Note d accompagnement pour l envoi dématérialisé d une demande d avis sur la désignation des commissaires aux comptes et des contrôleurs spécifiques

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1 Note d accompagnement pour l envoi dématérialisé d une demande d avis sur la désignation des commissaires aux comptes et des contrôleurs spécifiques MODE OPÉRATOIRE A L ATTENTION DES PERSONNES ASSUJETTIES 1 Les éléments constitutifs d un dossier de demande d avis La procédure d envoi d une demande d avis sur la désignation des commissaires aux comptes (CAC) et contrôleurs spécifiques (CS) est dématérialisée depuis le mois de décembre Les documents suivants 1 prévus par l instruction ACPR n 2012-I-01 modifiée par l instruction ACPR n 2014-I-14 et ses annexes doivent être servis et transmis à l Autorité de contrôle prudentiel et de résolution pour chaque commissaire aux comptes ou contrôleur spécifique pressenti à la désignation : 1. un état déclaratif sous format Excel.xls 2 (annexe I de l instruction précitée) : un état déclaratif par CAC/CS ; ET 2. une version de cet état déclaratif, signée par un dirigeant et scannée sous format PDF; ET 3. une fiche 1 correspondant à la déclaration du commissaire aux comptes ou contrôleur spécifique (annexe II ou III) signée scannée sous format PDF ; ET 4. une fiche 2 relative à l expérience professionnelle du commissaire aux comptes ou du contrôleur spécifique (annexe IV) signée scannée : cette fiche doit être transmise à l occasion d une nouvelle désignation ou d un renouvellement auprès d une personne assujettie si la précédente fiche communiquée date de plus de douze mois ; ET 5. une fiche 3 décrivant l organisation interne de la structure d exercice professionnel (annexe V) : la fiche doit être transmise à l occasion d une nouvelle désignation auprès d une personne assujettie. Par la suite, elle ne devra être communiquée que si des changements sont intervenus dans l organisation interne de la structure d exercice professionnel. Si les commissaires aux comptes publient annuellement un rapport de transparence, seules les informations ne figurant pas dans ce rapport doivent être communiquées à l Autorité. 1 Disponibles sur notre page Internet : 2 Les formulaires sous format «.xlsx» (= version Excel non enregistrée en version ) et les envois sous format «.zip» ne sont pas pris en compte. RESTREINT 1/8

2 L ensemble de ces documents doit être transmis 3 par voie électronique 4 à l adresse suivante : demande-avis-cac@acpr.banque-france.fr Si le formulaire est correctement renseigné, un accusé de réception de votre dossier de demande d avis vous sera envoyé avec le numéro attribué à votre dossier. Ce numéro devra être rappelé dans toute correspondance avec l unité CAC (voir adresse mail ci-après). Si les informations renseignées dans le formulaire sont incomplètes, vous recevrez un accusé de réception précisant les champs à corriger pour la prise en compte de votre dossier de demande d avis. Vous devrez alors renvoyer les états corrigés. Vous pouvez prendre contact avec les équipes gérant les dossiers de demande d avis pour toute information complémentaire (ou leur adresser un courrier électronique à l adresse : avis-cac@acpr.banque-france.fr). Attention : cette adresse est distincte de celle à laquelle sont transmis les documents afférents à la demande d avis. Les conseils suivants vous permettront de renseigner au mieux l état déclaratif. 2 Comment bien remplir l état déclaratif? Liste déroulante Utilisez les listes déroulantes indiquées par une flèche : il faut cliquer sur la cellule à gauche de la flèche pour ouvrir le menu de la liste déroulante ; Les cellules avec un astérisque «*» sont des champs obligatoires à renseigner. A défaut la demande sera rejetée ; par exemple, les lignes «société de crédit foncier» ou «société de financement de l habitat» doivent être remplies dans le cas d un établissement bancaire ; 3 À l exception des personnes assujetties établies à Monaco qui continuent à transmettre leurs demandes d avis sur support papier par l intermédiaire de la Direction du Budget et du Trésor de la Principauté de Monaco. 4 La taille du fichier envoyé ou de l ensemble des documents adressés doit être inférieure à 10MO ; si fichiers importants, faire plusieurs envois. RESTREINT 2/8

3 Pour copier-coller un champ, cliquez deux fois dans la cellule et collez, ou bien collez votre texte copié dans la barre de formule d Excel (en haut de l écran) plutôt que directement dans la cellule destinataire ; Les numéros de téléphone doivent comporter entre 1 à 10 caractères numériques sans espace blanc ni avant ni après la saisie ; Les codes postaux doivent comporter 5 caractères numériques sans espace blanc ni avant ni à l intérieur ni après la saisie ; Les dates ont pour format obligatoire : JJ/MM/AAAA. Ne pas écrire en lettres, par ex. «26 mai 2014». Exemples : date envisagée de désignation 11/12/2014, date de début de mission 01/10/2015, date de rotation 31/12/2015. Paragraphe A : Identité de la personne assujettie Pour les établissements exerçant dans le domaine bancaire et financier, le CIB (Code interbancaire) comporte 5 caractères numériques sans espace blanc ni avant ni après la saisie et sans saisie de la clé d identification (lettre); le CIB est une donnée obligatoire. Pour les organismes d assurance et les mutuelles, le SIREN comporte 9 caractères numériques sans espace blanc ni avant ni à l intérieur ni après la saisie. Le SIREN est une donnée obligatoire. Paragraphe B : Obligations de la personne assujettie Les parties B et C sont à renseigner si le motif de la désignation du commissaire aux comptes ou du contrôleur spécifique est différent de «changement d un (des) signataire (s) désigné (s) dans le cadre d un mandat en cours» ou «désignation d un second signataire dans le cadre d un mandat en cours» ; Pour les établissements du domaine bancaire et financier qui n ont pas l obligation de publier des comptes consolidés ou combinés, le total du bilan en milliers d euros doit être renseigné ; Total du bilan : seul le montant numérique doit être saisi (pas de lettres, pas de symbole ou K ) sans espace blanc. Par exemple pour un total de bilan de il faut écrire seulement 1082 ; RESTREINT 3/8

4 Pour les personnes assujetties dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé ou offerts au public sur un système multilatéral de négociation, l obligation d information de l AMF doit être précisée, ainsi que son motif. RESTREINT 4/8

5 Paragraphe C : Mandat Les années d exercice du mandat doivent être renseignées en format AAAA. La date de dernière année d exercice du mandat est le dernier exercice comptable certifié par les commissaires aux comptes, et non l année du renouvellement en AG. À titre d exemple, «2015» et «2020» seront les années à indiquer respectivement en tant que première année et dernière année pour un mandat de six exercices décidé lors de l assemblée générale statuant sur les comptes clos de l exercice 2014 et qui prendra fin lors de l AG se tenant en 2021, pour statuer sur les comptes de l exercice 2020 ; Les informations relatives au budget du (des) CAC titulaire(s) sont à indiquer en caractères numériques, en milliers d euros et en heures (uniquement numériques ; pas de lettres, pas de symbole ni «h») ; Si la société désigne ou a désigné plusieurs commissaires aux comptes titulaires, les budgets en euros et en heures alloués à chaque commissaire aux comptes titulaire doivent être précisés. Exemple : renouvellement du CAC titulaire 2 avec un CAC titulaire 1 en cours de mandat : indiquer les budgets des CAC titulaires 1 et 2, en heures et en euros. RESTREINT 5/8

6 Paragraphe D : Commissaires aux comptes/ contrôleurs spécifiques dans le cas de SCF ou SFH 5 Les données relatives au commissaire aux comptes, tel que son adresse, ou bien le numéro d inscription CNCC 6, sont disponibles sur la fiche 1 remplie par le commissaire aux comptes. Le numéro d inscription CNCC doit être une valeur numérique uniquement. Ne pas écrire «CRCC » par exemple, mais « » ; Un même état déclaratif ne peut être utilisé pour le commissaire aux comptes Personne Physique et le commissaire aux comptes Personne Morale ; en revanche, dans le cas d une Personne Morale il faut remplir le cadre sur la personne morale et le cadre sur le(s) commissaire(s) aux comptes exerçant la mission au nom de la société de commissaires aux comptes ; Dans le cas de commissaire aux comptes exerçant une mission au nom d une société de commissariat aux comptes, la date de début de sa mission peut être différente de celle du mandat exercée par la société. Exemple pour un changement de responsable de mission Vous nommez en 2013 des commissaires aux comptes sur la période de 2013 à 2018, mais en 2014, le cabinet vous informe d un changement de responsable de mission (ou ajout de co-signataire) pour l exercice 2015, il faudra veiller à renseigner la case «Date de début de mission» en indiquant 01/01/ SCF : société de crédit foncier ; SFH : société de financement de l habitat 6 Également disponible sur le site de la CNCC : RESTREINT 6/8

7 Exemple pour la désignation d une Personne Physique Seule la rubrique «Si le commissaire aux comptes dont la désignation est envisagée est une personne physique, préciser» doit être renseignée. RESTREINT 7/8

8 Exemple pour la désignation d une Personne Morale Les rubriques «Si le commissaire aux comptes dont la désignation est envisagée est une personne morale, préciser» et «Premier commissaire aux comptes exerçant la mission au nom de la société de commissaires aux comptes», ainsi que le cas échéant «Si la désignation d un cosignataire est envisagée, préciser pour le deuxième commissaire aux comptes» doivent être renseignées. 3 Les fiches CAC Pour qu un dossier de demande d avis soit complet, ne pas oublier de fournir avec l état déclaratif Excel et l état déclaratif signé scanné, les fiches 1, 2 et 3 des commissaires aux comptes ou contrôleurs spécifiques pressentis. Nous attirons votre attention sur la nécessité que ces fiches soient dûment remplies, signées et scannées. L envoi de ces fiches se fait concomitamment à l envoi de l état déclaratif par la personne assujettie. RESTREINT 8/8