Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES VILLE SAINT-GENIS-LAVAL Service finances Service Marchés Publics 106, avenue Clémenceau BP SAINT-GENIS-LAVAL cedex Tél: MISSION D ASSISTANCE ET DE CONSEIL POUR LA MISE EN OEUVRE DE LA TAXE LOCALE SUR LA PUBLICITE EXTERIEURE (TLPE) Cahier des Clauses Techniques Particulières 1

2 Le présent marché a pour objet une mission d assistance et de conseil pour la mise en œuvre de la Taxe Locale sur la Publicité Extérieure (TLPE). L assistance attendue est d ordre administrative, technique, juridique, comptable et fiscale. Sur la base de la mission du prestataire, la Commune de Saint Genis Laval pourra procéder aux opérations administratives et comptables liées à la TLPE. Le marché est composé de plusieurs tranches : 1/ Une tranche ferme qui consiste en une assistance à maîtrise d'ouvrage pour la détermination des caractéristiques d'application de la TLPE sur le territoire de St Genis Laval à partir du 1er janvier 2016 en fonction des objectifs politiques. Cette phase fera l'objet d'un prix forfaitaire. 2/ Une première tranche conditionnelle ayant pour objet la mise en place du dispositif de TLPE voté. Cette tranche fera l'objet d'un prix forfaitaire déterminé par un taux de rémunération en fonction des recettes. 3/ Deux tranches conditionnelles successives ayant pour objet la mise à jour annuelle de la base de données. Ces tranches feront l'objet d'un prix forfaitaire déterminé par un taux de rémunération en fonction des recettes. La tranche ferme débutera au 2 janvier 2015 (ou à la date de notification si cette dernière est postérieure à la date de notification) et se terminera au plus tard au 30 avril Contenu de la prestation TRANCHE FERME : AMO détermination de la politique d'application de la TLPE La ville de St Genis Laval souhaite mettre en application la TLPE sur son territoire à partir du 1er janvier Pour cela une délibération instaurant cette taxe et ses modalités d'application doit être prise avant le 1er juillet Le prestataire devra donc faire à la ville des propositions d'application de la TLPE (tarifs, exonérations...) prenant en compte : la politique souhaitée par la ville de poursuivre son soutien au commerce local de proximité et de limiter la pollution visuelle l'impact (financier, économique,..) des choix d'application de la TLPE sur chaque type de redevables (petits commerçants, entreprises...) le Règlement de Publicité Local de la ville la volonté de constituer une recette nouvelle pour la collectivité. Pour faire ses propositions, le prestataire réalisera un diagnostic du territoire lui permettant d'estimer les redevables potentiels et les types de supports concernés. Le résultat attendu de cette phase est de définir quels seront les supports taxables et de préparer la délibération instaurant la TLPE. Le prestataire proposera plusieurs scenarii (3) incluant dans sa prestation les réunions de présentation devant le groupe de pilotage et les élus (le candidat devra développer ce qu'il inclut dans sa méthodologie). Rendu des propositions du prestataire pour le 30 avril 2015 au plus tard. 2

3 Modalités de paiement tranche ferme : sur présentation d'une facture à l'issue de la prestation. TRANCHE CONDITIONNELLE 1 : MISE EN OEUVRE DU DISPOSITIF DE TLPE VOTE 1- MISE EN ŒUVRE D'UN PLAN DE COMMUNICATION A l'affermissement de la tranche conditionnelle et avant le commencement de la mission de recensement, le prestataire établira un courrier d'information destiné à chaque redevable et aux acteurs économiques locaux, dans lequel seront rappelées les modalités d'application de la loi, la mise en place du recensement et le principe de facturation. Le prestataire accompagnera la commune dans l'élaboration d'un plan de communication (réunions, mailing...) à destination des redevables. Il sera présent aux côtés de la ville en réunion publique d'information, il participera plus spécifiquement à une réunion avec les commerçants et une réunion avec les entreprises. Toute communication écrite du prestataire sera assortie du logo de la ville, les modalités d'utilisation seront validées préalablement par la ville. Le candidat devra détailler dans son offre sa méthodologie et le détail du chiffrage de ce plan de communication. 2- ASSISTANCE ADMINISTRATIVE Tout au long de l exécution du marché (pour toutes les tranches conditionnelles qui seront affermies) et sous l autorité de la commune, le prestataire sera appelé à rédiger les actes et documents nécessaires à la gestion de la TLPE : - lettres, - notes, - réponses aux demandes d information, réclamations ou litiges par mail aux services de la mairie en moins d une semaine. Cette assistance comprend la gestion régulière des correspondances ainsi que les phases administratives imposées par la réglementation en vigueur. Elle comprend notamment la gestion de la procédure déclarative par la mise à disposition d une déclaration annuelle pré-remplie. Elle comprend également la mise en place des procédures suivantes : taxation d office, rehaussement contradictoire. Elle devra aussi comprendre la mise à disposition de courrier vers les redevables de la TLPE pour chacune des étapes. Notamment, à l'issue de la période de recensement et au plus tard le 15 mai de chaque année (à partir de 2016), le prestataire établira un courrier d'information indiquant à chaque redevable le montant et le détail de la taxation à laquelle il sera assujetti au titre de l'année en cours. Les projets écrits seront transmis à la Commune pour validation qui pourra seule les émettre. Le prestataire proposera la mise à disposition d'une ligne téléphonique dédiée aux redevables. 3

4 3- ASSISTANCE TECHNIQUE Recensement des supports publicitaires L ensemble des tâches vise à mettre à jour la base existante en repérant et recensant exhaustivement les changements de supports et tous les dispositifs présents au 1er janvier 2016, assujettis ou non à la taxe. Cela comprend : les dispositifs publicitaires les enseignes les pré-enseignes Cette phase comprendra l'identification de la raison sociale du redevable, le mesurage et la photographie de chaque support et indiquera l adresse du support relevé. Le personnel chargé d effectuer ces tâches devra se munir d un courrier permettant d établir sa qualité de chargé de mission pour le compte de la Commune. L ensemble de ces taches devra être effectué avant le 30 avril Mise à disposition d un logiciel pour la gestion de la TLPE Le prestataire fournira un logiciel de consultation permettant la restitution exhaustive et précise de chaque dispositif. La fourniture du logiciel et toutes sujétions liées à son exploitation font partie intégrante de la mission du prestataire et ce sans supplément de prix ou d acquisition de matériel. Le logiciel doit permettre et comprendre notamment : l'identification précise des redevables (nom prénom / raison sociale du redevable, nature juridique, n Siret, code APE, n RC, adresse complète, téléphone, nom du représentant) la gestion des données en ligne, y compris les photographies des dispositifs taxés avec leurs dimensions, la consultation de cette base par la commune en ligne et en temps réel, l édition de factures et d états, pour l ensemble des redevables de la Commune étant précisé que la Commune doit avoir la maîtrise de la facturation. Toutes les informations devront être compilées dans une base de données informatique de manière à pouvoir être extraites sous format numérique ou papier. Le prestataire se charge de l intégration de la base de données existante et de sa mise à jour au vu du recensement. Les relevés mentionneront l adresse du dispositif et comporteront des photographies ainsi qu une information descriptive d environnement permettant le classement précis en catégorie d objet. Le prestataire devra saisir les informations caractéristiques pour chaque dispositif relevé comprenant le calcul des surfaces exactes des dispositifs faisant l'objet de taxation et leur classement. Le prestataire remettra, à l issue du recensement, et au plus tard au 1er août 2016 un état des recettes de l'année en cours au format numérique et papier, ainsi que l'ensemble des factures afférentes, qui permettra à la commune d'établir les titres de recettes au 1er septembre

5 A l'issue de la prestation, la base de données produite par le prestataire restera la seule propriété de la Commune. 4- ASSISTANCE COMPTABLE ET FISCALE Suite au recensement des supports, le prestataire remettra un état des recettes pour l année en cours et il devra être à même de fournir des estimations de la taxe pour les deux années suivantes. Le prestataire devra mettre en place un état pour la mise en application des calculs individualisés des taxes. Le prestataire conseillera la Commune dans le domaine fiscal et comptable, tant sur la stratégie tarifaire que les prospectives fiscales afférentes. Il donnera toute indication permettant une gestion optimale de la taxe. Sur simple demande de la Commune, le prestataire devra fournir les éléments comptables et fiscaux nécessaires à la gestion de la taxe ainsi que les estimations des recettes. 5-MISSION DE CONSEIL JURIDIQUE Tout au long de l'exécution du marché, le prestataire devra apporter une mission de conseil juridique appropriée aux diverses situations rencontrées par la Commune en matière de gestion de la TLPE. Il procédera à une veille juridique et il conseillera la Commune sur les procédures à mettre en œuvre. Le prestataire lui proposera la rédaction de tout acte afférent à une réclamation ou à un litige et assistera la commune dans les instances juridiques. La Commune validera les propositions du prestataire avant toute diffusion et se réserve le droit, dans tous les cas, de modifier les documents proposés dans leur forme et leur contenu, si cela s avère nécessaire. TRANCHE CONDITIONNELLE 2 : MISE A JOUR ANNUELLE DE LA BASE DE DONNEES 1 - Recensement des supports publicitaires présents au 1/01/2017 Le prestataire mettra à jour la base existante en repérant et recensant exhaustivement les changements de supports et tous les dispositifs présents, assujettis ou non à la taxe au 1er janvier Il recensera également les supports créés ou supprimés en cours d'année 2016 (entre le 2 janvier et le 31 décembre) qui doivent faire l'objet de déclarations complémentaires de la part des redevables dans les 2 mois suivants la création ou suppression. Cela comprend : les dispositifs publicitaires les enseignes les pré-enseignes Cette phase comprendra l'identification de la raison sociale du redevable, le mesurage et la photographie de chaque support et indiquera l adresse du support relevé. Le personnel chargé d effectuer ces tâches devra se munir d un courrier permettant d établir sa qualité de chargé de mission pour le compte de la Commune. L ensemble de ces taches devra être effectué avant le 30 avril

6 Pour rappel, comme prévu dans le paragraphe 2 (assistance administrative) : à l'issue de la période de recensement et au plus tard le 15 mai de chaque année, le prestataire établira un courrier d'information indiquant à chaque redevable le montant et le détail de la taxation à laquelle il sera assujetti au titre de l'année en cours. 2- Mise à disposition d'un état des recettes : Le prestataire remettra, à l issue du recensement annuel, et au plus tard au 1er août 2017, un état des recettes de l'année en cours au format numérique et papier, ainsi que l'ensemble des factures afférentes, qui permettra à la commune d'établir les titres de recettes au 1er septembre de l'année concernée. Le prestataire remettra également à cette même date, un état des régularisations à opérer au titre des créations et suppressions de supports en N-1, qui seront traitées au 1er septembre N. Modalités de paiement tranches conditionnelles Les paiements seront effectués après exécution de la prestation et se feront, sur présentation d'une facture selon l'échéancier suivant : 20% à l'issue de la mise à jour de la base 70% à l'émission des titres de recettes 10% à la fin de l'exercice comptable Ces règles de paiement seront effectives pour chaque tranche conditionnelle qui sera affermie. PRIX : Le candidat devra donc proposer 4 prix dans son acte d'engagement: 1/ un prix forfaitaire pour la tranche ferme correspondant à une mission d'amo. 2/ un prix forfaitaire déterminé par un taux de rémunération en fonction des recettes pour la 1ère année de mise en œuvre (1ère tranche conditionnelle) 3 et 4/ un prix forfaitaire déterminé par un taux de rémunération en fonction des recettes à partir de la 2d année de mise en œuvre ( pour les 2ème et 3ème tranches conditionnelles). 6

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