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2 sommaire Votre solution de messagerie Futur Office évolue. Pour préparer au mieux la migration qui aura lieu le week-end du Juin, nous vous conseillons de réaliser les actions préalables décrites dans ce document. Archives... 3 Archiver votre messagerie... 4 Les notes Les règles de messagerie Les calendriers partagés Les listes de diffusions Dossiers publics Annexes Récupérer le connecteur Désactiver l antivirus Récupérer le connecteur qui vous correspond Installer le connecteur Réactiver l antivirus

3 ARCHIVES où sont-elles et comment les récupérer avant la migration? Les archives de messagerie : Attention le fichier Archives contient tous vos s / agendas / contacts, il convient d en faire une sauvegarde fréquente. (essayez de copier cela sur un élément différent : Si votre Fichier est sur votre disque C : faites en une copie sur un autre disque Dur ou un disque dur externe / clé USB ou autre support différent.) Vous pourrez ainsi, une fois votre nouvel outil de messagerie en place, venir chercher ce fichier pour récupérer votre espace de messagerie identique à celui que vous aviez avant. AVANT LA MIGRATION - ARCHIVES 3

4 archiver votre messagerie Comment créer une archive de vos messages Archivage manuel, méthode préconisée : Création d un nouveau fichier de stockage Sur Outlook 2007 : Fichier / Nouveau / Fichier de donnée Outlook : Nommer le fichier en utilisant l année : exemple : ARCHIVE 2011, ARCHIVE 2012, etc.. Créer et utiliser un fichier d archivage par année comme sur l exemple ci-dessus. AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 4

5 ARCHIVer votre messagerie Sur Outlook 2010 : Nouveaux éléments/ Autre éléments/ Fichier de données Outlook Nommer le fichier en utilisant l année : exemple ARCHIVE 2011, ARCHIVE 2012, etc. Créer et utiliser un fichier d archivage par année comme sur l exemple ci-dessus. AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 5

6 ARCHIVer votre messagerie Spécifiez l emplacement : Choisissez l emplacement ou vous souhaitez sauvegarder votre messagerie afin de pouvoir le retrouver facilement. NB : Il est nécessaire de faire une sauvegarde régulière des fichiers d archivages. Les fichiers d archivages stockés sur les disques durs locaux ne sont pas sauvegardés et seront perdus en cas de défaillance de votre disque dur. Pensez à un disque dur externe, un NAS, clé USB ou disque réseau. Le nouvel emplacement apparaît dans Outlook : Déplacer manuellement les répertoires à archiver dans ce nouvel emplacement : Avant archivage Après archivage AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 6

7 ARCHIVer votre messagerie Archivage automatique : Sur Outlook 2007 : Outils / Options Onglet «autre», puis «archivage automatique». AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 7

8 ARCHIVer votre messagerie à spécifier : Archiver automatiquement tous les... : fréquence d archivage, à déterminer par l utilisateur : 1 fois par semaine est un bon compromis. Effacer les éléments plus anciens que : laisser la valeur par défaut ou mettre une valeur plus faible, cela dépend du volume de votre BAL. Déplacer les éléments plus anciens vers : spécifier le chemin du dossier créé à l étape de stockage p.6. Sur Outlook 2010 : Fichier / Options / Options avancées / Paramètres d archivage automatique : AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 8

9 ARCHIVer votre messagerie Utilisation des fichiers d archivages La taille des fichiers d archivages est à surveiller, elle ne doit pas dépasser 4 Go. Dans ce cas-là, créer un nouveau fichier d archivage en le nommant par exemple 2011A, 2011B, etc Les fichiers d archivages sont affichable ou pas dans votre Outlook : faire click droit / déconnecter pour ne plus l avoir présent en affichage dans Outlook (cela ne détruit pas le fichier) et allège Outlook. Il est conseillé d ouvrir le fichier d archivage, d archiver puis de fermer le fichier d archivage pour optimiser le fonctionnement d Outlook et de votre PC. Pour faire apparaître le fichier à nouveau, faire Fichier / Ouvrir / Fichier de données Outlook, puis spécifiez le chemin. AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 9

10 ARCHIVer votre messagerie Emplacement des fichiers d archives Avant d effectuer la migration, vérifiez l emplacement de tous vos fichiers d archives pour les retrouver facilement après la migration et les rappeler sur votre nouvelle interface. Cliquez sur «Démarrer» puis «Panneau de configuration». Cliquez sur «Programmes et fonctionnalités». AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 10

11 ARCHIVer votre messagerie Cliquez sur «Courrier», si vous n avez pas cette option, c est qu il doit y avoir un filtre sur catégorie, sélectionner le mode «Grandes îcones». Cliquez sur «Fichiers de données». Dans «Fichier de données» se trouve la liste de tous vos fichiers d archives (extension.pst), notez les noms et emplacements, faites un imprime-écran si nécessaire. Cliquez sur «OK». AVANT LA MIGRATION - ARCHIVer votre MESSAGErie 11

12 Les notes Si vous ne travaillez pas avec les notes, ce paragraphe ne vous concerne pas et vous pouvez passer au paragraphe suivant. Vous utilisez des «notes» dans Outlook? Nous vous conseillons de les sauvegarder avant la migration afin de les récupérer dans votre nouvel espace de messagerie. Vous pouvez sauvegarder vos notes dans vos dossiers d archives (Cf.: 1er paragraphe des Archives p.3). Allez dans «notes» dans votre client de messagerie Outlook Sélectionnez toutes vos notes en maintenant le bouton de la souris cliqué. Relâchez et effectuer un click droit sur une des notes. AVANT LA MIGRATION - LES NOTES 12

13 les notes Cliquez sur «déplacez vers un dossier..» Sélectionnez alors le dossier de destination ou cliquez sur «nouveau» et créez ainsi un nouveau dossier. Info + : Si vous avez un compte Evernote (application gratuite sur Smartphone et Ordinateur) vous pouvez les synchroniser en cliquant sur : «Ajouter à Evernote». AVANT LA MIGRATION - LES NOTES 13

14 Règles de messagerie Si vous ne travaillez pas avec les Règles de messagerie, ce paragraphe ne vous concerne pas et vous pouvez passer au paragraphe suivant Les règles ne seront pas migrées dans notre évolution d offre. De ce fait, nous vous conseillons de noter les règles que vous avez actuellement afin de pouvoir les reproduire une fois que vous serez sur notre nouvelle solution de messagerie. Cliquez sur «Outils» dans la barre de menu et choisissez «Règles et Alertes». AVANT LA MIGRATION - RÈGLES DE MESSAGERIE 14

15 LES CALENDRIERS PARTAGÉS Si vous ne travaillez pas avec les Calendriers, ce paragraphe ne vous concerne pas et vous pouvez passer au paragraphe suivant Le calendrier sera migré. Suite à la migration les calendriers ne seront plus partagés, il faudra refaire les partages à l aide de la procédure «APRÈS LA MIGRATION». 15

16 Les listes de diffusions Si vous ne travaillez pas avec les Listes de diffusions, ce paragraphe ne vous concerne pas et vous pouvez passer au paragraphe suivant Les listes de diffusions ne seront pas migrées lors de notre évolution d offre. Pour éviter tout désagrément, nous vous conseillons de les reproduire sur un autre support ou de les noter afin de pouvoir les recréer après la migration. Pour éviter tout désagrément, nous vous conseillons de les noter afin de pouvoir les reproduire. Copiez et collez la liste sur un document texte, que vous enregistrez! AVANT LA MIGRATION - LES LISTES DE DIFFUSIONS 16

17 Dossiers Publics Si vous ne travaillez pas avec les Calendriers, ce paragraphe ne vous concerne pas et vous pouvez passer au paragraphe suivant Attention, si vous utilisez les dossiers partagés, les documents placés dans cet emplacement ne seront pas migrés lors notre évolution d offre. Nous vous conseillons de copier-coller vos documents sur votre ordinateur, afin d en avoir une sauvegarde. AVANT LA MIGRATION - DOSSIERS PUBLICS 17

18 ANNEXES : FONCTIONNALITéS AVANT / APRES MIGRATION Voici un état des lieux des fonctionnalités avant/après migration. FonctionnalitéS Avant Après Taille de la Boite aux lettres 500Mo 2Go Webmail Webmail dépassé datant de 2003 Nouveau web mail avec une interface permettant de faire glisser/déposer, le clic-droit, les info-bulles, l utilisation de raccourcis claviers le rendant très simple à utiliser, afficher des plans en passant la souris sur l adresse, Messages et pièces jointes Migrées et disponibles sur webmail et Outlook Règles Non migrées disponibles sur webmail et Outlook, à reconfigurer Listes de diffusion Non migrées disponibles sur webmail et Outlook Accès aux calendriers partagés Non migrées disponibles sur webmail et Outlook Carnet d adresse perso Migrées et disponibles sur webmail et Outlook Carnet d adresse société avec application d une procédure Notes Non migrées fonctionnalité disponible sur webmail et Outlook Calendriers Migrées et disponibles sur webmail et Outlook Salles de réunion Non migrées fonctionnalité disponible sur Outlook Tâches Migrées et disponibles sur webmail et Outlook Catégories Migrées et disponibles sur webmail et Outlook Dossiers publics Non migrées fonctionnalité disponible sur webmail Archives Fax Disponibles sur Outlook Disponibles sur Outlook Disponibles sur Outlook avec application d une procédure. Vous pourrez venir chercher ce fichier et avoir de nouveau accès à vos archives Non migrées fonctionnalité disponible sur Outlook Mail in black AVANT LA MIGRATION - ANNEXES 18

19 Gagnez du temps! En équipant dès maintenant chaque ordinateur du connecteur assurant la compatibilité d Outlook avec la nouvelle version de Futur Office.

20 Récupérer le connecteur Désactiver l antivirus Pensez après avoir téléchargé le connecteur à réactiver l Antivirus. En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l horloge, retrouvez le logo de votre antivirus. Une fois retrouvé, effectuez un clic droit sur l icône de votre Antivirus et désactivez-le, le temps de la migration. Récupérer le connecteur qui vous correspond Identifier votre système : Au préalable, vous avez besoin de connaître les spécificités techniques de votre système : Savoir si votre système fonctionne en 32 Bits ou en 64 bits. Comment trouver cette information : Cliquez sur le logo Windows, et clic droit sur «ordinateur» et choisir «propriétés». Avant LA MIGRATION - Récupérer le connecteur 20

21 Récupérer le connecteur Installer le connecteur Maintenant, téléchargez le connecteur qui correspond à votre système. Vous avez besoin d un logiciel spécifique «connecteur» pour qu Outlook puisse fonctionner avec votre nouveau système de messagerie. Rendez vous sur la page Une fenêtre va s ouvrir sur cette page, et vous proposera le téléchargement du connecteur (sur la pop up) : Votre système fonctionne en 32 bit : cliquez ici. Votre système fonctionne en 64 bit : cliquez ici. Voici les étapes à suivre pour installer le connecteur : 1 ) Une fois téléchargé, double cliquez sur le logiciel. Voici la première fenêtre qui apparaît : Sur la fenêtre ci-dessus, cliquez sur «Suivant». Avant LA MIGRATION - Récupérer le connecteur 21

22 Récupérer le connecteur 2 ) Cliquez sur : «J accepte les termes du Contrat de licence» après l avoir lu. 3 ) Cliquez sur «Suivant» pour confirmer l installation. Avant LA MIGRATION - Récupérer le connecteur 22

23 Récupérer le connecteur 4 ) Laissez la barre de défilement aller au bout et cliquez sur «Fermer». Avant LA MIGRATION - Récupérer le connecteur 23

24 Récupérer le connecteur Réactiver l antivirus En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l horloge, retrouvez le logo de votre antivirus. Une fois votre logo retrouvé, effectuez un clic droit sur l icône de votre Antivirus et activez-le. Avant LA MIGRATION - Récupérer le connecteur 24

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