DOSSIER PRÉALABLE À LA RÉALISATION

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1 DOSSIER PRÉALABLE À LA RÉALISATION D UNE MANIFESTATION SPORTIVE Ce dossier est à transmettre à la Mairie de Vitré au moins 2 mois avant la date prévue de la manifestation à l adresse ci-dessous : MAIRIE DE VITRE Direction des Sports et de la Jeunesse 5 place du Château BP VITRE CEDEX Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 1

2 DESCRIPTIF De quelle manifestation ou spectacle s agit-il? Rassemblement de loisir Compétition dans le cadre d un championnat Tournoi ou coupe Repas Réunion Autres... Titre de l évènement :... Durée de l évènement :... Date et heure de début de l évènement :... Date et heure de fin de l évènement :... Estimation du public attendu sur l ensemble de l évènement :... personnes Nombre de personnes par jour :... Pic de fréquentation :... personnes simultanées Informations complémentaires sur le type d évènement : Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 2

3 PLAN Une billetterie est-elle prévue? OUI NON Si oui, à quel endroit? sur place OUI NON autres lieux de vente :... nombre de billets mise en vente :... prix du billet (à titre indicatif) :... Type de public attendu en majorité? jeunes enfants adolescents ou étudiants public familial sans dominante particulière Le public est prévu : en position debout nombre de places :... en position assise sur gradins nombre de places :... en position assise sur sièges nombre de places :... nombre de personnes attablées :... autres dispositions :... Au regard d un débordement ou d un mouvement de foule. Le comportement du public peut-être considéré comme : calme risque moyen risque fort Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 3

4 PERSONNES CONCERNEES PAR LA MANIFESTATION 1. L organisateur de la manifestation Qualification / expérience : L interlocuteur pour le service de sécurité secours à personnes Qualification / expérience : L interlocuteur pour le service d ordre Qualification / expérience : L interlocuteur pour le service de sécurité incendie Qualification / expérience :... Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 4

5 5. Le propriétaire des lieux 6. L exploitant de la salle 7. Le producteur du spectacle Qualification / expérience : Documents à joindre impérativement à ce dossier Plans des lieux décrivant : Implantation des installations : chapiteaux, gradins, scènes, matériel électrique, manèges, buvettes Les dispositifs de sécurité : périmètre, barrières, poste(s) de secours, L emplacement des points de collecte de déchets, Plans et itinéraires des défilés, courses, Attestation d assurances spécifique Copie de la convention ou du contrat de l association de secouristes Dossier «plan type de secours / dispositif prévisionnel de secours» Déclaration préalable de vente au déballage Extrait du registre de sécurité des structures, certificat de bon montage Contrôle des installations par un organisme agréé POUR CONSTITUER VOTRE DOSSIER, SE RÉFÉRER A LA FICHE JOINTE : Evènement ouvert au public Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 5

6 Evènement ouvert au public Règlementation générale VOTRE ÉVÈNEMENT RASSEMBLERA PERSONNES OU PLUS PARTICIPANTS ET SPECTATEURS COMPRIS Selon le décret n du 31 mai 1997, si le nombre de personnes attendues est supérieur à 1 500, il est imposé la mise en place d un service d ordre ou le renforcement d un service prévu. Selon l arrêté du 7 novembre 2006, l organisateur doit faire appel à une association agréée de Sécurité Civile qui sera chargée de la mise en place des dispositifs prévisionnels de secours dans le cadre de rassemblements de personnes. Si le nombre de personnes est supérieur à 1 500, la manifestation devra avoir une autorisation préfectorale. Un dossier d autorisation doit être retiré puis déposé rempli à la Mairie (point formalités) : deux mois avant la date de la manifestation (pour les manifestations sur un seul département) et trois mois avant cette date (pour les manifestations sur plusieurs départements) VOTRE ÉVÈNEMENT RÉUNIRA MOINS DE PERSONNES TOUT COMPRIS Un arrêté municipal sera mis en place par la mairie pour toute utilisation de la voirie ou parking. C'est-à-dire concernant le changement de circulation d une rue aux abords de la manifestation ou encore un stationnement réservé pour accueillir les personnes souhaitant y aller. Les dispositifs de déviation doivent être définis avec l autorité territoriale responsable des lieux utilisés et notamment avec les services spécialisés de la voirie. L organisateur étant chargé de fournir les personnels qui seront chargés de veiller au respect de cette signalisation provisoire le temps de l épreuve. Les signaleurs la feront par des barrières et des piquets mobiles comportant une face rouge et une face verte. Les signaleurs doivent porter des brassards de sécurité marqués course. Ils sont tenus de se conformer aux instructions des forces de l ordre (code de la route : article R53). De plus, selon le décret n du 3 août 1992, les signaleurs ont pour obligation d être majeurs et titulaires du permis de conduire en cours de validité, considérant qu une bonne connaissance des règles et de la pratique de la circulation routière est utile pour faire respecter une priorité de passage ou signaler aux autres usagers de la route une épreuve sportive. Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 6

7 Utilisation de la voie publique (Circulaires n DS/2012/305 et DMAT/2012/ du 2 août 2012 pour modalités de mise en œuvre du décret n du 5 mars 2012, règlementation codifiée aux articles R à R du code du sport) 1- Manifestations sportives soumises à déclaration préalable L article R précité définit les critères de la manifestation non motorisée devant faire l objet d une déclaration en comparaison des règles régissant la concentration de véhicules à moteur sur voie publique ou ouverte à la circulation publiques, telles que définies à l article R Sont soumises à simple déclaration : Les manifestations qui se déroulent dans le respect du code de la route et qui n imposent à leurs participants qu un ou plusieurs points de rassemblement ou de contrôle ; Les manifestations dont le règlement exclut un horaire fixé à l avance et tout classement en fonction, notamment, de la plus grande vitesse réalisée ou d une moyenne imposée sur une partie quelconque du parcours La déclaration n est obligatoire que pour la circulation groupée, en un point déterminé de la voie publique de plus de : 75 piétons ; 50 cycles ; ou autres véhicules ou engins non motorisés ; 25 chevaux ou autres animaux. En deçà de ces seuils, la déclaration n est pas obligatoire. Lorsque plusieurs catégories de participants sont concernés par la manifestation, le seuil est déterminé, au regard de la catégorie ayant le seuil le plus bas, défini par le code du sport. La détermination des seuils précités doit s effectuer hors véhicules motorisés accompagnateurs. Ne rentrent pas non plus dans le champ d application du code du sport et ne donnent donc pas lieu à demande d autorisation ou déclaration : Les épreuves, courses et compétitions sur voie privée, fermée à la circulation publique ; Les manifestations dépourvues de tout classement horaires (ex : randonnée) se déroulant : sur une voie où ne s applique pas le code de la route sur la voie publique, mais avec un ou plusieurs points de rassemblement ou de contrôle, qui impliquent un regroupement de participants au nombre inférieur aux seuils précédemment cités. Les manifestations qui ne revêtent aucun caractère sportif (ex : courses de caisses à savon ) et qui relèvent alors de la procédure d autorisation d occupation, à titre privatif, du domaine public, de la compétence : en cas d emprise au sol, de l autorité gestionnaire de la voirie (titulaire du pouvoir de police de la conservation du domaine public) ; à défaut d emprise au sol, de l autorité titulaire du pouvoir de police de la circulation et du stationnement sur la voie concernée. Délai de dépôt de la déclaration La déclaration doit être déposée au moins 1 mois avant la date prévue pour son déroulement auprès du préfet du ou des départements concernés, aux termes des dispositions de l article R du code du sport. Le ou Les préfets à qui la déclaration a été adressée, délivre(nt) un récépissé à l organisateur. Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 7

8 Contenu du dossier de déclaration L article R du code du sport mentionne les informations que doit comprendre le dossier de déclaration d une manifestation sportive ne comportant pas la participation de véhicules à moteur : le nom, l adresse et les coordonnées de l organisateur ; la date et les horaires de la manifestation ; la nature et les modalités d organisation de la manifestation (programme, règlement ) ; un plan des voies empruntées où figurent les points de rassemblement ou contrôle ; le nombre maximal de participants ; le nombre de véhicules d accompagnement ; le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ; une attestation de police d assurance souscrite par l organisateur. 2- Manifestations soumises à autorisation Dépôt de la demande d autorisation La demande doit être présentée par les organisateurs : au moins 3 mois avant la date prévue (lorsqu elle se déroule sur plusieurs départements) au moins 2 mois avant (lorsqu elle se déroule dans un seul département) Contenu du dossier de demande d autorisation Le dossier doit obligatoirement comprendre : la date et les horaires de la manifestation ; le nombre maximal de participants et le nombre approximatif de spectateurs attendus ; le nom, l adresse et les coordonnées de l organisateur ; l horaire et le plan détaillé des voies et des parcours empruntés ; la nature et les modalités d organisation de notamment le règlement conforme aux règles techniques de sécurité établies par la fédération sportive délégataire ; un exemplaire signé de l attestation de police d assurance l avis de la fédération délégataire concernée ou, à défaut d avis rendu, la preuve de l envoi par lettre recommandée avec accusé de réception de la demande d avis ; Délivrance de l autorisation 1- Si le parcours inclut 20 départements ou plus (ex : Tour de France), l article R du code du sport prévoit que l organisateur de la manifestation adresse sa demande d autorisation au ministre de l Intérieur, ainsi qu à chaque préfecture de département traversé. L arrêté est alors délivré par le ministre de l Intérieur, après avis des préfets concernés. 2- Lorsque moins de 20 départements sont traversés, l organisateur saisit chacun des préfets concernés. Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 8

9 3- L article R prévoit alors les règles spécifiques de délivrance suivantes : Autorisation par le préfet du département de départ de l épreuve (après accord des autres préfets de départements concernés ; Autorisation par le préfet du département d entrée en France, pour les manifestations sportives en provenance de l étranger (après accord des autres préfets de départements concernés) ; Autorisation par le préfet du département du siège de l organisateur, si l épreuve comporte plusieurs points de départ situés dans des départements différents (après accord des préfets des autres départements traversés). Ces dispositions ne nécessitent pas la co-signature des arrêtés par tous les préfets des départements traversés, mais seulement la mention dans les visas de leur accord, qui peut avoir été transmis par simple courrier électronique (sous réserve que l émetteur dispose d une délégation de signature). L autorisation peut comporter des prescriptions en fonction des exigences de la sécurité et de la circulation, qui peuvent conduire à la modification de l horaire, l itinéraire ou le règlement. En revanche, contrairement aux manifestations et concentrations motorisées, les prescriptions ne peuvent pas porter sur la tranquillité publique. Les obligations de l organisateur de la manifestation soumise à déclaration ou à autorisation Assurances L article R du code du sport impose à l organisateur d assurer la manifestation qu il déclare ou pour laquelle il sollicite une autorisation. Le préfet est tenu d interdire le déroulement d une manifestation, dès lors que les garanties d assurance ne lui auraient été présentées. Aussi, une attestation de police d assurance souscrite par l organisateur de la manifestation, qui couvre sa responsabilité civile, celle des participants à la manifestation et de toute personne nommément désignée par l organisateur qui prêt son concours à l organisation de celle-ci, doit-être jointe au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation. Remboursement des frais de services d ordre et de remise en état des voies Lorsque l organisateur de la manifestation fait intervenir les services de l État ou des collectivités territoriales pour assurer un service d ordre particulier, lors du déroulement de la manifestation, cette prestation s effectue contre remboursement des frais engagés par ces services, conformément aux dispositions de l article R S agissant de la sollicitation de la mise en place d un service d ordre assuré par les services de police ou de gendarmerie nationale, la circulaire du 8 novembre 2010 relative à la facturation de certaines prestations de service d ordre prévoit ses modalités de mise en œuvre. NB : Le ministère de l Intérieur a conclu des conventions avec certaines fédérations et associations sportives, notamment pour les courses cyclistes, automobiles et motocyclistes, prévoyant une application adaptée du dispositif de facturation des services d ordre. Remise en état de la voirie L organisateur qui a obtenu l usage privatif des voies habituellement ouvertes à la circulation publique, pour le passage de la manifestation, est tenu de les remettre en état (article R du code du sport). Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 9

10 Installation de tentes ou chapiteaux (Arrêté du 23 janvier 1985 modifié) Établissements possédant une couverture souple à usage de cirques, de spectacles, de réunions, de bals, de banquets, de colonies de vacances, d activités sportives, à partir de 50 personnes (entre 20 et 50, trois prescriptions : deux sorties de 0,80m, enveloppe type M2, installation électrique conforme). Ils sont par conception destinés à être clos ou pouvant être rendus clos en tout ou partie, et itinérants. Sont exclus : Les établissements d une superficie inférieure à 16 m² Les campings Les manèges forains Le registre de sécurité est délivré par le préfet du département dans lequel l'établissement est fabriqué, assemblé ou implanté pour la première fois, il vaut autorisation d'exploiter l'établissement selon les dispositions de l'article CTS 31. Le numéro d'identification est attribué par la préfecture. Il doit être apposé sur la toile, ainsi que sur les éléments principaux de structure, de manière visible et permanente à l'intérieur et à l'extérieur. Des vérifications techniques et documentaires sont effectuées tous les deux ans par un organisme agréé de vérification technique CTS. Avant toute implantation, l'organisateur de la manifestation ou du spectacle doit obtenir l'autorisation du maire. Au préalable, il doit lui faire parvenir au moins un mois avant la date d'ouverture au public les documents suivants : L extrait de registre de sécurité ; Un descriptif des modalités d'implantation de l'établissement; Le type d'activité exercée et le plan des aménagements intérieurs ; Un descriptif des installations techniques. Des extraits de registre sont délivrés aux organisateurs d'une manifestation ou d'un spectacle pour une implantation donnée. Ces derniers doivent les remplir et les parapher. Pour les établissements ayant bénéficié d'une autorisation d'implantation, le maire sollicite, s'il le juge utile, le passage de la commission de sécurité compétente avant l'ouverture au public de la manifestation. Après chaque montage et avant la première ouverture au public, une attestation de bon montage et de liaisonnement au sol devra être établie par la personne responsable du montage. Les établissements doivent être implantés sur des aires ne présentant pas de risques, notamment d'inflammation rapide, et être éloignés des voisinages dangereux. Doivent être desservis par des voies d'accès et des passages libres et offrir toutes les commodités facilitant l intervention des secours. Peuvent être accolés à un bâtiment sous réserve que les conditions d'accessibilité des secours à ce bâtiment soient maintenues et que la moitié des dégagements du bâtiment reste indépendante de l'établissement itinérant. Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 10

11 Peuvent être implanté dans un espace clos par des constructions sous réserve que des passages soient aménagés au profit des secours et que son implantation n obère pas les conditions d'accessibilité des secours et d'évacuation des occupants des constructions environnantes. Seul sont autorisés à l intérieur des appareils de chauffage sans combustion, sinon à 5 mètres de la structure. Les appareils de cuisson «indépendants» sont interdits à l intérieur, sauf dérogation après avis de la commission de sécurité. Avant chaque admission du public dans les établissements recevant moins de 700 personnes, un contrôle visuel doit être effectué par l'exploitant ou par une personne compétente qu'il a spécialement désignée. Au-delà de 700, un contrôle complémentaire doit être effectué par un personnel expérimenté voire agrée. Si plus de 2500 personnes, ce contrôle est dévolu à un organisme agrée. L établissement doit être évacué si: Précipitation de neige dépasse 4cm accumulée sur couverture, Si le vent dépasse les 100 km/h (ou d une valeur supérieur à celle portée sur le registre de sécurité par l exploitant ou propriétaire) -en cas de circonstances exceptionnelles mettant en péril les usagers. Assurances Pour toute manifestation festive, culturelle, sportive ou animation de voie publique l'organisateur doit souscrire une police d'assurances garantissant au plan de la responsabilité civile tous les risques relatifs à la manifestation projetée, à l'égard notamment : de tous les personnels désignés pour l'organisation et le déroulement de cette manifestation (signaleurs, service de gardiennage, etc.) ; des acteurs et animateurs qui y participent ; du public qui y assiste ; des ouvrages publics. La police d'assurances doit comporter la garantie maximale usuellement appliquée entre professionnels - y compris la clause "défense-recours" (sauf pour faute inexcusable) - calculée en fonction de l'événement assuré, à l'égard des risques suivants (dommages corporels, matériels et immatériels(2)) : causés ou subis par les personnes visées au paragraphe précédent ; causés aux agents de l'etat (notamment aux fonctionnaires de police et agents prévus dans la convention de services payés) ; causés aux matériels et équipements utilisés par ces agents pendant toute la durée de la manifestation. (2) Par dommages matériels et immatériels l'on entend notamment : incendie, explosions, incidents d'origine électrique, détérioration, etc. L'organisateur adressera à la préfecture de police une copie du récépissé dès la constitution de son dossier. En cas de dommages ayant pour cause l'imprudence ou la négligence, la responsabilité civile, voire pénale, de l'organisateur peut être engagée sur le fondement des articles 1382 et suivants du code civil et des articles 121-1, 121-2, et du code pénal. Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 11

12 Débit de boissons L ouverture d un débit de boissons temporaire se fait par l intermédiaire d une autorisation municipale que le maire délivre sous forme d arrêté municipal intégrant la catégorie. Ces horaires d ouverture sont imposés selon l arrêté préfectoral du 18 juillet De plus, cette autorisation de l autorité municipale doit être obtenue dans la limite de cinq autorisations par an. Licence 2 : boissons fermentées non distillées : le vin, la bière, le cidre, le poiré, l hydromel ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 d alcool. L article 93 de la loi n du 21 juillet 2009 confirme l interdiction de la vente des boissons alcooliques à des mineurs, et ajoute que l offre de ces boissons à titre gratuit à des mineurs est également interdite dans les débits de boissons et tous commerces ou lieux publics. Elle rappelle que la personne qui délivre la boisson, à qui la loi s impose, peut exiger du client qu il établisse la preuve de sa majorité. Selon, l article L , une personne trouvée en état d ivresse dans les rues, chemins, places, cafés, cabarets ou autres lieux publics, est, par mesure de police, conduite à ses frais au poste le plus voisin ou dans une chambre de sûreté, pour y être retenue jusqu à ce qu elle ait recouvré la raison. Prestations de services musicaux et de spectacle Le code de la propriété intellectuelle (articles L et L ) prévoit que l organisateur d une manifestation faisant appel à de la musique doit demander aux auteurs (la SACEM) une autorisation d utiliser les œuvres en public (15 jours avant la manifestation) et leur verser une rémunération. Si vous traitez directement avec les artistes, vous devez également régler les cotisations sociales en plus du cachet. Une procédure simplifiée a été mise en place avec le Guichet Unique Spectacle Occasionnel (GUSO) : déclaration préalable à l embauche établissement du contrat de travail déclaration et paiement des cotisations sociales déclaration annuelle des données sociales attestation employeur pour les Assedic Restauration La restauration doit suivre les exigences en matière de sécurité alimentaire. - Protéger les denrées alimentaires contres les manipulations par le public et toute contamination extérieure - Réfrigérer les denrées alimentaires périssables : - 0 à 2 C pour le poisson frais à 4 C pour les aliments périssables et les aliments et plats cuisinés à l avance à 18 C pour la conservation des produits surgelés Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 12

13 Hygiène Les équipements sanitaires doivent être aménagés en nombre suffisant et compte-tenu de leur fréquentation selon l Organisation Mondiale de la Santé, 1 cabinet pour 100 personnes et 1 lavabo pour 750 personnes. Leurs implantations doivent être judicieusement placées, en respectant : la distance entre les blocs sanitaires par rapport aux voies principales proximité des postes de secours et du poste de commandement isolement vis-à-vis des activités de restauration Les eaux usées issues de l ensemble des installations (points d eau potable, équipements sanitaires, eaux de lavage du site, restaurants ) doivent être dirigées vers un réseau d assainissement collectif sous contrôle du gestionnaire, de façon hygiénique et sécuritaire. Déchets L élimination et le stockage des déchets doivent respecter certains critères : conteneurs munis d un système de fermeture répartis sur le site en volumes variables et en nombres suffisants distance d isolement vis-à-vis des activités de restauration pour la collecte sélective, des conteneurs spécifiques vidés et nettoyés autant que de besoin pour le public, des supports avec sacs de poubelles transparents répartis sur le site Classement du lieu où se tiendra l évènement En fonction des catégories et du type d activités lors de la manifestation un E.R.P. est soumis à des contraintes règlementaires plus ou moins importantes. Le classement de chaque établissement permet de déterminer les mesures de sécurité à lui appliquer. A ce titre l arrêté du 25 juin 1980 modifié fixe les dispositions générales du règlement de sécurité communes à tous les établissements recevant du public ; précise les dispositions particulières à chaque type d établissement, qu il soit du 1 er groupe, de la 5 ème catégorie. Et l arrêté du 1 er août 2006 concerne l accessibilité des personnes handicapées à intégrer la salle. Catégorie 5 : effectif inférieur au seuil par type Catégorie 4 : effectif inférieur à 300 personnes et supérieur à au seuil par type Catégorie 3 : effectif compris entre 301 et 700 personnes Catégorie 2 : effectif compris entre 701 et personnes Catégorie 1 : effectif supérieur à personnes La ville communiquera à l organisateur les caractéristiques du ou des équipements sportifs mis à disposition. Evènements et manifestations dossier grand rassemblement 13