Rapport pour la commission permanente du conseil régional

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1 Rapport pour la commission permanente du conseil régional JUILLET <%moiscx%> 2012 Présenté par Jean-Paul Huchon Président du conseil régional d'ile-de-france HABILITATION DU PRESIDENT DU CONSEIL REGIONAL A LANCER UNE CONSULTATION SUR APPEL D OFFRES OUVERT POUR L IMPRESSION DE SUPPORTS DE COMMUNICATION ET A SIGNER LES MARCHES CORRESPONDANTS <%numcx%> CP

2 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 3 RAPPORT N <%numcx%> CP Habilitation du Président du Conseil régional à lancer une consultation sur appel d offres ouvert pour l impression de supports de communication et à signer les marchés correspondants Chapitres budgétaires Chapitre Services généraux Chapitre Formation professionnelle et apprentissage Chapitre Enseignement Chapitre Culture, sports et loisirs Chapitre Santé et action sociale Chapitre Aménagement des territoires Chapitre Environnement Chapitre Transports Chapitre Action économique Sommaire EXPOSE DES MOTIFS LE CONTEXTE LE DISPOSITIF ENVISAGÉ LA PROCEDURE... 6 PROJET DE DELIBERATION... 8

3 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 4 RAPPORT N <%numcx%> CP EXPOSE DES MOTIFS 1. LE CONTEXTE La Région Île-de-France, dans le cadre de ses actions de communication institutionnelle et d information des Franciliens, conçoit et imprime des supports, thématiques ou généralistes, dédiés au grand public ou à un public cible. La création graphique et la mise en page de ces publications et produits imprimés sont effectuées, en interne ou par une agence spécialisée, sous la responsabilité de l unité communication, garante de la cohérence graphique et d une identité visuelle propre à l institution régionale. Chaque année, des supports sont édités ou réédités selon des formats et techniques extrêmement variés. Le terme générique «publications et produits imprimés» recouvre ainsi les catégories suivantes : rapport, catalogue, dépliant, chemise à rabat, flyer, plaquette, recueil, guide, livret mais également agenda, carton d invitation, carte de vœux, emballage (papier cadeau, coffret), affiches A titre d illustration, on peut notamment citer le rapport d activité, la brochure intitulée L Essentiel présentant un panorama de l action du Conseil régional ainsi que les chiffres clés, le guide de l apprenti, le répertoire des CFA, le répertoire des formations qualifiantes, le guide de la recherche d emploi, la plaquette recherche, la brochure culture, le guide des bases de loisirs, la carte des pistes cyclables, les schémas régionaux et contrats de projet, etc Soit des documents reflétant la diversité du travail de l institution. Ces impressions se font quasi-exclusivement sur du papier recyclé ou issu de forêts gérées de manière durable, avec des encres et procédés d'impression labellisés. Le bilan environnemental d utilisation du papier de communication est réalisé chaque année. S agissant des publications non périodiques (brochures) et des outils d édition pour nos actions publicitaires (affiches tous formats), la consommation de papier a baissé de 36% entre 2009 et 2011, passant de 139 à 89 tonnes. L étude 2012 menée par l association Riposte Verte et WWF sur la politique papier de 50 grandes institutions publiques françaises («PAP50 Public») a placé l Île-de-France au deuxième rang des administrations les plus performantes. Il s agit de la collectivité territoriale la mieux notée avec 71,70/100. L institution sortant en tête du classement a obtenu une note voisine de 71,94/100. Les 50 institutions sélectionnées sont : les 22 conseils régionaux métropolitains, les 12 plus grands ministères, les services du Premier Ministre et de la Présidence, les 10 plus grandes villes, 4 organismes publics ou semi-publics. Cette étude englobe la papeterie de bureau et la papeterie de communication et concerne la politique papier de l organisation, la consommation, l utilisation de papier et le recyclage, au regard notamment des engagements du Grenellle Environnement. Notre institution régionale souhaite poursuivre ses efforts. L objectif à court terme est bien de recourir exclusivement à du papier éco-responsable, de rationaliser les éditions et de développer fortement les supports numériques.

4 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 5 RAPPORT N <%numcx%> CP LE DISPOSITIF ENVISAGÉ La Région souhaite maîtriser et réguler les impressions de ses services dans une démarche de réduction des dépenses et de développement durable. Afin d atteindre ces objectifs et de satisfaire les besoins de l institution, il est envisagé de conclure un accord-cadre alloti, multi-attributaire et pluriannuel, dans le prolongement de celui initié en Ce contrat, transversal, ouvert aux différentes unités, comportera des clauses environnementales et permettra des coûts optimisés, par le biais de la remise en concurrence des imprimeurs référencés à chaque nouvelle commande d impression. L allotissement en fonction des machines d impression et de leurs fonctionnalités, actuellement utilisé, sera poursuivi. Cela représente 5 lots techniques, avec de 3 à 5 prestataires par lot. Ce contrat sera passé pour une durée d 1 an, renouvelable 3 fois, soit pour une durée globale de 4 ans maximum. L accord-cadre énumère les missions de base des titulaires des différents lots, par référence à des exigences qualitatives, techniques et fonctionnelles minimales à atteindre. Ces missions générales sont les suivantes : Fourniture du papier : papier recyclé ou répondant aux exigences de l écolabel européen ou disposant d un label de gestion durable des forêts issu d un système de certification reconnu au niveau international (FSC / PEFC) Réception et contrôle des fichiers remis par la Région Mise au point et remise d épreuves pour acceptation du bon à tirer définitif Impression et façonnage des supports Conditionnement et livraison des documents Elles correspondent aux attentes de la Région pour tous les travaux d impression et constituent l architecture commune des marchés conclus sur la base de l accord-cadre, marchés qui préciseront les missions particulières. Ces marchés dits subséquents seront précédés d une mise en concurrence organisée exclusivement entre les titulaires de chaque lot de l accord-cadre. Au-delà des 5 lots techniques (cf supra), un 6 ème lot est prévu en support opérationnel. Il s agit de mettre en place un système de gestion dématérialisée des commandes d impression dans un but de réactivité, d efficacité et de modernisation. Une interface informatique de gestion a déjà été activée entre la Région et les imprimeurs sur le marché actuel. Cette prestation associée va s arrêter comme l accord-cadre impression existant au 31 décembre Il est ainsi nécessaire de relancer en globalité ces contrats. Les différents lots seront notifiés après désignation des attributaires par la commission d appel d offres.

5 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 6 RAPPORT N <%numcx%> CP LA PROCEDURE Une procédure d appel d offres ouvert, au niveau européen, sera lancée dans les conditions des articles 10, 33, 57 à 59 et 76 du code des marchés publics. La consultation recouvre 5 lots techniques, selon le type de machines d impression, et un lot informatique de gestion dématérialisée. L amplitude financière prévisionnelle des différents contrats est la suivante : Lot n 1 : Impression de supports de communication par l utilisation de machines numériques à feuilles de type 36x52 cm - Montant minimum annuel : HT soit TTC - Montant maximum annuel : HT soit TTC Lot n 2 : Impression de supports de communication par l utilisation de machines offset à feuilles de type 52x72 cm - Montant minimum annuel : HT soit TTC - Montant maximum annuel : HT soit TTC Lot n 3 : Impression de supports de communication par l utilisation de machines offset à feuilles de type 72x102 cm - Montant minimum annuel : HT soit TTC - Montant maximum annuel : HT soit TTC Lot n 4 : Impression de supports de communication par l utilisation de machines rotatives offset - Montant minimum annuel : HT soit TTC - Montant maximum annuel : HT soit TTC Lot n 5 : Impression de supports de communication par l utilisation de machines d impression très grand format supérieur à 120x160 cm - Montant minimum annuel : HT soit TTC - Montant maximum annuel : HT soit TTC Lot n 6 : Gestion dématérialisée des commandes d impression de la Région Île-de-France. Les prestations seront réglées par application des coûts indiqués dans le bordereau des prix : conception et mise en place de l outil, licences et formations utilisateurs, assistance téléphonique, maintenance corrective et évolutive. Ces montants sont fournis à titre indicatif lot par lot et ne revêtent pas de valeur contractuelle. Ils dépendent du cumul des commandes d impression réellement passées par les différents services du Conseil régional et sont difficilement déterminables.

6 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 7 RAPPORT N <%numcx%> CP Les dépenses liées à ces marchés s imputeront sur les autorisations d engagement ouvertes au budget régional puis affectées par la Commission permanente sur les chapitres 930 «Services généraux», 931 «Formation professionnelle et apprentissage», 932 «Enseignement», 933 «Culture, sports et loisirs», 934 «Santé et Action sociale», 935 «Aménagement des territoires», 937 «Environnement», 938 «Transports» et 939 «Action économique», au titre des exercices 2012 et suivants. Je vous prie de bien vouloir approuver le lancement d une consultation, sur appel d offres ouvert, conformément aux dispositions des articles 10, 33, 57 à 59 et 76 du code des marchés publics, pour l impression de supports de communication, et m autoriser à signer ultérieurement les marchés correspondants. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. Le président du conseil régional d Île-de-France JEAN-PAUL HUCHON

7 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 8 RAPPORT N <%numcx%> CP PROJET DE DELIBERATION DU Habilitation du Président du Conseil régional à lancer une consultation sur appel d offres ouvert pour l impression de supports de communication et à signer les marchés correspondants LA COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL REGIONAL D ILE-DE-FRANCE VU VU Le Code Général des Collectivités Territoriales Le Code des marchés publics VU La délibération n CR du 16 avril 2010 relative aux délégations d attributions du conseil régional à sa commission permanente VU La délibération n CR du 16 avril 2010 relative à la délégation du conseil régional à son Président en matière de marchés publics VU La délibération n CR du 17 juin 2010 relative au règlement budgétaire et financier de la Région Île-de-France VU La délibération n CR du 14 décembre 2011 relative au vote du budget primitif 2012 de la Région VU Le budget régional pour l année 2012 VU L avis de la commission des finances, de la contractualisation et de l administration générale VU Le rapport <%numcx%> CP présenté par monsieur le président du conseil régional d Ile-de- France APRES EN AVOIR DELIBERE Article 1 : Autorise le Président du Conseil régional à lancer une consultation sur appel d offres ouvert, conformément aux dispositions des articles 10, 33, 57 à 59 et 76 du code des marchés publics, pour l impression de supports de communication, et à signer ultérieurement les marchés correspondants. Article 2 : Les dépenses liées à ces marchés s imputeront sur les autorisations d engagement ouvertes au budget régional puis affectées par la Commission permanente sur les chapitres 930 «Services généraux», 931 «Formation professionnelle et apprentissage», 932 «Enseignement», 933 «Culture, sports et loisirs», 934 «Santé et Action sociale», 935 «Aménagement des territoires», 937 «Environnement», 938 «Transports» et 939 «Action économique», au titre des exercices 2012 et suivants. JEAN-PAUL HUCHON