Dossier de presse Base élèves

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1 Dossier de presse Base élèves Afin de répondre aux interrogations légitimes d une partie des parents d élèves aveyronnais qui nous sont relayées par les syndicats, nous vous transmettons un dossier de presse qui apportera un certain nombre de réponses étayées par les documents joints. «Base élèves» est une application de gestion dont la construction a été décidée en 2004 par le ministère. Elle vise à remplacer les dossiers papiers des élèves dans les écoles. C est un outil qui est aujourd hui utilisé par 92 % des directeurs d écoles aveyronnais. Documents annexes : - Fiche de renseignement parents (PDF), - Dépliant Base élève (PDF), - Texte de loi : Arrêté du 20 octobre 2008, version consolidée au 02 novembre 2008 (référence NOR : MENE A) 1- L utilité d un tel outil de gestion A l heure actuelle chaque échelon administratif a beaucoup de données à traiter. Ce dispositif permettra d ajuster les moyens aux effectifs et de mieux suivre les déplacements d élèves. Il permet une unicité de gestion. Outil standardisé, il facilite l adaptation des directeurs lors des changements d école. Cette application de gestion permet aux directeurs : - d inscrire les élèves ; - d admettre les élèves ; - de répartir les élèves dans les classes et les groupes ; - de radier les élèves quittant l'école ; - d assurer la gestion courante par le directeur d'école (certificat de scolarité, certificat de radiation, fiche individuelle de renseignement et de générer de listes d'élèves en fonction des besoin du directeur). Elle permet à l Inspection d académie : - de faciliter les liaisons avec l'inspecteur de circonscription (I.E.N.) et les directeurs d école ; - de fiabiliser les informations concernant les effectifs et les élèves du 1 er degré, et de partager un certain nombre de données avec les communes : inscription et affectation des élèves dans les écoles de la commune, effectifs en temps réel et activités péri-scolaires ; - de suivre la scolarité des élèves dans toutes les écoles publiques et privées ; - de suivre les élèves "hors école" (instruits dans la famille, inscrits au C.N.E.D., hospitalisés, etc.) ; - d assurer la continuité avec le collège. Elle permet à l Education nationale d établir des statistiques académiques et nationales fiables. 2- La connaissance des parents sur leurs droits relatifs aux données nominatives qui concernent leurs enfants Une fiche de renseignement est remplie par les parents lors de l inscription des enfants à l école. Elle permet au directeur d école de renseigner une partie des données contenues dans «Base élève». L autre partie est relative à la scolarité de l élève (date d inscription, date de radiation, niveau, classe et cycle). Cette fiche comprend systématiquement une note légale relative aux droits des personnes : «Les données renseignées sur cette fiche seront prises en compte par le directeur d'école dans le logiciel de l'education nationale, «Base Élèves 1 er Degré». Le maire de la commune est également destinataire de ces données, dans le cadre de ses compétences légales en matière d'inscription scolaire et de contrôle de l'obligation scolaire.

2 Le droit d accès et de rectification des personnes aux données les concernant s exerce auprès du directeur d école, de l IEN de circonscription ou de l Inspecteur d académie, directeur des services départementaux de l Education nationale dans les conditions définies par les articles 39 et 40 de la loi N du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n du 6 août 2004.» Cette fiche de renseignement est complétée d une notice d information des parents d élèves rappelant les informations facultatives, la destination des données ainsi que les modalités selon lesquelles s exerce le droit d accès des parents : «Les droits d'accès et de rectification des parents ou des responsables légaux des élèves à l'égard du traitement de données à caractère personnel, prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, s'exercent soit sur place, soit par voie postale, soit par voie électronique auprès du directeur d'école, de l'inspecteur de l'éducation nationale de la circonscription ou de l'inspecteur d'académie, directeur des services départementaux de l'éducation nationale.» 3- La sécurité de l accès Si aucun système n est à l abri absolu du piratage, le dispositif de sécurité mis en place est ce qu il se fait de mieux en la matière : les contraintes de sécurité pour la protection des données personnelles des élèves sont plus importantes que dans le cas d un paiement par Carte Bleue en ligne. En effet le transfert des données par internet est crypté (« et l accès à distance est sécurisé par 3 champs à renseigner : - l identifiant du directeur de l école : «jean.dupont» - le code PIN qu il a choisi : «XXXX» - et une clé OTP (One Time Password) qui donne un code d accès qui change toutes les minutes : «XXXXXX» Pour accéder à l application, il faut donc connaître l identifiant et le code pin d un directeur, et posséder sa clé OTP pour recréer un code d accès qui contient au total 10 caractères. Le contrôle et l authentification des utilisateurs reposent donc à la fois sur la connaissance d une information (code PIN) et la détention d un objet individuellement attribué au directeur (la clé OTP). Ce dispositif de sécurité est conforme aux normes et aux standards des systèmes d information sous technologie internet des administrations publiques. Les directeurs d école utilisaient jusque là divers logiciels de gestion de leurs bases de données élèves ou tableaux d initiatives locales qui ne présentaient aucune garanti de sécurité. Ces fichiers ne sont pas non plus à l abri du piratage dès lors que l ordinateur utilisé est connecté à internet. «Base élèves» permet aujourd hui une meilleure protection des données personnelles des élèves. 4- Les informations personnelles : Article 5 de l arrêté du 20 octobre 2008 Identification et coordonnées de l élève Identification du ou des responsables légaux de l élève Autres personnes à contacter en cas d urgences ou autorisées à prendre en charge l élève à la sortie de l école. Scolarité de l élève Activités périscolaires Nom, Prénoms, Sexe, Date et lieu de naissance, Adresse de résidence, Identification national élève. Nom, Prénom, Lien avec l élève, Coordonnées, Autorisation de communiquer mon adresse aux associations de parents d élèves, Autorisation à ce que mon enfant soit photographié ou filmé dans le cadre des activités scolaires. Assurances scolaires. Identité, Lien avec l élève, Coordonnées. Date d inscription, d admission et de radiation, Classe, Niveau, Cycle. Garderie,

3 les besoins éducatifs notes de l élève l origine géographique des enfants la nationalité l année d arrivée en France les coordonnées de l employeur des parents profession des parents Signalement de l absentéisme de l élève aux services sociaux de sa commune Etudes surveillées, Restaurant, Transport scolaire. non non Article 5 de l arrêté du 20 octobre 2008 : Chaque année, «seule sera conservé la dernière mise à jour» de données nominatives. Concernant le suivi de la scolarité, seules les données factuelles du cursus scolaire de l élève sont conservées (école, classe, niveau (9 niveaux)) et non ses notes ou évaluations.

4 Cf. : Fiche de renseignement parents, Arrêté du 20 octobre la centralisation des données Seuls les acteurs locaux ont accès à l ensemble des données nominatives : Article 6 de l arrêté du 20 octobre 2008 «le directeur de l'école, l IEN et l IA-DSDEN». Le maire a un accès limité aux données nécessaires à l accomplissement de ses missions : identification et coordonnées de l élève, de ses responsables légaux, des personnes à contacter en cas d urgence et autorisées à prendre en charge l élève à la sortie de l école, à la scolarité suivie de l élève et aux activités périscolaires. Techniquement, les bases de données sont découpées par académie : il n y a pas un fichier national, centralisé et unique, mais trente bases de données, une par académie. Les services du Rectorat et de l administration centrale n ont pas accès à l application «Base élève» ; ils reçoivent des données anonymisées et consolidées en terme statistique. Article 7 de l arrêté du 20 octobre «Le rectorat est destinataire des données anonymes à des fins exclusivement statistiques. Le MEN, est destinataire des données anonymes issues des bases académiques à des fins exclusivement statistiques.». 6- l interconnections des BDD La déclaration faite à la CNIL mentionne que Base élèves Premier degré ne peut être interconnectée avec tout autre fichier d administration publique ayant une finalité différente. «Base élèves» est donc un ensemble de bases de données exclusives Education nationale, sa connexion avec des fichiers d autres ministères, sauf si elle était prévue juridiquement, serait illégale. Cf. : Dépliant Base élève. 7- La conservation des données Article 5 de l arrêté du 20 octobre 2008 : «la durée maximum de conservation des données dans «Base Elèves premier degré» n excédera pas le terme de l année civile au cours de laquelle l élève n est plus scolarisé dans le premier degré.» C est-à-dire que lorsqu un élève termine son année de CM2 en juin, ses données personnelles sont effacées de l application «Base élève» au plus tard au mois de décembre. Seuls, son numéro d identifiant INE et son état civil sont conservés pour la suite du parcours scolaire de l élève. Les données concernant le détail du cursus de l élève dans le 1er degré sont à terme supprimées. 8- La prévention de la délinquance «Base élève» ne découle pas de la loi de la prévention de la délinquance qui date de 2007, puisque cette application est en projet depuis Aucune donnée concernant l absentéisme d un élève n est présente dans l application «Base élèves». Le Maire et ne peut donc pas utiliser cette application pour «repérer» les enfants qui ne suivraient pas correctement les enseignements.

5 9- Les situations illégales des familles Les maires sont habilités à accéder aux données de «Base élève» relatives à l identité de l'enfant et de son responsable légal résidant dans leur commune dans la mesure où ils sont chargés du contrôle de l obligation scolaire et de la gestion des inscriptions. Cette disposition n est pas nouvelle puisque les maires sont chargés de l inscription scolaire de chaque enfant résidant sur leur commune, et ont donc connaissance des données nominative des familles. Depuis 1991, une norme simplifiée adoptée par la CNIL prévoit la collecte de ces catégories d informations à leur bénéfice. Par ailleurs, les données contenues dans l application ne font pas mention de la nationalité ni de l élève, ni de ses responsables légaux. Aucune information ne peut donc être extraite de «Base élève» qui concernerait le séjour éventuellement illégal des familles. Enfin, la déclaration de la CNIL spécifie clairement que le traitement des données contenues dans «Base élève» ne peut avoir pour objet l interconnexion de fichiers dont les finalités sont différentes. (Article 7 de l arrêté du 20 octobre 2008). 10- L Identifiant national de l élève Fonctionnant sur le même principe que le numéro de sécurité sociale, l INE est un identifiant attribué aux élèves entrant au collège. Il contient les données suivantes : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, cursus scolaire et historique des modifications. Il permet de suivre leur parcours scolaire jusqu à la fin de leurs études supérieures. L application «Base élève» avance la date d attribution de cet INE au début de la scolarité de chaque enfant et se substitue à une partie de leur dossier scolaire papier. Le système scolaire français est donc conçu comme un parcours, de l entrée de la maternelle à la fin du cursus scolaire et/ou universitaire. Les informations concernant les élèves sont collectées et agrégées à l entrée de chaque classe et à chaque changement d établissement. Les finalités de cette «traçabilité éducative» sont d assurer un suivi pédagogique et sont une source d information indispensable pour permettre aux recteurs et aux chefs d établissement de mieux faire coïncider besoins et ressources. «Base élève» remplace le fonctionnement traditionnel papier du suivi du parcours de chaque élève par un outil informatique à la fois plus économique, plus fiable et plus efficace pour l ensemble des acteurs de l Education nationale.