BILAN SOCIAL 2013 NOTICE EXPLICATIVE SAISIE SUR INTERNET GUIDE D'UTILISATION DE L'APPLICATIF BILAN SOCIAL. 1. Accès au Bilan Social...

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1 BILAN SOCIAL 2013 NOTICE EXPLICATIVE SAISIE SUR INTERNET GUIDE D'UTILISATION DE L'APPLICATIF BILAN SOCIAL 1. Accès au Bilan Social Menu général du Bilan Social Fenêtre COLLECTIVITE Saisie «agent par agent» ou «mode global» Saisie «agent par agent» Fiche PERSONNEL Fiche FORMATION Fiche PREVENTION Fiche GPEC Saisie mode «global» Finalisation Génération des résultats Mode «agent par agent» Mode «global» Modification des données Mode «agent par agent» Mode «global» ATTENTION : Pensez à valider régulièrement votre saisie. En effet, passé un délai de 20 minutes, les données non validées seront perdues.

2 1. Accès au Bilan Social Après avoir saisi vos codes d accès AGIRHE vous devez accéder au Bilan Social via l onglet «Statistiques» puis «Bilan Social» qui s affiche sur la liste déroulante. Chaque fois que vous quitterez le module de saisie, cliquez sur le bouton déconnexion situé en haut à droite de la page (le mot «déconnexion» apparaît lorsque vous placez le curseur dessus) dans le but de ne pas rencontrer de difficultés pour vous reconnecter à l application. 2. Menu général du Bilan Social Le menu général du Bilan Social se compose de 2 grandes parties : Les données "collectivité" qui correspondent aux informations générales de la collectivité. Les données "agent" qui reprennent, entre autre, pour chaque agent, les données carrières (l'effectif complet des agents de la collectivité au 31 décembre 2013 y est affiché). En cliquant sur "Voir" en face de chaque libellé, vous accédez aux données concernées. Toutes ces données sont à vérifier et à modifier le cas échéant. Le bouton "Génération des résultats" vous permettra, à l'issue de votre saisie, de générer le rapport final BS2013 de votre collectivité au format "Excel". Il est impératif de compléter les données «collectivités» sans quoi la génération du bilan social est impossible

3 2.1. Fenêtre COLLECTIVITE Renseignements sur la collectivité : Pré renseigné Etablissements publics (CCAS, ) éventuellement rattachés au Comité Technique Paritaire de la commune (si la collectivité dispose de son propre CTP). Ne concerne que les collectivités disposant de leur propre CTP CTP : Comité Technique Paritaire CHS : Comité d Hygiène et de Sécurité Pré renseigné Montants en référence au compte administratif. Coordonnées de la personne dans la collectivité ayant la responsabilité de la saisie du Bilan Social. PREVENTION : dépenses liées : - aux travaux entrepris suite aux conclusions des missions effectuées par les agents affectés à la prévention et à la sécurité, - à la réfection de locaux dont l'utilisation comportait des risques en matière de sécurité, - au changement de matériels dont l'état était défectueux et dont l'utilisation pouvait s'avérer être dangereuse. dépenses liées à l'amélioration de l'environnement de travail. En cas de saisie «agent par agent», le détail des reclassements est à saisir dans la fiche "Prévention" des agent. HANDICAP : Liste d'agents reconnus travailleurs handicapés au 1er janvier 2013 Cliquer sur Ajouter pour créer un nouvel agent dans la liste Montant total des marchés : Contrats de fournitures, de sous-traitance, ou de prestations de services avec des ateliers protégés, centres d'aide par le travail, centres de distribution de travail à domicile en application du premier alinéa de l article L du code du travail. Montant total exprimé en euros, TTC. ne concerne que les collectivités d'au moins 20 agents FONCTIONNAIRES INAPTES : Informations concernant les fonctionnaires inaptes. FORMATION : Ces formations concernent les agents titulaires, stagiaires et non titulaires et correspondent, dans l'ordre, à : - Cotisation au titre de la cotisation obligatoire versée au C.N.F.P.T. - Appel à un autre organisme (prise en charge par la collectivité) - Cotisation au-delà de la cotisation obligatoire (formations payantes) - Frais de déplacement à la charge de la collectivité INTERIM - REMPLACEMENT personnes de droit public ou privé qui sont dans le cadre d'une mission temporaire et qui sont mises à disposition par les CDG ou intérimaires. TEMPS PARTIEL Nombre de demandes présentées et non du nombre d'agents ayant présenté des demandes au cours de l'année. (Un agent peut avoir déposé deux demandes au cours de la même année). Nombre de demandes acceptées et non du nombre d'agents ayant présenté des demandes au cours de l'année. (Un agent peut avoir déposé deux demandes au cours de la même année). Nombre de premières demandes satisfaites et non du nombre d agents ayant eu une première demande satisfaite. Nombre de demandes présentées par des agents occupant un emploi permanent à temps complet et exerçant leurs fonctions à temps partiel qui, lors de leur demande de renouvellement modifient la quotité du temps de travail par rapport à la période précédente. Ne pas prendre en compte les retours au temps plein. Nombre d'agents occupés sur un emploi à temps complet et exerçant leurs fonctions à temps partiel choisi qui ne renouvellent pas leur demande de travail à temps partiel

4 REMUNERATIONS : Les rémunérations à prendre en compte sont les rémunérations annuelles des agents présents en décembre Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les fonctionnaires. Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les agents non titulaires sur emplois permanents. Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) - pour les agents non titulaires sur emplois non permanents - les assistantes maternelles - les assistantes familiales. Primes de fin d'année ou tout autre complément de rémunération versé au titre de l'article 111. Ne concerne que les titulaires et les stagiaires. NBI : Ne concerne que les titulaires et les stagiaires Primes et indemnités de toute nature ne relevant pas de l'article 111, à l'exception des remboursements de frais de déplacement. Ne concerne que les titulaires et les stagiaires Primes et indemnités de toute nature, y compris celles relevant de l'article 111, à l'exception des remboursements de frais de déplacement. Ne concerne que les non titulaires sur emplois permanents Adhésion au régime d assurance chômage (Cotisations à l URSAFF pour le compte de l UNEDIC). Répondre uniquement par oui si des cotisations sont versées. Répondre uniquement par oui si des allocations chômages sont versées (soit directement par la collectivité soit par l intermédiaire de Pôle Emploi dans le cadre d une convention de gestion avec la collectivité). Total des cotisations versées au CNFPT et au Centre de Gestion et cotisation versée uniquement au Centre de Gestion. Il y a nécessité de service lorsque l'attribution d'un logement par la collectivité est la condition indispensable pour que le bénéficiaire puisse accomplir normalement sont service. Dans ce cas, la concession comporte la gratuité du logement. Il y a utilité de service quand sans être nécessaire à l'exercice de la fonction, le logement présente un intérêt certain pour la bonne marche du service NOMBRE TOTAL D HEURES SUPPLEMENT : Nombre d'heures supplémentaires réalisées et rémunérées en Cliquer sur Ajouter pour faire apparaître une fenêtre supplémentaire. Faire défiler les cadres d emplois dans le menu déroulant, saisir le nombre total d heures supplémentaires puis Sauvegarder. Concerne les fonctionnaires et les non titulaires sur emplois permanents. RELATIONS SOCIALES : En cliquant sur le bouton Ajouter, un sous-menu apparaît, permettant la saisie d une période de grève. DROIT SYNDICAL : Concerne les fonctionnaires et les agents non titulaires sauf le nombre de jours d'absence pour formation syndicale qui est spécifique aux fonctionnaires Nombre d'agents mis à disposition dans la collectivité MIS A DISPOSITION : Annuler Valider tout Vous pouvez revenir en arrière sans enregistrer votre saisie (Annuler) ou la confirmer et enregistrer vos données (Valider tout)

5 2.2. Saisie «agent par agent» ou «mode global» Il vous faut choisir entre deux modes de saisie : - «Agent par agent» : le bilan est complété à partir de données requises pour chacun des agents de votre collectivité. Certaines données sont pré-remplies assurant une simplification de la saisie. Il vous faut utiliser le bouton «voir». - «Global» : il permet la saisie de vos données bilan social en tenant compte de l effectif dans sa globalité. Il vous faut utiliser le bouton «saisie globale et/ou affichage des résultats». Les deux choix sont exclusifs l un de l autre. Autrement dit, le bilan social devra être intégralement rempli, soit en mode «saisie agent par agent», soit en mode «saisie globale»

6 Le mode «agent par agent» A chaque agent sont attribuées 4 fiches : La fiche "Personnel" relative à la carrière de l'intéressé est pré renseignée. La fiche "Formation" est à compléter. Les données saisies lors du dernier bilan social y figurent. La fiche "Prévention" est également à compléter. Même remarque que pour la fiche "Formation". La fiche "GPEC" (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est à compléter. Le bouton "Nouvel agent" permet de créer un agent. Une nouvelle fenêtre (qui correspond à la fenêtre vierge) apparaît (cf. fiche "Personnel"). Cet agent créé doit avoir au moins travaillé un jour en A noter que dans cette nouvelle fenêtre, le champ "nom" est obligatoire. Le bouton "Retour" permet de retourner au menu général du Bilan Social. Pour chaque agent, vous pouvez cliquer sur chaque bouton relatif à sa carrière, "Personnel", "Formation", "Prévention" et "GPEC"

7 Fiche PERSONNEL PERSONNEL Tous les champs sont à contrôler et, le cas échant, à modifier. Pré renseigné AGENT PERMANENT : Par agent permanent, on entend tous les fonctionnaires ainsi que les agents non titulaires de droit public à l'exception des besoins occasionnels et saisonniers. Par agent non permanent, on entend tous les agents non titulaires de droit privé ainsi que les besoins occasionnels et saisonniers. STATUT / Détails du statut : Ces informations qui correspondent à la sous-qualité statutaire ne concernent que les agents non titulaires de droit public et de droit privé POSITION ADMINISTRATIVE : La date correspond à la date d'entrée dans la position. SITUATION DANS LA POSITION : Si la situation est «mis à disposition, compléter «Organisation syndicale» ou «Autre». SI LE FONCTIONNAIRE EST RECRUTE : Le cas échant, saisir les années puis le type d administration d origine et de poste de détachement. SI LE FONCTIONNAIRE EST DETACHE : Le cas échant, saisir le type de structure dans le menu déroulant. DETAIL DE LA SITUATION ACTUELLE DE L AGENT : Tous les champs sont à contrôler et, le cas échant, à modifier. La ou les dates peuvent être antérieures au 1er janvier 2013 mais ne doivent pas être postérieures au 31 décembre Dans ce dernier cas de figure, la collectivité doit rectifier ces dates pour revenir à la situation au 31 décembre A NE SAISIE QUE POUR LES AGENTS FONCTIONNAIRES : Tous les champs sont à contrôler et, le cas échant, à modifier. La ou les dates peuvent être antérieures au 1er janvier 2013 mais ne doivent pas être postérieures au 31 décembre Dans ce dernier cas de figure, la collectivité doit rectifier ces dates pour revenir à la situation au 31 décembre QUOTITE DE TRAVAIL : Tous les champs sont à contrôler et, le cas échant, à modifier. Informations concernant la quotité de travail de l'agent (temps de travail exprimé en 35èmes, type de temps complet, ). Pour les agents à temps non complet, le temps de travail sera de 28 heures, par exemple, avec un type de temps correspondant à un temps plein. Pour les agents à temps partiel, le temps de travail sera de 35 heures, avec un type correspondant à un temps partiel et avec un taux de temps partiel égal à 80% par exemple. SERVICE : Sélectionner le service dans le menu déroulant. Si celui-ci n apparaît pas, cliquer sur «Ajouter un service» pour le créer. COMPTE EPARGNE TEMPS : La saisie des données relatives au compte épargne temps ne se limite pas à l'année 2013, mais concerne toutes les opérations effectuées (épargne et consommation) depuis la parution du décret du 26 août 2004 relatif au compte épargne temps. Ci-dessous, les fenêtres de saisie pour les jours épargnés et les jours consommés. Cliquez sur "Ajouter" pour créer une ligne supplémentaire dans "JOURS EPARGNES" et "JOURS CONSOMMES". Annuler Valider Pour tous les onglets (Personnel, Formation, Prévention, GPEC), vous pouvez revenir en arrière sans enregistrer votre saisie (Annuler) ou la confirmer et enregistrer vos données (Valider)

8 Fiche FORMATION FORMATIONS SUIVIES : Les informations saisies dans le bilan social 2011 ont été conservées pour ce bilan social En cliquant sur le bouton "Ajouter" de chaque type de formation, les sous-menus ci-dessous apparaissent. En cliquant sur le bouton "Modifier", on peut visualiser en détail la saisie effectuée. Le Bouton "Supprimer" permet de supprimer la ligne saisie. VALIDATION DE L ACQUIS ET DES EXPERIENCES : La reconnaissance de l'expérience professionnelle (REP) permet de remplacer le diplôme nécessaire pour accéder à un cadre d'emplois de la fonction publique territoriale par une expérience professionnelle reconnue par des commissions spécialisées. SOUS-MENUS FORMATIONS : Préparations aux concours et examens de la FPT : Compter strictement les journées d'absence correspondant à des actions de formation = ne pas prendre en compte les journées d'absence pour participation aux épreuves de concours. Formations prévues par les statuts particuliers Concerne toutes les formations obligatoires suite à nomination ou exercice des fonctions dans certains cadres d'emplois - formation d'intégration - formation de professionnalisation Autres formations : - perfectionnements : Actions de formation ayant pour but de développer les compétences des agents ou de leur permettre d'en acquérir de nouvelles. - personnelles : journées de formation prises au moyen de la décharge partielle de service

9 Fiche PREVENTION PREVENTION : Les informations dans cette fiche correspondent à l'année 2013 dans sa globalité. RECLASSEMENT POUR INAPTITUDE : Concerne les agents titulaires, stagiaires et non titulaires. NOMBRE DE JOURS D ABSENCE DANS L ANNEE POUR : Répartition des journées d'absence par motif, hors formation, journées de grève et absences syndicales. Mettre le nombre de jours dans la case correspondante. JOURS DE CARENCE : Nombre + montant TELETRAVAIL : agents ayant exercé leurs fonctions dans le cadre du télétravail au cours de l année AMENAGEMENT D HORAIRES : En cas d aménagement d horaire, saisir oui ainsi que la date d effet. AMENAGEMENT DU POSTE DE TRAVAIL : En cas d aménagement du poste de travail, saisir oui ainsi que la date d effet. ACCIDENT DE TRAJET : Pour ajouter un accident de trajet, cliquer sur «Ajouter»pour faire apparaître un formulaire de saisie (voir ci-dessous). ACCIDENT DE SERVICE : Pour ajouter un accident de trajet, cliquer sur «Ajouter»pour faire apparaître un formulaire de saisie (voir ci-dessous). Agents affectés à la prévention ACCIDENT DE TRAJET : Saisir la date de l accident et le nombre de jours d arrêt de travail puis cliquer sur «Sauvegarder» pour valider la saisie. ACCIDENT DE SERVICE : Saisir la date de l accident et le nombre de jours d arrêt de travail puis cliquer sur «Sauvegarder» pour valider la saisie

10 Fiche GPEC GPEC : Les informations saisies dans le bilan social 2011 ont été conservées pour ce bilan social CHOIX D INTERVENTION : DOMAINE D ACTIVITE DOMINANT : La liste proposée dans "domaine d activité" correspond au choix d intervention sélectionné. METIER DOMINANT : La liste proposée dans "métier dominant" correspond au domaine d'activité sélectionné. RESPONSABILITE : HIERARCHIE DIRECTE : AUTONOMIE : DIPLOME PRINCIPAL : Menus déroulants niveau du diplôme principal + date d'obtention (format jj/mm/aaaa) et domaine du diplôme principal. Le diplôme principal correspond au diplôme le plus élevé ou au diplôme en adéquation avec le poste occupé. DERNIER DIPLOME : Ces 2 menus déroulants sont identiques aux 2 menus déroulants correspondant au niveau du diplôme principal et au domaine du diplôme principal VALIDATION DES ACQUIS : VAE

11 Le mode «global» En cliquant sur le bouton «saisie globale et/ou affichage des résultats», vous accédez donc à cette page qui est un récapitulatif de l ensemble des indicateurs. Cliquez sur le 1er indicateur (IND 1.1.0), complétez les données, sauvegardez les, puis validez-les lorsque l ensemble de celles-ci seront saisies. Vous procédez de même pour chacun des indicateurs suivants (IND ; IND 1.1.2, jusqu au dernier en utilisant la barre de défilement verticale: IND )

12 3. Finalisation 3.1. Génération des résultats Le mode «agent par agent» Dès lors que vous avez vérifié et complété les données collectivités et agents, vous pouvez cliquer sur "Génération des résultats". Les informations saisies agent par agent sont alors synthétisées et intégrées dans un fichier nommé "BSxxxxx.xls" (xxxxxx correspondant à votre code collectivité). Ce fichier est automatiquement proposé en téléchargement une fois sa génération effectuée Le mode «global» Dès lors que vous avez vérifié et complété les données collectivités et agents, vous pouvez cliquer sur "Génération du document final" (et non «génération des résultats» du menu précédent). Les informations saisies sont alors synthétisées et intégrées dans un fichier nommé "BSxxxxx.xls" (xxxxxx correspondant à votre code collectivité). Ce fichier est automatiquement proposé en téléchargement une fois sa génération effectuée Modification des données "agents" Le mode «agent par agent» Tant que l'accès au bilan social est disponible, il vous est possible d'apporter des modifications à vos agents dans "Données agent". Ces compléments d'informations n'apparaîtront dans le fichier "BSxxxxxx.xls" qu'après avoir cliqué à nouveau sur "Génération des résultats", ce qui aura pour effet de supprimer l'ancien fichier "BSxxxxxx.xls" et d'en créer un nouveau avec les nouvelles données saisies

13 Le mode «global» Tant que l'accès au bilan social est disponible, il vous est possible d'apporter des modifications à vos agents dans "Saisie globale". Ces compléments d'informations n'apparaîtront dans le fichier "BSxxxxxx.xls" qu'après avoir cliqué à nouveau sur "Génération du document final", ce qui aura pour effet de supprimer l'ancien fichier "BSxxxxxx.xls" et d'en créer un nouveau avec les nouvelles données saisies. Pour toute information technique, veuillez contacter Monsieur Jonathan HAUVILLER au ou par mail : jhauviller@cdg54.fr. Pour toute information générale, veuillez contacter le service Conseil en Organisation au ou par mail : carriere@cdg54.fr