Appareil analogique Meridian Fonctions de la messagerie vocale. Accès au système de messagerie vocale. Écoute des messages

Transcription

1 Appareil analogique Meridian Fonctions de la messagerie vocale Accès au système de messagerie vocale Écoute des messages Sortie de la messagerie vocale Mot de passe Identification personnalisée Message d accueil Réponse aux messages Rappel de l extérieur Réacheminement de messages Appel en session Attribution du numéro d assistance directe Création de messages Modalité d envoi Vérification et modification des messages Listes de diffusion Accès au système de messagerie vocale La messagerie Meridian est un système de messagerie vocale électronique commode, fiable et facile à utiliser que vous soyez à l'université comme à l'extérieur. En plus de répondre à vos appels, lorsque vous êtes absent ou déjà en ligne avec un interlocuteur, elle vous permet de créer, modifier et envoyer des messages; de réacheminer des messages ou d'y répondre; de créer des listes de diffusion de messages et bien plus. De plus, le système contient des "messages guides" pour vous aider en tout temps, à tous les niveaux lorsque vous effectuez une fonction. En accédant à la Messagerie Meridian, vous entrez dans votre boîte vocale, où vous pouvez écouter les messages laissés et utiliser toutes les fonctions offertes. De votre poste téléphonique : appuyer sur la touche "Numéro d'appel" appuyer sur la touche "Message" entrer votre numéro de poste suivi du "#" ou uniquement le "#" entrer votre mot de passe de 6 chiffres minimum suivi du "#" D'un autre poste téléphonique : composer le numéro d'accès à la Messagerie Meridian Si interne à l'université (6228), si externe ( ) entrer votre numéro de poste suivi du "#" entrer votre mot de passe suivi du "#" Écoute des messages Votre poste vous indique tout message en attente, soit par un voyant qui s'allume ou clignote, soit par une tonalité spéciale que vous entendez lorsque vous décrochez : après avoir accédé au système, écouter le sommaire de votre boîte vocale. écouter l'enveloppe du premier message. pour écouter le contenu du message, faire le "2" pour le saut en arrière, faire le "1" pour le saut en avant, faire le "3" Révision : Page 1 sur 9

2 pour un pause, faire le "#", et pour continuer, faire le "2" pour passer au message suivant, faire le "6" pour revenir au message précédent, faire le "4" pour passer à un message précis faire le "86", puis le numéro du message à écouter suivi du "#" pour effacer un message, faire le "76" pendant l'écoute du message ou de son enveloppe pour accélérer le débit du message, faire simultanément le "2" et le "3" pour ralentir le débit du message, faire simultanément le "2" et le "1" pour revoir l'étiquette du message, faire le "72" Sortie de la messagerie vocale À chaque fois que vous terminez une session d'écoute de vos messages, ou encore que vous avez effectué une fonction, vous devez toujours faire le "83" pour sortir de la messagerie vocale. Idéalement, attendez d'entendre "Au revoir" avant de raccrocher votre ligne. Mot de passe Pour une plus grande protection, vous devriez modifier le mot de passe régulièrement. Celui ci est confidentiel, et même l'administrateur du système ne peut le savoir. Tout au plus, il lui est possible, lorsque vous avez perdu votre mot de passe, d'en insérer un nouveau : après avoir accédé à votre boîte vocale, faire le "84" noter sur papier le nouveau mot de passe que vous désirez entrer entrer votre nouveau mot de passe, puis faire le "#" entrer une seconde fois votre nouveau mot de passe, suivi du "#" pour valider votre mot de passe, entrer votre ancien mot de passe, suivi du "#" NOTE: Votre mot de passe peut avoir de 6 à 16 caractères, mais les signes "#" et "*" ne peuvent être utilisés. Lorsque le système vous annonce que votre mot de passe est périmé, ou qu'il ne sera plus valide à compter de telle date, vous êtes alors dans votre boîte vocale et vous devez à ce moment là effectuer immédiatement la fonction "84" telle que décrite précédemment. Révision : Page 2 sur 9

3 I dentification personnalisée Fonction " 89" L'identification personnalisée diffère du message d'accueil (Fonction #82). L'enregistrement de votre identification personnalisée constituera l'enveloppe des messages que vous laisserez aux autres utilisateurs de boîtes vocales. Également, lorsque vous êtes déjà en ligne avec une autre personne, votre interlocuteur entendra votre identification personnalisée suivi de la phrase "est au téléphone". Ensuite votre message d'accueil se fera entendre pour inciter votre interlocuteur à vous laisser un message détaillé. Pour l'identification personnalisée, vous enregistrez habituellement votre nom ainsi que toutes les informations pertinentes qui vous identifient comme votre fonction et votre numéro de poste. après avoir accédé à votre boîte vocale, faire le "89" faire le "5" pour enregistrer votre identification personnalisée Attendre la tonalité, puis dite votre nom, votre titre de poste et votre numéro de téléphone Faire le "#" pour mettre fin à l'enregistrement Message d accueil Fonction " 82" Le message d'accueil sert de réponse à vos interlocuteurs lorsque vous êtes absent de votre bureau, ou encore déjà en ligne avec une autre personne. Trois messages d'accueil peuvent être enregistrés, soient l'un pour les appels venant de l'externe, un autrere pour les appels venant de l'interne, et un troisième en cas d'absence temporaire. après avoir accédé à votre boîte vocale, faire le "82" faire le "1" pour le message d'accueil des appels externes faire le "2" pour le message d'accueil des appels internes faire le "3" pour le message temporaire pour écouter le message actuel, faire le "2" pour enregistrer un nouveau message, faire le "5", et à la tonalité, commencer à dicter le message faire le "#" pour mettre fin à l'enregistrement faire le "2" pour écouter votre enregistrement si le message vous convient, faire "4" pour quitter la session d'enregistrement sinon, faire le "76" pour l'effacer, et recommencer l'enregistrement par le "5" pour le message temporaire, il faut enregistrer ce dernier à la dernière minute car ce message devient immédiatement le message diffusé. à la fin de l'enregistrement, faire le "#" et attendre quelques secondes. Le système vous demandera de programmer une date et une heure jusqu'où le message sera diffusé. si vous n'avez pas mis de date de fin de votre message temporaire, ce dernier sera en place tant que vous ne l'annulerez pas. dans ce cas ci, faire le "82", suivi du "3", et suivi du "76" pour l'effacer Révision : Page 3 sur 9

4 NOTE #1: Le message externe englobe le message interne si ce dernier n'est pas enregistré. Toutefois le message interne n'englobe pas le message externe si ce dernier n'est pas enregistré. Nous recommandons de n'enregistrer que le message pour l'externe. NOTE #2: Le message temporaire remplace durant une absence plus ou moins prolongée le message d'accueil standard. Vous devrez donc inclure une date et une heure de fin NOTE #3: Il ne faut pas confondre le message d'accueil avec l'identification personnalisée ce qui est fréquemment le cas. Réponse aux messages Fonctions "71", "72" et "74" En réponse à un message, vous pouvez envoyer un message à l'expéditeur ainsi qu'à tous les destinataires initiaux, s'ils sont connus de la Messagerie Meridian. Réponse à l'expéditeur : immédiatement après l'écoute d'un message, faire le "71" pour répondre à l'expéditeur faire le "5" pour enregistrer votre réponse. À la tonalité, commencer à dicter votre réponse pour mettre fin à l'enregistrement, faire le "#" Réponse diffusée: pour écouter la liste des boîtes vocales qui recevront votre réponse, faire le "72" pour répondre à tous les destinataires du message initial, faire le "74" pour enregistrer et envoyer votre réponse, suivre les instructions pour la réponse à l'expéditeur Révision : Page 4 sur 9

5 Rappel de l expéditeur Fonctions "71", "72" et "74" En réponse à un message, vous pouvez envoyer un message à l'expéditeur ainsi qu'à tous les destinataires initiaux, s'ils sont connus de la Messagerie Meridian. Réponse à l'expéditeur : immédiatement après l'écoute d'un message, faire le "71" pour répondre à l'expéditeur faire le "5" pour enregistrer votre réponse. À la tonalité, commencer à dicter votre réponse pour mettre fin à l'enregistrement, faire le "#" Réponse diffusée: pour écouter la liste des boîtes vocales qui recevront votre réponse, faire le "72" pour répondre à tous les destinataires du message initial, faire le "74" pour enregistrer et envoyer votre réponse, suivre les instructions pour la réponse à l'expéditeur Réacheminement de messages Fonction 73 Vous pouvez réacheminer un message à quelqu'un, aux personnes d'une liste de diffusion ou à un non usager, en le faisant précéder d'une introduction : après avoir écouté un message, faire le "73" pour le réacheminer entrer le numéro de la boîte ou de la liste de diffusion visée par le réacheminement, puis faire le "#" répéter pour toute boîte ou liste de diffusion pour terminer la liste, faire le "#" pour enregistrer une introduction, faire le "5". À la tonalité, commencer à dicter votre message. Cesser d'enregistrer en faisant le "#" Appel en session Une fois dans la Messagerie Meridian, vous pouvez faire un appel sans raccrocher : faire le "0", suivi du numéro de téléphone à joindre, suivi du "#" Révision : Page 5 sur 9

6 Attribution du numéro d assistance directe Fonction " 80" Vous pouvez donner aux personnes qui vous appellent le choix de vous laisser un message ou de parler à quelqu'un qui peut les aider. Dans votre message d'accueil, vous pouvez indiquer aux demandeurs qu'ils peuvent faire le "0" après la tonalité s'il s'agit d'une urgence, ou s'ils veulent parler à quelqu'un en votre absence : après avoir accédé à la Messagerie Meridian, faire le "80" pour connaître les modalités de la boîte vocale faire le "1" pour modifier le numéro d'assistance directe entrer le nouveau numéro d'assistance directe, puis faire le "#" Création de messages Fonction " 75" Vous pouvez créer, modifier et envoyer au moment opportun un message destiné à une ou plusieurs personnes ou listes de diffusion : après avoir accédé à votre boîte vocale, faire le "75" pour créer un message entrer le premier numéro de boîte vocale ou de liste de diffusion, puis faire le "#" continuer d'entrer des numéros de boîte ou de liste, suivis du "#" lorsque la liste est terminée, faire le "#" faire le "5" pour enregistrer votre message. À la tonalité, commencer à dicter votre message pour mettre fin à l'enregistrement, faire le "#" Révision : Page 6 sur 9

7 Modalité d envoi Fonction " 70" Vous pouvez attribuer des modalités d'envoi spéciales à un message que vous venez de créer. Il y a six modalités possibles. Vous attribuez des modalités avant de faire le "79" pour envoyer votre message. Un message peut avoir plus d'une modalité. Il est possible de supprimer et de modifier les modalités attribuées. Attribution d'une modalité d'envoi : après la création d'un message, faire le "70" pour une remise urgente, faire le "1" pour une remise normale, faire le "2" pour une remise économique, faire le "3" pour une remise confidentielle, faire le "4" pour une demande d'accusé de réception, faire le "5" pour une remise différée, faire le "6" NOTES : Le message ayant la mention " Remise urgente" fait l'objet d'une annonce spéciale lorsque le destinataire accède à sa boîte vocale. Dans le cas d'un réseau de systèmes de Messagerie Meridian, le message est envoyé immédiatement. Dans le cas d'un réseau de systèmes de Messagerie Meridian, le message ayant la mention " Remise normale" est mis en lot avec d'autres messages, qui sont envoyés à un moment défini par le coordonnateur. Dans le cas d'un réseau de systèmes de Messagerie Meridian, le message ayant la mention " Remise économique" est envoyé à un emplacement distant à un moment défini par le coordonnateur et permettant de profiter d'un tarif interurbain réduit. Il est impossible de réacheminer tout message reçu qui porte la mention " Remise confidentielle". Le destinataire ne peut être un usager des réseaux ouverts. L'expéditeur d'un message portant la mention " Demande d'accusé de réception" reçoit cet accusé lorsque le destinataire écoute le message. Si celui ci est un usager des réseaux ouverts, l'accusé indique seulement que le message a été remis dans sa boîte vocale. Vous pouvez faire en sorte que la remise d'un message soit différée à un jour ou une date de votre choix. Attribution rapide de modalités: Vous pouvez attribuer des modalités sans attendre le message guide. Ainsi, pour une "Remise urgente", faite le "701", ou encore pour une "Remise confidentielle", faites le "704". Paramètres de la remise différée : Révision : Page 7 sur 9

8 faire le "70" faire le "6" entrer le jour, le mois et l'heure, chacun suivi du "#". Pour l'heure, le jour, ou le mois courant, faire seulement le "#" Suppression d'une modalité : faire le "70", puis attribuer une autre modalité faire le "2" pour une remise normale et non urgente faire le "3" pour une remise normale et non économique faire le "4" pour supprimer la remise confidentielle faire le "5" pour supprimer la demande d'accusé de réception faire le "6" pour supprimer la remise différée Vérification et modification des messages Avant d'envoyer un message que vous avez créé, vous pouvez vérifier son contenu et, au besoin, le modifier : pour écouter l'enregistrement, faire le "2" pour faire un saut arrière de cinq secondes, faire le "1" pour faire un saut avant de cinq secondes, faire le "3" pour faire une pause, faire le "#", et pour continuer, faire le "2" pour effacer le message et en enregistrer un autre, faire le "5" au début du message. À la tonalité, commencer à dicter, et pour mettre fin à l'enregistrement, faire le "#" pour ajouter quelque chose à un enregistrement, positionnez vous à la fin du message et faire le "5" À la tonalité, commencer à dicter, et pour mettre fin à l'enregistrement, faire le "#" pour réenregistrer une partie d'un message, positionnez vous à l'endroit désiré et faire le "5". À la tonalité, commencer à dicter, et pour mettre fin à l'enregistrement, faire le "#" pour effacer un message en entier, faire le "76" pour écouter l'enveloppe d'un message, faire le "72" Listes de diffusion Fonction " 85" Une liste de diffusion comprend des numéros de boîtes vocales souvent appelées. Entrer un numéro de liste au lieu de plusieurs numéros de boîtes vocales fait gagner du temps. Création d'une liste de diffusion : vous pouvez créer 9 listes de diffusion, ayant chacune 99 entrées après avoir accédé à votre boîte vocale, faire le "85" entrer un chiffre de 1 à 9 pour identifier la liste, puis faire le "#" faire le "5" pour créer la liste. entrer les numéros des boîtes vocales, puis faire le "#" après chaque numéro. pour effacer la dernière entrée de la liste, faire le "0#" Révision : Page 8 sur 9

9 lorsque la liste est complète, faire le "#" Vérification d'une liste de diffusion : faire le "85" entrer le numéro de la liste, suivi du "#" pour écouter le contenu de la liste, faire le "2" Modification d'une liste de diffusion : pour modifier une liste, faire le "85", suivi du code "2", et suivre les directives de la messagerie pour ajouter ou retrancher une boîte vocale de votre liste. Révision : Page 9 sur 9