VOTRE POLITIQUE D'ARCHIVAGE EST-ELLE ADAPTÉE? Démarche projet. Alain Le Corre, Responsable de Marché, Gestion de l information

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1 VOTRE POLITIQUE D'ARCHIVAGE EST-ELLE ADAPTÉE? Démarche projet Alain Le Corre, Responsable de Marché, Gestion de l information 13

2 La démarche projet La DSI doit être force de proposition en terme d offres de dématérialisation, de GED, d archivage. La démarche du projet d archivage doit prendre en compte l impact sur la chaîne de valeur de l entreprise. IBM propose un ensemble de services qui vont de la définition de la stratégie jusqu à l assistance à l exploitation et l externalisation. 2 1 er et 2 octobre 2007

3 Dans le domaine des services ILM, la DSI peut être force de proposition en terme d offres de démat, de GED,d archivage ou de stockage. Directions métiers Dématérialisation GED Archivage Services & niveaux de service Courrier entrant Factures Bulletins de paye Traitement du courrier Traitement de factures Gestion documentaire Messagerie Bureautique ERP CRM Niveaux de services pré-définis es de service de stockage : Platine Or Argent Bronze Processus Socle technique Organisation Moyens Politique de gestion des informations Procédures Gestionnaire de contenu Gestionnaire de média Gestionnaire de stockage Compétence Rôle 3 1 er et 2 octobre 2007

4 La démarche du projet d archivage doit prendre en compte l impact sur la chaîne de valeur de l entreprise. Ressources Humaines Transfert de compétences Prise en compte du métier pour le paramétrage Organisations Analyse des organisations existantes Prise en compte de l organisation pour le paramétrage des workflow Processus Analyse des processus existants Prise en compte des processus pour le paramétrage des workflow Systèmes d Information Analyse du système d information existant Intégration de la solution dans le système existant Intégration d interface ou de connecteur Infrastructures Analyse de l infrastructure existantes Intégration de la solution dans l infrastructure (Scanner, ) 4 1 er et 2 octobre 2007

5 Initiate project IBM propose un ensemble de services qui vont de la définition de la stratégie jusqu à l exploitation. Global Services 1 Tell me what to do Audit de l existant selon aspects choisis (respect réglementation, respect besoins métiers, respect état de l art technologique, coût) Launch RFI 2 Tell me how to do Détermination d axes d amélioration et évaluation (retour sur investissement, impacts sur organisation, faisabilité, ) => Stratégie de mise en oeuvre Rédaction de cahier(s) des charges fonctionnel(s) et technique(s) Launch RFQ 3 Acquire solution 4 Help me do it Do it for me Projet(s) de mise en œuvre : Définition du plan de projet, conduite du projet Conduite du changement (équipes métier, équipes SI) Spécifications fonctionnelles et techniques Conception architecture logicielle et matérielle Développements spécifiques et/ou paramétrage Implémentation Maintien en condition opérationnelle du système, gestion des évolutions 5 1 er et 2 octobre 2007

6 Retour d expérience: le business case d une infrastructure d archivage mutualisée Options et scenarii de transformation Briques de base de la solution Démarche de mise en œuvre Retour sur investissement 6 1 er et 2 octobre 2007

7 1 Tell me what to do Courant Implémenter une solution d archivage mutualisée qui propose plusieurs classes de services Scénario 1 de transformation Cible Application Source Implémenter un service d archivage mutualisé: Application Source Archivage opérationnel: Mise en œuvre de classes de stockage pour isoler les données dynamique et les données statiques Applications Sources Application D archivage ms A1-Platine1 A2-Platine2 Application Source Coffre s ms A1-Platine1 Archivage légal et réglementaire: Mise en œuvre d une application d archivage pour conserver les données ayant des contraintes d archivage légales ou réglementaires. Bénéfices : Respecter les contraintes légales, réglementaires et opérationnelles. Optimiser la gestion des documents Optimisation du service de sauvegarde et de restauration. Optimisation du service de stockage Long Terme Court Terme A1-Platine1 ms A2-Platine2 s B - Or C - Argent D - Bronze min jour sem C-Argent jour 7 1 er et 2 octobre 2007

8 Target Architecture Tell me 2 Implémenter une solution d archivage mutualisée how to do basée sur l offre logicielle et matériel IBM Business Applications Users A1 Enterprise Disk (ex: IBM DS 8x00) Primary Tiered Storage A2 Low-cost Disk (ex: IBM DS4x00 Acquisition Interface (API) (ex: IBM DB2 Commonstore Horodatage Horodatage Scellement Scellement db2/oracle database Cluster Server Archiving Tiered Storage B C D Disk (Read-Only Online Offline and/or WORM) Tapes Tapes (ex: IBM DR550) (ex: LTO) (ex: LTO) Retrieval Interface (ex: IBM Webshpere) Archiver Content (ex: Manager IBM DB2 Content Manager) Records Manager Cluster Server Image Manager Manager Disk & Media Manager Forms Manager Web Publisher Disk & Tape Manager Capture (ex: IBM TIVOLI System Storage Archive Manager) BPM Disaster Recovery 8 1 er et 2 octobre 2007

9 3 1 Help me do it Etude Conseil COMPLETED Constituer un Centre de Compétence Archivage avant de poursuivre progressivement la démarche de mise en oeuvre Org. / RFI 2 Etude détaillée 3 TO BE COMPLETED RFP Démo Prototype 4 Acquisition Prototype Pilotes 5 Certification Déploiement Initiatives Pre-requis (en entrée) Livrables (en sortie) Échelons (Déclencheur) 1 Étude de conseil Sélection les applications représentatives avec des contraintes d archivage. Audit de l environnement courant et formalisation des besoins métiers. Définition du service d archivage cible. Estimation du retour sur investissements Définir des initiatives et un calendrier Constitution d une organisation responsable des projets d archivage (Centre de Compétence) Publication d un RFI (Request for Information) 2 Étude d architecture détaillée Constitution d une organisation responsable des projets d archivage (Centre de Compétence). Sélection des applications pilotes Définition des niveaux de services cibles, de l organisation et des architectures. Définir un modèle de sélection. Publication d un RFQ (Request for Quotation) 3 Sélection des composants de la solution cible Formalisation du Cahier des Charges Identification des intégrateurs et fournisseurs potentiels. Mise en œuvre d un prototype Sélection des intégrateurs et fournisseurs. 4 Construire et certifier un prototype, et conduire un pilote. Définition des spécifications détaillées de la solution d archivage. Réception des propositions chiffrées des intégrateurs et fournisseurs. Mise en œuvre d un pilote. Service d archivage en production Certification d un pilot. 5 Déploiement. Certification d un prototype ou pilot. Signature des contrats de services avec les lignes métiers. Référentiel d archivage Service d archivage mutualisé en production. Respect des contraintes légales, réglementaires et opérationnelles. 9 1 er et 2 octobre 2007

10 4 Do it for me Construire un prototype avec un budget défini qui répond à un des besoins d archivage urgent et prioritaire, avant le déploiement général H F M A M J J A S O N D 1 Consulting Study (Current Project) 2 Org. + RFI Define target archiving architecture 3 RFP Select and Demo Solution Components 4 Acquisition Build and certify a prototype/pilot 5 Certification Deployment Investissements pour la mise en oeuvre du Service Services (j.h) Conseil Architecture Démo Pilote Budget 2006 Centre de compétence 50 j.h 30 j.h 100 j.h 180 j.h Produits (K ) Consulting Architecture Démo Pilote Budget 2006 e A2 IBM DS4100 (x To) 150 k Serveurs IBM Serveurs (x I/O) 140 k N/A N/A Gratuit/Prêt Logiciels IBM Content Manager 130 k (xx users) e B IBM DR550 (xx To) 40k e C-D IBM TS (xx To) 70k TOTAL 530 k 10 1 er et 2 octobre 2007

11 Étude de Retour Sur Investissement (RSI) sur les services de stockage (Business Case for Storage Services) Storage Services Business Case Le service d archivage permet d aligner les politiques de stockage aux classes de services. En conséquence, le TCO moyen peut être réduit de 65 jusqu à 1 /Go-Utile/an selon la classe de stockage. C O U R A N T C I B L E Services Stockage Services Stockage Services Stockage Services Archivage Toute donnée sur l application source Toute donnée sur l application source e A1-Platine1 Information éligible sur application source e A2-Platine2 e B-Or Information éligible à la migration sur application d archivage. e C-Argent e D-Bronze TCO en fonction de la politique de stockage Storage (Courrant) e A1-Platine1 e A2-Platine2 e B-Or e C-Argent e D-Bronze TCO Stockage Mini ( /Goutile/an) N/A N/A ,5 TCO Stockage Moyen ( /Go- Utile/an) TCO Stockage Maxi ( /Go- Utile/an) N/A N/A er et 2 octobre 2007

12 Étude de Retour Sur Investissement (RSI) sur les services de sauvegarde (Business Case for Backup Services 1/2) Backup Services Business Case Le service d archivage permet d aligner la politique de sauvegarde et de restauration aux classes de stockage. Par conséquent, la politique de sauvegarde peut réduire le nombre de copies de jusqu à 2-3 copies selon la classe de stockage. C U R R E N T T A R G E T Storage Services Storage Services Archiving Services Archiving Services All information In source application All Information in source application A1-Platinum1 Eligible Information in source application A2-Platinum2 B-Gold Eligible information migrated into the archiving service. C-Silver D-Bronze Backup Policy Storage (Current) Storage A1-Platinum1 A2-Platinum2 B-Gold C-Silver D-Bronze Partial Backup Frequency Daily Daily Daily Daily Daily Daily - Retention 6 months 6 months 2 months 6 months 6 months 6 months Full Backup Frequency Daily/Weekly Daily/weekly 1 month 1 annual 1 annual 1 annual - Online retention 6 months 6 months 2 months 1 week 1 week 1 week - Full (+offline) retention 7 years 12 months 12 months 1 year 1 year 1 year # copies 200 < # < < # < 170 <13 2 (or 3 in Y0) 2 (or 3 in Y0) 2 (or 3 in Y0) 12 1 er et 2 octobre 2007

13 Étude de Retour Sur Investissement (RSI) sur les services de sauvegarde (Business Case for Backup Services 2/2) Backup Services Business Case As a consequence, today, the current backup policy required 100 GB of backup tapes to backup 1GB of static data during 7 years. With the target backup policy, about 5 GB will be enough to assure the backup service. With CURRENT backup policy 1 GB Backup Policies Backup Capacity of static (no updates) data (not archived) Backup Frequency Backup Retention Backup Compression < 1 year < 7 years Unstructured data Structured data Weekly Daily - All backups are retained 6 months in library. - 2 monthly backups retains 7 years offsite. 2 (50%) 4 (75%) 20 GB 49 GB 98 GB 82 GB ~100 /GB ~100 GB With TARGET backup policy 1 GB of archives (archived) Backup Frequency Backup Policies Backup Retention Backup Compressi on Backup Capacity < 1 year < 7 years -95% Unstructured data Structure data Annually Annually 2 copies the first year. 2 copies (Yn, Yn-1) 2 (50%) 4 (75%) 1 GB 0,5 GB 6 GB 3 GB ~5 /GB ~5 GB 13 1 er et 2 octobre 2007

14 Pour plus d informations Romuald Boutault Romuald.boutault@fr.ibm.com 14 1 er et 2 octobre 2007