ROWING CANADA AVIRON. Coordonnateur aux communications et aux relations publiques (Bilingue) Description du poste

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1 ROWING CANADA AVIRON Coordonnateur aux communications et aux relations publiques (Bilingue) Description du poste 1.0 DESCRIPTION 1.1 ORGANISATION : Association canadienne d aviron amateur (Rowing Canada Aviron) 1.2 TITRE : Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques 1.3 CATÉGORIE DU POSTE : Temps plein 1.4 RESPONSABLE ENVERS : Chef de la direction 2.0 ORGANISATION Rowing Canada Aviron (RCA) est une organisation nationale de sport (ONS) au Canada et elle est aussi l organe directeur pour le sport de l aviron au Canada. Elle est aussi membre de la fédération internationale d aviron, Fédération Internationale des Sociétés d Aviron (F.I.S.A.). RCA a un groupe de membres d environ 15,000 rameurs, entraîneurs, arbitres, bénévoles et administrateurs sportifs à travers nos dix associations provinciales d aviron. RCA est une organisation à but non lucratif ayant une vision d être une nation d avant-garde au sport de l aviron dans le monde en remportant des médailles sur la scène internationale, en accroissant la participation à tous les niveaux du sport et en continuant à construire une organisation d avant-garde et dynamique. 3.0 TÂCHES ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques est responsable du développement, de la mise en place et de la gestion continuelle des communications nationales et de la stratégie de profil national pour RCA. Cette personne supervisera particulièrement la planification et l exécution opportune de toute la programmation des communications publiques internes et externes de RCA, elle fournira une expertise et un leadership aux équipes nationales (personnel et athlètes) et de développement du sport de RCA en ce qui concerne la préparation et les obligations médiatiques, et elle sera la première personne à effectuer le lien médiatique lors d événements nationaux et internationaux (c.-à-d., Jeux olympiques, Championnats du monde, Championnats nationaux, Conférence nationale) et elle participera et/ou dirigera lors de l organisation d événements spéciaux de RCA. Dernière mise à jour : 11 août 2015 Page 1 de 7

2 Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques s assure que tous les programmes sont à l image de pratiques d affaires éprouvées, s exécutent selon les politiques de RCA, de la F.I.S.A. et d agences externes (si nécessaire) et est responsable de la promotion de relations de travail efficace parmi les membres APA, du personnel national de RCA, des athlètes de l équipe nationale, des comités opérationnels pertinents et autres agences et personnes qui ont un impact sur la capacité de l association de livrer des programmes et résultats exceptionnels. Ce poste sera aussi responsable de la supervision du personnel, d entrepreneurs et stagiaires lorsqu il se relie aux relations médiatiques et aux communications. Étant situé au bureau national de RCA à Victoria, BC, le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques se rapportera directement au CdD et travaillera conjointement avec une équipe très motivée de dirigeants sportifs et de bénévoles qui sont dédiés à accroître et à développer le sport au Canada. Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques est responsable de : 4.0 RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES 4.1 Opération au bureau national 1. Observe les normes professionnelles de travail, les systèmes et les protocoles du bureau national qui ont été mis en place par le Chef de la direction. 2. S assure que les procédures financières et administratives reliées à l étendue de la responsabilité sont effectuées d une manière opportune et professionnelle. 3. Participe à toutes les réunions de planification du personnel et aux événements nationaux et internationaux (comme assigné), à la Conférence nationale et à l Assemblée annuelle ainsi qu aux autres activités s y reliant comme demandé par le Chef de la Direction. 4.2 Planification et Évaluation 1. Selon les directives du CdD, développe et met en place des plans de communications intégrés à court terme et à long terme, lesquels contribuent au succès d un positionnement public positif de RCA et de ses membres. 2. Gère efficacement et évalue continuellement la stratégie médiatique sociale de RCA comme elle se rapporte aux exigences internes et externes de partie intéressée. 3. Offre un leadership et une supervision du personnel, des entrepreneurs et stagiaires qui lui sont assignés et, dans le cas de comités organisateurs d événement, de bénévoles assignés qui sont responsables aux associations, à l équipe nationale lors d événements spécifiques de communications et de besoins médiatiques. Il agit particulièrement comme personne-ressource du personnel du bureau national pour la planification et la mise en place de projets et d activités courantes pour ces secteurs spécifiques de programmation. 4. Fournis un niveau pertinent de supervision de programmation (comme exigé par RCA et les agences externes de financement) et offre une diligence appropriée (avec commentaire de présidence) sur tout le travail de comité, sur tous les programmes et tous projets spécifiques. Dernière mise à jour : 11 août 2015 Page 2 de 7

3 5. Fournis un niveau approprié de leadership et de gestion du Plan Stratégique de RCA comme il se relie aux communications de l association et au profil externe envers le public. 6. Fournis une liaison pour la planification régulière de RCA et la Direction dans tous les secteurs de responsabilité de programme. 4.3 Communications 1. S assure que toutes les communications internes ciblant nos effectifs sont effectuées opportunément. 2. De façon constant, s assure que le site Web de RCA est représentatif des priorités de RCA et des communications aux membres ainsi que sa présentation au public dans les deux langues officielles. 4.4 Gestion de programmation Communications aux membres et au public : 1. Établis et maintiens les relations avec les intéressés internes (personnel, bénévoles, Associations provinciales d aviron, clubs, membres, Comités et le Conseil d administration). 2. Établis et maintiens un réseau élaboré de médias sportifs et groupe de premier plan ainsi que des partenaires à la diffusion radiotélévisée et à la diffusion Web. 3. Agis comme le porte-parole médiatique principal de RCA ou, si nécessaire, s affaire avec le CdD et le Conseil à préparer une stratégie publique de présentation. 4. Établis une stratégie de collecte de données médiatiques et de communication qui permet l évaluation des ressources et des programmes de communication. 5. Fournis une supervision et offre une expertise aux athlètes et entraîneurs de l équipe nationale concernant le développement de présentation au public, l entraînement médiatique, au profilage et au positionnement. 6. Produit des promotions opportunes et créatives des athlètes, des équipes, des épreuves et autres points d intérêt de RCA à ses membres. 7. Supervise l entretien et le développement de ressources et de guides médiatiques de RCA. 8. Gère la base de données des dossiers de RCA concernant les performances et résultats internationaux de médaille, des photos d athlète et des images numériques. 9. Prépare un e-bulletin pour l Association 10. Dirige les stratégies de diffusion Web et de médias sociaux de RCA. 11. Sers de premier point de contact pour la gestion du site Web et sa mise à jour, y compris la collaboration avec la compagnie hébergeant et développant le site Web. Gestion d événement et de compétition : 1. Agis comme personne-ressource principale de RCA aux communications avec le comité organisateur pour les événements et les compétitions assignés. Dernière mise à jour : 11 août 2015 Page 3 de 7

4 2. En collaboration avec le personnel pertinent de RCA, les comités organisateurs et les commanditaires, développe et gère la mise en place de plans de communications pour tous les événements et toutes les compétitions assignés. 3. Si nécessaire, fournit une gestion sur le site de la stratégie de communication pour les événements et les compétitions. Elle agit comme autorité finale sur toutes les décisions reliées aux communications lors d événement. 4. Crée et contrôle la «fiche de rendement» d événement et de compétition, laquelle fournit la rétroaction et l évaluation selon la perspective des communications et du profil envers le public. Gestion des Outils sur le Web et des médias sociaux : 1. Gère de bout en bout l engagement au processus relié au Web (site Web de RCA, blogues, e-bulletins, etc.) et aux médias sociaux (Facebook, Twitter, etc.) concernant l écoute/surveillance, l engagement (développement/modification de contenu et discussions pertinentes), et la jauge pour des résultats réussis. 2. Dirige et coordonne activement la création et la distribution de contenu opportun, engageant et pertinent sur le Web et sur les médias sociaux. 3. Encourage les interactions communautaires (dialogue, recommandations et partage) et développe des relations continues avec les «influenceurs» clés des médias et de la communauté dans notre sport. 4. Élabore les meilleures pratiques, surveille les tendances, recherche les dirigeants de catégories émergentes et expérimente avec de nouvelles et alternes manières pour établir un rapport avec notre communauté dans nos espaces sociaux/web et applique de manière appropriée cette connaissance pour accroître l usage des outils web/sociaux dans RCA. Autres tâches : 1. Fournis un soutien de gestion et de rapport approprié pour l équipe de marketing de RCA concernant les reportages, le positionnement et le traitement des commanditaires. 2. Agis comme personne responsable de RCA concernant la procédure des récompenses annuelles de RCA et de la reconnaissance des anciens. 3. Agis comme faisant partie de l équipe de logistique de RCA lors de la préparation et de la gestion de la conférence nationale de RCA. 4. Lorsqu on l exige, travaille avec le CdD de RCA sur des projets spéciaux désignés qui nécessitent un protocole de communications et un profil pour le public. Gestion financière : 1. Collaborant avec le CdD et le gestionnaire aux finances, participe au développement de budgets opérationnels annuels pour soutenir correctement les priorités de programmation identifiées pour l exercice financier. 2. Collaborant avec les comités organisateurs, les clubs et les Associations provinciales d aviron, fournit un niveau de leadership au développement et à la gestion des budgets de communications pour les événements et les compétitions comme décrites dans les procédures opérationnelles de RCA et dans les ententes d événement. Dernière mise à jour : 11 août 2015 Page 4 de 7

5 3. Sur une base trimestrielle, fournie des rapports de progrès/résultat de programme et des prévisions financières pour les secteurs de programme respectif. 4. Conformément à une demande, fournis un soutien au CdD dans la préparation du rapport annuel aux effectifs et dans la soumission de programme et de budget annuel à Sport Canada. Liaisons externes : 1. Maintiens une relation positive avec Sport Canada, le Comité Olympique Canadien, la Fédération Internationale des Sociétés d Aviron (F.I.S.A.) et les autres agences externes identifiées qui ont un impact sur la stratégie médiatique et publique de RCA. 2. Si nécessaire, agit comme personne principale du personnel de RCA responsable pour la liaison externe en respectant les initiatives régionales de cogestion par RCA et les APA. 4.0 COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS NÉCESSAIRES Éducation universitaire ou collégiale et a démontré une expérience de travail relié au RP, au marketing, à la planification d événement, à la promotion d événement, aux communications, de journalisme et/ou à la collecte de fonds. Démontré une capacité d initiative, de travail individuel et de contribuer et diriger positivement une équipe. Les candidats doivent avoir de l expérience et pouvoir démontrer de l aisance dans les deux langues officielles (parlées et écrites). Les candidats présélectionnés seront évalués pour la compétence du langage. D excellentes habiletés en communication écrite et verbale avec une habileté démontrée pour la recherche, l édition et la rédaction selon les normes des meilleures pratiques pour les divers médias, y compris la presse écrite, l internet, la radio et les nouveaux médias. De solides compétences de technologie de l information et une compréhension des technologies numériques, courantes et émergentes. Expérience en photographie est un atout définitif Compétence complète avec MS Office, particulièrement Outlook, Word, Excel et PowerPoint ainsi qu être familier avec tous les contextes sociaux de marketing et avec les systèmes de gestion de contenu de site Web, particulièrement Drupal 7. Expérience dans la planification de stratégies et de campagnes publicitaires Connaisseur dans la traite des demandes du public, de la presse et des organisations s y reliant. Démontré une capacité de penser et de planifier stratégiquement, de fonctionnement multitâche, de très bien s organiser et de travailler simultanément sur plusieurs projets. De solides compétences de gestion de projet comme démontré par le développement réussi de plans et l exécution de projets promotionnels comme des séances photographiques, des productions vidéos et des événements spéciaux. Dernière mise à jour : 11 août 2015 Page 5 de 7

6 Se soucis des petits détails, capable de satisfaire aux dates butoirs et aux tâches multiples, une référence solide de compléter les engagements. Démontré une connaissance des susceptibilités de la conception graphique concernant la mise en page de publication électronique et imprimée et du choix d images. Compétent à l écriture et à la production de présentations et communiqués de presse Développement, suivi et responsabilité budgétaire. Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques se conformera à tous les codes de conduite de RCA qui se relient à ses activités et sera le sujet d une vérification de casier judiciaire. 5.0 NIVEAU D AUTORITÉ 5.1 Niveaux de supervision Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques sera responsable de la gestion du personnel ou de bénévoles assignés aux activités spécifiques dans leur secteur de programmation. En collaborant avec le CdD et le Directeur aux finances, le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques s assurera que les procédures légales et tâches administratives pertinentes sont correctement suivies lors de la procédure d embauche et que le niveau d évaluation de rendement de rapports directs seront conformes aux normes pratiques de RCA. 5.2 VOYAGE Étant donné du genre de poste et en notant que RCA est un organisme directeur de sport national gérant une programmation à travers le pays et sur la scène internationale, on doit s attendre à effectuer des voyages réguliers pendant de longue période. Le candidat choisi voyagera parfois avec l équipe nationale pour gérer les communications, la promotion des athlètes et les relations médiatiques lors de l événement. 5.3 POUVOIR DÉCISIONNEL Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques participera aux activités de RCA spécifiques à la description du poste et sera responsable de présenter des recommandations sur des sujets lorsqu il en est nécessaire. La personne aura suffisamment d autorité pour agir dans la gestion quotidienne de ses secteurs selon les politiques, programmes et selon le budget. Au-delà de ces limites, la personne devra obtenir l approbation de décisions des gestionnaires envers lesquels il a une responsabilité directe. 5.4 PROCÉDURE DE RÉVISION DE RESPONSABILITÉ/DE RENDEMENT Le coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques se rapporte au Chef de la Direction de RCA, mais travaille étroitement et quotidiennement avec le Directeur de Haute Dernière mise à jour : 11 août 2015 Page 6 de 7

7 performance et nos programmes d équipe nationale ainsi qu avec le personnel de développement du sport pour atteindre les objectifs de la programmation collective comme décrite au Plan stratégique de RCA. Finalement, le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques travaille avec les athlètes de l équipe nationale, avec les Associations provinciales d aviron, avec les clubs et avec l organisateur d événement ainsi que les comités de travail pour produire des résultats spécifiques. Dans toutes les circonstances, le CdD gérera la procédure continuelle et annuelle d évaluation de rendement pour le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques. Dernière mise à jour : 11 août 2015 Page 7 de 7

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