Mes Données Guide de l utilisateur (International)

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1 Mes Données Guide de l utilisateur (International) Ce guide de l utilisateur décrit le fonctionnement de Mes Données, un portail qui fournit aux employés d Ashland un espace centralisé pour accéder et tenir à jour leurs données personnelles et professionnelles. Mes Données est organisé en plusieurs sections, chacune ayant son propre onglet. Consultez la table des matières ci-dessous pour obtenir des instructions générales ainsi que des instructions spécifiques à chaque onglet. TABLE DES MATIÈRES Instructions générales Comment accéder à Mes Données?...2 Comment naviguer sur Mes Données?...3 Instructions par onglet Synthèse...6 Recherche de salariés...6 Données d identification...8 Carrière et candidature...10 Aide sur hr2u Mes Données...11 Captures d écran de SAP*. * Marque commerciale détenue par une tierce partie. Date de révision : 27 sept Page 1

2 COMMENT accéder à Mes Données? Vous pouvez accéder au site Mes Données à partir de n importe quel ordinateur Ashland en réseau ou de tout autre ordinateur équipé d une connexion Internet. Vous devrez utiliser l identité d utilisateur et le mot de passe de réseau qui vous ont été fournis par Ashland. Remarque : Il est important de conserver la confidentialité de votre mot de passe car il sert à protéger des données personnelles. Faites preuve de bon sens pour déterminer quand et où accéder à Mes Données -- Pour plus d informations, veuillez consulter l avis sur la confidentialité et la sécurité au bas de la page de connexion à Mes Données. Pour accéder à Mes Données : 1. Accédez à Internet à l aide de votre navigateur Internet. 2. Dans le champ d adresse, tapez 3. Tapez votre identité d utilisateur de réseau Ashland (y compris la lettre précédente). 4. Tapez votre mot de passe. (le mot de passe de réseau est sensible à la casse). 5. Appuyez sur la touche Entrée. Si vous avez des difficultés à accéder à Mes Données pour des questions d identité d utilisateur ou de mot de passe, cliquez sur le lien «Besoin d aide pour vous connecter?» Date de révision : 15 octobre 2010 Page 2

3 COMMENT naviguer sur Mes Données? Après vous être connecté sur Mes Données, vous verrez l écran suivant. Les zones entourées en rouge vous permettent de naviguer dans le site, conformément aux explications contenues dans cette section. Onglets Menu de page d ouverture Boutons/Icônes Le site Mes Données est divisé en quatre onglets, décrits ci-dessous. Pour vous rendre à la section voulue, cliquez sur l onglet : 1. Synthèse (onglet par défaut) - Sert de table des matières. Cet écran comporte des icônes qui établissent des liens vers les mêmes sections que les quatre onglets qui se trouvent en haut de l écran. 2. Recherche de salariés - Cherchez et affichez les coordonnées des employés d Ashland et consultez leurs coordonnées personnelles. 3. Données d identification - Accédez à vos informations personnelles et mettez-les à jour. 4. Carrière et Candidature - Comporte un lien vers le système de gestion de la formation (Learning Management System ou LMS). Date de révision : 15 octobre 2010 Page 3

4 COMMENT naviguer sur Mes Données? (suite) Boutons/Icônes = Vous permet de naviguer facilement vers les écrans que vous avez consultés. = vous permet de revenir à l écran précédent. N utilisez PAS le bouton Retour (la flèche dans le coin en haut à gauche de votre navigateur). Utilisez ce bouton à la place. = vous permet de passer à l écran suivant. N utilisez PAS le bouton Avancer (la flèche dans le coin en haut à gauche de votre navigateur). Utilisez ce bouton à la place. = La case de réduction est utilisée pour minimiser la section. = La case de développement est utilisée pour maximiser la section. = Les options sont utilisées pour ouvrir une nouvelle fenêtre, réactualiser ou imprimer l écran. Remarque : C est la méthode d impression préférée. Vous devez impérativement utiliser cette option pour réactualiser (n utilisez PAS le bouton Réactualiser dans le coin en haut à gauche de votre navigateur). Liens pour le menu de page d ouverture Lien Aide pour Mes Données Pour obtenir de l aide, cliquez sur le lien Aide en haut de chaque page. À partir de la nouvelle page Web, vous pouvez accéder à ce qui suit : Guide de l utilisateur pour Mes Données en onze langues Foire aux Questions (FAQ) (uniquement en anglais) Coordonnées des représentants locaux du service des Ressources humaines Personnaliser Mes Données À partir du lien Personnaliser, vous pouvez changer votre mot de passe et changer la langue qui s affiche dans Mes Données. Date de révision : 15 octobre 2010 Page 4

5 COMMENT naviguer sur Mes Données? (suite) Pour changer la langue dans Mes Données : 1. Cliquez sur Personnaliser dans le coin en haut, à droite. 2. Cliquez sur le bouton. 3. Cliquez sur la liste déroulante Langue. 4. Sélectionnez la langue de votre choix. 5. Cliquez sur Sauvegarder et fermez l écran. 6. Cliquez sur Fin de session, dans le coin en haut, à droite, puis reconnectez-vous au système. Le site Mes Données apparaît maintenant dans la langue choisie. Fin de session Mes Données - Pour terminer la session Mes Données, cliquez sur le lien Fin de session dans le coin, en haut, à droite. Si vous fermez le navigateur avant de cliquer sur Fin de session, votre session se poursuivra jusqu à la fin du délai d attente. Date de révision : 15 octobre 2010 Page 5

6 Onglet SYNTHÈSE L onglet Synthèse sert de table des matières et comporte des icônes qui établissent des liens vers les mêmes sections que les quatre onglets qui se trouvent en haut de l écran. Onglet RECHERCHE DE SALARIÉS À partir de l onglet Recherche des Employés, vous pouvez rechercher et afficher les coordonnées des employés d Ashland sélectionnés (Carnet d adresses) et afficher vos propres coordonnées (Afficher vos propres données). Pour rechercher un employé dans le carnet d adresses : 1. Cliquez sur Recherche de salariés. (Les liens se trouvent sur les onglets Synthèse et Recherche de salariés) 2. Saisissez le nom de famille ou le prénom de l employé que vous désirez trouver. (Pour des champs de recherche supplémentaires, cliquez sur Recherche avancée.) Si vous ne savez pas comment épeler le nom de l employé, vous pouvez faire une recherche en utilisant un caractère générique. Pour effectuer une recherche en utilisant un caractère générique, insérez un astérisque (*) avant ou après le terme recherché. Date de révision : 15 octobre 2010 Page 6

7 Onglet RECHERCHE DE SALARIÉS (suite) 3. Cliquez sur. Les informations s afficheront. Pour afficher vos données, cliquez sur Afficher vos propres données. Remarque : Si vous remarquez qu une information est incorrecte, veuillez contacter votre représentant local RH ou un responsable du service de la paie (PPA). Date de révision : 15 octobre 2010 Page 7

8 Onglet DONNÉES D IDENTIFICATION À partir de l onglet Données d identification, vous pouvez afficher ou mettre à jour les services suivants : Informations organisationnelles et salariales (consultation uniquement) Adresses Coordonnées bancaires (seuls les employés situés en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique peuvent mettre à jour ces informations par le biais de Mes Données) Membre de la famille/ayants-droit (seuls les employés situés en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique peuvent mettre à jour ces informations par le biais de Mes Données) Identité (seuls les employés situés en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique peuvent mettre à jour ces informations par le biais de Mes Données) Processus de saisie des données de base : Les informations qui sont mises à jour pour les quatre domaines précités utilisent toujours un processus en quatre étapes : Synthèse, Traiter, Réviser et sauvegarder, et Terminer. Cette section est également connue sous le nom de Feuille de route. TOUJOURS utiliser les boutons de navigation qui se trouvent au bas de ces écrans pour passer d une étape à une autre. (Ne pas utiliser les flèches de la barre d outils du navigateur.) Date de révision : 15 octobre 2010 Page 8

9 Onglet DONNÉES D IDENTIFICATION (suite) Vous trouverez une description de chaque étape sur cette page. Pour commencer, sélectionnez d abord le lien qui contient les informations que vous souhaitez modifier (Adresses, Coordonnées bancaires, Famille/Ayants-droit ou Identité). (Un changement d adresse est utilisé dans l exemple ci-dessous, mais les étapes Synthèse Traiter Réviser et sauvegarder Terminer sont valides pour toutes les modifications que vous effectuez dans l onglet Données d identification). Remarque : Les données sont affichées et saisies en utilisant l alphabet romain, à l exception du Japon, de la Corée du Sud, de la Chine et de la Russie. 1. Étape Synthèse - Écran récapitulatif Il n est pas possible de consulter toutes les informations personnelles sur l écran Synthèse. Pour consulter des informations supplémentaires sur l employé ou effectuer des modifications, cliquez sur. Remarque : Les pages peuvent changer d un pays à un autre ; les captures d écran à droite sont uniquement indiquées ici à titre d exemple. 2. Étape Traiter - Vous permet de saisir ou de changer les informations. Tous les champs qui comportent un astérisque rouge (*) sont des champs obligatoires et doivent être remplis. (p. ex., Numéro de résidence et rue, ville, etc.). Les champs grisés ne peuvent être remplis. Les données doivent être saisies dans un format particulier basé sur des spécifications liées au pays. Exemple 1 : Le code postal pour les États- Unis est un nombre à cinq chiffres. (12345). Exemple 2 : Le code postal pour les Pays-Bas comprend quatre chiffres, un espace et 2 lettres (1234 AA). Lorsque vous avez effectué les modifications, cliquez sur. Si les données ne sont pas saisies en respectant le format requis, lorsque vous cliquerez sur Traiter, un message d erreur s affichera en haut de la page et une boîte rouge s affichera autour du ou des champs incorrects. Vous ne pourrez pas quitter l étape Traiter jusqu à ce que tous les champs aient été remplis de manière appropriée. Par défaut, les modifications prennent effet à la date d aujourd hui. IMPORTANT : Lorsqu une modification doit prendre effet à une date ultérieure, cliquez sur le bouton Début de Validité ou Valable à compter de la date future et saisissez la date ultérieure. Vous pouvez cliquer sur pour revenir à l étape précédente. Date de révision : 15 octobre 2010 Page 9