INSCRIPTIONS GUIDE FORMATEUR SEQUENCE N 3 VALIDATION DES DROITS

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1 INSCRIPTIONS GUIDE FORMATEUR SEQUENCE N 3 VALIDATION DES DROITS Guide Formateur 1

2 VALIDATION DES DROITS 1. Instruire la confirmation de nouveaux droits acquis Suite à l enregistrement de la réussite à un examen, le candidat a rempli les conditions nécessaires pour l obtention d un titre. Une demande de confirmation de nouveaux droits acquis a été générée pour ce dossier. Ces pré-requis étant remplis, il s agit de l ultime étape d instruction avant la demande d édition du titre. C est aussi le dernier moment où un recueil complémentaire est possible. L objectif de cette opération est d instruire les nouveaux droits acquis suite à la réussite d un examen par l usager. Les étapes sont : Sélectionner une demande à instruire. Instruire la confirmation des nouveaux droits. Navigation : FAETON > Menu «Inscriptions» > File d attente «Demandes à traiter» > Intitulé «Demande de confirmation de nouveaux droits acquis A instruire» Etape 1 : Sélectionner une demande à instruire Les fonctionnalités de tri permettent à l agent de prioriser le traitement des demandes, par exemple : Par catégorie, s il souhaite prioriser les professionnels de la route. Par date, s il souhaite traiter les demandes en attente depuis plus longtemps. En amont, le système : Calcule l éligibilité du demandeur à acquérir de nouveaux droits (conditions d âge, chronologie des catégories, conditions de passage des examens, aptitude médicale, restriction des droits en cours, période probatoire ) : Identifie la catégorie demandée, son état et l éventuelle date de fin de validité associée. Calcule les catégories à délivrer par équivalence de la catégorie demandée et les mentions additionnelles associées. Si le candidat a repassé son permis dans le cadre de la dispense de l examen pratique, la validation des nouveaux droits entraine la re-délivrance des catégories précédemment obtenues sur le permis annulé. Etape 2 : Instruire la confirmation de nouveaux droits Vérification de l éligibilité : Pour faciliter l instruction de la validation des droits acquis par examen, le système affiche, dans l encadré dédié, le résultat des différents contrôles automatiques ainsi que de l état de la demande à date : conditions d âge, chronologie des catégories, conditions de passage des examens, aptitude médical, restrictions des droits en cours. En plus, le système affiche, le cas échéant, la période probatoire calculée, les catégories obtenues par équivalence et les mentions additionnelles associées ainsi que les dates de validité des droits (exemple : pour un permis CE, la date de validité des droits est de 5 ans. Au terme de cette durée, un nouvel examen médical doit être passé pour proroger les droits.) Guide Formateur 2

3 Edition d un titre : L agent doit cocher la case «Générer l édition d un titre» afin de pouvoir accéder à la fonction de confirmation de l édition d un titre. Vérification de la complétude du dossier : Cette étape d instruction permet de vérifier qu aucune pièce n est manquante au dossier en vue de l édition du titre. Il s agit du dernier moment où l agent peut faire une demande de recueil complémentaire. Pour instruire le dossier, et contrôler sa complétude, l agent peut toujours : Consulter le détail du dossier en cliquant sur le bouton «Voir tout le détail». Afficher les pièces justificatives associées à la demande d inscription à l origine de la demande de confirmation des nouveaux droits. Demander un recueil complémentaire : à ce stade, la demande de recueil complémentaire est directement adressée au candidat, d où l importance de renseigner une adresse électronique valide dans le dossier de l usager. Décider de ne pas générer de titre. Proposition de décision : L agent peut choisir : Accord ou Rejet. En cas de «Rejet», l agent doit impérativement renseigner les motifs de sa décision. Si l agent a les droits pour valider la demande, il peut sélectionner «Suivant» au lieu de «Soumettre à validation». A l issue de l instruction de la demande, celle-ci va s insérer dans : > Menu «Inscriptions» > File d'attente «Demandes à traiter» > Intitulé «Demande de confirmation de nouveaux droits acquis - A valider» Guide Formateur 3

4 2. Valider la demande de confirmation de nouveaux droits acquis Une demande de confirmation de nouveaux droits a été instruite. L agent instructeur a proposé d accepter la demande ou de la refuser. Il s agit de la dernière étape pour demander une ré-instruction ou rejeter la demande et donc la dernière étape avant le lancement de la demande d édition du titre. L objectif de cette opération est de vérifier l instruction de la confirmation de nouveaux droits. Les étapes sont : Sélectionner une demande à valider. Valider, le cas échéant, la demande de confirmation de nouveaux droits. Un agent disposant des droits d instruction ET de validation accède directement à l étape 2 à l issue de la phase de validation. Navigation : FAETON > menu «Inscriptions» > File d attente «Demandes à traiter» > Intitulé «Demande de confirmation de nouveaux droits A valider» Etape 1 : Sélectionner une demande à valider Les fonctionnalités de tri permettent à l agent de prioriser le traitement des demandes, par exemple : Par catégorie, s il souhaite prioriser les professionnels de la route. Par date, s il souhaite traiter les demandes en attente depuis le plus longtemps. Etape 2 : Valider la demande de confirmation de nouveaux droits Cette étape permet de consulter le détail du dossier et de vérifier : Que toutes les conditions d éligibilité sont remplies : le système recalcule l éligibilité du candidat afin de garantir qu au moment de cette instruction la situation de l usager est actualisée (celui-ci a pu, dans l intervalle de la réussite aux examens et de l instruction de ses droits, être sanctionné ou être déclaré inapte médical, par exemple). Les catégories à valider. L agent peut désélectionner la génération d une édition de titre en décochant la case «Générer l édition d un titre». L agent propose et valide une décision : «Accord», «Rejet» ou «Retour en instruction». Variante 1 : L agent rejette la demande : Cocher la case «Rejet». Saisir (ou modifier) un motif de rejet. Demander l édition d un courrier de notification du rejet de la demande de titre (le système génère le courrier de rejet). Numériser le courrier de notification du rejet signé. Valider le rejet. Le système passe la demande au statut «Terminé» avec une décision «Rejet». Guide Formateur 4

5 Variante 2 : L agent demande la ré-instruction de la demande : Saisir (ou modifier) le motif de retour en instruction. Cliquer sur «Valider». Répondre «Oui» pour instruire la demande. Si l agent répond «Non», l instruction sera traitée par un autre acteur. Le système place la demande dans la file d attente des demandes de confirmation de nouveaux droits acquis «à instruire». Variante 3 : L agent propose son accord : Cliquer sur «Valider». Le système enregistre la demande avec la date de validation et la passe au statut «Terminé» avec une décision «Accord». L enregistrement de la demande au statut «Accepté» met à jour les informations de la catégorie obtenue. Si le candidat a repassé son permis dans le cadre de la dispense de l examen pratique : - L enregistrement de la demande au statut «Accepté» génère une nouvelle délivrance des catégories qui étaient à l état «annulé administratif» ou «annulé judiciaire». - Un code 105 R413-6 est ajouté au dossier du titulaire. - Le système historise la version du relevé intégral du dossier avant validation des nouveaux droits. Si l agent a demandé l édition d un titre, une demande de confirmation d édition est générée par le système. Guide Formateur 5

6 3. Confirmer l édition d un titre Une demande de confirmation de nouveaux droits a été validée, suite à : un échange, une conversion de brevet militaire, une validation de diplômes professionnels, un renouvellement, un retrait de titre suite à une délivrance indue, une restriction liée à l état de santé du conducteur ou un rétablissement des droits suite à une restriction. Une demande de titre à valider a été générée. Avant la validation de cette demande de titre, un agent de préfecture doit vérifier les mentions additionnelles portées sur le titre (et le cas échéant en ajouter), puis déterminer le mode de délivrance du titre et valider les informations telles qu elles apparaitront sur le titre. L objectif de cette fonction est de valider l édition d un titre, une fois les droits acquis par l usager. Les étapes sont : Sélectionner la demande de titre à valider. Saisir les mentions additionnelles. Vérifier le récapitulatif des mentions additionnelles. Vérifier le récapitulatif des données affichées sur le titre. Sélectionner le mode de remise du titre et valider. Navigation : FAETON > Menu «Titres» > File d attente «Demandes à traiter» > Intitulé «Demande édition titre A valider» Etape 1 : Sélectionner la demande de titre à valider La fonction de confirmation de l édition du titre est un nœud dans le système : les demandes qui composent sa file d attente peuvent provenir de différentes procédures : confirmation de droits acquis validée, échange de permis, validation de diplôme En amont, le système : Calcule les catégorie(s) à délivrer par équivalence(s) des catégories obtenues et les mentions additionnelles associées. Calcule si les restrictions d usages, conditions restrictives et aménagements doivent être mis à jour. La quasi totalité des mentions additionnelles sont automatiquement générées par le système : elles résultent des divers enregistrements réalisés dans le système en amont de la confirmation du titre : avis médical, déclaration de l examinateur du permis, déclaration du candidat sur le Cerfa02 Il appartient à l agent de vérifier, modifier, compléter ces mentions, le cas échéant. Etape 2 : Saisir les mentions additionnelles Une attention particulière doit être apportée ici. C est l examen des pièces justificatives, et notamment du Cerfa02 et des avis médicaux, qui permettra à l agent de renseigner les bonnes mentions additionnelles et de s assurer de leur exhaustivité. Les mentions additionnelles sont primordiales, car elles permettent d identifier les conducteurs ayant besoin d aménagements spécifiques ou contraints à des restrictions d usage. L agent peut ajouter une nouvelle zone de saisie pour chaque type de mention additionnelle. L agent ne peut pas saisir plus de 10 conditions restrictives : au-delà, l agent est en devoir de questionner la légitimité pour l usager d obtenir un droit à conduire. Lorsque l agent ajoute une nouvelle zone de saisie, le système recharge l écran en gardant en mémoire les données déjà saisies. Guide Formateur 6

7 Si la mention EAD apparait dans le dossier et que la case correspondante n est pas cochée, un message apparait après avoir cliqué sur «Suivant» : «La mention Ethylotest Anti-Démarrage est inactive et devrait être cochée, êtes-vous sûr de ne pas la cocher? Oui/Non». Etape 3 : Vérifier le récapitulatif des mentions additionnelles Cet écran présente un récapitulatif des mentions additionnelles au niveau du dossier et pour chaque catégorie, en distinguant les mentions déjà présentes et celles qui ont été ajoutées (blocs d information séparés). Le système vérifie que les données à afficher sur le titre respectent les contraintes relatives au nombre de caractères. Etape 4 : Vérifier le récapitulatif des données affichées sur le titre Le système affiche l ensemble des informations qui apparaitront sur le titre et qui seront enregistrées dans la puce. Etape 5 : Sélectionner le mode de remise du titre et valider Par défaut, le mode de remise est positionné sur «Domicile usager» pour les primo accédants. Il est donc primordial que l agent s assure de la validité de l adresse liée au dossier. Pour les autres cas (extension, primata ), le mode de remise est positionné par défaut sur «Préfecture». L agent est le dernier décideur et peut modifier le mode de remise comme il le souhaite. A ce stade, si le titre ne doit pas être imprimé, l agent peut cliquer sur le bouton «Abandonner». Attention, cette action ne supprime pas la demande de confirmation d édition du titre. Le système vérifie que l état du dossier est compatible avec l édition d un titre (en cas d incompatibilité avec l édition d un titre, le système affiche un message d erreur). Le système enregistre la demande de titre à l état «Terminé» et lance la génération d un ordre de production. Guide Formateur 7

8 4. Annuler le bénéfice de la réussite à un examen Un agent de préfecture constate que la réussite à un examen doit être annulée (ex : le candidat était sous le coup d une interdiction de solliciter le jour de l examen). Cette annulation n est possible que lorsque les nouveaux droits n ont pas encore été confirmés. Dans le cas contraire, il est nécessaire dans un premier temps d annuler la catégorie obtenue. L objectif de cette fonction est d annuler l enregistrement de la réussite à un examen et, par extension, son bénéfice pour l usager dans l obtention de ses droits. Les étapes sont : Identifier le dossier. Rattacher l annulation à un dossier. Choisir l examen dont le bénéfice est à annuler. Navigation : FAETON > Menu «Inscriptions» > Fonction «Annuler le bénéfice de la réussite à un examen» Etape 1 : Identifier le dossier Il est possible de renseigner l état-civil, la date de naissance et le sexe de l usager, ou le numéro de dossier. Le numéro de dossier est l élément le plus précis pour identifier le dossier. L agent doit s en servir à chaque fois qu il en a la possibilité / qu il en a connaissance. Etape 2 : Rattacher l annulation à un dossier Si aucun dossier ne correspond à l état-civil ou au numéro de dossier recherché, un message d erreur s affiche et le système retourne à l écran d identification. Etape 3 : Choisir l examen dont le bénéfice est à annuler Les demandes sont classées selon les catégories qu elles impactent. L agent doit impérativement saisir un motif d annulation. L édition du courrier de notification est obligatoire, s agissant de retirer des droits à un usager. Le courrier doit être signé avant d être numérisé par l agent. Le système vérifie que le courrier de rejet signé a été numérisé, enregistre la demande d annulation et la passe au statut «Accepté». Le système créé ou complète le fichier des annulations d examens et le renvoit vers AURIGE. Une fois l annulation du bénéfice de l examen effectuée, la demande du dossier concerné reste dans la liste d attente suivant : Menu «Inscription» > File d attente «Demande à traiter» > Intitulé «Demande de confirmation de nouveaux droits A instruire». Cette demande passe en non éligible : ensuite rejeter la demande à l instruction.. L agent devra Guide Formateur 8