FORMATIONS INFORMATIQUES

Transcription

1 FORMATIONS INFORMATIQUES Réaliser de manière efficace un publipostage de lettres, étiquettes ou enveloppe sur base d une base de données en Excel. N.Vanassche PUBLIPOSTAGE Avec Word 2007, 2010, 2013

2 Word [Réaliser un mailing (publipostage) de lettres, étiquettes ou enveloppes] P a g e 1 Lancer un publipostage avec Word 2007, 2010 ou 2013 Qu est-ce que le publipostage? Le publipostage est une opération qui consiste à rédiger un courrier répétitif en plusieurs exemplaires (envoyer à plusieurs personnes la même lettre) tout en personnalisant chaque lettre. Le publipostage est donc le résultat de la fusion entre DEUX DOCUMENTS, Le document principal est donc relié à une source On peut relier à une seule source plusieurs documents principaux. Une liste d adresses peut servir pour plusieurs envois de lettres différents. Étapes à suivre lors de la Fusion et du publipostage d un courrier 1. En Excel : concevoir la base de données (liste des personnes) en Excel et l enregistrer La première chose à faire est de créer la liste des personnes auxquelles vous adresserez vos courriers, exemple : 2. En Word : construire la letter qui sera envoyée à tout le monde La seconde chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données. 3. En Word : dans le Ruban d office, cliquez sur Publipostage.

3 Word [Réaliser un mailing (publipostage) de lettres, étiquettes ou enveloppes] P a g e 2 Puis démarrez la fusion et le publipostage en suivant l assistant 4. L assistant publipostage de word pour la réalisation d un mailing de lettres : Word propose cinq options de document de base : lettres, messages électroniques, enveloppes, étiquettes et répertoire. Nous choisissons ici «lettre» A ce stade, nous devons choisir le document de base (ici, lettre) que nous allons utiliser pour notre mailing. Si votre lettre est affichée à l'écran, optez pour l'option Utiliser le document actuel. Dans le cas contraire, sélectionnez l'option Utiliser un document existant, cliquez sur ("Autres fichiers") puis Ouvrir et pointez vers votre lettre. Ici, il convient de sélectionner votre fichier de données. Celui-ci ayant été créé et sauvegardé avant, sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante et cliquez sur le bouton A l'étape 4, Word nous propose d'insérer nos champs de fusion. Vous les insérez via le ruban publipostage, insérer un champ de fusion : Votre lettre, contenant les champs de fusion aura l apparence suivante : Cette étape vous permet de visualiser, avant impression, votre publipostage. Naviguez entre vos lettres via les double-flèches pour vérifier l aspect de vos documents avant fusion. Revenez à l étape 4 si des ajustements s avèrent nécessaires.

4 Word [Réaliser un mailing (publipostage) de lettres, étiquettes ou enveloppes] P a g e 3 Etape 6. Terminer / Imprimer la fusion Bien que Word offre la possibilité d'envoyer directement votre publipostage à l'impression, je vous conseille de prendre l'habitude de privilégier l'option Modifier les lettres individuelles. L'option Modifier les lettres individuelles crée en fait un nouveau document comportant l'intégralité de vos lettres. En cas d'erreur, il vous suffit donc de refermer ces lettres, sans les sauvegarder et revenir à votre document de saisie pour rectifier l'erreur! La fusion se réalise alors, nous obtiendrons donc une lettre par ligne du tableau Excel. L ensemble des lettres générées par cette fusion est appelé LETTRES TYPE 1. On ne sauve pas le Étapes à suivre lors de la Fusion et du publipostage d étiquettes Le principe est identique à celui employé pour réaliser une fusion de courriers à quelques détails près : 1. L assistant publipostage de word pour la réalisation d un mailing de lettres : Nous choisissons ici «étiquette» Chaque type de feuille d étiquettes a une taille précise et contient un certain nombre d étiquettes de dimensions spécifiques. Pour configurer le document principal d étiquette, vous devez faire correspondre les dimensions de ce document avec celles des étiquettes sur les feuilles dont vous disposez, cliquez sur Options d étiquettes. Pour fusionner les informations dans vos étiquettes, vous devez connecter les étiquettes à votre liste d adresses, sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante et cliquez sur le bouton Insérer vos champs de fusion sur la première étiquette uniquement via le ruban publipostage, insérer un champ de fusion : Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton mettre à jour les étiquettes pour reporter votre mise en page sur toutes les autres étiquettes. Etape 6. Vérifiez l apparence de vos étiquettes. Revenez à l étape 4 si des ajustements s avèrent nécessaires. Terminer / Imprimer la fusion Comme pour le courrier, je vous conseille de prendre l'habitude de privilégier l'option Modifier les documents individuels. La fusion se réalise alors, nous obtiendrons donc une étiquette par ligne du tableau Excel.

5 Word [Réaliser un mailing (publipostage) de lettres, étiquettes ou enveloppes] P a g e 4 L ensemble des étiquettes générées par cette fusion est appelé ETIQUETTE 1. On ne sauve pas le Étapes à suivre lors de la Fusion et du publipostage d enveloppes Le principe est identique à celui employé pour réaliser une fusion d étiquettes à quelques détails près : Nous choisissons ici «enveloppe» Chaque type d enveloppe a une taille précise, pour la configurer cliquez sur Options d enveloppes. Pour fusionner les informations dans vos enveloppes, sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante et cliquez sur le bouton Insérer vos champs de fusion sur l enveloppe via le ruban publipostage, insérer un champ de fusion : Etape 6. Vérifiez l apparence de vos enveloppes. Revenez à l étape 4 si des ajustements s avèrent nécessaires. Terminer / Imprimer la fusion Comme pour le courrier, je vous conseille de prendre l'habitude de privilégier l'option Modifier les documents individuels. La fusion se réalise alors, nous obtiendrons donc une enveloppe par ligne du tableau Excel. L ensemble des étiquettes générées par cette fusion est appelé ENVELOPPE 1. On ne sauve pas le