GUIDE PRATIQUE Décembre 2015

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1 1 GUIDE PRATIQUE Décembre 2015 Mise en place de la complémentaire santé collective et obligatoire au 1 er janvier 2016

2 MISE EN PLACE DE LA COMPLEMENTAIRE SANTE COLLECTIVE ET OBLIGATOIRE AU 1 er JANVIER 2016 POUR LES EMPLOYEURS RELEVANT DE LA CCN DU SPORT 2 SITUATION 1 Employeur ayant déjà mis en place une complémentaire santé collective et obligatoire avant novembre 2015, veuillez-vous référer à la situation 1 de la page 3. SITUATION 2 Employeur n ayant pas déjà mis en place une complémentaire santé collective et obligatoire avant novembre 2015, vous dépendez d un des deux hypothèses ci-dessous, les étapes sont détaillées en situation 2, page 4 Hypothèse 1 Employeur adhérent au COSMOS ou CNEA Etape 1 : Choix de la couverture mise en place Etape 2 : Choix de l'organisme assureur Etape 3 : Conclusion du contrat d'assurance Etape 4 : Information formelle des salariés de la structure Etape 5 : Réception des retours effectués par les salariés Etape 6 : Transmission à l'organisme assureur choisi de la liste des salariés à couvrir Etape 7 : Transmission au salarié de la notice d'information Hypothèse 2 Employeur non adhérent au COSMOS ou CNEA Etape 1 : Choix de la couverture mise en place Etape 2 : Choix de l'organisme assureur Etape 3 : Conclusion du contrat d'assurance et mise en place de la décision unilatérale de l'employeur (DUE) Etape 4 : Information formelle des salariés de la structure Etape 5 : Réception des retours effectués par les salariés Etape 6 : Transmission à l'organisme assureur choisi de la liste des salariés à couvrir Etape 7 : Transmission au salarié de la notice d'information

3 3 SITUATION 1 Situation 1 : Employeur ayant déjà mis en place une complémentaire santé collective et obligatoire avant novembre 2015 Dans cette situation, l'employeur peut, en application de l'accord du 6 novembre 2015, conserver le régime instauré avant la signature de l'avenant conventionnel jusqu'au 31 décembre Autrement dit, il existe un délai d'adaptation pour se mettre en conformité avec l'accord du 6 novembre Néanmoins, il convient de s'assurer que le régime préexistant est conforme au dispositif légal de frais de santé, notamment au niveau des garanties proposées. Le tableau minimum des garanties est fixé par le décret n du 8 septembre 2014 (codifié à l'article D du code de la sécurité sociale). Trois étapes de vérification peuvent être distinguées : Etape 1 : Vérifier que le régime est collectif et obligatoire Concrètement, cela implique de vérifier que tous les salariés de la structure sont couverts par le régime et que, sauf cas de dispense, ils sont tous rattachés à celui-ci de manière obligatoire. S'il s'avère qu'un salarié n'est pas affilié au régime et ce, sans motif valable, le salarié concerné doit être rattaché à ce régime. Etape 2 : Vérifier qu'il existe bien un acte fondateur du régime Cela implique de vérifier qu'une décision unilatérale de l'employeur a été prise, ou qu'un accord d'entreprise a été signé A défaut, l'acte fondateur du régime frais de santé doit être mis en œuvre pour régulariser, au moins pour l'avenir, cette situation. Le contrat d'assurance ne peut à lui seul constituer cet acte fondateur. Etape 3 : Vérifier que les garanties prévues sont conformes au panier de soin minimum prévu par décret A ce titre, nous invitons les employeurs concernés à se rapprocher de leur organisme assureur afin d'opérer cette vérification avant le 1 er janvier Rappel :: au plus tard le 1 er janvier 2017, le régime existant devra respecter a minima la hase conventionnelle instaurée dans l'accord du 6 novembre En d'autres termes, une modification du régime devra intervenir avant la date limite. Le régime pourra néanmoins être plus favorable.

4 4 SITUATION 2 Les 7 étapes de la situation 2 Hypothèse 1 Sauf opposition valablement signifiée (peu probable), l'avenant conclu dans la branche du sport est alors applicable à l'employeur, même à défaut d'extension puisque l'avenant ne prévoit pas que l'extension est une condition d'entrée en vigueur. Cet avenant constitue, à compter du l' janvier 2016, l'acte fondateur des garanties de frais de santé. Cet avenant engage l'employeur vis-à-vis de ses salariés. Hypothèse 2 Dans cette hypothèse, il est rappelé que l'accord du 6 novembre 2015 n'est pas applicable au 1 er janvier 2016, à défaut de son extension ministérielle. Remarque : nous ne pouvons pas conseiller aux employeurs d'adhérer à l'un de ces deux syndicats au seul motif que cette adhésion leur permettrait de se prévaloir de l'accord du 5 novembre L'adhésion à un syndicat ou une association d'employeurs est un acte important, avec des conséquences juridiques importantes, qui ne doit pas résumer à la seule volonté de se faciliter «un peu» les choses sur le plan administratif. Sept étapes de vérification peuvent alors être distinguées dans la mise en place du régime collectif de frais de santé en tenant surtout compte de fortes modifications sur l étape 3 pour les 2 hypothèses. Etape 1 : Choix de la couverture mise en place La couverture instaurée au sein de la structure doit respecter à minima celle prévue par le panier légal de soin minimum. Il est toutefois conseillé de s'aligner sur les garanties conventionnelles prévues par l'accord du 6 novembre 2015, dans la mesure où il est probable que cet accord soit étendu dans le courant de l'année L'employeur peut également mettre en place des garanties supérieures à celles prévues par l'accord du 6 novembre Quel que soit le choix opéré, il nécessitera de mettre en place une décision unilatérale de l'employeur (cf. infra étape 3). Etape 2 : Choix de l'organisme assureur Le principe en la matière est la liberté de choix de l'opérateur d'assurance. Le contrat peut donc être souscrit auprès de n'importe quelle mutuelle, société d'assurance ou institution de prévoyance. Il est ici rappelé que la Fédération a souscrit un partenariat avec deux opérateurs : MACIF MUTUALITE et CHORUM-MUTEX. Si vous décidez de ne pas recourir à l'un des opérateurs recommandés par la branche, ou partenaires de la Fédération, nous vous incitons à la plus grande vigilance dans la vérification du contenu du contrat d'assurance (il faut que chacune des garanties prévue soit conforme à ce qui est prévu dans l'acte fondateur).

5 5 Etape 3 : HYPOTHESE 1 : Conclusion du contrat d'assurance Le contrat doit être à minima conforme aux garanties prévues par l'annexe 1 de l'accord du 6 novembre Il est possible d'adopter, compte-tenu du temps imparti, une démarche «minimaliste» en vous limitant à souscrire la garantie de base. Vous pourrez modifier votre approche en vue de l'année HYPOTHESE 2 : Conclusion du contrat d'assurance et mise en place de la décision unilatérale de l'employeur (DUE) Pour éviter les discordances entre ces deux documents, il est conseillé de les signer simultanément. Mise en place de la décision unilatérale de l'employeur (DUE) La DUE est l'acte fondateur du régime de frais de santé dans l'association, précisant les rapports juridiques entre l'employeur et le salarié. La DUE se matérialise impérativement par un document écrit, signé par l'employeur. La conclusion du seul contrat d'assurance n'est jamais suffisante. La DUE proposée s'inscrit dans le respect de l'accord du 6 novembre Nous vous conseillons de ne pas la modifier sans les conseils avisés d'un avocat spécialiste (sauf en ce qui concerne le choix des garanties du régime collectif et obligatoire que vous souhaitez retenir). Par exemple, nous vous conseillons de ne pas enlever les cas de dispense qui y figurent, qui sont calqués sur les cas de dispense de la branche du sport. Question : peut-on faire jouer comme cas de dispense l'article 11 de la loi EVIN qui permet aux salariés présents au moment de la mise en place de la DUE de refuser l'adhésion au régime? Réponse : L'employeur est tenu de proposer ce cas de dispense dans le cadre d'une DUE. Le salarié souhaitant refuser son adhésion au régime a la possibilité de le faire, sans justificatif, en vous retournant le coupon réponse avant la fin du mois décembre. En revanche, la question qui n'est pas tranchée aujourd'hui est de savoir si les salariés ayant mis en œuvre cette dispense devront automatiquement être affiliés au moment de la publication de l'arrêté d'extension de l'accord de branche. Une position sera sans doute prise par l'administration. En tout état de cause, la DUE doit prévoir ce cas de dispense. Cf. modèle n 1 : trame-type de DUE Sport Les employeurs dotés de délégués du personnel sont tenus de les informer préalablement à la signature de la DUE, en leur remettant pour observations un exemplaire du projet de DUE. Conclusion du contrat d'assurance Le contrat doit être conforme aux garanties prévues par la décision unilatérale de l'employeur (DUE). Il convient d'être vigilant avec toutes éventuelles garanties non-présentes dans la décision unilatérale de l'employeur, mais néanmoins prévue dans le contrat d'assurance.

6 6 Etape 4 : Information formelle des salariés de la structure HYPOTHESE 1 : Il est nécessaire d adresser à chacun des salariés un courrier les informant de la mise en place d une couverture complémentaire des frais de santé obligatoire à compter du 1 er janvier 2016 cf. modèle n 2 Courrier d information du régime - CCN Sport. Un envoi en lettre simple doublée d un mail avec accusé de réception peut être mise en œuvre. Une remise en main propre contre signature doit toutefois être privilégiée, même si cette modalité est sans doute compliquée lorsque les salariés sont itinérants ou mis à disposition. La preuve de la transmission doit être conservée. Ce courrier comprend également : un formulaire de demande de dispense d adhésion qui doit vous être retourné au plus tard fin décembre 2015 (cf. modèle n 3 Formulaire de dispense CCN Sport) ; la présentation commerciale de la couverture mise en place (document transmis par l organisme assureur) ; le bulletin individuel d adhésion du salarié au contrat collectif d assurance (document transmis par l organisme assureur). HYPOTHESE 2 : Il est nécessaire d'adresser à chacun des salariés un courrier les informant de la mise en place d'une couverture complémentaire des frais de santé obligatoire à compter du l e` janvier Cf. modèle n 4 : courrier d'information du régime DUE Sport Un envoi en lettre simple doublé d'un mail avec accusé de réception peut être mise en œuvre. Une remise en main propre contre signature doit toutefois être privilégiée. La preuve de la transmission doit en tout état de cause être conservée. Ce courrier comprend également : Une copie de la DUE signée (afin d'éviter un nombre de page trop conséquent, il est possible de formaliser la DUE signée en une page recto/verso sur 2 colonnes, type «contrat d'assurance») ; un formulaire de demande de dispense d'adhésion qui doit vous être retourné au plus tard fin décembre (Cf. modèle n 5 : formulaire de dispense DUE Sport) la présentation commerciale de la couverture mise en place (document transmis par l'organisme assureur) ; le bulletin individuel d'adhésion du salarié au contrat collectif d'assurance (document transmis par l'organisme assureur). Etape 5 : Réception des retours effectués par les salariés Le bulletin individuel d'adhésion du salarié au contrat collectif d'assurance doit être retourné par le salarié selon les modalités que vous aurez défini avec l'organisme assureur choisi (bulletin individuel directement retourné à l'organisme assureur ou transitant par vous). En revanche, le formulaire de demande de dispense d'adhésion doit vous être impérativement adressé par le salarié, accompagné des pièces justificatives demandées. Il importe de bien s'assurer que les justificatifs transmis sont valables et de les conserver dans le dossier.

7 Pour les salariés qui n'adressent aucune réponse, ils seront intégrés dans la liste des salariés à couvrir transmis à l'assureur. Si ces documents ne sont pas en votre possession, il existe alors un risque important de redressement en cas de contrôle URSSAF. Etape 6 : Transmission à l'organisme assureur choisi de la liste des salariés à couvrir Cette étape doit être effectuée au plus tard le 31 décembre A défaut, il existe un risque d'absence de couverture des salariés à partir du l ei janvier Etape 7 : Transmission au salarié de la notice d'information En application tant du code des assurances que du code de la mutualité, l'organisme de prévoyance doit vous transmettre une notice d'information qui définit notamment les garanties et leurs modalités d'application. Le code de la sécurité sociale impose ensuite à l'employeur de transmettre cette notice aux salariés concernés. Afin d'éviter toute difficulté et mise en jeu de la responsabilité de l'employeur, il est important : - de bien s'assurer que cette notice a effectivement été remise au salarié ; - et que ce dernier en a donné récépissé en remplissant le document (généralement fourni par l'assureur) qui sera conservé dans le dossier du salarié.de bien s'assurer que cette notice a effectivement été remise au salarié 7 Les courriers annexes sont téléchargeables sur notre site internet : - Régime conventionnel de frais de santé - Tableau des garanties - Tableau synthétique Gestion des cas de dispense - Modèle 1 - DUE Sport - Modèle 2 Courrier d information du régime CCN Sport - Modèle 3 Formulaire de dispense CCN Sport - Modèle 4 - Courrier d information du régime Sport - Modèle 5 Formulaire de dispense DUE Sport - Plaquette Chorum - Bulletin adhésion Structure à Chorum - Bulletin affiliation salarié à Chorum - Plaquette Macif - Bulletin adhésion Structure Macif - Bulletin affiliation salarié à Macif