INITIATION À LA TENUE DE LIVRE

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1 INITIATION À LA TENUE DE LIVRE POURQUOI TENIR DES REGISTRES COMPTABLES? Une bnne tenue des livres vus renseigne sur la situatin financière passée et actuelle de vtre entreprise. Une bnne tenue des livres vus dnne les utils nécessaires pur gérer vs affaires et prendre de bnnes décisins. Une bnne tenue des livres permet de répndre aux exigences des guvernements et de faire les versements apprpriés en temps pprtun. Une bnne tenue des livres accrît les pssibilités de survie d'une nuvelle entreprise et les prbabilités qu'une entreprise établie reste en affaires et prspère. QUEL TYPE DE TENUE DES LIVRES FAUT-IL UTILISER? Une bnne tenue des livres devrait être simple à faire, facile à cmprendre, fiable, précise, unifrme et cnçue pur furnir des renseignements en temps pprtun. Au plan juridique, les registres financiers divent cnsigner de manière permanente, précise et cmplète les revenus et les dépenses de l'entreprise sur une base qutidienne. Il y a plusieurs types de livres et de systèmes cmptables, mais la cmptabilité en partie duble est ce que la plupart des écles secndaires et des cllèges dnnent cmme curs de tenue des livres et de cmptabilité. Chaque pératin est inscrite à deux reprises : un cmpte est crédité d'un mntant dnné et un secnd cmpte est débité d'un mntant équivalent. Dans un système de cmptabilité en partie simple, les pératins snt inscrites une seule fis, sit cmme revenu u dépense, sit cmme actif u passif. Tutes les inscriptins se fnt dans un jurnal synptique d'une page u jurnal des revenus et dépenses. Le système est simple, facile à cmprendre et exige une frmatin assez brève. C'est le système que nus décrivns dans l'exemple ci-dessus. D'excellents prgrammes de cmptabilité infrmatisée snt dispnibles. Ils snt rapides et permettent de faire des calculs et aussi de prduire des états financiers mis à jur qutidiennement. Tutefis, il faut faire preuve de prudence et éviter d'acheter des lgiciels u du matériel cûteux et trp élabrés par rapprt aux besins réels. La plupart des petites entreprises aurnt éventuellement besin d'un système cmptable infrmatisé, habituellement pur la gestin de stcks plus imprtants u d'pératins plus nmbreuses. Initiatin à la tenue de livre 1 Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda

2 METTRE EN PLACE SON SYSTÈME DE TENUE DES LIVRES 1. En tut premier lieu, il faut enregistrer le nm de l'entreprise. Ensuite, il faut demander un permis d'explitatin cmmercial à la municipalité et, s'il y a lieu, s'inscrire auprès du bureau de perceptin de la taxe sur les prduits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ). Si l'entreprise cmpte des emplyés, elle dit s'inscrire auprès de l'agence du revenu du Canada et de la Cmmissin Santé et Sécurité au Travail (CSST). 2. Afin d'éviter tute cnfusin entre l'entreprise et ses affaires persnnelles, il cnvient d'uvrir un cmpte d'affaires distinct dans une banque lcale. Il faut aussi cmmander des chèques avec suche pur l'inscriptin des détails sur les chèques émis et btenir un livret de dépôt. De plus, la banque dit vus faire parvenir un relevé mensuel de même que les chèques payés afin que vus puissiez faire le rapprchement bancaire. 3. Ensuite, il faut vus prcurer un livre à clnnes, dispnible en frmats de 1 à 36 clnnes u plus. Le nmbre requis pur vtre entreprise dépend du nmbre de cmptes de dépenses. Prcurez-vus aussi un livret de factures et un livret de bns de cmmande, numértés. Vus puvez aussi envisager l'achat d'un timbre prtant les nm et adresse de vtre entreprise pur persnnaliser les factures, les bns de cmmande, les reçus et même les chèques, s'ils ne prtent pas le nm de vtre entreprise. Il est également utile d'avir un livret pur y inscrire les dépenses d'autmbile et les déplacements d'affaires. 4. Prcurez-vus un exemplaire du Guide d'impôt intitulé «Les revenus d'entreprise u de prfessin» de Revenu Québec, brchure IN-155. Ce guide décrit les dépenses d'affaires admissibles et dnne des précisins sur l'amrtissement, les dépenses d'affaires d'une entreprise à dmicile, les frais d'autmbile, etc LA TENUE DE LIVRES AVEC LA COMPTABILITÉ EN PARTIE SIMPLE Chaque page sert à inscrire les pératins du mis et les ttaux mensuels de chaque clnne. Vus utiliserez au mins une page pur chaque mis de l'année et même plus seln le nmbre de transactins mensuelles. En l'ccurrence, il faut faire les sus-ttaux au bas de la page et reprter les résultats au smmet de la page suivante. Utilisez les tris premières clnnes pur inscrire la date, les détails de l'pératin et le numér du chèque u de la facture. Cherchez à payer tutes les factures avec un chèque numérté et assurez-vus d'inscrire les détails sur le taln du chèque (achat, date et numér de facture). Inscrivez aussi le numér et la date du chèque sur la facture payée. Prenez-en l'habitude, afin de vus faciliter la tâche lrsque vus devrez retracer des pératins. Les deux clnnes suivantes snt réservées aux revenus et aux dépenses. Chaque pératin dit être inscrite dans l'une de ces clnnes. Les revenus représentent des mntants assciés aux ventes de l'entreprise, tandis que les dépenses représentent les paiements faits par la cmpagnie u déburs. Les autres clnnes servent à inscrire les catégries de revenus et de dépenses, qui varient d'une entreprise à l'autre. En général, il vus faudra suffisamment de clnnes de frais pur tenir cmpte des dépenses pur lesquelles vus faites des chèques le plus suvent. Si vus ne faites qu'un seul chèque par année pur une dépense dnnée, il n'est peut-être pas nécessaire d'utiliser une clnne à cette fin. Vus prterez plutôt cette dépense dans la clnne Divers. Dans l'exemple ci-dessus, les revenus snt inscrits dans les clnnes des Initiatin à la tenue de livre 2 Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda

3 ventes et de la taxe de vente. Les détails peuvent varier seln l'entreprise. Dans le cas d'un garage par exemple, n purra prévir des clnnes pur le carburant, les pièces, la main-d'œuvre, et les cnfectins. Dans l'exemple ci-dessus, les dépenses snt inscrites dans les clnnes des stcks, de lyer, de téléphne, des furnitures de bureau, des assurances et diverses dépenses. Parmi les autres rubriques à cnsidérer, il y a la cmptabilité, les frais juridiques, la publicité, la taxe et le permis d'affaires, les réparatins, le véhicule, les services publics et les salaires. Exemple Les entrées de jurnal de l'exemple représentent les revenus et les dépenses pur le mis de mai de la Cmpagnie Furnitut (celle qui apprvisinne Cyte Le Rusé). Cmme il s'agit de la secnde page pur le mis, elle cmmence avec les sus-ttaux reprtés de la première page. Les pératins fictives snt les suivantes : 1. Chèque n 56, au mntant de 121 $, établi le 26 mai à l'rdre de la Papeterie Émile pur l'achat d'envelppes et de papier à en-tête. 2. Chèque n 57, au mntant de $, établi le 27 mai à l'rdre de Accessires de parachutisme pur l'achat de 10 parachutes pur les stcks et la revente. 3. Chèque n 58, au mntant de 230 $, établi le 27 mai à l'rdre de Téléphnes Sansfil pur les frais de téléphne cellulaire. 4. Chèque n 59, au mntant de 580 $, établi le 28 mai à l'rdre d'assurances Turisques pur l'assurance respnsabilité annuelle. 5. Dépôt bancaire de 2 796,94 $ fait le 28 mai relativement aux factures 36, 37 et 38 et les ventes au cmptant du 26 au 28 mai. 6. Chèque n 60, au mntant de 545 $, établi le 29 mai à l'rdre de C. Le Rusé en rembursement de la facture n 37 (parachute défectueux). 7. Chèque n 61, au mntant de 26,10 $, établi le 26 mai à l'rdre de la prpriétaire, Elle Furnitut, pur le paiement de dépenses de petite caisse en mai. (Les dépenses de petite caisse cmme l'affranchissement pstal u les frais de statinnement, etc. pur lesquelles il n'est pas nécessaire de faire un chèque devraient être payées par la prpriétaire, qui garde ses reçus jusqu'à la fin du mis u jusqu'à ce que le mntant justifie un rembursement par chèque.) 8. Après réceptin du relevé bancaire mensuel, n a cmparé les chèques et les dépôts indiqués sur le relevé et fait un rapprchement avec les entrées dans les clnnes revenus et dépenses. Tutefis, les deux clnnes ne fnt pas état d'un prélèvement de 15,80 $ représentant les frais bancaires du mis de mai de la Cmpagnie Furnitut. Initiatin à la tenue de livre 3 Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda

4 COMPAGNIE FOURNITOUT JOURNAL DES REVENUS ET DÉPENSES Mis : mai 1997 Page 2 Détails des revenus Détails des dépenses Date Opératin n de Revenus Dépenses Ventes Taxe de Stck & Lyer Tél. Bureau Ass. Divers ch. vente Achat Slde reprté 2 317, , ,63 208, ,00 500,00 15,00 79,00 Divers - Détails 26-mai Papeterie Émile ,00 121,00 27-mai Acces. de parachutisme , ,00 28-mai Téléphnes Sansfil ,00 230,00 28-mai Assurance Turistique ,00 580,00 29-mai Dépôts 2 796,94 Factures 36, 37, ,00 Ventes au cmptant 66,00 Taxe de vente prv. 230,94 29-mai C. Le Rusé remburs. fact. n ,00-500,00-45,00 29-mai Elle Furnitut, prpriétaire 61 26,10 26,10 Petite caisse 29-mai Frais bancaires 15,80 15,80 Frais bancaires Ttaux de fin de mis 4 569, , ,63 394, ,00 500,00 230,00 136,00 580,00 120,90 Préparé par : Saskatchewan Industry and Resurces, Business and C-perative Services Traduit par : Secrétariat natinal, Entreprises Canada Surce : Initiatin à la tenue de livre 4 Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda

5 Une fis le ttal établi à la fin du mis pur chacune des clnnes, le ttal sus la rubrique Dépenses devrait être égal à la smme de tutes les clnnes de dépenses. Le ttal de la clnne Revenus devrait être égal à la smme de tutes les clnnes de revenus du mis. Cela permet de vérifier les cmptes et faire la balance des cmptes et de s'assurer du même cup que les mntants et les entrées snt exacts. Les reçus, les factures payées et les autres relevés divent être cnservés de manière à puvir les retruver facilement en cas de besin. Par exemple, n peut agrafer ensemble tus les reçus pur un mis dnné, les mettre dans une envelppe et classer les envelppes par rdre chrnlgique. PRÉPARATION DES ÉTATS FINANCIERS À l'aide des ttaux de fin de mis, vus u vtre cmptable devriez être en mesure de préparer assez facilement des états financiers : États des résultats et Bilan. L État des résultats est un rapprt démntrant les résultats de l explitatin de vtre entreprise pur une péride dnnée (mis, trimestre u année). Ce rapprt vus permet de déterminer le bénéfice u la perte d explitatin de vtre entreprise sur une péride déterminée en cmpilant les revenus et les dépenses de celle-ci. Le bénéfice u la perte d explitatin sera ensuite inscrite au bilan, dans la sectin AVOIR. Le Bilan est un rapprt présentant une image de la situatin financière de vtre entreprise à une date précise. Divisé en tris parties (ACTIF, PASSIF et AVOIR), ce rapprt vus dnne un prtrait sur : L argent qui vus reste ; La valeur des équipements de l entreprise; Le slde des dettes à payer; Le slde des cmptes à recevir u à payer; La valeur cmptable de vtre entreprise; Etc COMMENT ÉLARGIR LA COMPTABILITÉ EN PARTIE SIMPLE Cmme l'exemple ci-dessus illustre les pératins d'une entreprise assez simple, il suffira d'un cahier à duze clnnes. Tutefis, sachez qu'il existe des cahiers cmprtant jusqu'à 36 clnnes, seln les besins. La cmptabilité en partie simple ffre beaucup de suplesse. S'il faut davantage de clnnes, sachez qu'il est tujurs pssible de tenir un jurnal distinct pur les dépenses, les revenus, les ventes, la paie et les cmptes furnisseurs. Initiatin à la tenue de livre 5 Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda

6 OBLIGATIONS LÉGALES Si vus explitez une entreprise au Québec, vus devez tenir des registres. Ces dcuments, tut cmme vs pièces justificatives, divent être cnservés pendant six ans sur supprt papier u sur supprt électrnique : à vtre lieu d'affaires ; à vtre résidence ; u à tut autre lieu désigné par Revenu Québec. Vus devez, en tut temps et dans un délai raisnnable, les rendre dispnibles pur permettre au persnnel de Revenu Québec de prcéder éventuellement à une vérificatin. Les renseignements cntenus dans ces dcuments divent lui permettre de vérifier : vs revenus et vs dépenses d'entreprise afin d'établir tut mntant qui dit être payé ; les mntants que vus avez perçus relativement à la TPS et à la TVQ ; les mntants de taxe que vus avez payés, si vus faites une demande de crédit de taxe sur les intrants (CTI) u de rembursement de la taxe sur les intrants (RTI) ; tute infrmatin ayant servi au calcul de vs retenues à la surce et de vs ctisatins d'emplyeur. Vus devez cnserver certaines preuves à l'appui de ces renseignements : le relevé qutidien de vs revenus, accmpagné de vs factures et de vtre ruban de caisse enregistreuse ; le relevé qutidien de vs dépenses d'explitatin, accmpagné de vs chèques blitérés, de vs chèques annulés et de vs reçus ; un relevé du kilmétrage effectué par chaque autmbile utilisée en partie pur exercer vtre activité prfessinnelle u cmmerciale, et en partie à des fins persnnelles ; les pièces justificatives cncernant vs déplacements ; les pièces justificatives cncernant vs dépenses en immbilisatin ; vs factures et les relevés mensuels de vs transactins effectuées par carte de crédit ; les registres indiquant le nm de vs emplyés, leur salaire et les retenues faites pur chacun d'eux. Surce : Revenu Québec Initiatin à la tenue de livre 6 Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda

7 UN DERNIER CONSEIL Pur un bn cntrôle de l'entreprise, l'inscriptin des pératins cmptables devrait se faire sur une base qutidienne. Il cnvient dnc de réserver du temps à cette fin. Lrs du démarrage d'une nuvelle entreprise, l'entrepreneur prte suvent plusieurs «chapeaux» et accrde généralement la pririté aux ventes et aux clients. En l'ccurrence, il purrait être avisé de mntrer à sn cnjint u à un emplyé à temps partiel cmment faire la tenue des livres de vtre entreprise. Par suci d'unifrmité, faites en srte que ce travail sit tujurs exécuté par la même persnne. Enfin, il peut être à vtre avantage de retenir les services d'un cmptable lrs du démarrage de vtre entreprise. Cette persnne purra répndre à vs questins sur la tenue des livres. Afin que l'adptin d'un rythme de crissance mal géré ne cause des prblèmes de liquidité, d'apprvisinnement, de cntrôle de la qualité et de gestin des ressurces humaines, le Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda vus ffre une aide cncrète puvant prendre l'une des frmes suivantes : Vus ffrir des cnseils tuchant certains aspects de la gestin d'entreprise; Vus aider dans la préparatin d'états financiers prévisinnels; Vus aider dans la recherche de financement; Vus aider dans la recherche d'infrmatins stratégiques; Vus référer, au besin, à des services plus spécialisés. Pur de plus amples infrmatins, cntactez-nus : Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda 161, avenue Murdch Ruyn-Nranda (Québec) J9X 1E3 Téléphne : Télécpieur : Initiatin à la tenue de livre 7 Centre lcal de dévelppement de Ruyn-Nranda