couleur différente.

6 5 Gérez les droits utilisateurs > Gérer les utilisateurs L onglet «Gestion des utilisateurs» permet d accéder à la liste des utilisateurs. Pour créer un nouvel utilisateur : cliquez sur le lien «Nouvel utilisateur». Pour modifier/supprimer la fiche d un utilisateur : cliquez sur le «login» de l utilisateur. Modifier les caractéristiques de l utilisateur directement dans les champs ouverts à la saisie. Pour supprimer l utilisateur, cliquez sur le bouton «Supprimer» NB : Les informations relatives à l utilisateur peuvent être modifiées à tout moment par l administrateur et par l intéressé lui-même. En revanche, seul l administrateur peut définir les «Droits» > Gérer mon profil L onglet «Gestion de mon profil» permet de gérer en autonomie vos nom, numéro de téléphone, fonction, «login» et mot de passe ; ces informations sont ouvertes à la saisie. Pour modifier votre mot de passe : cliquez sur le lien «Modification de mon mot de passe». > Les 4 droits d utilisateurs Administrateur (ADMINISTRATION) Permet de modifier la base de données, les grilles d analyse et les niveaux de risques, réaliser l évaluation des risques, gérer les plans d actions, définir les autres utilisateurs et éditer le document unique. Ce profil recouvre toutes les entreprises et tous les sites. Création, modification avec pouvoir (CMAP) Permet de modifier les grilles d analyse, les niveaux de risques et les plans d actions, réaliser l évaluation des risques, et éditer le document unique. Ce profil recouvre une seule entreprise (et tous ses sites) ou un seul site. Création, modification sans pouvoir (CMSP) Permet uniquement de réaliser l évaluation des risques. Ce profil recouvre une seule entreprise (et tous ses sites) ou un seul site. Consultation (CONSULTATION) Permet uniquement de consulter les données. Ce profil recouvre soit toutes les entreprises, soit une entreprise (et tous ses sites) ou un seul site.

7 Soyez toujours à jour! 6 > Deux mises à jour annuelle Vous recevrez deux fois par an un CD-Rom de mise à jour du logiciel. La mise à jour pourra comporter plusieurs éléments : - actualisation de la «Sélection de textes» - évolution et création de fonctionnalités. > Une lettre trimestrielle d actualité La «Lettre des risques professionnels» vous informe sur les retours d expériences, l actualité juridique et l utilisation de votre logiciel. L ensemble des lettres est accessible à partir du menu «Aide» de votre logiciel. >Une sélection de textes pertinente Les textes réglementaires sont accessibles de deux façons : À partir de la barre de navigation horizontale La sélection est ventilée dans deux onglets : Textes Généraux : vous donne accès à une liste thématique de 4 catégories de textes généraux (Principes généraux de prévention, Champ d application des textes, Textes fondateurs de l évaluation des risques et Contrôle de l application des textes). Textes classés par sources de dangers : vous donne accès à une liste thématique des textes classés par sources de dangers. En cliquant sur les liens hypertextes des listes thématiques, vous ouvrez une fenêtre «Liste de références» contenant la liste des textes sélectionnés et un résumé de son contenu. La mention «Nouveau» indique les textes qui ont changé au cours des six derniers mois. À partir du lien Sélection de textes Consultable sur les écrans «Cotation de la fréquence» et «Cotation de la gravité».

8 ? Questions fréquentes > Un message d erreur concernant Tomcat apparaît C est un blocage qui apparaît avec certains antivirus. Il faut réinstaller l application en désactivant votre antivirus. Vous pourrez le réactiver immédiatement après. > Quand j ai installé mon Logiciel Permanent, je n arrive pas à le consulter. Quand je clique sur lancer, rien ne se passe. Un logiciel "anti-popup" bloque probablement l ouverture de l application. Si vous êtes sous Windows XP, il faut aller dans la rubrique "outils" d Internet Explorer et désactiver le bloqueur de fenêtres publicitaires. > Lorsque je clique sur le bouton «lancer» un login et un mot de passe sont demandés. Par défaut, le login est «admin» et le mot de passe est «admin». Ces identifiants de connexion au logiciel peuvent être modifiés par un administrateur de l application. > Ma version d Internet Explorer est trop ancienne et je ne peux pas installer mon Logiciel Permanent. Vous pouvez installer la version 5.5 d Internet Explorer, nécessaire au bon fonctionnement de l application, celle-ci est disponible sur le CD-Rom dans le dossier compléments. > Désélectionner une source de danger évaluée par erreur. À partir de «2. Identifier les dangers \ Sélection des dangers», créez une nouvelle question factice dans l un des points d analyse de la source de dangers en question. Fermez la fenêtre puis cliquez une nouvelle fois sur «Sélection des dangers». Le V de validation a disparu en face de la source de dangers et vous pouvez désélectionner la source de dangers évaluée par erreur. Pour restaurer la précédente évaluation, il suffit de supprimer la nouvelle question. > Gérer deux actions à partir d un même événement redouté. Un même événement redouté peut nécessiter la mise en œuvre d une seconde action, par le même responsable, dans des délais similaires. Pour y parvenir, il est conseillé de créer un nouveau point d analyse, d y créer les mêmes questions d analyse, de coter les risques et d accéder au plan d actions pour y gérer la seconde action. > Gérer des risques transversaux et des actions «multi-sites». Les risques concernant tout une «entreprise» peuvent être gérés par le logiciel. Pour cela, un nouveau «site» composé d une seule «unité de travail», doit être créé. Cela permet d y évaluer les seuls risques communs à l établissement et d y gérer les actions de prévention «multi-sites». De la même façon, les risques communs à un «site» peuvent être gérés au moyen d une ou plusieurs unités de travail transversales. Besoin d aide? Manuel utilisateur et FAQ accessible à partir du menu «Aide» de votre Logiciel Permanent Nos conseillers techniques à votre disposition : Pour tout conseil ou demande de changement de type d abonnement, nos conseillers clientèle sont à votre disposition au CN01

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