INDICATIONS DE CORRECTION

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1 INDICATIONS DE CORRECTION Technicien principal de 2 ème classe Spécialité Ingénierie, Informatique et Systèmes d information Epreuve d étude de cas (interne et troisième voie) ANALYSE DES DOCUMENTS Document 1 : Ce document décrit ce que peut être l application des solutions libres au monde des collectivités territoriales. Les origines du logiciel libre y sont expliquées ainsi que la différence avec les logiciels nécessitant des licences. L avantage qui est mis en avant est le coût de telles solutions. Les freins qui y sont décrits concernent l imbrication dans le SI existant, les compétences nécessaires pour de tels projets ainsi que le manque d offres de solutions libres pour les applications métier des collectivités. L accent est mis sur le plan de déploiement (quelles applications migrer en premier) et de migration des applications ainsi que sur l accompagnement au changement. Document 2 : Ce document traite du développement des logiciels libres dans les collectivités. L élément déclencheur étant principalement le coût des licences, la mutualisation se développe et certaines collectivités développent elles-mêmes leurs outils pour ensuite les partager. Certains points forts du libre sont mis en avant : solutions stables, indépendantes, sur mesures donc bien adaptées aux besoins des collectivités. Un bémol est indiqué sur la formation des informaticiens des collectivités. Document 3 : Dans ce document il est question des coûts associés à la mise en œuvre des solutions libres. Tout n est pas gratuit et un certain nombre de coûts connexes (coût d intégration ou de maintenance) sont à intégrer pour pouvoir calculer le coût total du projet. Un point fort des logiciels libres est également souligné : l indépendance des collectivités visà-vis des éditeurs. Document 4 : Ce document décrit, en prenant le cas de la mairie de Arles qui a développé un logiciel de gestion des cimetières, le développement du libre dans les collectivités territoriales, en particulier les mairies. La communauté Adullact et la mutualisation associée entre différentes collectivités sont présentées comme permettant aux collectivités de capitaliser et d échanger entre elles.

2 Document 5 : Ce document détaille comment les logiciels libres peuvent être introduits dans les mairies, tout en précisant les limites des logiciels libres en matière de développement des applications métier. Le rôle de l'adullact ainsi que l'expérience de la mairie de Arles, qui présente son plan de migration sur des solutions libres lancé en 2003, sont développés (serveurs, bases de données puis applications métiers). Document 6 : Ce document décrit le retour d'expérience réussi de la mairie de Rueil Malmaison qui a développé un logiciel d'enchères inversées à partir d'outils du monde libre. D'autres administrations sont également citées pour leur utilisation de solutions bureautiques libres comme la gendarmerie nationale ou l'assemblée. Le gain économique des solutions libres, qui contribue à challenger les coûts des logiciels des éditeurs propriétaires, mis en avant est contrebalancé par les coûts d'accompagnement au changement. CARACTERISTIQUES DU DOSSIER Ce dossier traite d un sujet d actualité dans le contexte économique actuel. De plus en plus de collectivités se posent la question du logiciel libre, certaines ont déjà franchi le pas. La difficulté de ce dossier est de prendre en compte les impacts sur le SI de l intégration de ces solutions et d intégrer les coûts de déploiement (formation) ainsi que les coûts de fonctionnement (maintenance). Un des axes principaux de ce projet est également la conduite du changement auprès des utilisateurs et des moyens (humains et/ou financiers) qu il va falloir mobiliser pour faire adhérer les utilisateurs à l utilisation de ces nouvelles applications. Le candidat doit également se projeter dans la collectivité dont il s agit dans le dossier en contextualisant le plus possible les éléments des documents apparaissant comme des forces ou des faiblesses. Le déploiement de telles solutions doit être conduit en mode projet et va donc faire appel aux ressources du candidat car il en est très peu question dans les documents INDICATIONS DE CORRECTION 1) Quels sont les pré-requis, les contraintes à prendre en compte dans le cadre de la mise en place des logiciels libres au sein de la collectivité, notamment en remplacement des logiciels bureautiques actuellement utilisés? (3 points) Les pré-requis : - L expertise du SI de la collectivité est indispensable afin de s assurer si l architecture actuelle est capable d intégrer des outils bureautiques libres (interopérabilité du SI).

3 - S assurer que l on dispose de personnes compétentes non seulement sur la partie installation mais également sur la partie maintenance et assistance Les contraintes se situent d abord au niveau de l accompagnement au changement : - Changement de pratiques pour les usagers effort nécessaire de communication en amont car c est avant tout un projet impulsé par la DSI, les utilisateurs n ayant pas demandé un changement de logiciel - Quid de la formation? Comment former l ensemble des agents Les contraintes sont également financières : Quel est le coût associé? La bascule est-elle réellement rentable? Le candidat doit se poser la question du retour sur investissement d une telle solution. Les contraintes sont par ailleurs d ordre réglementaire : vérifier la durée des marchés de licence et de maintenance en cours, ainsi que les clauses de remise en cause des marchés. 2) Quelle est la nature des apports des logiciels libres pour la collectivité? Comment les mesurer, autant sur le plan technique que sur le plan des utilisateurs finaux? (4 points) L apport des logiciels libres dans les collectivités est de plusieurs natures : - Tout d abord économique : le candidat pourra évoquer ici les gains financiers en ce qui concerne les coûts de licence et les coûts de maintenance - Possibilité de mutualiser les évolutions des logiciels avec d autres collectivités. Le candidat pourra ici faire référence à l Adullact - La structuration des directions ou des services informatiques évolue. Les coûts de développement ne sont plus des coûts salariaux mais des coûts de prestation informatique. - Garantie d indépendance vis-à-vis des éditeurs. Les collectivités ne sont pas liées à un contrat de licences avec un éditeur dédié. De plus, de plus en plus de sociétés de services informatiques offrent des prestations de développement sur les suites des logiciels libres. - Stabilité et flexibilité des logiciels libres Comment mesurer ces apports : essentiellement sur 3 aspects - D un point de vue économique, on pourra dans un premier temps mesurer les impacts sur le budget de la DSI (économies réalisées) - Le nombre d appels passés à la DSI pour signaler des anomalies sur les logiciels bureautiques ou logiciels métier pourra faire l objet d un recensement (indices sur la stabilité ou non des outils) - Plus largement, une enquête pourra mesurer la satisfaction des utilisateurs

4 3) Quel serait, dans les grandes lignes, votre plan d action pour introduire les logiciels libres dans votre collectivité et remplacer les outils existants? Quelle méthodologie (calendrier ) de mise en production proposeriez-vous? Quelles en sont les limites? (7 points) Déploiement mené en mode projet : Tout d abord, désignation d une instance décisionnelle composée de l équipe de direction générale, le chef de projet étant le responsable de la cellule bureautique sous tutelle du DSI. Il serait opportun de déployer les outils par pallier d où une expérimentation préalable. Un calendrier de mise en œuvre, un schéma ou un diagramme peuvent synthétiser ce plan d action. Etapes du projet : - Réalisation d une première étude établissant un diagnostic précis de l interopérabilité du système actuel, aussi bien au niveau des logiciels bureautiques que des logiciels métier - Une étude ou benchmark sur les expériences menées par d autres collectivités sur le même projet afin d identifier les écueils et également les points à capitaliser qui pourraient être transposés dans le contexte de la collectivité - Enfin, une étude financière sur le coût de mise en œuvre de la solution avec intégration de l effort nécessaire à réaliser pour former, accompagner les agents dans la prise en main de ces nouveaux outils - Un planning de mise en œuvre avec les grandes étapes - Il peut être opportun de mobiliser l Adullact comme support technique - Formation technique des chargés de projet DSI + un accompagnement au projet par une maîtrise d œuvre externe experte en intégration de logiciels libres - Parallèlement, acquisition des premières licences Open Office - Identification d une direction pilote qui testerait la faisabilité de l opération (expérimentation) - Dès cette étape, le service communication serait associé pour élaborer le plan de communication interne du projet - Mise en œuvre de l expérimentation d une durée de six mois à un an - A l issue de cette expérimentation, décision, par l équipe de direction, de généraliser le déploiement ou de procéder à des ajustements - Déploiement sur l ensemble des postes sur une durée de trois ans - Durant toutes les phases de migration, une hotline sera disponible afin de rassurer les utilisateurs - Un à deux postes conserveraient une licence bureautique de base - Mise en oeuvre des outils de suivi des impacts financiers et techniques - Parallèlement à chaque déploiement, formation des agents à l utilisation de la suite Open office.

5 4) Quelles précautions faut-il prendre à l égard des agents de la collectivité qui sont habitués à utiliser les logiciels bureautiques ainsi que ceux relatifs aux applications métier en place dans la collectivité? (3 points) Précautions à l égard des utilisateurs : - La formation : nécessité de mettre en place une formation à minima, voire un accompagnement plus spécifique pour les utilisateurs - La migration des documents. En fonction de l utilisation (plus ou moins fréquente / avancée) de la bureautique par les différents utilisateurs, en fonction de leurs besoins et/ou de leurs missions, la migration de documents est nécessaire. - La communication : le remplacement des solutions informatiques existantes dans la collectivité par des logiciels libres est souvent perçu comme un projet répondant à des enjeux techniques et financiers. Quid de la valeur ajoutée pour les utilisateurs finaux? Il ne faut pas négliger cette communication pour susciter l adhésion et donner du sens à ce qui est mis en place. - Un suivi de l utilisation des nouveaux outils : numéro unique, par exemple, pour l assistance 5) Comment évaluer le coût de la mise en œuvre des solutions libres dans le domaine de la bureautique et des applications métier au regard du coût des solutions actuellement utilisées dans la collectivité? (3 points) Coût de mise en œuvre des logiciels libres : - Identifier tous les postes de coût : matériel nécessaire, coût d intégration des logiciels au sein du système d information, contrat de maintenance, migration des documents, communication, plan de formation et d accompagnement à l utilisation, voire proposition de mise en place d un support informatique dédié juste après le déploiement du projet. Attention à bien prendre en compte ces coûts car logiciel libre ne signifie pas gratuit - Le fait de mettre en œuvre une solution sur l ensemble des postes informatiques peut permettre d évaluer le coût global par l utilisation du "Total Cost Ownership" (TCO). Il s agit du coût annuel total d un poste informatique, isolé du coût des logiciels métier. Ce coût intègre les coûts d acquisition des machines (pondérés par l amortissement), les licences bureautiques éventuelles, les coûts annuels de maintenance et de développement des logiciels bureautiques, les coûts de serveurs dédiés (pondérés par l amortissement), le tout ramené à un poste informatique. Au-delà du coût global du projet, le TCO poste permet de mieux suivre le coût individualisé de l impact du déploiement de ces nouvelles solutions sur la durée, en mettant en évidence les éventuels développements ainsi que le coût annuel de chaque poste informatique. Il peut être intéressant de comparer ce coût TCO au coût généré par l utilisation d une suite Microsoft office. - En fonction du coût des solutions actuelles mises en place, voir s il ne peut pas être judicieux, comme le font certaines collectivités citées dans les documents, de proposer un mixte des 2 solutions : le libre pour les utilisateurs occasionnels et les logiciels avec licence pour les utilisateurs qui utilisent les logiciels de manière régulière et / ou un panel de fonctionnalités très large.

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