Organisation d une activité étudiante

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1 Organisation d une activité étudiante Vous désirez organiser une activité ou un événement? Vous avez un projet en tête? Avant d'entreprendre vos démarches, vous devez savoir qu'il existe certaines règles et certaines étapes à respecter. Pour trouver les réponses que vous cherchez, selon le type d'activité ou de projet que vous avez en tête, consultez la ou les sections qui s'appliquent à votre situation (Ctrl + clic). CATÉGORIES D ACTIVITÉS... 2 ACTIVITÉ PARASCOLAIRE... 2 ACTIVITÉ PÉRISCOLAIRE... 2 PÉRIODE DE RÉALISATION DES ACTIVITÉS ET HORAIRE... 2 ACTIVITÉ AVEC ALCOOL... 3 DIRECTIVES SUR LA TENUE D ACTIVITÉS SOCIALES AVEC VENTE OU CONSOMMATION D ALCOOL... 3 TOLÉRANCE ZÉRO (TZ)... 3 PERMIS D ALCOOL... 4 ÉVÉNEMENT ÉCORESPONSABLE... 4 SÉCURITÉ... 5 ENCADREMENT SELON L ACTIVITÉ... 5 COÛTS... 5 RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS... 5 SOUTIEN PROFESSIONNEL... 6 CRITÈRES DE SÉLECTION DES PROJETS... 6 SOUTIEN LOGISTIQUE... 6 ACTIVITÉ À L EXTÉRIEUR... 6 ACTIVITÉS SPORTIVES... 7 AFFICHAGE... 7 ARMES FACTICES ET EFFETS SURPRISES... 7 ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE... 7 CONSOMMATION D ALIMENTS... 8 ENTRETIEN MÉNAGER... 8 MATÉRIEL ET MOBILIER... 8 PRÊT DE LOCAUX... 8 PROCÉDURE POUR RÉSERVER UN LOCAL... 8 SERVICES TECHNIQUES... 9 TIRAGES ET CONCOURS... 9 UTILISATION DU NOM ET DU LOGO DU CÉGEP DE SAINTE-FOY... 9 VISIBILITÉ ET CHOIX DES COMMANDITAIRES SOUTIEN FINANCIER

2 Catégories d activités Activité parascolaire Une activité parascolaire est une activité indépendante des programmes d études, qui s adresse à la population étudiante et qui se déroule dans les locaux dédiés à ce type d activités. Elle peut être à caractère culturel ou artistique, environnemental, politique, social, caritatif ou communautaire. Les activités bénéfices font également partie de cette catégorie. Le Service à la vie étudiante- Socio est mandaté pour accueillir et autorisé ce type d activité. La demande doit être adressée en complétant le formulaire en ligne «Présenter un projet» disponible sur le site du Socio. Tout projet doit être déposé au moins 3 semaines avant sa date de réalisation. Activité périscolaire Une activité périscolaire est une activité en lien avec un programme d études. Elle peut faire partie des activités obligatoires d un programme comme elle peut être un complément ou un enrichissement de la formation. Elle doit être sous la supervision d un professeur qui en a la responsabilité. Pour les projets associés à un cours, le professeur doit tout d abord transmettre la liste des projets qu il a approuvés au Service à la vie étudiante. Une fois cette étape franchie, vous devez présenter votre projet en complétant le formulaire en ligne «Présenter un projet» disponible sur le site du Socio. Tout projet doit être déposé au moins 3 semaines avant sa date de réalisation. La vente ou la consommation d alcool est interdite dans le cas des activités périscolaires sauf exception. Dans de tels cas, la direction des études doit en informer le Service à la vie étudiante. Le Service à la vie étudiante a la responsabilité de s assurer du respect des règlements, politiques et directives du Cégep dans la réalisation des activités. Période de réalisation des activités et horaire Les activités peuvent se dérouler tant sur les heures de cours, la période du dîner qu en soirée. Généralement les activités se déroulent du lundi au vendredi. Exceptionnellement, le Service à la vie étudiante Socio peut autoriser des projets qui se dérouleront la fin de semaine. Ils doivent obligatoirement faire l objet d un protocole d entente spécifique. En raison des activités pédagogiques et de la disponibilité des locaux, les activités en soirée ne peuvent débuter réellement avant 18 h. Le montage et l aménagement des lieux peuvent toutefois être possibles plus tôt. Le personnel du Service à la vie étudiante Socio pourra vous confirmer l heure d accès au local. Les activités en soirée devront se terminer à 22h30 pour que tous aient quitté le Cégep vers 23h, incluant les organisateurs. 2

3 Activité avec alcool Directives sur la tenue d activités sociales avec vente ou consommation d alcool 1. L organisateur est soumis aux lois et règlements concernant la consommation et la vente de boissons alcoolisées. Il doit notamment : Détenir de la Régie des permis d alcool du Québec le permis nécessaire à la vente de boissons alcoolisées ; Afficher ledit permis ainsi que le prix de vente des boissons alcoolisées ; Réserver la consommation et la vente aux personnes majeures ; Interdire les pratiques de type «2 pour 1» et voir à ce qu aucune mesure incitative à la consommation d alcool ne soit prévue ni tolérée, tels que les concours ou jeux faisant appel à la consommation, l accès gratuit au bar, l accès illimité au bar moyennant une contribution forfaitaire, la réduction du prix d un produit ou toute autre pratique similaire ; Limiter la consommation d alcool aux boissons vendues sur place ; Respecter l heure de fermeture. 2. L organisateur s engage à respecter les directives du Cégep quant à la consommation d alcool. À ce niveau, il doit notamment : Limiter l accès à l étudiant ou à l étudiante détenteur de la carte d identité du Cégep et à la personne qui l accompagne ; Ne servir de boissons que dans des verres de plastique ou de carton, ainsi qu en cannettes ou dans des bouteilles de plastique ; S assurer qu il n y ait pas d abus dans la consommation d alcool au risque d être mis en cause, tout comme le cégep, en cas de poursuite; Offrir en tout temps des boissons non alcoolisées. 3. Toute activité offrant des boissons alcoolisées doit proposer l une ou l autre des mesures de prévention suivantes : L affichage d éléments promotionnels d Éduc Alcool; La promotion du «conducteur désigné»; L organisation d un service de raccompagnement; L utilisation d un ivressomètre. Tolérance zéro (TZ) En vertu d une entente de service avec l organisme Tolérance zéro, les participants peuvent se prévaloir d un service de raccompagnement gratuit en cas de nécessité, en contactant l organisme directement du cégep ; 3

4 Permis d alcool Le permis d alcool délivré pour une activité qui se tient au Cégep s appelle un permis de réunion. Il est délivré par la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ). Vous devez compléter le formulaire «Demande de permis» pour présenter votre demande. Toutefois, au préalable, vous devez obligatoirement recevoir l autorisation officielle du Service à la vie étudiante Socio. On vous y remettra une lettre qui certifie que votre projet est autorisé par le Cégep. Notez que vous devez prévoir un délai de 15 jours pour obtenir votre permis de la Régie par la poste. Calculez les coûts suivants selon le type de permis : 86 $ pour la vente et 43,50 $ pour le service seulement. N.B. Lors de la tenue de votre activité, vous devrez afficher votre permis bien à la vue. Aucune photocopie ni altération ne sera tolérée. Événement écoresponsable Le Collège encourage l'organisation d'événement à caractère écoresponsable. Ce guide peut vous aider à planifier un tel événement. Il s'agit également d'un excellent outil pour toute personne qui organise pour la première fois un événement de petite ou grande envergure. Guide Événement Écoresponsable 4

5 Sécurité Encadrement selon l activité Les exigences au regard de l encadrement des activités, varient en fonction de la nature de l activité, du nombre de participants et de la vente ou consommation d alcool. Cet encadrement sera assuré soit par la présence d un employé du Cégep, d un ou deux agents de sécurité ou les deux. Le tableau suivant précise ces exigences dans tous les cas. Encadrement selon le nombre de participants à et + Parascolaire (Cégep) Sécurité de base Employé Cégep Employé Cégep Parascolaire avec alcool (Cégep) Employé Cégep Employé Cégep Employé Cégep 1 agent sécurité Parascolaire (Asso) Sécurité de base 1 agent de sécurité 1 agent de sécurité Parascolaire avec alcool (Asso) 1 agent de sécurité 1 agent de sécurité 2 agents de sécurité Parascolaire (Ind) Sécurité de base 1 agent de sécurité 1 agent de sécurité Parascolaire avec alcool (Ind) 1 agent de sécurité 1 agent de sécurité 2 agents de sécurité Périscolaire Employé Cégep Employé Cégep Employé Cégep Périscolaire avec alcool Employé Cégep Employé Cégep Employé Cégep 1 agent de sécurité Coûts Les coûts inhérents à l encadrement sont à la charge des organisateurs. À noter que le coût associé à la présence d un agent de sécurité est estimé à 100$ par période de 4 heures. La direction des ressources matérielles sera responsable de la facturation le cas échéant. Responsabilités des employés Peu importe le type d activités, en tout temps, la personne qui assume l encadrement d une activité a comme mandat de s assurer que le déroulement de l activité se fait dans le respect des valeurs du Collège, de voir au contrôle du groupe ainsi qu au respect de nos politiques et règlements, tel que spécifié dans le règlement no. 5, article 21. Au besoin, cette personne fera appel à l agent de sécurité sur place qui pourra contacter un cadre responsable si nécessaire. 5

6 Soutien professionnel L équipe à la vie étudiante est là pour vous aider à concevoir et concrétiser vos projets d activités. Coordination d événements (artistiques, socioculturels et autres), gestion budgétaire, communications internes et externes, logistique : notre équipe est là pour vous accompagner dans toutes les étapes de réalisation de votre projet. N hésitez pas à solliciter un rendez-vous avec la coordonnatrice à la vie étudiante pour présenter votre projet. Critères de sélection des projets Être étudiant à temps complet, temps partiel ou en fin de DEC au Cégep de Sainte-Foy Le projet doit : Être réalisé dans l année en cours Ne pas entrer en compétition avec d autres projets existants ou avec l échéancier de ceux-ci S adresser à un nombre déterminé de participants ou de spectateurs provenant majoritairement du CSF Avoir un impact mesurable sur la population étudiante et la communauté collégial en général Information Kathy Villeneuve Agente de soutien administratif Service à la vie étudiante Socio Bureau C , poste 3545 kavilleneuve@cegep-ste-foy.qc.ca Soutien logistique Vous trouverez dans cette section l'information nécessaire pour vous aider avec la logistique de votre activité. L'organisation d'une activité, quelle que soit sa nature, nécessite la prise en compte et le respect de différentes règles au Cégep de Sainte-Foy. Activité à l extérieur Pour organiser une activité sur les terrains extérieurs du Cégep, vous devrez préalablement faire approuver votre projet en complétant la demande en ligne «Présenter un projet» disponible sur le site du Socio et y préciser l espace souhaité. Vous pouvez avoir plus d informations en vous présentant au Service à la vie étudiante-socio, au local C-120, en composant le poste (418) ,#3545 ou par courriel à locaux@cegepste-foy.qc.ca 6

7 Activités sportives Si vous souhaitez organiser une activité sportive, réserver du matériel ou des équipements sportifs, vous devez vous adresser au comptoir du Service des activités sportives, au local B-205 ou appeler au (418) , poste Affichage L'affichage est permis à certains endroits au Cégep de Sainte-Foy. Cependant, les règles qui suivent demeurent applicables en tout temps : La distribution de documents sur les pare-brise des voitures stationnées sur les terrains du Cégep est interdite; La distribution de tracts ou de dépliants est interdite à l extérieur comme à l intérieur du Cégep; L'installation de banderoles doit être préalablement autorisée par le Service des communications; La publicité itinérante du type «homme sandwich» est interdite; Les projets d affiches doivent être autorisés par le Service des communications; Un maximum de 5 affiches est permis pour faire la promotion des activités du Cégep; Une seule affiche est autorisée pour une activité de l externe; La sollicitation commerciale n est pas permise par voie d affichage. Le Service des communications se réserve le droit de retirer tout affichage ou de faire cesser toute activité qui contreviendrait aux règles en vigueur. Pour faire approuver vos affiches et pour information sur les règles d affichage : Service des communications Local : C-368 Poste : 3733 Courriel : communications@cegep-ste-foy.qc.ca L affichage peut également être autorisé sur les babillards de l Asso ainsi que sur ceux du Socio, en vous présentant aux endroits suivants : Asso : local M-106 Socio : local C-120 Armes factices et effets surprises Lorsque vous organisez une activité au Cégep de Sainte-Foy, il est interdit d utiliser des armes, réelles ou factices, dans vos déguisements ou encore de provoquer délibérément des bruits qui pourraient laisser croire à l utilisation d armes à feu. Assurance responsabilité civile Lorsque vous recevez l autorisation de tenir une activité, l assurance responsabilité civile du Cégep couvre votre activité dans la mesure où vous pouvez démontrer que vous avez respecté les règlements et fait tout en votre pouvoir pour assurer un encadrement raisonnable et ainsi prévenir que rien de fâcheux ne se produise. 7

8 Consommation d aliments Il est interdit de vendre ou de distribuer de la nourriture dans l environnement du Cégep de Sainte-Foy. Si vous désirez distribuer de la nourriture dans le cadre d une activité sociale ou communautaire, vous devez vous adresser au Service à la vie étudiante-socio pour en obtenir l autorisation. Si vous désirez vendre des aliments, vous devez également obtenir une autorisation préalable auprès du Service à la vie étudiante-socio. Si cette vente se fait dans le cadre d une activité de financement, vous devez vous conformer aux Directives concernant la vente et la sollicitation. Il est interdit de vendre ou donner des aliments «faits maison» lors de vos activités. Vous devez nécessairement faire affaire avec une entreprise reconnue tels les services alimentaires du cégep, un traiteur externe ou un commerce de détails et faire approuver votre choix par le Service à la vie étudiante-socio. Entretien ménager Pour toutes activités, des frais d entretien pourront être facturés. Une estimation des coûts vous sera transmise lors de votre rencontre avec le personnel du Service à la vie étudiante-socio. Ces coûts tiendront compte du type d activité que vous désirez organiser ainsi que du moment de sa réalisation. Matériel et mobilier Vous pouvez avoir accès au matériel du Cégep sans frais: tables, chaises, lutrin, comptoir mobile, frigos, poubelle, vestiaire portatif, nappes, etc. Vous devez adresser vos demandes au Service à la vie étudiante Socio soit au moment de compléter le formulaire en ligne «Présenter un projet» ou directement à l accueil du Socio (C-120) après que votre activité ait été autorisée. Pour les besoins en son et en éclairage, nous vous invitons à consulter la section Services techniques. Prêt de locaux Le Service à la vie étudiante Socio, peut prêter gratuitement aux étudiants des locaux pour des répétitions de théâtre, des préparations d auditions, des rencontres de travail, des réunions ou autres activités en lien avec les études ou la vie étudiante. Procédure pour réserver un local Complétez la demande en ligne «Réserver un local sans besoin technique» disponible sur le site du Socio au moins une semaine avant la date de votre activité. Un courriel vous confirmera la réception de votre demande et vous recevrez par la suite une attribution de local. Si les locaux à la disposition du Service à la vie étudiante ne sont pas disponibles ou ne répondent pas à vos besoins, notre personnel vous contactera pour en discuter et trouver une alternative. 8

9 Services techniques En fonction de la nature de votre activité, vous pourriez avoir besoin de certains services techniques; régie, son, éclairage, etc. Selon une entente entre le Cégep et la Salle Albert-Rousseau (SAR), tous les services techniques doivent nécessairement être livrés par la direction technique de la Salle Albert-Rousseau, même si l activité se déroule dans le collège. Précisez vos besoins sur la demande en ligne «Présenter un projet» ou 2 semaines avant l activité. Votre demande sera acheminée à la direction technique de la Salle Albert-Rousseau, pour analyse et évaluation des coûts. Un représentant de la direction technique vous rencontrera, au besoin, pour plus de détails. Le temps de travail de ce dernier vous sera facturé au taux de 32,50$ de l heure plus taxes, sauf pour les activités périscolaires où ce temps n est pas facturé directement aux étudiants. Les équipements ne vous coûteront rien sauf s ils ne sont pas dans l inventaire de la SAR et qu une location s impose. La facturation comprendra toute la période de préparation, la période de montage ainsi que le démontage des équipements ayant servi à l activité. Pour les activités d envergure nécessitant le support technique d une équipe, les étudiants bénévoles des Productions Comspec pourront être mis à contribution. Il revient à la direction technique de la Salle Albert- Rousseau de les recruter par le biais de leur animateur. Aucune intervention auprès des membres du Comspec n est autorisée. Dans l éventualité où l équipe technique des Productions Comspec serait sollicitée pour votre activité, les frais de subsistance (repas) pourraient vous être facturés selon l heure et la durée de votre activité. Tirages et concours La circulation de «moitié-moitié» est interdite et illégale en regard de la législation provinciale. Les responsables d une telle activité peuvent être passibles d amendes allant de 70 $ à $. Les loteries et les jeux de hasard ne sont pas autorisés comme activités de financement dans notre Collège. Les organisateurs peuvent toutefois tenir certaines de ces activités à l extérieur des murs de notre établissement dans la mesure où ils se conforment aux règlements provinciaux et où le nom du Cégep de Sainte-Foy n est pas associé à la promotion ou l approbation du projet. À titre d information, en matière de systèmes de loteries, les activités pour lesquelles une licence de la Régie des alcools, des courses et des jeux est prescrite sont les suivantes : le bingo, le tirage lors d une campagne de souscription pour une levée de fonds, la roue de fortune, le casino et le casino-bénéfice. Utilisation du nom et du logo du Cégep de Sainte-Foy L utilisation du nom et du logo du Cégep de Sainte-Foy doit être soumise au Service des communications pour approbation. Local : C-368 Poste : 3733 Courriel : communications@cegep-ste-foy.qc.ca 9

10 Visibilité et choix des commanditaires Avant de prendre entente de façon formelle avec un commanditaire et de lui offrir quelle que forme de visibilité dans le Cégep lors d une activité, il faut valider votre plan de commandites avec le Service des communications. La publication des logos de vos commanditaires sur l'affiche de l événement est cependant permise. Local : C-368 Poste : 3733 Courriel : communications@cegep-ste-foy.qc.ca Soutien financier Afin de favoriser et de soutenir les initiatives étudiantes, différents partenaires du cégep peuvent octroyer un soutien financier aux étudiants pour la mise sur pied de projets parascolaires ayant des retombées sur la vie étudiante. Association étudiante du Cégep de Sainte-Foy Association des parents du Cégep de Sainte-Foy