DOSSIER DE SPONSORISATION

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1 GRIMALDI FORUM MONACO 3 6 Février 2016 SOUS LE HAUT PATRONAGE DE SAS LE PRINCE ALBERT II DE MONACO DOSSIER DE SPONSORISATION DOSSIER DE SPONSORISATION

2 SOMMAIRE Introduction du Président du congrès 2 Comité Scientifique 3 Dates importantes 4 Thèmatiques principales 5 Informations générales 6 Centre de Congrès 7 Modes de sponsorisations proposés 8 Déjeuner-débat 8 Symposium satellite 9 RCP / Cas Clinique 10 Stands 11 Plan d exposition 12 Autres sponsorisations 13 Hébergement et Programme Social 15 Conditions importantes 16 Formulaire de sponsorisation 17

3 INTRODUCTION DU PRESIDENT DU CONGRES Chers partenaires, La 12ème édition de la Biennale Monégasque de Cancérologie se déroulera du mercredi 3 au samedi 6 février 2016 au Grimaldi Forum. Pr Xavier Pivot Président Tous les 2 ans ce rendez-vous de la cancérologie française permet à 1200 professionnels de se rencontrer et d échanger sur l évolution et les progrès de la cancérologie. Cette réunion représente le premier congrès national de cancérologie générale abordant de multiples thèmes. Tous les aspects sont abordés: Sessions plénières de l état des connaissances dans la prise en charge des cancers du sein, pulmonaires, digestifs, urologiques, gynécologiques, hématologiques et des sarcomes Dernières innovations développées Evolution du monde pharmaceutique Progrès dans les domaines scientifiques et biologiques Evolutions réglementaires et méthodologiques Sessions pédagogiques de formation des internes spécialisés en oncologie Symposiums soutenus par des partenaires industriels Sessions d échanges pratiques autours de cas cliniques ou de RCP virtuelles Cette réunion de début d année regroupe les cancérologues, les pharmaciens, les soignants, les chercheurs, les futurs professionnels, les partenaires académiques et administratifs et les partenaires industriels. Depuis plus de 20 ans, les Biennales sont un temps fort de la cancérologie française pendant laquelle les professionnels partagent durant ces quelques jours leurs savoirs et échangent leurs connaissances. De plus, le congrès est reconnu par l organisme de la Formation Médicale Continue. Au nom du Comité Scientifique, nous vous invitons à être partenaires et acteurs de cette 12 ème édition. Pr Xavier PIVOT Président du congrès 2

4 PRESIDENT DU CONGRES Xavier PIVOT Besançon COMITE SCIENTIFIQUE Matti AAPRO Genolier, Suisse Lydie AIMARD Marseille David AZRIA Montpellier Jean-Yves BLAY Lyon Anne CHARRASSE Monaco Gilles FREYER Lyon Joseph GLIGOROV Paris Françoise MORNEX Lyon Frédérique PENAULT-LLORCA Clermont-Ferrand Yoann POINTREAU Le Mans Henri ROCHE Toulouse SECRETARIAT SCIENTIFIQUE ET ORGANISATEUR 74, Bd d Italie Monaco Tel Fax biennale2016@publicreations.com 3

5 DATES IMPORTANTES 10 juin 2015 Ouverture des inscriptions 24 juin 2015 Lancement de l appel à abstracts Lancement de l appel à candidatures pour le Prix Michel Hery 28 septembre 2015 Date limite des demandes de sponsorisation 28 septembre 2015 Date limite pour envoi des informations à publier dans le programme 12 octobre 2015 Date limite pour les candidatures au Prix Michel Hery 16 novembre 2015 Fin des Early Registrations Date limite pour la soumission d abstracts 17 novembre 2015 Début des Late Registrations 18 décembre 2015 Impression du programme final 29 janvier 2016 Fin des pré-inscriptions A partir du 03 février 2016 Inscriptions sur place 4

6 THÉMATIQUES PRINCIPALES Immunothérapie en oncologie Etat des connaissances dans la prise en charge : des cancers du sein, pulmonaires, digestifs, urologiques, gynécologiques, hématologiques, des voies aéro digestives supérieures, des tumeurs du système nerveux central, des mélanomes et des sarcomes Actualités en Radiothérapie Dernières innovations & nouvelles molécules Discussion en pratique quotidienne : Cas Clinique & RCP virtuelle Soin de support Ethique et cancer Interprétation de la Loi de fin de vie Evolutions réglementaires Prix des médicaments & remboursements Nouveauté : Cours de formation pour les internes DES d oncologie 5

7 INFORMATIONS GENERALES Pour toute information plus précise sur la 12ème Biennale Monégasque de Cancérologie, nous vous invitons à visiter notre site internet : DATES & HORAIRES DU CONGRES (soumis à modification) MARDI 2 FEVRIER Montage de l Espace Exposition MERCREDI 3 FEVRIER Montage de l Espace Exposition Ouverture du Desk d accueil et de l Espace Exposition JEUDI 4 FEVRIER Ouverture du Desk d accueil et de l Espace Exposition Cocktail de bienvenue VENDREDI 5 FEVRIER Ouverture du Desk d accueil et de l Espace Exposition SAMEDI 6 FEVRIER Ouverture du Desk d accueil et de l Espace d Exposition Démontage de l Espace Exposition 6

8 CENTRE DE CONGRES GRIMALDI FORUM 22 Avenue Princesse Grace, Monaco Téléphone : Le Grimaldi Forum Monaco est un lieu unique au cœur d une destination d exception. Ce centre de congrès high-tech, intelligent, lumineux, est capable de se métamorphoser au gré des évènements pour donner aux projets une nouvelle dimension. Il a également été récompensé depuis de nombreuses années par le «M&IT Awards» anglais en tant que Meilleur Centre de Congrès étranger de 2003 à 2011 et a reçu le Silver Award de 2012 à Situé au bord de la Méditerranée, en connexion directe avec les grandes capitales européennes via l aéroport de Nice Côte d Azur à 22 km, le Grimaldi Forum offre m2 d espace, de fluidité et de créativité. Son savoir-faire reconnu, ainsi que son expertise des évènements, lui ont permis de s imposer comme une destination phare du tourisme d affaires international. Le Grimaldi Forum peut accueillir jusqu à 3000 personnes m² de surface exploitable 2 halls d exposition connectés 3 auditoriums ( places) 22 salles de conférence 2 espaces de restauration Avec tous ces espaces, le Grimaldi Forum Monaco est le théâtre de tous les évènements professionnels: séminaires, congrès, conventions, salons, expositions, lancements de produits ou encore dîners de gala et grands spectacles peuvent ainsi s y tenir simultanément dans des espaces sur mesure. Tout cela étant rendu possible par une équipe de près de 150 personnes représentant 46 corps de métiers, et qui offrent leur savoir-faire toute l année dans des domaines très variés. 7

9 MODES DE SPONSORISATIONS PROPOSES DEJEUNER-DEBAT Le congrès propose deux journées pleines, ce qui vous donnera deux occasions de sponsoriser une session de déjeuner-débat. DEJEUNER-DEBAT Sans Lunch Box : HT + TVA 20% (lunch box facturées en supplément) Avec Lunch Box : HT + TVA 20% La responsabilité financière de tous les aspects de ce déjeuner-débat sera à la charge des sociétés sponsors qui l organiseront. Cela inclut les frais de séjour et de déplacement des directeurs de sessions ainsi que des orateurs intervenant lors du symposium. Les frais de sponsorisation incluent la publication du déjeuner-débat avec son contenu dans le programme final du congrès, son horaire et la location de la salle ainsi que le matériel audiovisuel suivant: Écran PC pour data projection Vidéoprojecteur Flèche laser Table orateur 2 micros sur la table des orateurs Pupitre 1 micro-pupitre 2 micros HF pour les questions/discussions 1 technicien Système de sonorisation Les sociétés sponsors auront également droit à 3 inscriptions complètes gratuites réservées à leur personnel. Tout badge supplémentaire pour le personnel est proposé à un tarif préférentiel de TTC (donnant uniquement accès aux sessions scientifiques, à la salle d exposition ainsi qu au cocktail de bienvenue). Après réception de la proposition, le Secrétariat Scientifique et Organisateur fera parvenir aux compagnies sponsors les informations concernant les équipements supplémentaires nécessaires à l organisation de leur déjeuner-débat. CONDITIONS DE PAIEMENT pour le DEJEUNER-DEBAT - 60% d acompte non remboursable à la signature du contrat - 40% de solde à régler 60 jours avant le début de la manifestation, soit avant le 3 décembre 2015 Au moment de l acceptation de l offre, le client doit payer les frais liés aux services demandés. En conséquence, et sans tenir compte de la date d émission des factures en question, PUBLI CREATIONS peut imposer au client le paiement d intérêts liés au retard de paiement d un taux mensuel de 3.5%. Toute annulation doit être notifiée au Secrétariat Scientifique et Organisateur du congrès par écrit. Les conditions d annulations s appliqueront comme suit : - Jusqu à 3 mois avant le congrès (soit le 3 novembre 2015) : 60 % du montant du contrat sera facturé - De 3 mois à la date du congrès : 100% du montant du contrat sera facturé 8

10 SYMPOSIUM SATELLITE Vous avez la possibilité de sponsoriser un symposium satellite dans le cadre de la structure générale du congrès. Le Comité Scientifique examinera la qualité des sujets proposés avant de donner son accord. SYMPOSIUM 1h HT + TVA 20% La responsabilité financière de tous les aspects de ce déjeuner-débat sera à la charge des sociétés sponsors qui l organiseront. Cela inclut les frais de séjour et de déplacement des directeurs de sessions ainsi que des orateurs intervenant lors du symposium. Les frais de sponsorisation incluent la publication du déjeuner-débat avec son contenu dans le programme final du congrès, son horaire et la location de la salle ainsi que le matériel audiovisuel suivant: Écran PC pour data projection Vidéoprojecteur Flèche laser Table orateur 2 micros sur la table des orateurs Pupitre 1 micro-pupitre 2 micros HF pour les questions/discussions 1 technicien Système de sonorisation Les sociétés sponsors auront également droit à 3 inscriptions complètes gratuites réservées à leur personnel. Tout badge supplémentaire pour le personnel est proposé à un tarif préférentiel de TTC (donnant uniquement accès aux sessions scientifiques, à la salle d exposition ainsi qu au cocktail de bienvenue). Après réception de la proposition, le Secrétariat Scientifique et Organisateur fera parvenir aux compagnies sponsors les informations concernant les équipements supplémentaires nécessaires à l organisation de leur symposium satellite. CONDITIONS DE PAIEMENT pour le SYMPOSIUM SATELLITE - 60% d acompte non remboursable à la signature du contrat - 40% de solde à régler 60 jours avant le début de la manifestation, soit avant le 3 décembre 2015 Au moment de l acceptation de l offre, le client doit payer les frais liés aux services demandés. En conséquence, et sans tenir compte de la date d émission des factures en question, PUBLI CREATIONS peut imposer au client le paiement d intérêts liés au retard de paiement d un taux mensuel de 3.5%. Toute annulation doit être notifiée au Secrétariat Scientifique et Organisateur du congrès par écrit. Les conditions d annulations s appliqueront comme suit : - Jusqu à 3 mois avant le congrès (soit le 3 novembre 2015) : 60 % du montant du contrat sera facturé - De 3 mois à la date du congrès : 100% du montant du contrat sera facturé 9

11 REUNION DE CONCERTATION PLURIDISCIPLINAIRE (RCP) / CAS CLINIQUES RCP / CAS CLINIQUE (30 min) HT + TVA 20% La responsabilité financière de tous les aspects du RCP/Cas Clinique sera la charge des sociétés sponsors qui l organiseront. Cela inclut les frais de séjour et de déplacement des directeurs de sessions ainsi que des orateurs intervenant lors du symposium. Les frais de sponsorisation incluent la publication du RCP/Cas Clinique avec son contenu dans le programme final du congrès, son horaire et la location de la salle ainsi que le matériel audiovisuel suivant : Écran PC pour data projection Vidéoprojecteur Flèche laser Table orateur 2 micros sur la table des orateurs Pupitre 1 micro-pupitre 2 micros HF pour les questions/discussions 1 technicien Système de sonorisation Les sociétés sponsors auront également droit à 1 inscription complète gratuite réservée à leur personnel. Tout badge supplémentaire pour le personnel est proposé à un tarif préférentiel de TTC (donnant uniquement accès aux sessions scientifiques, à la salle d exposition ainsi qu au cocktail de bienvenue). Après réception de la proposition, le Secrétariat Scientifique et Organisateur fera parvenir aux compagnies sponsors les informations concernant les équipements supplémentaires nécessaires à l organisation de leur RCP/Cas Clinique. CONDITIONS DE PAIEMENT pour le RCP/CAS CLINIQUE - 60% d acompte non remboursable à la signature du contrat - 40% de solde à régler 60 jours avant le début de la manifestation, soit avant le 3 décembre 2015 Au moment de l acceptation de l offre, le client doit payer les frais liés aux services demandés. En conséquence, et sans tenir compte de la date d émission des factures en question, PUBLI CREATIONS peut imposer au client le paiement d intérêts liés au retard de paiement d un taux mensuel de 3.5%. Toute annulation doit être notifiée au Secrétariat Scientifique et Organisateur du congrès par écrit. Les conditions d annulations s appliqueront comme suit : - Jusqu à 3 mois avant le congrès (soit le 3 novembre 2015) : 60 % du montant du contrat sera facturé - De 3 mois à la date du congrès : 100% du montant du contrat sera facturé 10

12 ESPACE EXPOSANTS - STANDS L Espace Exposition sera mis en place au Niveau 2 du Grimaldi Forum. STAND 770 HT / M² + TVA 20% Surface minimum proposée : 9 m² (voir plan d exposition, page 12) Stand semi-équipé: Montants en profilés d aluminium anodisé Panneaux de remplissage en mélaminé sur 3 côtés (poirier ambre jaune clair) Double raidisseur de façade en aluminium anodisé Façade de stand : 2 poteaux ovales en aluminium anodisé Moquette recyclable au sol (tapis aiguilleté stand) Une enseigne en macrolon transparent de 1m50 de long par module de 9 m 2 Un boîtier électrique 1000 W V comprenant deux prises par module (dont une dédiée au branchement du rail de spots) Un rail de 3 spots de 75 W par module Les exposants sont responsables des coûts d aménagement de leur stand ainsi que des frais de transport et de stockage. Un Manuel Exposant vous sera fourni avant le début de la manifestation. Pour toute commande relative aux stands (mobilier, traiteur, équipement etc.) veuillez vous reporter aux bons de commandes du Manuel Exposant. Toute commande doit être émise au plus tard 1 mois avant la manifestation. Après cette date, des frais de 20% du montant de la commande seront ajoutés à la facture finale. Chaque exposant apparaîtra dans le programme final du congrès. Si vous souhaitez réserver un stand, veuillez remplir et renvoyer le formulaire p.17 au Secrétariat Scientifique et Organisateur. Chaque stand aura droit à 2 inscriptions complètes gratuites pour son personnel. Tout badge supplémentaire pour le personnel est proposé à un tarif préférentiel de TTC (donnant uniquement accès aux sessions scientifiques, à la salle d exposition ainsi qu au cocktail de bienvenue). Les heures d ouverture de l espace exposition vous seront confirmées ultérieurement dans le Manuel Exposant. CONDITIONS DE PAIEMENT pour le STAND - 60% d acompte non remboursable à la signature du contrat - 40% de solde à régler 60 jours avant le début de la manifestation, soit avant le 3 décembre 2015 Au moment de l acceptation de l offre, le client doit payer les frais liés aux services demandés. En conséquence, et sans tenir compte de la date d émission des factures en question, PUBLI CREATIONS peut imposer au client le paiement d intérêts liés au retard de paiement d un taux mensuel de 3.5%. Toute annulation doit être notifiée au Secrétariat Scientifique et Organisateur du congrès par écrit. Les conditions d annulations s appliqueront comme suit : - Jusqu à 3 mois avant le congrès (soit le 3 novembre 2015) : 60 % du montant du contrat sera facturé - De 3 mois à la date du congrès : 100% du montant du contrat sera facturé 11

13 Plan d exposition X I I È M E B I E N N A L E M O N É G A S Q U E D E C A N C É R O L O G I E - P l a n d E x p o s i t i o n CAMILLE BLANC GENEVOIX BAR BOSIO AURIC SPEAKER ROOM PREVIEW VAN DONGEN A B C D E F G H I J Point Internet Accès au Niveau -2 Salles de Conférence Stands (9 m²) Tréteaux 12

14 AUTRES SPONSORISATIONS PAGE DE PUBLICITE La publicité sera insérée dans le programme final qui sera disponible sur le site du congrès et distribué aux participants lors du congrès. 4ème page de couverture HT 2ème page de couverture HT 1 page de publicité dans le programme HT CORDONS / BADGES - Devis sur demande Vous pourrez gagner en visibilité en inscrivant votre logo sur les cordons porte badge ainsi qu au verso des badges de tous les participants lors du congrès. SACOCHE DU CONGRES - Devis sur demande Vous aurez la possibilité de sponsoriser les sacoches du congrès. Le coût de cette sponsorisation sera confirmé en fonction du devis validé. INSERTION EN SACOCHE Les sponsors ont la possibilité d insérer un prospectus, une annonce ou un CD-ROM dans les sacoches distribuées aux participants. Chaque insertion devra être approuvée par le Comité Scientifique et le sponsor devra fournir la quantité nécessaire de documents à insérer. 1 document inséré en sacoche HT BLOCS NOTES & STYLOS - Devis sur demande Les blocs-notes & stylos peuvent également être sponsorisés par un partenaire, et insérés dans les sacoches sans supplément. DEJEUNER / PAUSE CAFE - Devis sur demande Une pause-café ou un déjeuner du congrès peuvent être sponsorisés. Ceux-ci seront indiqués sur le programme final du congrès. Des propositions spécifiques vous seront communiquées par le Secrétariat Scientifique et Organisateur ; toute suggestion de votre part étant la bienvenue. CLES USB - Devis sur demande Les Clés USB sont proposées par le Secrétariat Scientifique et Organisateur et seront distribuées aux participants du congrès. Le logo du sponsor et le sigle du congrès seront imprimés sur les clés. Le coût implique les frais de fabrication et d impression logo des clés. Le sponsor pourra demander à intégrer son symposium et/ou autres présentations (sous réserve d accord avec les orateurs) sur les clés moyennant un coût supplémentaire. SIGNALETIQUE - Devis sur demande Nous donnons la possibilité aux sociétés de l industrie de sponsoriser la signalétique liée au congrès. 13

15 SLIDE PREVIEW/SPEAKERS ROOM - Devis sur demande Nous vous proposons également de sponsoriser la slide preview, salle par laquelle chaque orateur passera déposer sa présentation durant le congrès. Un espace salon y sera mis en place et vous sponsoriserez donc les rafraichissements offerts aux intervenants. Nous vous suggérons également les emplacements des stands n 21 & 22, situés à l entrée de cette salle pour renforcer cette sponsorisation. SOUMISSION D ABSTRACTS / POSTER SESSION - Devis sur demande Vous pourrez aussi sponsoriser les sessions posters qui seront le résultats de l appel à abstract pour le congrès et qui seront mises en valeurs notamment lors des pauses entre les sessions scientifiques. BORNE INTERNET - Devis sur demande Il vous est possible de sponsoriser la borne internet qui sera placée au sein de l espace Exposition, ce qui vous fera bénéficier d une grande visibilité. CONDITIONS DE PAIEMENT pour les AUTRES SPONSORISATIONS Versement de 100% à la signature du contrat Au moment de l acceptation de l offre, le client doit payer les frais liés aux services demandés. En conséquence, et sans tenir compte de la date d émission des factures en question, PUBLI CREATIONS peut imposer au client le paiement d intérêts liés au retard de paiement d un taux mensuel de 3.5%. Le Comité Scientifique et le Secrétariat Scientifique et Organisateur, restent à votre entière disposition pour discuter de toute autre possibilité de sponsorisation. Toute suggestion sera la bienvenue. 14

16 HEBERGEMENT Notre agence PUBLI CREATIONS est basée à Monaco depuis plus de 20 ans et entretient des rapports privilégiés avec les établissements hôteliers de la Principauté. N hésitez pas à nous contacter pour vos demandes d hébergement et nous vous trouverons les prix les plus intéressants. Nous pouvons gérer des délégations et vous permettre ainsi d organiser votre venue et celle de votre groupe à travers un seul et unique contact. Les tarifs préférentiels négociés avec les hôtels de la Principauté sont disponibles sur notre site internet: Dans cette attente, pour toute réservation, veuillez contacter le Secrétariat Scientifique et Organisateur par téléphone : (Benedetta SARTORI ou Jessica HERVIOU) ou par biennale2016@publicreations.com PROGRAMME SOCIAL Publi Créations a le plaisir de vous proposer ses services tout au long du séjour de vos collaborateurs et médecins participant au congrès. Nous avons d ores et déjà sélectionné les meilleurs fournisseurs afin de vous offrir les prestations adéquates en termes de dîners (menus respectant la Loi DMOS), de transferts aéroport, d hôtel, de voyage etc Pour tout renseignement, veuillez contacter le Secrétariat Scientifique et Organisateur par téléphone : (Benedetta SARTORI ou Jessica HERVIOU) ou par biennale2016@publicreations.com 15

17 CONDITIONS IMPORTANTES Le programme final du congrès sera imprimé pour fin décembre Les sociétés souhaitant sponsoriser un symposium, un déjeuner-débat, un cas clinique, ou un RCP doivent envoyer leur proposition de programme impérativement avant le 28 septembre 2015, en précisant le détail de la session scientifique (titre, présentations, directeur de session et orateurs) à l adresse biennale2016@publicreations.com Toute session non parvenue au Secrétariat Scientifique et Organisateur ne sera pas éditée sur le programme final du congrès. Le Comité Scientifique reverra le programme proposé de façon à s assurer que le même sujet ne soit pas traité plusieurs fois. Une fois le symposium / déjeuner-débat / cas clinique / RCP accepté par le Comité Scientifique, un acompte de 60% (non remboursable) devra être versé par le demandeur. Si le paiement n est pas effectué selon les échéances prévues, le créneau horaire choisi sera alors attribué à la prochaine société sur la liste. Les programmes des différents symposium / déjeuner-débat / cas clinique / RCP seront inclus dans le programme officiel de la 12ème Biennale Monégasque de Cancérologie qui sera disponible sur le site internet et sur le programme final imprimé du congrès. La présentation et la promotion des activités relatives au symposium / déjeuner-débat / cas clinique / RCP ne seront autorisées que dans l espace d exposition. Il est bien entendu que tous les coûts liés à l inscription, au voyage et à l hébergement de vos modérateurs et de vos intervenants, sont à votre charge. Une salle de Slide Preview sera mise à disposition au centre de congrès (Salle Apollinaire). Les communications sous clés USB pourront être testées avant la présentation dans cette salle. Les clés USB devront être impérativement amenées à la salle de répétition au minimum 2 heures avant le début de la session et doivent être récupérées directement par l orateur après la session. Il est essentiel pour le bon déroulement du congrès que les orateurs présentent leurs documents dans les délais demandés. Seront acceptées pour les interventions des orateurs, uniquement les projections par ordinateur. Les salles de conférences sont gérées par un technicien qui veillera au bon déroulement des présentations et l utilisation des ordinateurs personnels est formellement interdite. Les équipements pour les projections PowerPoint sont fournis pendant les sessions scientifiques. 16

18 FORMULAIRE DE SPONSORISATION A remplir et renvoyer à biennale2016@publicreations.com ou par fax au Un devis vous sera ensuite envoyé suivant les modes de sponsorisations choisis Société.... Adresse de facturation... Code Postal... Ville... Pays... Téléphone... Fax Contact... N de TVA... Bon de commande... Domaine: Pharmaceutique Matériel médical Publication Autre:... TYPE(S) DE SPONSORISATION CHOISI(S) : Euro HT Déjeuner-débat sans lunch box Déjeuner-débat avec lunch box Symposium Satellite 1h Réunion de concertation pluridisciplinaire (RCP) / Cas clinique - 30 min Stand : m² / Stand(s) n ( 1er arrivé, 1er servi ) 770 / m² Page de publicité : 4ème page de couverture Page de publicité : 2ème page de couverture Page de publicité dans le programme Cordons Badges Sacoches Insertion en sacoche Blocs Notes Stylos Déjeuner Pause-café Clé USB Signalétique Slide Preview / Speakers room Soumission d abstract / Poster session Borne internet Autre suggestion: 17

19 SECRÉTARIAT SCIENTIFIQUE ET ORGANISATEUR 74 Bd d Italie MONACO Tel Fax biennale2016@publicreations.com