TUTORIEL HAL-SHS : DEPÔT

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1 1 AOROC UMR TUTORIEL HAL-SHS : DEPÔT Sommaire Circuit du dépôt dans HAL-SHS Première étape : Création d un compte personnel Onglet Déposer / S inscrire Onglet Déposer / S authentifier Onglet Mon Espace Deuxième étape : Choix des documents à déposer Grille de saisie Document sans référence bibliographique Document avec référence bibliographique Exemple : - rapport de missions archéologiques Troisième étape : Renseignement des métadonnées «Document» Exemples de grilles de saisie : - communication avec actes - article dans des revues avec comité de lecture - compte-rendu d ouvrage «Auteur»

2 2 Quatrième étape : Chargement des fichiers Format de fichier Origine du fichier «Auteur» «Editeur» Récapitulatif des données Cinquième étape : Validation du dépôt Sixième étape : Modification des dépôts

3 3 Première étape : Création d un compte personnel Vous devez vous enregistrer sur

4 4 Pour un premier dépôt, inscrivez-vous en cliquant sur l onglet Déposer / S inscrire. Vous renseignerez les champs obligatoires puis cliquerez sur créer en bas de page. Vous recevrez automatiquement un de confirmation du CCSD (Centre de la Communication scientifique Directe) qui contient un lien sur lequel il vous faudra impérativement cliquer dans les cinq jours, pour activer votre compte. Sinon ce dernier est annulé par le CCSD. Une fois la confirmation faite, vous pourrez vous authentifier, sinon vous aurez comme message d erreur Identifiant ou Courriel invalide

5 5 Si vous êtes déjà inscrit, vous devez vous identifier sur la page d accueil de HAL-SHS, en cliquant sur l onglet Déposer / S authentifier Ou directement sur le bouton S authentifier placé sur la page d accueil en haut à droite. Vous taperez l identifiant et le mot de passe que vous avez choisis lors de votre inscription.

6 Vous accédez alors à votre espace personnel (onglet Mon Espace ) : 6

7 Deuxième étape : Choix des documents à déposer, qui conditionne une grille de saisie. 7

8 8 Vous pouvez déposer : a) un document sans référence bibliographique (document qui n a pas initialement pour objet d être soumis à un comité de lecture et donc publié) ;

9 b) un document avec référence bibliographique pour lequel vous avez le choix entre plusieurs types de publications ; 9

10 10 Un exemple de dépôt dans la collection AOROC Les rapports de missions archéologiques sont déposés dans «Un document non publié > Rapport de recherche».

11 11 Les comptes-rendus d ouvrages sont déposés dans «Une référence bibliographique seule>autres publications. Si vous choisissez «Cours» ou «Thèse ou HDR», vous serez automatiquement redirigé vers les plateformes respectivement de CEL ou de TEL faisant partie de HAL. Troisième étape : Renseignement des métadonnées («document», «auteur») Métadonnées «document» Titre Sous-titre Langue du document Date de publication ou de rédaction Résumé dans la langue du document Résumé dans une autre langue Discipline (par défaut discipline renseignée lors de votre inscription avec possibilité d ajouter des disciplines voire d annuler celle inscrite par défaut) Equipe de recherche Références de publication (si document publié) o DOI (identifiant d objet numérique pour revue en ligne par ex.) Nom de la revue Audience : à choisir parmi non renseigné ; nationale ; internationale Date de publication o Volume : à mettre impérativement et uniquement le code (chiffre ; chiffre lettre) en brut o Numéro : à mettre impérativement et uniquement le code (chiffre ; chiffre lettre) en brut Page : mettre les chiffres en brut Mots clés dans la langue du document issus du thésaurus «PACTOLS» de FRANTIQ http ://opentheso.mom.fr/opentheso/main?action=start: en minuscule et séparateur entre chaque mot clé «;» Commentaire (description de la publication) Référence interne (à utiliser pour les working papers)

12 12 Exemples de grilles de saisie : Communication avec actes Articles dans des revues avec comité de lecture

13 13 Compte-rendu d ouvrage Pour continuer, cliquez sur : Métadonnées «auteur» : Pour insérer les auteurs au document, HAL-SHS vous propose plusieurs options : Si lors de votre inscription sur HAL- SHS, vous vous êtes «associés comme auteur par défaut», votre nom apparaîtra automatiquement. Vous pouvez modifier vos affiliations. «Ajouter un nouvel auteur» en commençant la saisie par le nom de famille. Si l auteur est enregistré vous pourrez le sélectionner. Si vous souhaitez modifier les affiliations, vous pouvez le faire ( suppression ; - modifier). Vous ajoutez un nouvel auteur en renseignant les informations. Vous pouvez supprimer ou ajouter des laboratoires de rattachement. Vous pouvez également créer une nouvelle affiliation. Cette affiliation n est pas obligatoirement un laboratoire de recherche. «Sélectionner des auteurs d un laboratoire» à partir d une liste pré-établie par HAL des auteurs enregistrés dans un laboratoire donné..«ajouter une liste d auteurs» «Sélectionner depuis mes auteurs» : ceux que vous avez déjà renseignés lors de vos dépôts.

14 14 Quatrième étape : Chargement des fichiers 1. Choisissez le format du document à charger à l aide des menus déroulants. 2. Allez chercher votre document en cliquant sur «Parcourir» 3. Déposez-le(s) fichier(s) en cliquant sur «Transférer» 4. Renseignez les «origines des fichiers déposés» fichiers auteur : s il s agit de votre version de document fichiers éditeurs : s il s agit de la version de l éditeur.

15 15 Récapitulatif des données Ce récapitulatif vous permet de visualiser les informations contenues dans la référence bibliographique affichée sur HAL-SHS. Les informations sont modifiables 1. Vérifiez les informations 2. Modifiez-les si besoin en cliquant sur «Etape précédente». : ne pas utiliser le retour page précédente de votre navigateur. 3. Choisissez le délai de mise en ligne du fichier «Mettre en ligne le fichier de ce dépôt». Par défaut, la mise en ligne du fichier est immédiate. Si vous avez un embargo de l éditeur vous pouvez choisir le délai entre 15 jours et 2 ans. 4. Validez le dépôt en cliquant sur «Déposer» : le dépôt du document est définitif. Vous pourrez toujours changer la version du document (sans enlever la précédente) et/ou modifier les informations descriptives. Cinquième étape : Validation du dépôt 1. Le dépôt effectué, vous recevez un courriel (sur l adresse renseignée lors de votre inscription «Mon espace > Mon compte» vous indiquant l identifiant et le mot de passe si vous souhaitez modifier les informations bibliographiques du document déposé). 2. L équipe de valideurs d HAL-SHS vérifie la conformité technique, juridique et thématique du dépôt. 3. Vous recevez un courriel d acceptation de votre dépôt. Sixième étape : Modification des dépôts

16 16 L ensemble de vos dépôts est disponible dans votre espace (authentifiez-vous avec votre identifiant et mot de passe) en allant dans «Mon espace > Mes dépôts». Vous pouvez : voir ajouter le fichier (si vous avez uniquement mis les références bibliographiques, vous pouvez ajouter le texte intégral) modifier les métadonnées document et auteur créer une nouvelle version modifier la référence de publication (le type de publication) ajouter une discipline utiliser comme modèle transférer la propriété (à effectuer par le tiers déposant en cas de dépôt par un tiers) mettre en ligne (uniquement pour les documents confidentiels) supprimer (uniquement pour les notices bibliographiques) Contact : Véronique Salaün (Référente HAL)

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