RÈGLEMENT RÉGISSANT LE CONTRAT DE SERVICE PROFESSIONNEL

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1 RÈGLEMENT RÉGISSANT LE CONTRAT DE SERVICE PROFESSIONNEL

2 Version : Dernière modification : 28 juillet 20 Page 2 de 12

3 Table des matières MODIFICATIONS DE SECTIONS... 3 SECTION 1 : OBJECTIF... 7 SECTION 2 : DÉFINITIONS... 7 SECTION 3 : INTERPRÉTATION... 8 SECTION 4 : ATTENTES... 8 SECTION 5 : CONTENU GÉNÉRAL... 9 SECTION 6 : CONTRATS DE SERVICE PROFESSIONNEL CONJOINTS... 9 SECTION 7 : CHANGEMENTS AU CONTRAT DE SERVICE PROFESSIONNEL INITIAL SECTION 8 : SERVICES ADDITIONNELS SECTION 9 : HONORAIRES POUR SERVICES RENDUS SECTION 10 : OBLIGATIONS DU CLIENT SECTION 11 : DÉBOURS SECTION 12 : LITIGES SECTION 13 : RÉSILIATION DU CONTRAT SECTION 14 : CONFIDENTIALITÉ SECTION 15 : POLITIQUE DE REMBOURSEMENT Page 3 de 12

4 MODIFICATIONS DE SECTIONS Classées par date : Date : 12 décembre 2012 La section 2 a été modifiée afin : d ajouter la définition de «représentant en immigration autorisé» (2.n); d inclure «de manière bénévole» dans la définition de client (2.b); d ajouter la définition «d entité» (2.g); d ajouter la définition de «bénévole» (2.a); d ôter «tiers» dans la définition du contrat de service professionnel (2.e); et d ôter la définition de «tiers». n. «Représentant en immigration autorisé» désigne une personne qui peut donner des conseils et/ou des services d immigration moyennant rétribution. Les représentants en immigration autorisés comprennent les consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) du Conseil, les avocats et les techniciens juridiques membres en règle d un barreau d une province ou d un territoire canadiens et les notaires en règle de la Chambre des notaires du Québec. b. «Client» désigne une personne dont le membre du CRCIC accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles, en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés. Dans le cas d avis relatifs au marché du travail, de certaines demandes présentées dans le cadre du Programme des candidats des provinces, ou d un avis sur un emploi réservé, «client» désigne l entité ou la personne pour laquelle le membre du CRCIC accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles. g. «Entité» désigne une compagnie, entreprise, société par actions, société de personnes, institution ou toute autre organisation qui a une existence juridique distincte de ses administrateurs. a. «Bénévole» désigne un service ou conseil d immigration constituant un don ou étant gratuit pour le client. e. «Contrat de service professionnel» désigne une entente un contrat entre un membre et son un client, et(ou) un tiers ou son représentant désigné, qui décrit établit les conditions de l entente professionnelle conclue entre eux. Autrement dit, un contrat de service professionnel est un contrat entre le membre et le client, ou son représentant désigné. Le paragraphe 4i) a été modifié afin d ôter le terme «lettre-contrat» étant donné que la définition de lettre-contrat dans le paragraphe 2j) comprend le contrat de service professionnel : Page 4 de 12

5 Chaque Un membre du Conseil doit fournir au conclure avec le client, ou à son représentant désigné, un contrat de service professionnel écrit ou une lettre-contrat qui décrit la portée des services convenus entre le client, ou son représentant désigné, et le membre. Le paragraphe 4ii) a été modifié afin de désigner de manière appropriée les professionnels qui offrent des conseils/services d immigration moyennant rétribution : Si un autre représentant en matière d immigration reconnu a signé le contrat de service professionnel, le membre est exempté du paragraphe 4i) des du présents règlements. Le paragraphe 4iv) a été modifié afin de prescrire aux membres l utilisation d un contrat de service professionnel lorsqu ils font du travail bénévole : Pour faire suite au paragraphe iii), un contrat de service professionnel est recommandé doit être rempli pour la prestation de services à titre bénévole. Le paragraphe 4iv) a été modifié afin de préciser que le contrat de consultation initiale doit être écrit en français ou en anglais, et comment procéder si un client n est pas présent physiquement pour signer le contrat de consultation initiale : Avant de donner des conseils, Chaque Un membre du Conseil doit fournir au conclure avec le client, ou à son représentant désigné, avant d accepter une affaire, un contrat de consultation initiale qui décrit établit l entente concernant les conseils à prodiguer. Le contrat de consultation initiale doit être rédigé en français ou en anglais ainsi que daté et signé par le client, ou par son représentant désigné, et par le membre. Si le client n est pas présent physiquement pour signer le contrat de consultation initiale, sa signature doit être obtenue selon une méthode convenue par les deux parties. Le paragraphe 5i) a été modifié afin de faciliter la lecture : Un membre qui représente un client doit s assurer que le contrat de service professionnel précise : a. identifie clairement le l identité du client, b. comprend le nom, l adresse et le numéro de téléphone du membre et du client, c. la catégorie dans laquelle l affaire du client se classe; c.d précise la portée des services à rendre convenus par le membre et le client, ou son représentant désigné. d. indique la catégorie dans laquelle l affaire du client se classe. Le paragraphe 5iv) a été modifié pour préciser que le contrat de service professionnel doit être écrit soit en français soit en anglais : Un contrat de service professionnel doit être rédigé en français ou en anglais ainsi que daté et signé par le client, ou par son représentant désigné, et par le membre avant que ce dernier accepte l affaire, à moins qu une entente distincte conclue avec la personne qui paie les honoraires, mais qui n est pas le client l y autorise. Si le client n est pas physiquement présent pour signer le contrat Page 5 de 12

6 de service professionnel, une signature doit être obtenue selon une méthode convenue par les deux parties. Le titre de la section 6 a été modifié pour représenter clairement le contenu de cette section. Le paragraphe 6i) a été modifié pour préciser que les fonctions de chaque membre doivent être déterminées dans le contrat de service professionnel : Si le client est représenté par plus d un membre, les fonctions de chacun des membres doivent être précisées dans le contrat de service professionnel. La section 10 a été mise en forme de manière à être plus concise : i. Un client, ou son représentant désigné : a. Un client, ou son représentant désigné, est responsable de fournir au membre tous les documents requis pour traiter le dossier. b. Un client, ou son représentant désigné, doit être informé de sa responsabilité de fournir des coordonnées à jour et fiables en temps opportun. c. Un client, ou son représentant désigné, doit être informé de sa responsabilité de fournir des informations à jour, et que toute inexactitude peut avoir une incidence défavorable sur la réponse à la demande. d. Un client, ou son représentant désigné, doit être informé du fait que les obligations du membre en vertu du contrat de service professionnel sont nulles et non avenues s il fournit sciemment des renseignements inexacts, trompeurs ou faux. Dans un tel cas, cependant, les obligations financières du client demeurent. Le paragraphe 13ii) a été modifié afin que les membres précisent la procédure à suivre lorsqu un membre met fin à une représentation : Un membre doit préciser son droit de mettre fin à la représentation en cas de défaut de client, ou de son représentant désigné, d honorer le contrat de service professionnel. Un membre doit préciser la procédure à suivre dans l éventualité où le client, ou son représentant désigné, le membre souhaiterait mettre fin à la représentation. Date : 15 avril 2013 Le paragraphe 2m) a été modifié pour améliorer la définition de représentant désigné : m. «Représentant désigné» désigne une ou plusieurs personnes à qui le pouvoir d agir au nom du client a été délégué par écrit par ce dernier personne à qui le client a donné l autorisation, par écrit, d agir en son nom auprès du membre. Le client doit préciser quels sont les pouvoirs conférés au représentant désigné et leur durée. Un représentant autorisé ne peut pas être rétribué par le client ni le membre pour agir en qualité de représentant désigné. Page 6 de 12

7 Section 1 OBJECTIF L objectif d un contrat de service professionnel est de stipuler par écrit les obligations exactes du membre et du client 1, ou de son représentant désigné, afin que toutes les parties du contrat aient des attentes claires en ce qui concerne le type de service fourni, la manière dont il sera fourni et son coût. Section 2 DÉFINITIONS Dans ce règlement : a. «Bénévole» désigne un service ou conseil d immigration constituant un don ou étant gratuit pour le client. b. «Client» désigne une personne dont le membre accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles, en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés. Dans le cas d études d impact sur le marché du travail ou de certaines demandes présentées dans le cadre du Programme des candidats des provinces, «client» désigne l entité ou la personne pour laquelle le membre accepte de servir les intérêts, moyennant des frais ou une autre forme de rétribution, ou de manière bénévole, dans le cadre d une procédure ou demande, ou une procédure ou une demande éventuelles. c. «Conseil» désigne le Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada. d. «Contrat de consultation initiale» désigne l évaluation du cas d un client et(ou) l entente de service concernant des conseils établie entre un membre et son client, ou son représentant désigné, et qui constitue un acte écrit faisant état de l objet du contrat, des frais exigés et de la date à laquelle les conseils sont prodigués, et qui est signé par les deux parties. Un contrat de consultation initiale n est requis que lorsque la consultation est offerte moyennant rémunération. e. «Contrat de service professionnel» désigne un contrat entre un membre et un client, ou son représentant désigné, qui établit les conditions de l entente professionnelle conclue entre eux. f. «Débours» désigne les dépenses diverses engagées par un membre dans le cadre des services fournis à un client, y compris les frais exigés par le gouvernement pour le dépôt d une demande, et que le client, ou son représentant désigné, remboursera au membre; à des fins de clarté, ne comprend pas les honoraires demandés pour des services rendus par un membre. g. «Entité» désigne une compagnie, entreprise, société par actions, société de personnes, institution ou toute autre organisation qui a une existence juridique distincte de ses administrateurs. h. «Frais administratifs» désigne les frais que les membres peuvent exiger pour se retirer d une affaire ou mettre fin à la représentation d un client. 1 L emploi du masculin vise à alléger le texte; le genre masculin inclut le féminin. Page 7 de 12

8 i. «Honoraires conditionnels» signifie qu un paiement ou un paiement partiel ne devra être effectué que si le gouvernement rend une décision favorable. j. «Lettre-contrat» désigne un contrat de service professionnel. k. «Membre» désigne toute personne admise à titre de membre du Conseil conformément au Règlement administratif. Un membre est un consultant réglementé en immigration canadienne (CRIC). l. «Règlement administratif» désigne le Règlement administratif du Conseil. m. «Représentant désigné» désigne une personne à qui le client a donné l autorisation, par écrit, d agir en son nom auprès du membre. Le client doit préciser quels sont les pouvoirs conférés au représentant désigné et leur durée. Un représentant autorisé ne peut pas être rétribué par le client ni le membre pour agir en qualité de représentant désigné. n. «Représentant en immigration autorisé» désigne une personne qui peut donner des conseils et représenter un client en matière d immigration moyennant rétribution. Les représentants en immigration autorisés sont notamment les consultants réglementés en immigration canadienne du Conseil, les avocats et les parajuristes qui sont membres en règle d un barreau provincial ou territorial du Canada, et les notaires qui sont membres en règle de la Chambre des notaires du Québec. Section 3 INTERPRÉTATION En cas de litige entre le présent règlement et le Règlement administratif du Conseil, le Règlement administratif du Conseil prévaudra. Section 4 ATTENTES i. Un membre doit conclure avec le client, ou son représentant désigné, un contrat de service professionnel écrit qui décrit la portée des services entre le client, ou son représentant désigné, et le membre. i Si un autre représentant en immigration autorisé a signé le contrat de service professionnel, le membre est exempté du paragraphe 4i) du présent règlement. Un contrat de service professionnel doit être rempli pour tous les services qu un membre accepte de fournir moyennant des frais ou une autre forme de rétribution en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés ou dans le cas d études d impact sur le marché du travail ou de certaines demandes présentées dans le cadre du Programme des candidats des provinces en vertu des règles qui s appliquent aux dites procédures. Page 8 de 12

9 iv. Pour faire suite au paragraphe iii), un contrat de service professionnel doit être rempli pour la prestation de services à titre bénévole. v. Avant de donner des conseils, un membre doit conclure avec le client, ou son représentant désigné, un contrat de consultation initiale qui établit l entente concernant les conseils à prodiguer. Le contrat de consultation initiale doit être rédigé en français ou en anglais ainsi que daté et signé par le client, ou par son représentant désigné, et par le membre. Si le client n est pas présent physiquement pour signer le contrat de consultation initiale, sa signature doit être obtenue selon une méthode convenue par les deux parties. Section 5 CONTENU GÉNÉRAL i. Un membre qui représente un client doit s assurer que le contrat de service professionnel précise : a. l identité du client; b. le nom, l adresse et le numéro de téléphone du membre et du client; c. la catégorie dans laquelle l affaire du client se classe; d. la portée des services à rendre par le membre et le client, ou son représentant désigné. i iv. Si des services additionnels sont requis, un contrat de service professionnel distinct doit être rempli conformément à la section 8. Un contrat de service professionnel doit comprendre une autorisation expresse du client selon laquelle le membre doit agir en son nom dans les limites des fonctions précises pour lesquelles les services du membre ont été retenus. Un contrat de service professionnel doit être rédigé en français ou en anglais ainsi que daté et signé par le client, ou par son représentant désigné, et par le membre avant que ce dernier accepte l affaire, à moins qu une entente distincte conclue avec la personne qui paie les honoraires, mais qui n est pas le client l y autorise. Si le client n est pas physiquement présent pour signer le contrat de service professionnel, une signature doit être obtenue selon une méthode convenue par les deux parties. v. Le membre doit fournir une copie du contrat de service professionnel au client, ou à son représentant désigné, et en conserver une copie. Section 6 CONTRATS DE SERVICE PROFESSIONNEL CONJOINTS i. Si le client est représenté par plus d un membre, les fonctions de chacun des membres doivent être précisées dans le contrat de service professionnel. Page 9 de 12

10 i Le membre qui signe le contrat de service professionnel est responsable de tous les éléments qui le composent, y compris des activités des membres subséquents qui se chargent du dossier. Tous les membres qui traitent un dossier sont solidairement responsables de la qualité du travail et des services fournis au client. Tous les membres qui traitent le dossier sont assujettis au Règlement administratif, au Code d éthique professionnelle et aux règlements du Conseil. Section 7 CHANGEMENTS AU CONTRAT DE SERVICE PROFESSIONNEL INITIAL i. Après la signature initiale du document, les parties doivent convenir de tous changements ou modifications apportés au contrat de service professionnel. Les changements ou modifications doivent être paraphés par le membre et le client, ou par son représentant désigné, pour indiquer leur consentement. Section 8 SERVICES ADDITIONNELS i. Un client, ou son représentant désigné, qui demande des services additionnels doit être avisé : a. qu un contrat de service professionnel distinct est requis; b. le cas échéant, qu un addenda au contrat initial doit être signé. Section 9 HONORAIRES POUR SERVICES RENDUS i. Un membre doit préciser : a. La méthode selon laquelle les honoraires pour services rendus seront déterminés soit selon un taux horaire soit selon des honoraires fixes avec un paiement par étapes ou à une date déterminée. b. Les honoraires que doit payer le client, ou son représentant désigné. c. Un échéancier des paiements décrivant le moment où les honoraires doivent être payés par le client, ou par son représentant désigné. d. La devise dans laquelle les honoraires doivent être payés par le client, ou par son représentant désigné. e. Les taxes que doit payer le client, ou son représentant désigné. Page 10 de 12

11 f. Les frais administratifs qui peuvent être exigés du client, ou de son représentant désigné. Ces frais doivent être justes et raisonnables, conformément au Code d éthique professionnelle. i Les honoraires conditionnels ne sont pas autorisés comme méthode de facturation pour le client, ou pour son représentant désigné. Les fonds reçus d un client, ou de son représentant désigné, doivent être déposés dans le compte client du membre, conformément à l alinéa 3.1.a et au paragraphe 3.2 du Règlement régissant le compte client. Section 10 OBLIGATIONS DU CLIENT Un client, ou son représentant désigné : a. est responsable de fournir au membre tous les documents requis pour traiter le dossier. b. doit être informé de sa responsabilité de fournir des coordonnées à jour et fiables en temps opportun. c. doit être informé de sa responsabilité de fournir des informations à jour, et que toute inexactitude peut avoir une incidence défavorable sur la réponse à la demande. d. doit être informé du fait que les obligations du membre en vertu du contrat de service professionnel sont nulles et non avenues s il fournit sciemment des renseignements inexacts, trompeurs ou faux. Dans un tel cas, cependant, les obligations financières du client demeurent. Section 11 DÉBOURS i. Un membre doit préciser les types de débours liés à la portée des services qu il doit rendre et pour lesquels le client, ou son représentant désigné, est responsable. Un membre doit déterminer la façon dont le client, ou son représentant désigné, sera facturé pour les débours. Section 12 LITIGES i. Un membre doit inclure dans le contrat de service professionnel : a. Une déclaration concernant la relation entre le membre et le Conseil. b. Le processus que le client, ou son représentant désigné, devra suivre en cas de litige, conformément au paragraphe 12.2 du Code d éthique professionnelle. Page 11 de 12

12 c. Les coordonnées du Conseil, dans l éventualité où le client, ou son représentant désigné, souhaiterait porter plainte si le litige n est pas réglé. Section 13 RÉSILIATION DU CONTRAT i. Un client, ou son représentant désigné, a le droit de mettre fin à une représentation du membre en tout temps conformément aux lois applicables régissant les ententes contractuelles au sein du territoire de compétence où réside le membre et où il est autorisé à fournir des services en vertu de la Loi sur l immigration et la protection des réfugiés. Un membre doit préciser la procédure à suivre dans l éventualité où le client, ou son représentant désigné, souhaiterait mettre fin à la représentation. i iv. Un membre doit préciser son droit de mettre fin à la représentation en cas de défaut de client, ou de son représentant désigné, d honorer le contrat de service professionnel. Un membre doit préciser la procédure à suivre dans l éventualité où le membre souhaiterait mettre fin à la représentation. Lorsqu il met fin à une représentation, un membre doit s assurer que le client n est victime d aucun préjudice. Un membre doit préciser les coûts que le client, ou son représentant désigné, devra engager s il met fin à la représentation. Section 14 CONFIDENTIALITÉ i. Un membre doit inclure une déclaration qui indique la façon dont les renseignements personnels et les documents du client seront protégés. i Un membre doit aviser le client, ou son représentant désigné, de la méthode de correspondance qu il préfère. Un membre doit aviser le client que les renseignements sont recueillis et protégés conformément au Code d éthique professionnelle. Section 15 POLITIQUE DE REMBOURSEMENT i. Un membre doit préciser la façon dont les frais non utilisés seront remboursés au client, ou à son représentant désigné. Un membre doit aviser le client, ou son représentant désigné, que les frais ne sont pas remboursables dans le cas où une demande est refusée. Page 12 de 12

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