COMMUNE D AVENCHES. Législature Préavis municipal n 113 au Conseil communal

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1 COMMUNE D AVENCHES Municipalité Législature Préavis municipal n 113 au Conseil communal «Réorganisation du Service technique Création d un nouveau poste» Approuvé en séance de Municipalité le 26 mai

2 Madame la Présidente, Mesdames et Messieurs les Conseillers, 1. Préambule La Municipalité d Avenches a mandaté un bureau spécialisé dans le management et les ressources humaines afin d effectuer une analyse de prestations de notre Service technique. Le bureau mandaté avait notamment les missions suivantes : dresser un état des lieux des prestations actuellement fournies par le service ainsi que des prestations non-fournies pour diverses raisons mais qui devraient l être, analyser les éventuelles synergies possibles avec les Services extérieurs et le Service des bâtiments, proposer des mesures d amélioration, analyser la problématique de l acquisition d un Système d information du Territoire (SIT) et de sa gestion à l interne ou à l externe. Les résultats de cette analyse ont été remis à la Municipalité fin avril. Suite à la présentation de ce rapport, la Municipalité a décidé à l unanimité de prendre des mesures de réorganisation du Service technique. La création d un nouveau poste au sein du Service technique fait partie de cette réorganisation. 2. Objet du préavis et Enjeux financiers Le rapport d analyse du Service technique a mis en exergue plusieurs points importants. Dotation du Service technique Tout d abord, un chiffrage détaillé de toutes les activités effectuées par tous les employés du Service technique a mis en évidence que ce service était actuellement sous doté pour faire face aux différentes missions qui lui incombent. Des retards ont notamment été constatés dans différents domaines (délivrance des permis d habiter et d exploiter, contrôle des citernes, temps de traitement de certains dossiers). La dotation actuelle ne permet pas non-plus un contrôle régulier des chantiers en cours qui sont de plus en plus nombreux au sein de la commune, que ce soit au niveau des nouvelles constructions ou des rénovations. La commune d Avenches a connu une forte croissance démographique entre 2008 (3'000 habitants) et 2015 (4'100 habitants). Cette croissance démographique se ressent aussi au niveau des dossiers de police des constructions à gérer qui sont de plus en plus nombreux (36 en 2008, plus de 50 en 2012 et 62 en 2014). En raison des directives légales de plus en plus pointues, l analyse de ces dossiers est de plus en plus chronophage. A côté de ces dossiers de construction, le Service technique doit également gérer les questions liées à l urbanisme (différents plans d affectations à l étude), toute les problématiques liées à l eau potable et aux eaux usées (infrastructures, plans directeurs), les infrastructures communales comme les nouvelles routes, le domaine du développement durable ou encore différents dossiers techniques transversaux provenant de différents dicastères. Sans oublier les règlements qui découlent de ces différents domaines. 2

3 Gestion documentaire Actuellement, le Service technique ne dispose pas d un Système d Information du Territoire (SIT) et la documentation technique est difficile à retrouver. Il y a un grand souci de tenue à jour et de mise à disposition de la documentation, que ce soit au niveau du réseau d eau, d autres plans en tous genres, ou de documentation technique des bâtiments. La mise en place d un SIT est donc absolument nécessaire. Si sa mise en place peut être externalisée, il est important que son exploitation courante et sa mise à jour soient effectués à l interne. Un SIT interne rendrait la commune indépendante de tout fournisseur. Notre technicien communal dispose actuellement des compétences pour gérer un SIT interne une fois que celui-ci aura été mis en place. Un temps de travail de 15-20% sera néanmoins nécessaire à terme pour ce travail. Organisation du Service technique Le rapport d analyse du Service technique a démontré qu une vision globale et qu une meilleure coordination de tous les aspects techniques présents dans les différents services communaux s avèrent indispensables. Actuellement, le Service technique est composé d un chef de service, d un technicien, du responsable de la STEP et du fontainier. Le rapport a démontré que le chef de service et le technicien travaillent ensembles et forment une sorte de bureau technique mais que les liens manquent avec les deux autres collaborateurs au niveau de la coordination. Le management de ce service doit être renforcé, tout comme la priorisation des tâches à effectuer et le suivi des projets. Un manque de vue d ensemble et de coordination est également constaté entre les différents services qui sont confrontés à des problématiques transversales : le Service technique, les Services extérieurs et le Service des bâtiments. Le rapport préconise l engagement d un chef de service qui aurait non seulement pour mission de conduire le personnel du Service technique mais également de superviser ce qui se fait au niveau technique dans les Services extérieurs et le Service des bâtiments. Ce nouveau chef de service serait placé dans l échelle de fonction au même niveau que la boursière et le secrétaire municipal (Chef de service A Cadre de direction). Il devra non seulement disposer de capacités techniques mais aussi avoir des compétences et une expérience avérée en management pour, non seulement, conduire les collaborateurs du service technique mais aussi gérer des projets complexes. En effet, au cours de ces prochaines années les projets techniques ne manqueront pas au sein de la commune : divers PPA en cours, rénovation de l Hôtel de Ville, phase 2 de la zone sportive, construction d un collège primaire, etc. La Municipalité a validé à l unanimité les conclusions de ce rapport. Elle est convaincue, d une part, de la nécessité de renforcer la dotation du Service technique et, d autre part, de le faire à sa tête avec l engagement d un nouveau chef de service. Ce nouveau poste permettra non seulement l acquisition de compétences supplémentaires dans ce domaine complexe, mais aussi la présence d un responsable chargé de coordonner tous les aspects techniques de la commune (y compris au niveau des Bâtiments et des Services extérieurs). Il permettra également au Service technique d avoir le personnel nécessaire afin de remplir ses missions, la création d un SIT et la présence d un cadre au sein de la commune apte à coordonner tous les dossiers techniques. La création de ce nouveau poste entrainera une modification de l organigramme de fonctionnement des services communaux et une réorganisation interne du Service technique avec le transfert du chef de service actuel au poste de responsable de secteur des constructions (passage de la classe chef de service B à la classe responsable d un secteur type A). 3

4 Quelque-soit l issue de ce préavis, un nouveau chef de service sera engagé pour la conduite du Service technique. Par contre, en cas de refus, la dotation de ce service resterait inchangée, ce qui ne lui permettrait toujours pas d accomplir ses missions. Compte tenu des délais nécessaires pour recruter un chef de service avec le profil recherché, celui-ci entrera difficilement en fonction avant la fin de l année, voir le début de l année prochaine. C est pourquoi, par ce préavis, la Municipalité demande l autorisation au Conseil communal de créer ce nouveau poste et d inscrire le montant nécessaire à son financement au budget dès Selon l échelle des salaires de la commune d Avenches, un chef de service A est payé entre Fr. 85'000.- et Fr. 140'000.- par année. En tenant compte de tous les paramètres (charges sociales payées par l employeur, réduction de salaire du chef de service actuel suite à son transfert dans un nouveau poste), l augmentation de la masse salariale du Service de l urbanisme au budget 2016 avec une personne en plus et la nouvelle organisation mise en place sera d environ Fr. 117' Depuis le début de la nouvelle législature, une des priorités de la Municipalité est de professionnaliser l organisation de ses services communaux. Une première étape a été franchie en 2011 avec la création d un organigramme de fonctionnement de la commune et la nomination de chefs de service. Depuis lors, en fonction des expériences constatées et de l évolution de la commune, la Municipalité mène des analyses afin de consolider l organisation mise en place afin que l administration soit en mesure de faire face aux défis d une commune de plus de 4'000 habitants en pleine expansion. La Municipalité propose au bureau du Conseil communal que la Commission de gestion siège comme commission technique pour l analyse de ce préavis. En effet, la Commission de gestion a pu suivre de près dans ses analyses annuelles le développement de l administration communale depuis De par ses attributions, elle a aussi eu accès à différents documents concernant le fonctionnement des services communaux. Elle a également étroitement collaboré à la création en 2012 du nouveau règlement concernant le personnel communal. Elle a donc une bonne vision du fonctionnement des services communaux. 3. Conclusions En conclusion, la Municipalité prie le Conseil communal de bien vouloir voter les résolutions suivantes : Le Conseil communal d Avenches, Vu le préavis municipal n 113 de la législature , Ouï les rapports des commissions désignées pour l étude de cet objet, Considérant que cet objet a été porté à l ordre du jour, Décide : 1) L autorisation de créer un nouveau poste à 100% au sein du Service technique ; 2) L autorisation de financer, en cas de besoin, ce poste pour 2015 par la trésorerie courante ; 3) L autorisation d inscrire au budget communal, dès 2016, le montant nécessaire au paiement de ce nouveau poste. 4

5 Veuillez agréer, Madame la Présidente, Mesdames et Messieurs les Conseillers communaux, nos salutations distinguées. AU NOM DE LA MUNICIPALITE Le Syndic : Le Secrétaire : Daniel TROLLIET Lionel CONUS Municipaux délégués : M. Daniel Trolliet, Syndic M. Enrico Fiechter, dicastère de l urbanisme M. Yves Nicolier, dicastère des finances 5