Commencer avec doo sous OS X

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1 Commencer avec doo sous OS X

2 La mise en route de doo est rapide, facile, gratuite et sans risque Avec doo vous pouvez vous connecter et accéder à tous vos emplacements de stockage et à toutes les sources de documents(en local et dans le Cloud) à l aide d une application depuis le périphérique de votre choix. Trouvez un document en quelques secondes grâce à la recherche basée sur les balises intelligentes de doo. Numérisez des documents et des reçus avec les applications mobiles de doo et ajoutez-les au format PDF recherchable directement à votre emplacement de stockage préféré, tel que Dropbox, Google Drive ou la bibliothèque doo. doo ne déplace et ne modifie pas vos fichiers. doo ne téléchargera rien dans le Cloud sans que vous n en ayez fait la demande expresse. Vous pouvez utiliser doo parallèlement à votre gestion actuelle de documents personnels dans des dossiers, ce qui signifie que vous pouvez continuer à utiliser votre structure locale de dossiers, Dropbox, Google Drive, Evernote et d autres encore. Avec doo, découvrez la solution d avenir pour vos documents et vos informations. Si doo ne vous facilite pas la vie, vous pouvez simplement supprimer l application à tout moment. Donc, essayez-le!

3 1 Sélectionnez votre dossier doo Il s agit du dossier dans lequel doo stockera la bibliothèque doo. La bibliothèque doo contient un index de vos documents ainsi que les documents réellement importés directement dans doo, par exemple ceux qui ont été glissés puis déposés dans l application. Nous vous proposons de localiser doo dans votre dossier personnel, celui qui porte votre nom d utilisateur OS X, parce qu il est l emplacement racine de vos documents, tout comme «Mes vidéos» l est pour vos fichiers vidéo et «Ma musique» pour vos fichiers audio. Vous pouvez choisir l emplacement de votre bibliothèque doo dans l assistant de configuration.

4 2 Connectez les dossiers locaux Après avoir choisi un dossier pour votre bibliothèque doo, connectez simplement les dossiers de votre disque dur qui doivent être «vus» par doo. Les documents contenus dans ces dossiers seront disponibles via l application doo, et doo va reconnaître toutes les modifications apportées à ces dossiers. De cette façon, vous pouvez accéder à tous vos documents via doo et bénéficier du moteur de recherche puissant de doo afin de trouver un document en quelques secondes. Si vous décidez d utiliser la synchronisation ultérieurement, vous pourrez choisir les dossiers individuels à synchroniser.

5 3 Connexion de sources en ligne En plus d inclure vos documents locaux à l index de votre bibliothèque doo, vous pouvez également connecter vos sources en ligne telles que Dropbox, Google Drive, Evernote et vos comptes de messagerie. Il suffit de créer votre compte doo et de suivre les instructions pour connecter d autres sources. Les documents seront ajoutés à l index de doo et seront accessibles par le puissant moteur de recherche de doo. Pour les comptes de messagerie connectés, doo identifiera automatiquement les documents attachés ou les textes pertinents dans vos s, puis stockera une copie de ces documents dans le dossier de la bibliothèque doo. Pour connecter vos sites de stockage en ligne et les sources des documents, il suffit d aller dans l onglet «Emplacements de stockage» sous «Préférences».

6 4 Indexation, balises intelligentes et reconnaissance optique de caractères (OCR) Une fois que vous avez indiqué à doo où trouver vos documents, un index de tous vos documents sera créé et des algorithmes intelligents commenceront l exécution de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l identification des informations pertinentes. Ces informations seront ensuite utilisées pour créer des balises intelligentes regroupant entreprises, types de documents (facture, contrat, reçu, etc.), des formats de fichiers, des personnes ou des lieux. Vous pourrez suivre la progression de l extraction des données intelligentes contenues dans vos documents grâce à la barre de progression affichée dans le coin inférieur gauche de l application doo.

7 5 Trouver vos documents Simply enter a tag (company, person, location, document type, file format or date), tag combination, dates in natural language or a fulltext-search expression in the search bar to retrieve the document you need. The typeahead feature allows an extremely fast entry of all search expressions and consequently a very efficient search even with large numbers of documents.

8 6 Numériser des fichiers PDF directement dans doo avec l intégration parfaite du scanner doo reconnaît tout scanner fonctionnant avec un pilote TWAIN et permet de contrôler le scanner directement à partir de doo. Numérisez n importe quel document directement dans doo grâce à l intégration parfaite du scanner afin de créer des fichiers PDF recherchables instantanément avec la reconnaissance optique automatique des caractères (OCR). Retrouvez plus de détails sur la procédure de connexion de votre scanner à doo ici.

9 7 Synchronisation avec le Cloud doo Pour synchroniser vos documents entre vos périphériques, il suffit de créer votre compte personnel doo. Vous recevrez un confirmant l activation de votre compte. Une fois que vous aurez activé votre compte, la synchronisation démarrera automatiquement. Toute modification apportée à vos documents est immédiatement synchronisée avec vos périphériques. Pour créer un compte, cliquez sur l onglet «Emplacements de stockage» sous «Préférences».

10 8 Améliorez le balisage de la bibliothèque et les règles de balisage Les algorithmes de doo marquent vos documents en fonction de leur contenu. Dans ce processus, doo identifie également les fichiers en double et incompatibles afin de vous aider à améliorer votre bibliothèque et à corriger les incohérences. Vous pouvez optimiser votre bibliothèque en appliquant des règles de marquage. Vous avez la possibilité de définir des balises à appliquer pour des événements et/ou des conditions spécifiques. Vous pourriez, par exemple, demander à doo de marquer tous les documents contenant une entreprise, une personne et un type de document particulier avec un motclé de votre choix. Une fois que vous avez défini une règle de marquage sous «Règles de marquage» dans la section «Préférences», vous pouvez demander à doo d exécuter à nouveau l ensemble du processus de marquage pour que la nouvelle règle de marquage soit appliquée à l ensemble de votre bibliothèque.

11 9 Numérisation des documents avec les applications mobiles doo Nos applications mobiles doo vous permettent de numériser n importe quel document ou reçu et de l enregistrer au format PDF recherchable, avec des balises intelligentes attribuées automatiquement, directement dans votre emplacement de stockage préféré tel que Dropbox, Google Drive ou la bibliothèque doo. L assistant du scanner vous aide à prendre une photo de la meilleure qualité possible. Installez simplement l application mobile doo, connectez-vous à votre compte et vous êtes prêt à commencer!

12 2013 doo GmbH