1. Présentation d AGEFOS PME

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1 APPEL D'OFFRE AGEFOS PME NORMANDIE Accompagnement RH des entreprises Cahier des charges juillet 2014

2 Sommaire Sommaire Présentation d AGEFOS PME Présentation du projet Contexte Les enjeux de cette offre spécifique Objectifs Détail de l'accompagnement Les missions du prestataire Périmètre de la consultation Engagements du prestataire Financement de la prestation Contenu de l'offre L offre technique L offre financière Procédure de l appel d offres Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Sélection du prestataire Contractualisation

3 1. Présentation d AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par une convention nationale, des statuts nationaux et régionaux. Conclue en 1972 et renouvelée le 20/09/2011, la convention nationale a été signée entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 23 associations régionales réparties sur tout le territoire français ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 implantations locales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Ses salariés accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (50 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. Ses trois principales missions sont les suivantes : - collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises, - informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi-formation-compétences, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires, - financer et gérer les contrats de professionnalisation et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes 2. Présentation du projet 2.1. Contexte Le contexte de mutation économique et de crise économique impose aux entreprises une structuration de la fonction ressources humaines leur permettant de s'adapter à l'environnement. Il s'agit en particulier pour les entreprises de disposer au bon moment, des bonnes compétences et selon le volume nécessaire. Force est de constater que bon nombre de PME possèdent des carences dans la gestion des ressources humaines faisant ainsi courir à l'entreprise un risque économique et social. 3

4 Dans ce contexte, l'agefos PME Normandie souhaite proposer à ses adhérents un accompagnement RH permettant de poser un diagnostic, d'élaborer et de mettre en œuvre un plan d'action. L'accompagnement proposé sera structuré autour de l'outil NavigRH, spécifiquement développé pour l'agefos PME afin d'optimiser le conseil en matière de gestion des ressources humaines. Dans cette optique NavigRH permet de réaliser : - un diagnostic sur le respect des principales obligations légales sociales, - un prédiagnostic RH en mettant en relief les forces et faiblesses des différentes composantes de la fonction RH de l'entreprise, - un tableau de bord RH, - une simulation de l'évolution des effectifs de l'entreprise Les enjeux de cette offre spécifique - Accompagner les entreprises dans la performance de la fonction RH et dans la mise en place de démarches de GPEC, - Structurer le cadre d'intervention du conseil RH autour de l'outil NavigRH Objectifs L'accompagnement RH proposé aux entreprises sera réalisé dans le cadre de la démarche suivante : 1. prédiagnostic réalisé par le conseiller AGEFOS PME des forces et faiblesses de la fonction RH, 2. formation à la stratégie RH animée par le consultant et structurée en 2 temps : a. analyse des tableaux de bord RH de l'entreprise issus de NavigRH (0,5 j), b. élaboration d'un plan d'action RH/GPEC (0,5j) 3. formation aux outils RH, en fonction des besoins identifiés (2 jours) Détail de l'accompagnement Etape 1 - Prédiagnostic Objectifs : - mesurer les forces et faiblesses des différentes composantes de la RH de l'entreprise - mesurer l'opportunité et la faisabilité de mettre en place l'étape 2 Modalités de mise en œuvre : - le conseiller AGEFOS PME mène un entretien avec le représentant de l'entreprise concerné par le prédiagnostic RH 4

5 - lors de l'entretien les réponses sont saisies directement dans NavigRH et les résultats restitués et analysés Durées : - 0,5 jour par entretien Livrables : - rapport prédiag RH envoyé par à la fin de l'entretien Etape 2 - Formation à la stratégie RH Objectifs : - élaborer un diagnostic plus approfondi de la fonction RH sur la base des tableaux de bord NavigRH - identifier les principales problématiques RH auxquelles est ou sera confrontée l'entreprise à court ou moyen terme (gestion des âges, illettrisme, management ) - anticiper les besoins de compétences au regard de l'évolution stratégique de l'entreprise - définir une stratégie RH - identifier les formations RH nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie - identifier les besoins de formation autres que RH Modalités : - l'étape 2 est précédée par un entretien commun conseiller AGEFOS PME consultant entreprise permettant d'analyser la demande et qui aboutit à la communication à l'agefos PME des données permettant de réaliser les tableaux de bord NavigRH - le conseiller AGEFOS PME réalise les tableaux de bord NavigRH - les tableaux de bord RH sont analysés par le conseiller et font l'objet d'un échange avec le consultant - le consultant réalise une première intervention dans l'entreprise dans l'objectif d'approfondir le diagnostic en se basant notamment sur les tableaux de bord RH NavigRH - le consultant réalise une seconde intervention dans l'entreprise afin de définir avec elle la stratégie et le plan d'action RH Durées : - 0,5 jour x 2 interventions Livrables : - communication à l'entreprise par le conseiller AGEFOS PME du rapport tableaux de bord RH intégrant ses commentaires - à l'issue de la première intervention le consultant rédige une synthèse du diagnostic approfondi et la communique à l'entreprise et au conseiller AGEFOS PME 5

6 - à l'issue de la seconde intervention le consultant rédige le plan d'action RH intégrant les besoins de formation relevés au cours de la démarche (RH et autres) et la communique à l'entreprise et au conseiller AGEFOS PME - remise à l'entreprise d'une attestation de présence à la formation Etape 3 Formation aux outils RH Objectifs : - mettre en œuvre le plan d'action RH - accompagner la professionnalisation des acteurs de la fonction RH de l'entreprise (dirigeant, RRH, DAF, responsable formation ) en les rendant autonomes Modalités : - formation par le consultant sur une ou plusieurs des thématiques suivantes (modules) en fonction des besoins de l'entreprise : o Le recrutement o Les entretiens et l'évaluation o La mobilité professionnelle (politique, dispositifs ) o La formation (politique, dispositifs ) o La rémunération o Prévention et santé au travail o Relations sociales o Performance financière RH - La formation sera intra entreprise et peut concerner une ou plusieurs personnes. - La formation pourra être dispensée par le consultant intervenu lors de l'étape 2. Durées : - La formation sera d'une durée de 2 jours Livrables : - remise à l'entreprise d'une attestation de formation et des supports de formation 3. Les missions du prestataire Chaque prestataire aura la possibilité d'accompagner l'entreprise selon sa propre méthodologie mais dans le strict respect du cadre d'intervention indiqué ci-dessus. Chaque prestataire devra être en capacité d'assurer la réalisation des étapes 2 et 3 en intervenant sur l'ensemble des modules de formations indiqués au point précédent. Il est à noter que le choix du prestataire revient à l'entreprise lors de la signature. 6

7 4. Périmètre de la consultation Chaque consultant sélectionné devra être en capacité d'intervenir auprès d'entreprises situées en Haute et Basse-Normandie. 5. Engagements du prestataire Le prestataire s'engage notamment à : - respecter les différentes phases décrites ci-dessus - respecter le cadre administratif défini par l'agefos PME - terminer chaque accompagnement démarré - être en relation avec le conseiller AGEFOS PME et le tenant notamment informé du déroulement de son intervention - communiquer au conseiller AGEFOS PME les synthèses envoyées à l'entreprise (diagnostic approfondi et plan d'action) - faire intervenir uniquement les consultants identifiés dans sa réponse à l'appel à projet - assurer la promotion de cet accompagnement RH auprès des entreprises - répondre avec réactivité aux sollicitations du conseiller AGEFOS PME et de l'entreprise (réponse sous 5 jours maximum) 6. Financement de la prestation La journée consultant sera plafonnée à 1200 HT, frais de déplacement compris. Ce dispositif d'accompagnement des entreprises est mis en place de septembre 2014 à décembre Contenu de l'offre 7.1. L offre technique Le prestataire explicite, de manière très précise, la prestation préconisée pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants : Chapitre 1 : profil général du prestataire La raison sociale Le SIRET La date de création de la structure L effectif global de la structure Les secteurs d intervention et/ou domaines d activités, en précisant l'expérience acquise dans le domaine des RH 7

8 Les autres prestations proposées par le prestataire si elles existent. Chapitre 2 : contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision du projet et de son contexte. Chapitre 3 : déroulement de la prestation Le prestataire détaille le déroulement, la méthodologie et le contenu de son intervention (dans le respect du cadre imposé par l'agefos PME). Chapitre 4 : moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : nom et rôle de chaque intervenant, responsabilités de chaque intervenant, CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure. Chapitre 5 : références du prestataire sur des projets similaires Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires, menés récemment L offre financière Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a déterminées ou que son expérience lui dicte. 8. Procédure de l appel d offres 8.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Les offres techniques et financières devront être remises pour le 1er septembre 2014 Celles-ci seront adressées : par à : cbrands@agefos-pme.com ET mdenis@agefos-pme.com et par courrier à : AGEFOS PME NORMANDIE service R&D 8 rue d'atalante BP Hérouville St Clair 8

9 Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits, très lisiblement Sélection du ou des prestataires Chaque prestataire sera sélectionné au regard des critères suivants : - son expérience et expertise en matière de conseil et formation RH - son approche innovante et sa créativité - sa précision dans la description des phases du projet - sa compréhension du contexte, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet - le coût de son intervention - le partenariat proposé entre le cabinet et l'agefos PME pour la promotion et les échanges avec le conseiller en formation Une audition des prestataires sera organisée le 15 septembre 2014 pour examiner les dossiers les plus qualitatifs et procéder à la sélection définitive. AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues dans le cadre du présent appel d offres, et - s engage à garder confidentielles les offres reçues - n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de l offre. Le(s) prestataire(s) non retenu(s) ne peut (peuvent) contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d AGEFOS PME. 9. Contractualisation A l issue de la désignation des prestataires en charge du projet, une convention sera signée entre ces derniers et l'agefos PME régionale. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les prestations aient fait l objet d une validation par nos services. 9

10 Annexe 1 Dossier de candidature 10

11 Dossier de candidature Accompagnement RH des entreprises AGEFOS PME NORMANDIE Candidature déposée par [RAISON SOCIALE DU PRESTATAIRE] Date d envoi du dossier de candidature : (Envoi postal + copie courriel) Attention : merci de compléter l ensemble des rubriques. Tout dossier incomplet ne pourra être pris en compte. Cachet et signature de l organisme 11

12 Sommaire du document 1. Fiche de présentation du prestataire 2. Objectifs généraux de votre prestation 3. Déroulement de la prestation 4. Moyens humains 5. Références du prestataire sur des expériences similaires 6. Offre financière NB 1 : Un maximum de 2 pages est attendu pour chaque partie NB 2 : Compléter le dossier si vous l'estimez nécessaire avec tout document relatif aux expériences exposées. Stéphane PHAN 12

13 1. FICHE DE PRESENTATION DU PRESTATAIRE RAISON SOCIALE ET COORDONNEES DE L ORGANISME SIRET N DECLARATION D'EXISTENCE LA DATE DE CREATION DE LA STRUCTURE EFFECTIF GLOBAL DE LA STRUCTURE (Distinguer les permanents et les vacataires) LES SECTEURS D INTERVENTION ET/OU DOMAINES D ACTIVITE (Précisez l'expérience dans le domaine du conseil et de la formation en RH) L'EXPERTISE DANS LES DOMAINES SUIVANTS (précisez pour chaque item si votre expertise est forte, moyenne ou absente) o o o o o o o o Le recrutement Les entretiens et l'évaluation La mobilité La formation La rémunération Prévention et santé au travail Relations sociales Performance financière RH LES AUTRES PRESTATIONS PROPOSEES PAR LE PRESTATAIRE 13

14 2. OBJECTIFS GENERAUX DE VOTRE PRESTATION FORMULATION DE LA DEMANDE CONTEXTE 14

15 3. DEROULEMENT DE LA PRESTATION DEROULEMENT DE LA FORMATION A LA STRATEGIE RH DEROULEMENT DE LA FORMATION AUX OUTILS RH (PRECISER POUR CHAQUE MODULE LES POINTS QUI POURRONT ETRE ABORDES) 15

16 4. MOYENS HUMAINS Préciser les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi: NOM, ROLE ET RESPONSABILITES DE CHAQUE INTERVENANT CV DE CHAQUE INTERVENANT, COMPORTANT NOTAMMENT : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure 16

17 5. REFERENCES DU PRESTATAIRE SUR DES PROJETS SIMILAIRES Eléments justifiant de la capacité du prestataire à conduire l'action (expérience et références en lien avec la prestation proposée) Merci de joindre un exemple de rapport d'intervention anonymé. 17

18 6. OFFRE FINANCIERE Devis détaillé présentant le coût de sa prestation. Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des préconisations du commanditaire dans son appel d offres, de l'estimation des charges qu'il a déterminées et/ou que son expérience lui dicte. 18

19 Annexe 2 NavigRH 19

20 Liste des indicateurs du tableau de bord RH Effectifs - Etat des effectifs Effectifs au 31/12 Effectifs au 31/12 par CSP et par sexe Taux de flexibilité Taux de temps partiel Taux de féminisation Taux d encadrement Taux de travailleurs handicapés Age moyen Age moyen par CSP et par sexe Ancienneté moyenne Ancienneté moyenne par CSP et par sexe Evolution annuelle par sexe Evolution annuelle par CSP Evolution annuelle par contrat Evolution annuelle par fonction Evolution mensuelle des effectifs Pyramide des âges Pyramide des anciennetés Nombre d embauches par CSP et par sexe Nombre de CDI par CSP et par sexe Nombre de CDD par CSP et par sexe Travail temps plein par CSP et par sexe Travail temps partiel par CSP et par sexe Répartition jeunes/séniors en CDD Répartition jeunes/séniors en CDI Répartition jeunes/séniors par fonction Evolution taux d'emploi jeunes/séniors Nombre salariés par service devant partir Effectifs - Mouvements de personnel Turn-over général Taux de stabilité Taux de mobilité interne Nombre de promotions par CSP et par sexe Nombre moyen d'heures par CSP Nombre d'heures par CSP et par sexe Nombre d'heures par classe d'âge Evolution du nombre par dispositif Evolution des coûts par poste Rémunération Salaire moyen global Evolution de la masse salariale Salaire moyen par CSP Salaire moyen par sexe Santé/Sécurité Fréquence des accidents du travail Gravité des accidents du travail Taux d'accidents de trajet Nombre de maladies professionnelles Nombre d'inaptitudes Relations Sociales Nombre de conflits Nombre de contentieux Nombre d'accords d'entreprise signés Performance Financière RH Chiffre d'affaires par salarié Valeur ajoutée produite par salarié Valeur ajoutée du capital humain Intensité du facteur travail Poids de la masse salariale Effectifs - Absentéisme Taux d'absentéisme Effectifs - Intérim Taux d intérim Coût moyen de l intérim Poids sur la masse salariale Formation Effort financier de formation Taux d'accès global à la formation Taux d'accès obligation d'emploi Nombre moyen d'heures par an Nombre d'heures obligation d'emploi Pas de formation depuis deux ans Salariés avec formation certifiante Taux d'accès par sexe Taux d'accès par CSP Taux d'accès par classe d'âge Nombre moyen d'heures par sexe 20