Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI) 7 ème Salon Africain de l Invention et de l Innovation Technologique (SAIIT)

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1 Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI) 7 ème Salon Africain de l Invention et de l Innovation Technologique (SAIIT) Bamako Mali, 28 Octobre au 1 er Novembre 2015 TERMES DE REFERENCE PLAN DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

2 1 Contexte Le Salon africain de l invention et de l innovation technologique (SAIIT) est une manifestation qu organise l OAPI tous les deux ans dans l un de ses Etats membres. Cette manifestation vise à promouvoir la créativité et à offrir un cadre d échanges de technologies entre inventeurs, opérateurs économiques et institutions de financement. Six éditions se sont tenues depuis que le Conseil d Administration de l OAPI a pris la décision d institutionnaliser cet évènement : la première à Dakar (Sénégal) en 1997, la seconde à Lomé (Togo) en 2000, la troisième à Libreville (Gabon) en 2002, la quatrième à Bata (Guinée Equatoriale) en 2005, la cinquième à Bissau (Guinée Bissau) en 2007 et la sixième à Bamako (Mali) en La septième édition du SAIIT se tiendra à Bamako (Mali) au mois d octobre Le SAIIT se veut un moyen de promotion de l esprit inventif. A cet effet, des prix sont attribués aux meilleurs inventeurs en guise de reconnaissance de leur mérite et d encouragement pour la poursuite de leurs efforts de recherche. Pour parachever cette volonté de promouvoir l invention, le SAIIT doit offrir des opportunités de valorisation des œuvres qui sont présentées au public et contribuer ainsi au progrès technologique, et donc au développement des Etats membres de l OAPI. À travers l organisation de la 7 e édition du SAIIT à Bamako (Mali), créer un véritable forum d échanges entre inventeurs et opérateurs économiques à travers des résultats de recherche de qualité est un défi que veut relever la direction générale de l OAPI. Pour ce faire, l organisation recrute une agence conseil en communication qui devra s atteler à assurer la promotion et la médiatisation de l évènement tant au plan international que dans le pays hôte. 2 - Objectif général L objectif majeur assigné à la communication est la médiatisation, tant à l extérieur du territoire OAPI qu à l intérieur et plus spécifiquement au Mali, afin de faire connaître largement l événement auprès des publics cibles et susciter une participation massive du public national. 3 - Objectifs spécifiques La campagne de communication en vue de la promotion du salon doit permettre de : développer la notoriété de l événement au plan national et international ; valoriser l image de l OAPI ; œuvrer de concert avec l OAPI pour susciter la participation au salon des inventeurs titulaire d œuvres à fort potentiel ; en particulier les universités, grandes écoles et centres de recherches ; susciter la participation massive du public de Bamako à l événement ; 2

3 rechercher des sponsors pour l évènement. La cible est constituée de : inventeurs et innovateurs ; institutions de recherche et les universités ; entreprises ayant un fort potentiel en matière d innovation ; opérateurs économiques ; structures publiques et privées d appui à l innovation technologique et à l entreprenariat ; médias ; et du grand public. 4- Travail attendu du prestataire L expertise sollicitée devra se déployer en deux temps : une première campagne, au mois d Août dont le but est de susciter l adhésion et la participation des inventeurs ayant des œuvres pouvant être exposées au salon. une deuxième campagne qui intervient environ deux semaines avant le salon dont l objectif est d assurer une grande visibilité à l évènement et une participation massive du public cible. Un chronogramme d exécution de toutes les activités retenues devra être établi et remis à l OAPI ainsi que des rapports d activités sur une période définie de commun accord, sur les activités effectuées et les programmes des activités à effectuer sur la base desquels l OAPI exercera un contrôle sur l Agence. En plus du listing des tâches non exhaustives répertoriées ci-dessous, l agence de communication peut également faire toute autre proposition pertinente de nature à assurer un plein succès à l évènement. 4.1 Conception graphique des supports imprimés et sérigraphie création de la charte graphique de l événement, et déclinaison sur les différents supports ; suivi de la production et de la distribution des supports de promotion (affichage routière et dynamique, pose et dépose des banderoles, etc.) ; suivi de la production des supports imprimés et sérigraphiques auprès des prestataires. Ci-après, une liste non exhaustive des supports : affiche routière, autocollant, plaquette évènementielle, dépliants, kakemonos, cartons d invitation, badges, chèques géants, dossier de presse, catalogue du salon, flyers, panneaux indicatifs, etc. 3

4 4.2 Productions audio-visuelles et multimédia réalisation d un spot publicitaire TV (Français et Bambara); réalisation des bandes annonce Radio (Français et Bambara); Les pré-tests devront être réalisés avant validation. 4.3 Contact medias et diffusion Le prestataire devra : proposer des plans support pour l ensemble de médias retenus ; vérifier la disponibilité des emplacements auprès des supports ; négocier l achat d espaces auprès des supports à des coûts avantageux ; assurer la pige presse et en faire un rapport ; réaliser un press-book événementiel ; faire toute autre proposition pertinente en terme de choix de supports, au regard des objectifs définis. MEDIAS Télévision Radio Presse Africa 24, France 24 RFI Jeune Afrique TV5 Afrique ORTM L Essor ORTM Chaînes privées Presse privée nationale Africable Presse cybernétique Chaînes privées Cette liste est indicative. En fonction des critères d audience et d impact entre autres, l agence devra proposer tout autre support. 4.4 Campagne de mailing et SMS Le prestataire devra proposer une stratégie visant à mener une campagne d envoi massif d s et de SMS au public pouvant être intéressé par l évènement. Cette campagne s adresse aussi bien au public résidant dans les Etats membres de l OAPI qu à celui de la diaspora. 4.5 Caravane mobile Au cours de la période du salon, une caravane de sensibilisation sur la propriété intellectuelle sillonnera les artères de grand trafic de la ville de Bamako. Cette activité de promotion de la propriété intellectuelle et de l OAPI se veut également un intermède festif et culturel devant permettre à l Organisation de créer un lien de proximité avec le public cible de Bamako et la jeunesse scolaire et estudiantine en particulier. Le prestataire est chargé de proposer un schéma d organisation détaillé pour la mise en œuvre de cette activité (matériel roulant, articles promotionnels, itinéraires, programme, etc.). 4

5 4.6 Reportage photo et vidéo Le prestataire assurera la couverture des points forts des manifestations (cérémonies d ouverture et de clôture, exposition, séminaires et ateliers, caravane mobile, etc.) et produira : - des albums photos et des CD d images - des DVD vidéo - un publi-reportage de 26 mn maximum sur l ensemble de l évènement. 4.7 Production d articles publicitaires Le prestataire présentera ses meilleures offres pour la fourniture des articles publicitaires : T-Shirt, Polo, Casquette, Cartable, Stylo, Shopping bag, Clé USB, etc. 4.8 Hôtesses Au besoin, le prestataire pourra être sollicité pour la mise à disposition des hôtesses suivant l opportunité. Le nombre et les détails y afférents seront indiqués en temps opportun. 4.9 Décoration Suivant la nature des locaux, le prestataire pourrait être sollicité pour procéder à la décoration Régie publicitaire L agence sera sollicitée pour prospecter les annonceurs intéressés par les supports publicitaires de l évènement. Dans cette opération, l agence retenue sera rémunérée sur la base d un pourcentage des ventes, dont l offre devra indiquer les prétentions. Pour la conclusion des différents partenariats notamment avec les supports médiatiques et les agences de régies publicitaires (s il y a lieu), le prestataire travaillera en tandem avec l OAPI. 5- Evaluation post-événementielle L agence devra présenter une méthodologie d évaluation aussi bien sur les actions menées que sur la perception de l OAPI par le public, ceci à travers : des instruments de mesure ; la procédure d analyse et de traitement des données ; un rapport de synthèse ; des recommandations. 6 - Profil du prestataire Les critères sur lesquels le prestataire sera retenu sont les suivants : présentation technique et fluidité du dossier de soumission ; notoriété et expérience de l agence dans la conception et la mise en œuvre de campagnes événementielles similaires ; disponibilité du prestataire. 5

6 Rémunéré sur la base des honoraires, le prestataire devra indiquer ses prétentions et les motiver. 7 Constitution du dossier et critères d évaluation Aux offres devront être jointes les informations ci-après concernant le soumissionnaire : L autorisation d exercice de la profession ; La situation vis-à-vis de l administration fiscale ; La situation vis-à-vis de l administration chargée de la Prévoyance Sociale ; Les références techniques (travaux déjà effectués) ; Les moyens humains et matériels (joindre les CV du personnel et les attestations d appartenance) ; Le justificatif de paiement de la somme de FCFA dans le compte de l OAPI ouvert à la Banque de Développement du Mali (BDM) sous le numéro clé 90. Les offres devront parvenir à l adresse : OAPI, Place de la Préfecture Nlongkak, B.P. 887 Yaoundé Cameroun, Tél. : , au plus tard le lundi 10 août 2015 à 15 heures. Elles devront obligatoirement être présentées sous plis fermé portant la mention : «Appel d offres public pour la réalisation d un plan de communication événementielle pour la 7 ème édition du Salon Africain de l Invention et de l Innovation Technologique. A n ouvrir qu en Commission». L ouverture des plis aura lieu en séance publique le même jour à 15 heures 30 à l OAPI. L OAPI choisira librement l offre du soumissionnaire qui lui paraîtra la meilleure au regard des critères suivants : N Critères Note 1 Présentation générale de l offre /5 2 Compréhension des objectifs de la mission /20 3 Références professionnelles du soumissionnaire et de son personnel clé /30 4 Eléments du coût (conditions et facilités de paiement) /35 5 Chronogramme d intervention /10 TOTAL /100 En cas d annulation de l appel d offres, les soumissionnaires ne pourront prétendre à aucune indemnité. La Direction Générale de l OAPI se réserve le droit d apporter toutes modifications ultérieures au présent appel d offres ou de ne lui donner aucune suite. 6