Formation : «Conduire des réunions participatives effectives en présence et à distance».

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1 Formation : «Conduire des réunions participatives effectives en présence et à distance».

2 Contexte Dans beaucoup d organisations, l utilisation de l informatique pour coopérer se résume bien souvent à un échange (trop) volumineux d s. Or si l est un outil de communication très utile pour des échanges de personne à personne, en revanche il est inadapté à une gestion de l information et au travail en groupe car il reproduit avec l électronique les travers du papier. Ainsi la collaboration par engendre rapidement un phénomène «paperasse», c est à dire l accumulation d une masse d informations encombrantes et de peu d intérêt parce que souvent oubliées puis obsolètes et où les informations réellement importantes sont noyées dans la masse et ne sont pas directement mobilisables. Depuis quelques années l apparition des outils dits «2.0» a transformé de manière spectaculaire les modes de communication et de collaboration sur le web. Une des caractéristique de cette tendance, l utilisation de plateformes web et d outils en ligne (le fameux «cloud computing»), n est pas anodine. La mise en ligne des logiciels et des données transforme radicalement la manière de travailler ensemble. Parce qu elles centralisent les données mises en partage et permettent à plusieurs personnes de collaborer dessus en direct, les plateformes web rendent possibles de nouveaux modes de travail collaboratif beaucoup plus interactifs et dynamiques. 2

3 Ce mode de fonctionnement réduit grandement la duplication d efforts et peut considérablement augmenter la cohésion du groupe de travail. Or si les nouveaux outils sont très ergonomiques et relativement simples à prendre en main, la principale difficulté réside dans le changement culturel au sein de l organisation qui doit adopter de nouveaux usages à l échelle des individus et du groupe. A cela s ajoute les contraintes de temps et le flot ininterrompu de travail à gérer à quotidien qui ne facilitent pas la transition. 3

4 Description Dans ce contexte, la formation vise à faire vivre aux apprenants une expérience des nouveaux modes de collaboration en ligne avec des pratiques concrètes et directement applicables. En outre cette première expérience sert à amorcer un changement culturel, préalable nécessaire à la mise en place d outils et d usages coopératifs plus complexes. La formation se déroule en présence et à distance: - Une partie à distance avant la formation pour faire tester des outils aux apprenants tout en permettant au formateur d affiner l évaluation du niveau et des attentes des participants. - Une journée en présence avec présentations théoriques et applications pratiques autour du projet des apprenants. - Formation et mise en pratique à distance après la rencontre en présence. Les connaissances et compétences acquises sont immédiatement mobilisables et pourront être utilisées pour le télétravail et le travail collaboratif. Enfin, au delà des outils utilisés, des alternatives seront présentées et les notions acquises lors de la formation seront transposables sur d autres outils et dans d autres contextes. Durée et lieu de la formation Sept heures de formation en présence dans les locaux de l entreprise, suivi de quatre heures de formation à distance. Le formateur reste mobilisé pour répondre aux questions des apprenants par et videochat pendant un mois. 4

5 Public concerné : - Chercheurs - Enseignants - Responsables de projets - Animateurs de réseaux - Télétravailleurs Pré-requis : - Ordinateur personnel avec possibilité d installer des logiciels - Navigation Internet - Utilisation des outils de bureautique standard Effectif formé : personnes Objectifs généraux de la formation: - Découvrir et utiliser des nouveaux outils de communication et de collaboration en ligne - Acquérir une culture des nouveaux modes de collaboration en ligne par la pratique et l expérience directe. - Mettre en place une première série d outils et d usages coopératifs au sein de l organisation - Initier une réflexion sur l extension du dispositif collaboratif et les possibilités futures Objectifs spécifiques A l issue de ce module, le public est capable de : - Connaître et savoir utiliser des outils de co-écriture (Google docs, Framapad) pour la conduite de réunions. - Savoir créer ou partager des documents en ligne (PDF, textes, 5

6 présentations, tableaux de données, images, vidéos) avec Google Drive. - Connaître et savoir utiliser des outils de visiophonie pour conduire des réunions et travailler à distance. - Connaître des bonnes pratiques pour mener une réunion efficace à distance. - Comprendre les principes et les bénéfices des nouveaux modes de coopération ouverte. - Utiliser des logiciels de cartes heuristiques (mindmap) pour réfléchir seul ou à plusieurs, conduire des réunions participatives ou animer des débats Contenus : - Les nouveaux outils de communication et les nouvelles formes de travail collaboratif en ligne o Avantages et inconvénients o Comprendre ce qui change - Les outils de co-écriture de la suite bureautique en ligne Google o Tour d horizon o Outils de co-écriture o Partager des documents o Application pour la conduite de réunion o Alternatives et outils complémentaires - Travailler à distance o Outils (Visiophonie, partage de documents,...) o Bonne pratiques - La coopération ouverte o Un nouveau mode de fonctionnement o Comprendre ce qui change - Réflexion collective et animation de débat avec les cartes heuristiques (mindmap) o Présentation de deux outils : Freemind et Mindmeister o Applications pour réfléchir ensemble o Applications pour animer un débat participatif 6

7 Méthodes et moyens pédagogiques : La méthode de formation est influencée par la pédagogie inversée, une stratégie d enseignement où la partie magistrale du cours est donnée à faire «en devoir», à la maison, alors que les traditionnels «devoirs» (travaux, problèmes exercices à résoudre) sont réalisés en classe. Ainsi les rencontres seront principalement centrées sur la pratique avec un travail autour du projet des apprenants. A coté, pour permettre aux apprenants de revenir sur les points évoqués, les contenus de formation seront mis à disposition et des ressources complémentaires fournies pour leur permettre d approfondir certaines notions à leur rythme. Un espace de travail et d apprentissage en ligne sera mise à disposition et servira de point de partage de ressources. Une partie de la formation se déroule en ligne pour faire vivre une expérience collaborative et apprendre les concepts enseignés par la pratique. Après la formation, le formateur reste mobilisé pendant 1 mois pour répondre aux questions des apprenants par ou vidéochat. Modalités de suivi et appréciation des résultats : - évaluation à chaud en fin de formation - suivi à distance par le formateur, pendant 1 mois via Internet. - évaluation à 1 mois Les + de la formation - Espace d apprentissage en ligne avec ressources et contenus de formation mis à disposition - Axée dans la pratique et l expérience avec de nombreux tests d outils et travail autour du projet des apprenants - Temps de travail à distance avant et après la formation et suivi personnalisé par et vidéochat pendant 1 mois. 7

8 Prix Prix formation inter-entreprise: 600 TTC par participant Eligible au DIF (droit individuel à la formation) Réduction de 30% pour les salariés de l ESS. Réduction de 50% pour les chomeurs et étudiants. Prix formation intra-entreprise sur devis. Le formateur : Lilian RICAUD : Biologiste de formation ayant travaillé dans de grands organismes de recherche (INRA, Université de Cambridge, CEA), Lilian RICAUD est consultant et formateur spécialisé dans l utilisation des outils coopératifs depuis En savoir plus : Contact et renseignements: contact@lilianricaud.com Travaux de référence: «Travail coopératif en ligne à l IME Mathalin - Retour d expérience sur la mise en place d outils coopératifs en ligne et la conduite du changement dans une structure médico-sociale.» Ricaud L. (2012) Étude de cas travail coopératif en ligne. 8