Private Search. Manuel de l utilisateur Corriger les données relatives à l adresse d une unité d établissement

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1 Private Search Manuel de l utilisateur Corriger les données relatives à l adresse d une unité d établissement 18/11/2014 1

2 Préambule Ce manuel vous explique comment, en tant qu'entrepreneur, vous pouvez corriger l'adresse de votre unité d établissement dans l'application BCE «Private Search». Une unité d établissement est un lieu géographiquement identifiable par une adresse, où s exerce au moins une activité de l entreprise ou à partir duquel l activité est exercée. Ce manuel ne concerne que la correction de l'adresse de l'unité d établissement. La correction d une adresse peut avoir lieu pour diverses raisons. La principale raison est qu une erreur soit reprise dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). En d autres termes, l unité d établissement n a jamais été établie à cette adresse. En outre, il se peut que l adresse ait été encodée de façon erronée, et ce pour plusieurs raisons : - Une ancienne commune, qui a été fusionnée et qui n existe plus comme entité indépendante, est actuellement mentionnée. - Le code commune ou le code INS n a pas été correctement introduit. - Le code rue n a pas été (correctement) introduit. - Si vous ne pouvez pas bénéficier de la réduction de cotisations sociales en raison de problèmes liés à l'adresse de votre unité d établissement, il est dans tous les cas recommandé de corriger l adresse à l aide des étapes suivantes. Les problèmes potentiels d encodage seraient immédiatement résolus. Attention : Si votre unité d établissement a déménagé vers une nouvelle adresse (donc, l'adresse que vous pouvez retrouver dans la Banque-Carrefour des Entreprises est bien correcte), on parle alors d une modification. Celle-ci doit être introduite d'une manière différente. A cette fin, nous vous renvoyons vers la version complète du manuel qui se trouve sur notre site Web. 2

3 1 Accès à Private Search 1.1 Accès sécurisé Comment se connecter à Private Search? La connexion est établie après avoir introduit le lien dans votre navigateur internet. Cliquez sur la langue de votre choix (fr ou nl), l'application est disponible en allemand. Cependant, vous devez d abord vous connecter via la version FR ou NL du site. Vous pouvez ensuite adapter la langue de l'application en allemand. Ensuite, cliquez sur le lien vous permettant d accéder à Private Search. Private Search est une application sécurisée. Vous devez dès lors vous identifier à l aide de votre carte d identité électronique (eid) ou de votre token citoyen. Vous accédez alors à l écran montrant les entreprises au sein desquelles vous exercez une fonction légale ou disposez d un mandat Private Search et pour lesquelles vous pouvez corriger l adresse d une unité d établissement. Vous pouvez maintenant sélectionner une entreprise en cliquant sur le numéro d'entreprise. 3

4 1.2 Qui a accès? L utilisation de l application «Private Search» n est pas autorisée à toutes les personnes inscrites comme exerçant une fonction ou disposant d un mandat au sein d une entreprise. L accès est limité aux personnes exerçant une fonction dite «légale» au sein de l entreprise et aux personnes titulaires d un mandat Private Search. Un aperçu des fonctions permettant d accéder directement à l application «Private Search» peut être consulté via le lien suivant: 2 Principes généraux de l application Private Search 1. Accueil: Il est toujours possible de revenir à l écran d accueil. Pour ce faire, cliquez sur l icône Accueil. 2. Changer de langue: Vous pouvez modifier la langue en cliquant sur l abréviation de votre choix dans le coin supérieur droit («fr» pour le français, «nl» pour le néerlandais et «de» pour l allemand). 3. Fermeture de session: Cliquez sur cette icône pour quitter l application. 4. Imprimer: Cliquez sur cette icône pour imprimer un écran. 5. Principes de navigation : Lorsque vous consultez les données d une entreprise, la navigation repose sur deux onglets apparaissant dans la partie supérieure droite de la plupart des écrans. Il s agit des onglets «Entreprises» et «Unité d établissement». L onglet actif apparaît toujours en orange, l onglet inactif en gris. 4

5 3 Consulter les données de l unité d établissement Pour consulter les données d une unité d établissement (UE), sélectionnez d abord l entreprise à laquelle appartient l UE et, dans l écran principal, cliquez sur le lien «Liste des unités d établissement». L écran présentant un aperçu des unités d établissement de l entreprise s affiche. Vous devez sélectionner le numéro de l unité d établissement pour laquelle vous souhaitez corriger l adresse. 5

6 Après avoir sélectionné l unité d établissement souhaitée, l écran principal «Unité d établissement» reprenant les données de l UE que vous avez sélectionnée s affiche. Vous passez automatiquement à l'écran contenant les données d'identification de base. 6

7 4 Corriger l adresse de l unité d établissement 4.1 Corriger l adresse de l unité d établissement Pour pouvoir corriger l adresse d une unité d établissement, cliquez sur «Adapter les données relatives à l adresse» et ensuite sur le lien «Adapter» situé à côté de l adresse correspondante. Vous arrivez directement sur l écran «Unité d établissement : changer l adresse». 7

8 Cliquez ensuite sur le lien «Il s agit de corriger une adresse et/ou des données de contact erronées. (Adaptation de données incorrectes.)» pour corriger l adresse d une UE. Les corrections vont effacer les données inscrites auparavant (celles-ci ne seront plus visibles dans l historique). Cliquez ensuite sur le lien «Adapter l adresse» pour corriger l adresse d une UE. L assistant Adresse s ouvrira alors. 8

9 Attention: il est extrêmement important de mentionner la commune fusionnée et non pas l ancienne commune. Cette dernière est en effet la commune qui existait avant la fusion et qui ne peut plus être introduite dans la BCE. L assistant Adresse affichera alors un message d erreur. 4.2 L assistant adresse Introduction du code postal et/ou du nom de la commune La sélection d une des deux données est suffisante, le système génèrera automatiquement l autre donnée, sur base de ce que vous avez sélectionné Introduction de la rue, du numéro et de la boîte aux lettres. S agissant du nom de la rue, il suffit d en introduire une partie et le système affichera automatiquement tous les noms de rues qui contiennent phonétiquement cette partie. Exemple: pour 5000 Namur, il suffit de saisir «Marché» et le système affichera tous les noms de rues de cette commune dans lesquels figure le mot «Marché». Si plusieurs noms de rues sont proposés, il suffit de sélectionner le nom de rue approprié dans l aperçu qui sera affiché. Si l adresse ne contient pas de numéro de maison, cochez la case «Aucun numéro». 9

10 Après avoir introduit les données correctes, cliquez 2 fois sur «Confirmer». L adresse a été corrigée avec succès. 10