CoPil du 28/11/2012. Projet EQO. - Situation du site web (pour information) - Migration sous EDMS (pour approbation)

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1 Projet EQO CoPil du 28/11/ Situation du site web (pour information) - Migration sous EDMS (pour approbation) L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite

2 SITE WEB : SITUATION Rappel budget alloué (précédent CoPil) : Première revue de contrat : solution proposée ne répond pas complétement aux besoins Deuxième proposition : Deuxième revue de contrat : répond à la STB, quelques précisions mineures Décision Passation de commande aujourd'hui Conservation des pour faire face aux petits imprévus L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 2

3 RAPPEL : UNE GED, POURQUOI? Définition Structure des données stockées selon un schéma rationnel, dans un système de gestion de données (GED), * Objectifs Favoriser le travail collaboratif en fournissant une zone de partage, de stockage, de mise à disposition et d archivage de l information Répondre aux besoins du laboratoire (enquête besoins) Bénéficier des outils de la GED pour retrouver, classer, diffuser,, l'information Domaine d application Concerne : les fichiers produits en interne («cœur des activités du laboratoire») partagés Exceptions : Applications, bases de données, documents accessibles à travers les sites web externes (CNRS, réglementations ) et aussi dans un serveur de fichiers, sur une machine personnelle ou sur des rayonnages L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 3

4 ETUDE ET REALISATION DU PLAN Situation Etude des plans de classement (mai 2011) Décision du CoPil de passage sous EDMS en attente de Nuxéo Echanges avec le CoPil et la direction Approbation de la structure du plan (CoPil, novembre 2011) Approbation du plan de classement (direction, juin 2012) Mise en place du plan sur EDMS L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 4

5 Plan de classement LABO L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 5

6 DEMARCHE GENERALE Etude et réalisation du plan de classement sous EDMS Définition du plan de classement laboratoire Définition des droits sur les répertoires et leur contenu Implémentation du Plan dans EDMS Tests sur activités pilotes Retour d'expérience Améliorations corrections Analyse et transfert de l'ensemble des documents du laboratoire vers EDMS Mise en production Utilisation (environ une année) Retour d'expérience L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 6

7 ANALYSE - TRANSFERT DES DOCUMENTS QUI, dans l'équipe (service, groupe, projet)? Sous la direction du chef, avec une "équipe de projet transfert" (?) Assisté par le correspondant EQO COMMENT? "Audit" des répertoires actuels * Proposition pour chaque fichier (sur EDMS, supprimer, archiver ** ) Validation par le Chef (et son équipe) Traitement des fichiers (transfert EDMS, suppression, ) QUOI? Les documents équipes + labo, hors projets QUAND? Démarrage dès l'approbation du CoPil Point intermédiaire le 13/12/2012 et amélioration de la démarche Fin de l'opération visée fin janvier 2013 *recenser les documents, identifier les doublons, les versions **stocker sur serveur comme archive L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 7

8 BESOIN EN RESSOURCES Estimation en jours Equipe/répertoires Audit Validation Transfert Total Administration Informatique Mécanique Electronique Instrumentation Services généraux???? Communication 0.0 Labo Groupes???? Outil de transfert Excel Total L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 8

9 joker L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 9

10 OBJECTIF DE LA GED Mettre à disposition un espace collaboratif partagé, sécurisé Disposer de la dernière version des documents Retrouver ses documents grâce au moteur de recherche et indexation des documents, Permettre un accès web partout dans le monde Gérer les accès concurrents facilitant le travail collaboratif Disposer de liens permanents avec les dernières versions permettent à chaque utilisateur de créer sa propre arborescence Disposer des droits d accès "sur mesure" (plan de classement projet ou équipe) Robustesse du système : pas de perte de donnée Circuits de validation sur mesure selon les types de document L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 10

11 PLAN GROUPE Niv. 4 Niv. 5 Part Lecture Ecriture Validation Module de base (minimum) Gestion des ressources humaines Entretiens annuels Chef + RRH Promotions Chef + RRH Primes Chef + RRH Congès Groupe Chef Chef Candidatures CPPM CDD CPPM Doctorants Groupe Gestion financière Budget Demande de ressources Achats Enseignement et formation Formations suivies Formations données Stages Thèses Groupe + COMPTA CPPM Chef Groupe Chef Chef Chef Evaluations Groupe Direction Publications CPPM Groupe Chef Projet 1 Projet 2 Projet Rubriques complémentaires Gestion du groupe Fonctionnement général >> Modèle plan classement projet Groupe Réunions de groupe Groupe Groupe Chef Organigrammes Groupe + RRH Stratégie scientifique Groupe Groupe Chef Moyens et équipements CPPM Groupe Chef L. Caillat-J. Giner/ EQO_CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 11