Tableur Saisie Des Notes Sur le Web

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1 Logiciels scolaires Tableur Saisie Des Notes Sur le Web Siège Social : BP LAVENTIE Tél : Fax : S.A.R.L AU CAPITAL DE R.C.S : BETHUNE TGI SIRET SCOLWEB Saisie des notes sur le web 1

2 Copyright 2012 IDSOFT BP Laventie Auteur IDSOFT Avertissement Aux lecteurs Toute reproduction, non effectuée dans le cadre d une utilisation au sein de l établissement ayant acquis une licence du logiciel SCOLWEB est strictement interdite (loi du 11 Mars 1957, article 40, 1er alinéa). La loi du 11 Mars 1957 n autorise, aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, que des copies ou des reproductions qui seront réservées strictement à l usage privé de l acquéreur du dit logiciel. Les informations contenues dans cette documentation sont données afin de vous aider à utiliser le logiciel SCOLWEB. Cependant, elles peuvent différer, suite à des aménagements du logiciel, de l utilisation réelle de celui-ci. Aussi, ces informations ne sauraient engager la responsabilité de la société IDSOFT. IDSOFT ne pourra pas être tenu responsable de toute omission, erreur ou divergence qui auraient pu se glisser dans la rédaction de cette documentation. Contacts IDSOFT BP Laventie Support technique : Fax : Mail : ma.idsoft@fr.oleane.com NOUS VOUS SOUHAITONS UNE BONNE LECTURE DE CET OUVRAGE. Nous espérons qu il vous apportera toute l aide nécessaire afin d utiliser le plus rapidement possible la saisie des notes sur le Web. Si vous avez des suggestions quand à sa rédaction, vous pouvez nous en faire part soit par mail ou par fax. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 2

3 Avant-propos Nous avons élaboré une documentation qui retrace toutes les opérations nécessaires à l utilisation et à la publication des notes sur le WEB. Si toutefois des points vous semblent obscurs, nous vous remercions de bien vouloir nous en faire part. Pour une utilisation rapide et optimale du logiciel SCOLWEB, nous vous recommandons de lire complètement la documentation. Normalisation de certains sigles Afin de faciliter la compréhension de l utilisation du logiciel, nous avons adopté les conventions graphiques suivantes : 3 Ce cercle orange, avec un numéro à l intérieur, vous renvoie sur un élément du dessin affiché sur la page en cours. 3 De temps en temps, vous pourrez trouver sur la même page des cercles verts et orange. Le vert fera référence à un autre croquis présent dans la même page. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 3

4 Sommaire Logiciels scolaires... 1 A) DESCRIPTION DE L ECRAN PERMETTANT LA SAISIE DES NOTES AVEC LE TABLEUR B) GESTION DES NOTES ) AJOUT D UN OU PLUSIEURS DEVOIRS ) CODES COULEURS ) SAISIE DES NOTES ) SAISIR PLUS DE 12 NOTES SUR UN TRIMESTRE OU UN SEMESTRE ) OPTIMISER VOTRE SAISIE ) MODIFIER UN DEVOIR ) SUPPRIMER UN DEVOIR ) RAFRAICHIR L AFFICHAGE C) CONSULTATION DES RESULTATS D UN ELEVE POUR VOTRE MATIERE ) GRAPHIQUE GENERAL ) CONSULTATION DES APPRECIATIONS ) CONSULTATION DES NOTES ) IMPRESSION DE VOS NOTES ET DE VOS MOYENNES SCOLWEB Saisie des notes sur le web 4

5 A) Description de l écran permettant la saisie des notes avec le tableur. L écran permettant la saisie des notes avec le tableur est composé de 3 parties. La zone 1 reprend des listes déroulantes qui vous permettront de choisir la classe et la matière concernées par la saisie des notes, les périodes de saisies et la liste des devoirs déjà créés. La zone 2 permet la création des en-têtes de devoir ainsi que la saisie des notes. La zone 3 affiche des statistiques sur les devoirs saisis et permettra d accéder à la modification des en-têtes de devoirs. Liste de vos classes et des matières que vous enseignez. Ce bouton permet de rafraichir l affichage du tableur. Période (Trimestre, semestre..) en cours de saisie. Pour la classe et la matière affichée, liste des devoirs créés pour la période affichée. Ce bouton permettra de supprimer un devoir. 1 Informations relatives à la scolarité des élèves (Absences, notes dans toutes les matières ) 3 2 Dans cette partie de l écran on trouvera la liste des élèves ainsi que les colonnes permettant la saisie des notes. En cochant des interrupteurs vous accéderez à la création des en-têtes de devoirs. Moyennes annuelles Classe actuelle de l élève. Cette colonne permet de connaître la classe d origine d un élève lorsque vous travaillez sur un groupe. En cochant ces interrupteurs vous pourrez accéder à la modification de l entête des devoirs. Moyenne actuelle de l élève pour la période en cours de saisie. Moyennes des périodes précédentes. La colonne bonus, vous indique si la moyenne affichée reprend la moyenne des bonus. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 5

6 B) Gestion des notes 1) Ajout d un ou plusieurs devoirs Afin d accéder à la création des en-têtes de devoirs vous devez, tout d abord, dans la partie haute de la page, sélectionner la classe, la matière et la période concernée. Liste de vos classes et des matières que vous enseignez. Période concernée. ATTENTION!! Si le mot Fermée apparaît à droite de celle-ci, vous ne pouvez plus saisir et modifier de notes pour la période en cours. Ensuite cochez le premier interrupteur non coché afin d afficher la page permettant de saisir les informations relatives à la création d un ou plusieurs nouveaux devoirs ) Le logiciel vous indique en rouge la période sur laquelle vous êtes en mesure de créer des devoirs. 2) Saisissez la date du devoir. Celle-ci doit appartenir à la période affichée. Par ailleurs, cette date permet de ramasser les notes afin d éditer les carnets de notes périodiques. Aussi, veillez à ne pas mettre une date qui appartiendrait à une période déjà imprimée. En effet, dans ce cas là, la note ne serait jamais imprimée SCOLWEB Saisie des notes sur le web 6

7 3) Maintenant sélectionnez le type de devoir. Celui-ci permet de ventiler les notes sur le carnet de notes des élèves. 4) Les informations affichées correspondent à une découpe de la matière choisie en sous matières. Celles-ci ont été définies par l administrateur du logiciel et vous ne pouvez pas les changer. Dans tous les cas de figures elles permettront de déterminer des moyennes intermédiaires qui pourraient éventuellement intervenir d une certaine manière dans le calcul de la moyenne de la matière. En effet, en fonction des options prises au niveau du système centrale, la moyenne peut être calculée à partir de la somme de toutes les notes de la matière ou à partir de la somme des moyennes des types d exercices 5) La case Examen blanc est renseignée uniquement si l administrateur du logiciel a paramétré cette option au niveau de l établissement scolaire (Brevet blanc, Bac blanc, épreuves communes). 6) L information décrite en 6 peut ne pas être accessible. L autorisation d utiliser cette fonction dépend de l administrateur. Cette notion de groupe permet de créer des regroupements de notes qui vous sont personnels. Pour cela, cliquez sur l image située à gauche afin de déclencher l ouverture d une nouvelle fenêtre. 7) En vous devez saisir le coefficient que vous souhaitez attribuer à ce devoir. Dans certains établissements cette zone peut ne pas être accessible. Dans ce cas, les coefficients sont imposés par le logiciel en fonction du paramétrage qui a été effectué par l administrateur. 8) Cette option permet d effectuer un choix entre 3 options. - Compte : Permet de tenir compte de la note dans la moyenne de l élève. - Test : La note apparaît sur le carnet de notes mais ne compte pas dans la moyenne. - Bonus : Le logiciel calcule une moyenne des bonus et l ajoute à la moyenne de l élève si celle-ci augmente la moyenne de l élève. 9) La fonction Noté sur n est pas systématiquement activée. Elle dépend des autorisations définies par l administrateur du logiciel. Si cette fonction est active, vous pouvez saisir des notes en indiquant, dans cette case, la valeur maximale du devoir (5, 10, 15.). 10) Saisissez ici, l objet du devoir que vous avez donné aux élèves. Dans la majorité des situations, cette information vous servira à retrouver facilement un devoir afin de le modifier ou de le consulter. Cependant, pour certains carnets de notes il est possible d imprimer au dessus de la note un libellé explicatif. Dans ce cas là, le logiciel va récupérer les 6 premiers caractères de cette zone afin de l imprimer au-dessus de la note. 11) La notion de compétence intervient uniquement sur certains relevés de notes. Là aussi, elle est liée au paramétrage effectué par l administrateur. 12) Enregistrement du devoir. Enfin, n oubliez pas de valider votre saisie en cliquant sur le bouton SCOLWEB Saisie des notes sur le web 7

8 L enregistrement de ce devoir s effectue en cliquant sur le bouton Enregistrer le devoir. Un message s affichera vers le haut de cette page afin de vous confirmer l enregistrement de celui-ci. La particularité de l utilisation du tableur réside dans la possibilité de saisir plusieurs notes à la fois pour chaque élève. Aussi après avoir validé, le logiciel vous affichera dans le bas de cette page un bouton qui vous permettra de créer d autres en-têtes de devoirs. Ce bouton permet d ajouter des en-têtes de devoirs. Le tableur est composé de 12 colonnes. Vous pouvez par conséquent saisir des groupes de notes variant de 1 à 12. Si vous avez plus de 12 notes à saisir il faudra, après avoir saisi un groupe de douze notes, vider le tableur et recommencer l opération de création des en-têtes de devoirs. Cette solution a été retenue afin d éviter l apparition d ascenseurs horizontaux qui gêneraient fortement la saisie des notes. Par ailleurs, l objectif principal du web étant de mettre à disposition rapidement les notes, et d après les sondages effectués il est peu probable d avoir à saisir en une seule fois plus de 12 notes par période. Pour accéder à la saisie des notes, cliquez sur le bouton Saisir afin de quitter cette page et revenir sur le tableur. 2) Codes couleurs Les en-têtes de devoirs peuvent être appartenir à différentes catégories. Afin que vous puissiez rapidement les différencier, le logiciel utilise 4 couleurs qui seront affichées sur la partie haute du tableur. En noir, les devoirs classiques. Le vert correspond à un bonus. Le jaune est une note en test et qui ne compte pas pour la moyenne. Le rouge permet d utiliser la note dans un examen. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 8

9 3) Saisie des notes La saisie des notes s effectue dans toutes les colonnes ouvertes. La moyenne de l élève est calculée en temps réel au fur et à mesure de votre saisie. Les notes sont automatiquement enregistrées lorsque vous appuyez sur les touches entrée ou les flèches haute et basse de votre clavier. Nous insistons sur le fait que les notes sont enregistrées immédiatement. Vous n avez pas à valider en fin de page. IMPORTANT! Ne vous déplacez pas dans les zones de saisies avec la souris. Si vous quittez la saisie d une note avec la souris et non pas avec les touches citées précédemment, la note ne sera enregistrée. Par contre, lorsque vous êtes dans une cellule et que vous n avez pas besoin de valider son contenu, vous pouvez utiliser la souris afin de sélectionner une autre cellule en saisie. La saisie des notes s effectue uniquement dans les colonnes pour lesquelles vous avez coché l interrupteur placé au-dessus d elles. Saisissez vos notes dans cette colonne. Si l élève n a pas de note appuyez tout simplement sur la touche entrée. En cochant ou décochant les interrupteurs placés au-dessus des colonnes de notes vous pouvez activer ou désactiver la saisie des notes dans les colonnes concernées. En mode tableur, l appui sur la touche Entrée de votre clavier vous permet d accéder à la saisie d une note sur la même ligne. Lorsque vous atteignez la dernière cellule en saisie sur une ligne, le logiciel vous positionne automatiquement sur la première cellule disponible en saisie sur la ligne suivante. Si vous utilisez les flèches de votre clavier, le logiciel vous permet de vous déplacer dans la colonne en cours tout en validant votre saisie. Enfin, si vous n ouvrez qu une seule colonne en saisie, vous pouvez indifféremment utiliser les flèches ou la touche entrée afin de vous déplacer dans la colonne en cours de saisie. Vous pouvez ouvrir ou fermer rapidement toutes les colonnes de notes en cochant les interrupteurs situés en haut et à droite de l écran. Le logiciel calcule des statistiques pour chaque devoir. 1) Tous cocher : Ouvre en saisie toutes les colonnes ayant un devoir de créé. 2) Tous décocher : Ferme à la saisie toutes les colonnes ayant des devoirs de créés SCOLWEB Saisie des notes sur le web 9

10 Dans les colonnes des notes vous pouvez saisir des codes spécifiques qui correspondront aux situations suivantes : 99 Si un élève est absent au devoir que vous êtes en train d enregistrer, frappez 99 dans la case devant contenir sa note. Après avoir appuyé sur la touche entrée de votre clavier, la cellule en cours de saisie affichera l abréviation Abs. 77 utilisez ce chiffre si l élève est dispensé. Le logiciel affiche Dis dans la cellule concernée. 55 Travail non fait. L abréviation tnf sera imprimée sur le carnet de notes. Cette option n attribue pas de zéro. 66 TNF : Travail non fait. L utilisation de ce chiffre correspond à un zéro pour un devoir qui n a pas été rendu en temps et en heure. L abréviation TNF sera imprimée sur le carnet de notes. 88 La suppression d une note s effectue en frappant 88 dans la case concernée. Vous pouvez aussi utiliser la touche Suppr de votre clavier. IMPORTANT : Vous ne pouvez pas saisir les abréviations dans les cellules (TNF, ABS, DIS). La saisie est numérique. Le logiciel convertira automatiquement les valeurs saisies (55, 66, 77, 99) avec les bonnes abréviations. L intérêt réside dans la rapidité de saisie. Vous pouvez concentrer votre saisie uniquement sur le clavier numérique. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 10

11 4) Saisir plus de 12 notes sur un trimestre ou un semestre Le tableur permet de saisir des colonnes de notes à l infini. Cependant, pour des questions pratiques, nous avons volontairement limité le nombre de colonnes à 12. L idée principale étant d éviter l apparition d un ascenseur horizontal et de ce fait supprimer les difficultés de déplacement dans des colonnes qui bougent au gré de votre saisie Lorsque vous accédez au tableur, le logiciel vous affiche automatiquement les 12 premières notes saisies. Si vous souhaitez démarrer la saisie d une nouvelle série de notes, vous avez la possibilité de vider le tableur. L intérêt de cette solution est d effectuer votre saisie sans être gêné par les notes saisies précédemment. Pour vider le tableur, vous devez cliquer sur le lien Vider le tableur. Rassurez-vous, les notes déjà saisies ne seront pas perdues. Suite à cette action, vous obtiendrez l affichage ci-dessous. Toutes les colonnes sont maintenant vides. Par contre, la liste des devoirs 1 contient toujours les devoirs que vous avez déjà enregistrés. Pour démarrer la saisie de vos notes, vous devez tout simplement effectuer les mêmes opérations que nous vous avons décrites dans le paragraphe Ajout d un ou plusieurs devoirs. 2 1 Ici, le bouton de rafraichissement 2 a tout son intérêt. En effet, en cliquant sur celui-ci, le logiciel réaffichera toutes les colonnes de notes à partir du devoir en cours dans la liste 1. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 11

12 5) Optimiser votre saisie Avec ce tableur, vous pouvez effectuer vos saisies à partir d un tableur vide ou en démarrant l affichage des colonnes de notes à partir d un devoir choisi dans la liste des devoirs. Vous pouvez aussi fermer ou ouvrir les colonnes qui vous intéressent. Si nous regardons de plus près les devoirs affichés ci-dessous, on remarquera que nous avons 5 devoirs sur le mois de septembre et 4 devoirs sur le mois d octobre. Comme les notes sont saisies chronologiquement, il peut être intéressant de n afficher que les notes du mois d octobre afin de poursuivre sa saisie. 1 Pour cela, dans la liste des devoirs 1, sélectionnez le premier devoir d octobre. Suite à ce choix, le logiciel vous réaffichera le tableur à partir de celui-ci. Les colonnes seront fermées à la saisie et vous pourrez ajouter de nouveaux devoirs à la suite de ceux-ci. L affichage du tableur démarrera avec ce devoir. Les moyennes correspondent bien à la totalité de la période et non pas aux devoirs affichés. Les colonnes de notes sont grisées et non accessibles à la saisie. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 12

13 6) Modifier un devoir Vous devez, tout d abord, sélectionner le devoir que vous souhaitez modifier. Pour cela, utilisez les listes déroulantes affichées en haut de la page afin que votre devoir apparaisse dans une des colonnes de saisie. Si vous avez plus de 12 devoirs de créés, utilisez la liste déroulante située en 1 afin de le repérer et de l afficher. 1 Si vous devez modifier des notes, il suffit de cocher l interrupteur de la colonne concernée afin d activer la saisie. Ensuite, cliquez sur la note à modifier et bien sûr appuyez sur la touche entrée de votre clavier afin de la valider. Par contre, si les modifications à effectuer concernent l en-tête d un devoir (Coefficient, objet ), vous devez utiliser les interrupteurs situés en dessous des colonnes de notes afin d ouvrir la fenêtre permettant d effectuer vos modifications. Enfin reportez-vous au paragraphe Ajout d un devoir. 7) Supprimer un devoir Pour supprimer un devoir, vous devez le sélectionner dans la liste déroulante situées en 2. 2 Ensuite, cliquez sur le bouton situé à droite de celui-ci. Rassurez-vous, ce n est pas le fait de cliquer sur le bouton Supprimer qui entraînera la suppression immédiate de celui-ci. En effet, plusieurs messages de confirmations s afficheront comme nous le verrons ci-dessous. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 13

14 Un premier message d avertissement s affichera afin de vous demander de confirmer votre demande d annulation. J abandonne la demande de suppression. L utilisation de ce bouton entraîne l effacement du devoir en cours. Lorsque toutes les notes seront supprimées et le calcul des moyennes effectué, cliquez sur le bouton Suppression terminée afin de retourner en saisie des notes. 8) Rafraichir l affichage Vous pouvez déclencher un réaffichage complet de la page en cours de saisie en utilisant le bouton de rafraichissement situé en 1. Cette opération permet de déclencher sur le serveur la relecture des informations et la mise à jour de la page en cours. Suite à cette action, toutes les colonnes seront fermées. Pour redémarrer votre saisie, vous devez cocher les colonnes dans lesquelles vous souhaitez saisir. 1 SCOLWEB Saisie des notes sur le web 14

15 C) Consultation des résultats d un élève pour votre matière 1) Graphique général Si vous le souhaitez, vous pouvez consulter les résultats obtenus pour chaque élève et ceci pour chaque discipline. Sur l écran, saisie des notes, cliquez sur le nom de l élève pour lequel vous souhaitez afficher les résultats scolaires. Un message défilant vous donne la marche à suivre. L écran affiché vous donnera les résultats scolaires de l élève pour la période en cours. Liste des notes saisies. Vos appréciations. Affiche un graphique sous forme de courbe pour la matière en cours de saisie. Cliquez ici, afin d afficher les moyennes obtenues par matière. Fermeture de la page affichée. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 15

16 2) Consultation des appréciations La consultation des appréciations est obtenue en cliquant cette fois ci sur le prénom de l élève. L affichage est effectué pour la période scolaire affichée. Pour sortir de la consultation, cliquez sur le bouton Fermer. 3) Consultation des notes Il peut être intéressant d avoir une vue d ensemble des notes saisies sur une période scolaire. Pour cela, vous devez cliquer sur le lien liste des notes situé à gauche de l écran. Le logiciel vous affichera la fenêtre ci-dessous. Vous pourrez utiliser la liste déroulante afin de consulter les notes d une autre période. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 16

17 4) Impression de vos notes et de vos moyennes Le logiciel vous propose 3 modèles d impression de vos notes et de vos moyennes. Afin d effectuer votre choix d état et de déclencher l impression de celui-ci, veuillez cliquer sur le bouton imprimante. Cliquez ici sur le bouton imprimante. Sur cette fenêtre de confirmation, vous devez cliquer sur le bouton imprimante qui correspond à votre choix d édition. Cliquez ici afin de fermer cette fenêtre. L utilisation du bouton Relevé de notes en colonne vous permettra d afficher un état au format PDF. Vous pouvez soit l imprimer ou encore le sauvegarder sur le disque dur de votre ordinateur. Enregistrement sur votre ordinateur. Impression du document affiché. SCOLWEB Saisie des notes sur le web 17