CAHIER DES CHARGES. Etabli le : Par : Mejia Marta, Responsable Régionale CRENOL Remplace la version du :

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Caroline Paquette
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Mejia Marta, Responsable Régionale CRENOL Remplace la version du : Motif d actualisation : 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Enseignement spécialisé et appui à la formation Entité (division, secteur, établissement, office ) : Office de Psychologie scolaire Service de Psychologie, Psychomotricité et Logopédie en Milieu Scolaire (PPLS) de la région CRENOL N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Secrétaire de direction N emploi-type : Libellé : Secrétaire de direction Chaîne : 346 Niveau : 7 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Assurer la coordination du secrétariat régional et diverses tâches du secrétariat de la Responsable régionale 2. Assurer le rôle de référent informatique 3. Coordonner la prise en charge des demandes PPLS et gérer l'ensemble du processus administratif des dossiers des enfants. Assister la Responsable régionale dans le suivi des prestations PPLS 4. Organiser des formations, événements et séminaires régionaux 5. Gérer l'information: assurer la liaison avec les équipes, services et départements, ainsi qu'avec les partenaires extérieurs Gérer la logistique : assurer l'approvisionnement en matériel des PPLS et du secrétariat en fonction des budgets régionaux 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Secrétaire d'unité Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Assurer la coordination du secrétariat régional et diverses tâches du secrétariat de la Responsable régionale 25% Gérer et organiser l'équipe administrative: planifier, distribuer, et coordonner le travail administratif; mettre au point des méthodes de travail et veiller à leur application Gérer l'agenda et assurer la correspondance de la Responsable régionale. Réceptionner, trier et expédier le courrier du service; hiérarchiser l'information Gérer l'échéancier, le classement et l'archivage Participer à l'engagement des secrétaires Assurer toute autre tâche utile à la bonne marche du service, à la demande de la Responsable régionale. 2. Assurer le rôle de référent informatique 20% Mettre à jour l'inventaire du parc informatique PPLS Gérer les nouvelles demandes sur Easy Vista, ainsi que les incidents (ouvertures de cas et suivi) Assister et dépanner les professionnels PPLS Participer à des séances avec le chef de projet informatique Organiser les formations informatiques Assurer la coordination avec les partenaires 3. Coordonner la prise en charge des demandes PPLS et gérer l'ensemble du processus administratif des dossiers des enfants. Assister la Responsable régionale dans le suivi des prestations PPLS 25% Coordonner l'accueil et gestion des demandes téléphoniques PPLS et acheminer leurs nouvelles demandes vers les équipes PPLS. Accueillir, informer et orienter les usagers (parents, enseignants, thérapeutes) Ouvrir les dossiers des enfants en début de processus et les archiver à la fin des prestations. Saisir les annonces de traitements pour les trois professions. Assister la Responsable régionale pour le suivi des prestations PPLS (fichier FMP, extractions sur excel). Elaborer et mettre à jour les tableaux de bord de pilotage. Compiler les statistiques régionales, élaborer des tableaux et des graphiques.. 4. Organiser des formations, événements et séminaires régionaux 10% Organiser les formations et plénières: faire des convocations, réserver des salles, préparer les documents Assurer la logistique des événements: badges, attestations, organisation des repas communs Gérer la procédure d'évaluation des formations régionales dispensées Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 5. Gérer l'information: assurer la liaison avec les équipes, services et départements, ainsi qu'avec les partenaires extérieurs Gérer la logistique : assurer l'approvisionnement en matériel des PPLS et du secrétariat en fonction des budgets régionaux 20% Organiser les rendez-vous, les séances Participer aux séances, prendre et rédiger des procès-verbaux, assurer le suivi des décisions et des dossiers Elaborer et mettre en forme des documents divers (présentations, rapports, synthèses,...). Assurer les commandes de matériel administratif et spécifique (matériel de bureau, agendas, cartes de visites, tests, livres et revues, etc.) dans le respects des budgets à disposition et gestion du matériel (tenue des inventaires et de l'archivage).

4 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Certificat Fédéral de Capacité (CFC) d'employé-e de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre Eventuellement brevet d'assistant-e de direction ou d'assistant-e administratif-ve 8.3. Expérience professionnelle Domaine Plusieurs années d expérience administrative (minimum 7-8 ans) Aisance en informatique Nbre d années 7 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Maîtrise d'outils informatiques variés et des nouveaux supports de communication Excellente expression écrite et ortographe Planification et sens de l'organisation Discrétion, entregent Confiance en soi Esprit d'ouverture et flexibilité Ecoute et communication Respect des normes et des procédures 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature :

6 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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