DEMDOC. - Les champs obligatoires sont entourés d un filet de couleur bordeaux

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1 DEMDOC 1. Onglet Demandes Saisie des demandes Nouveautés concernant cet onglet : - Les champs obligatoires sont entourés d un filet de couleur bordeaux - Insertion du champ «Raison sociale». Il est possible de saisir une raison sociale sans avoir l obligation de saisir un «nom». - Inversion des champs Nom et Prénom (Saisir d abord le Nom de famille du prospect) - Les champs «Raison sociale» et «Nom» s enregistreront en majuscules même s ils ont été saisis en minuscules. - Le choix du code postal influe automatiquement sur le choix de la région (ceci est valable pour les régions françaises). 1

2 - Ajout de la région dans le bloc adresse en automatique lors de la saisie du code postal - Pour la recherche des prospects, le pays «France» n est plus pris en compte (même si le pays France apparaît à l écran) la recherche s effectue bien sur TOUTE la base. - La liste des pays est paramétrée de la manière suivante : France Allemagne Belgique Pays Bas Luxembourg Italie Royaume-Uni Espagne Suisse il est possible de le modifier ou d ajouter d autres pays à la suite en faire la demande au CRT - Nouveau bouton : il permet de consulter et/ ou de modifier les prospects (et/ou leurs demandes) déjà enregistrés par l utilisateur, lors de sa dernière connexion. - Saisie du «prospect et +» dans le champ Nom : le prospect déjà enregistré est proposé mais il n est pas chargé automatiquement. Si l on choisit, seule l identité du prospect sera sélectionnée. Si l on choisit le panier, l identité et la dernière commande du client seront affichées. Pour revenir en arrière, ne pas cliquer sur car le prospect serait supprimé. Pour revenir en arrière, il faut donc retourner dans le nom et ajouter +. - Un calendrier est à disposition: il n est plus nécessaire de saisir la date de la demande. 2

3 - Carnet de voyage : il permet d envoyer par une recherche enregistrée issue de Cybtour En cliquant sur le bouton, on bascule dans Cybtour. Après avoir effectué une recherche, il convient de cliquer sur le bouton «Retour à Demdoc», Puis de cocher «joindre». L envoi de la pièce jointe est immédiat. 3

4 - Documentations disponibles : La couleur de la police indique l état des stocks. En rouge, les documentations dont la quantité est en dessous d un seuil minimum. Ce seuil a pour l instant été défini à 500. Il s agit d un paramètre qui est défini niveau régional. - : il s agit d une légende. - Une documentation papier sera décrémentée du stock contrairement à une documentation téléchargeable (paramétrage dans «Création de Documentation») - Les documentations peuvent être liées à des thèmes (cf onglet Administration) - Des valeurs par défaut sont paramétrables (cf onglet Administration) 4

5 Par défaut, l utilisateur arrive sur l écran de «Saisie Simple». La couleur de l onglet indique s il est actif ou non. Dans ce cas précis, le volet «Saisie simple» est en rouge, il est donc actif. Pour passer à une saisie détaillée, cliquer sur l onglet «Saisie détaillée», il devient actif. 2. Demande Exploitation des demandes Cet onglet permet de générer des courriers. Nouveautés : - Ajout d un champ de fusion pour le poids total des courriers (PoidsTotal) - Ajout de nouveaux filtres dans le moteur de recherche : Type de prospect /Civilité / Nom / Prénom / Code postal / Pays du prospect / Langue de la documentation - Il est également possible de filtrer sur des critères. - Mais aussi de croiser plusieurs filtres (ET / OU) - Il est possible de traiter les prospects par lots. - Il est possible de faire des demandes différées (cf. Création de documentations) - Les courriers sont traités par pays et par ordre alphabétique. Idem pour les étiquettes. - Nouveau champ : utilisateur «tous» est sélectionné par défaut. - Concernant les demandes en attente : la documentation à traiter indique le nombre de documents à envoyer. Le nombre de demandes en instance indique le nombre de prospects. - La taille de la police a été diminuée sur les étiquettes. - 2 modèles d étiquette sont à votre disposition : un modèle qui comporte le poids + la référence des documentations et leur nombre et un modèle sans ces indications (uniquement l adresse du client) - Ce bouton permet d exporter votre fichier client sous Excel. 5

6 3. Demande Création des documentations Nouveautés : Il est possible d insérer le champ «commentaire» du bloc identité dans le corps d un courrier ou d un . On saisit XXX_COMMENTAIRE_XXX. On enregistre. - Champ «validité» : (cf. «demandes différées» dans Exploitation des demandes) Cette fonctionnalité permet d indiquer une date à laquelle la documentation sera disponible. Elle permet, lors de la saisie des demandes, de renseigner une date à laquelle la demande du prospect (pour cette doc) devra être traitée. Lorsque l on modifie cette date cela ne remet pas à jour les prospects à qui on aurait donné la documentation. Les documents virtuels, eux, sont envoyés directement dans la mesure où ils sont sur le serveur et donc disponibles immédiatement. - Ne pas oublier : il faut toujours attribuer un thème à la documentation qui sera nécessaire pour la réalisation de statistiques sur la documentation. 4. Extraction Sélection Nouveautés : - Filtre au niveau du code postal, de la ville, de la région, du pays. - Possibilité de filtrer en ET / OU - Dans les informations disponibles, ajout de la raison sociale et de l utilisateur (celui qui a saisi le prospect permet de faire des stats par agents) permet de voir le nombre de prospects extractibles. permet d enregistrer la requête et de retrouver une ancienne requête. permet de télécharger la statistique. 6

7 5. Fréquentation : cet onglet est inactif en Lorraine. Ce volet est similaire au volet «Saisie simple» mais sans documentation. 6. Administration Gestion de la nomenclature Fonctionnement identique à celui déjà en place. 7. Administration administration des valeurs par défaut : Ce menu permet de lier des brochures à des thèmes, de créer des valeurs par défaut dans les critères et encore de lier des critères à d autres critères. 7

8 a / Gestion des valeurs par défaut L entité peut compléter ou écraser le paramétrage régional, selon ses besoins. L entité peut alors un critère. Pour écraser le paramétrage régional, il faut que l entité choisisse le même critère mais une modalité différente. Ce paramétrage prévaut sur celui du paramétrage régional. Si l entité ne souhaite pas hériter du paramétrage régional, elle choisit de ne pas afficher b / Affectation des critères à critères Il faut choisir un critère source, une modalité source, un critère cible, une modalité cible. Cette fonction peut être pratique pour gérer les modes de contact / mode de réponse. Elle n est pas obligatoire. 8

9 c / Affectation des critères aux documentations Il s agit d attribuer des critères à une brochure. Quand on choisira cette brochure, ces critères seront automatiquement cochés. 9