Déposer des journaux Marche à suivre

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1 Déposer des journaux Marche à suivre Edition

2 Table des matières 1 Introduction Contenu du document Fonction «Bordereau de dépôt Journaux» 3 2 Etablir un bordereau de dépôt Sélectionner le journal Saisir un nouveau dépôt Remplir positions de dépôt pour la Suisse Vue d ensemble Saisie Journaux Suisse Saisie Grand tirage Saisie Ecarts soumis à la taxe Etapes suivantes Dépôt International Dépôt de Journaux gratuits Clôture de la saisie et établissement de bulletins de livraison (applicable aux Journaux Suisse, Suisse et International, International et Journaux gratuits) Traiter des fichier d adresses 20 3 Elimination des différences Traitement de différences 26 2

3 1 Introduction 1.1 Contenu du document Ce document constitue la marche à suivre pour l application «Dépôt de journaux» sur le portail de la Poste. Si vous n avez pas encore accès au portail de la Poste, enregistrez-vous sur 1. Cliquez sur «Login» dans la barre en haut à droite. Dans le masque suivant, cliquez sur le lien «Nouvel enregistrement». 2. Sélectionnez le bouton «Compte utilisateur commercial» sur la page suivante. 3. Vous serez guidé ensuite en plusieurs étapes au fil du processus d enregistrement. 4. Pour le choix des prestations, vous ne pouvez pas sélectionner directement le service en ligne «Bordereau de dépôt Journaux». Pour l activation de ce service, prenez contact avec votre conseiller à la clientèle. 1.2 Fonction «Bordereau de dépôt Journaux» Cette fonction vous permet de saisir des bordereaux de dépôt pour des journaux en abonnement (Suisse et étranger) et pour des journaux gratuits (uniquement pour la Suisse) sur le portail de la Poste. Si une personne autre que l éditeur ou le destinataire de la facture doit saisir des bordereaux de dépôt pour un titre de journal (p. ex. prestataire de services ou imprimerie), veuillez prendre contact avec le Centre de Service des journaux PostMail afin d obtenir les accès nécessaires. Vous trouverez les adresses de contact dans la brochure Journaux Suisse. Une fois votre accès créé et activé, vous accéderez à l application avec le bouton «Tous les services en ligne». Dans le masque suivant, vous pourrez alors sélectionner «Bordereau de dépôt Journaux»: Après l enregistrement, la Poste crée votre compte utilisateur et vous expédie votre code d activation par lettre recommandée quelques jours plus tard. Connectez-vous ensuite avec votre code d activation sur Figure 1 Sélectionner Bordereau de dépôt Journaux 3

4 2 Etablir un bordereau de dépôt 2.1 Sélectionner le journal Figure 2 Liste des titres Dans «Dépôts avec des différences» figurent les dépôts qui ont dû être corrigés par le Centre de Service des journaux PostMail (p. ex. correction du poids, ajout d encarts soumis à la taxe, mise en compte de coûts supplémentaires, etc.). Le déposant doit vérifier ces indications et les approuver ou les rejeter. En cas de désaccord, tenez compte du message d avertissement et prenez contact avec le site Journaux compétent. Dans la rubrique «Aperçu titre» apparaissent tous les titres de journaux attribués à l utilisateur concerné. Il est possible de rechercher un titre en remplissant les champs «N de journal» ou «Titre», et en cliquant ensuite sur le bouton «Chercher». Les colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant au moyen des flèches bidirectionnelles. Si le titre de journal souhaité manque, veuillez contacter le Centre de Service des journaux PostMail (adresses de contact selon brochure «Journaux Suisse»), afin que l accès puisse être attribué. La saisie d un nouveau dépôt de journal s effectue en cliquant sur le titre souhaité. Remarque: nous vous recommandons de sauvegarder vos données à chaque page. Si vous utilisez le bouton «Précédent» sans sauvegarder vos données, celles-ci seront perdues. Le dépôt de titres de journaux pour lesquels un prépaiement est exigé doit faire l objet d un contact préalable avec le Centre de Service des journaux PostMail (adresse de contact selon brochure Journaux Suisse), lequel informera le déposant de la marche à suivre. 4

5 2.2 Saisir un nouveau dépôt Figure 3 Saisir un nouveau dépôt Dans la rubrique «Aperçu du dépôt» sont répertoriés tous les dépôts en cours de traitement ou déjà effectués. Les différentes possibilités de traitement d un dépôt peuvent être sélectionnées dans la colonne «Action». La grille suivante donne un aperçu des différents statuts et des actions possibles: Statuts Description Actions possibles Effacer Editer Documents Différence Copier Afficher Ouvert Le client a saisi le dépôt, la commande n est pas encore clôturée et le bulletin de livraison n est pas imprimé, les envois ne sont pas encore déposés. Doc préparé Le client a saisi le dépôt, clôturé la commande et imprimé le bulletin de livraison. Non déposé Le client a saisi le dépôt, clôturé la commande et imprimé le bulletin de livraison, les envois ne sont pas encore déposés. Déposé Le client a déposé les envois avec le bulletin de livraison principal. Contrôle L office de dépôt a contrôlé le dépôt des envois. Déposé partiellement Un dépôt partiel avec un bulletin de livraison partiel a été effectué (seulement pour journaux gratuits). Fermé Le service de facturation a contrôlé les données et libéré l ordre sans corrections. Différence Le service de facturation a contrôlé les données et effectué des corrections. 5

6 Cliquer sur «établir un nouveau dépôt» pour saisir une nouvelle édition. Figure 4 Saisie du numéro d édition et de la date Saisir le numéro d édition correspondant dans «N d édition». Trois champs sont à votre disposition. Le premier champ permet de saisir un nombre de trois chiffres maximum. Le deuxième champ permet de saisir une lettre (pour des éditions spéciales) et le troisième champ permet de saisir encore un nombre de trois chiffres maximum. Grâce à la combinaison de ces trois champs, il est possible de saisir des éditions doubles (p.ex ) ou des éditions spéciales (p. ex. 3A). En cochant la case «Livraison après coup», il devient possible de saisir un dépôt supplémentaire (réapprovisionnement) pour une édition déjà effectuée. Dans ce cas, le même numéro d édition doit être saisi et la case de contrôle cochée. Si cette case n est pas cochée, il n est pas possible de saisir un numéro d édition déjà utilisé. Sélectionner le champ «Date de dépôt». Cliquez sur le bouton «Demain» pour afficher la date du jour suivant. La case «Non trié» ne doit être cochée que si l ensemble du dépôt est effectué sans tri préalable en liasse par circonscription ou par localité. Ceci n est possible qu avec l accord préalable de la Poste et donne lieu à l application d un supplément par exemplaire. Après la saisie des indications, cliquer sur le bouton «suivant». Si un ordre existant est copié avec la fonction «copier» sous le bouton «Action», les champs qui, le cas échéant, doivent être adaptés sont entourés en rouge dans les masques de saisie «Journaux Suisse» et «International»: Figure 5 Champs à adapter pour un ordre copié 6

7 2.3 Remplir positions de dépôt pour la Suisse Vue d ensemble Figure 6 Aperçu Saisie d un nouveau dépôt pour la Suisse Dans la partie supérieure du masque figurent les données de base contractuelles comme le numéro du journal, le titre, le numéro de référence de facturation (NRF), etc. Ces informations ne peuvent pas être modifiées. 7

8 2.3.2 Saisie Journaux Suisse Figure 7 Saisie Journaux Suisse (triés) La saisie des Journaux Suisse se fait en cliquant dans le premier champ «Poids». Saisir le poids en grammes (poids maximum 1000 grammes). Saisir ensuite dans les champs correspondants le nombre de liasses traitées par circonscription, par localité et par solde, sur la base du procès-verbal de dépôt / de tri. Il ne faut saisir une quantité dans le champ «Exemplaires non adressés» que si le journal est distribué avec une feuille de distribution des abonnés (entraîne un supplément de facturation). Une saisie dans le champ «Militaire» n est possible (le champ est alors actif) que si la publication peut être expédiée en franchise de taxe aux troupes en service (avec autorisation de la direction de la poste de campagne). Dans le champ «Remarque», un commentaire peut être saisi le cas échéant. Celui-ci apparaîtra sur le bulletin de livraison et sur la facture à côté de la position correspondante. Les données peuvent être supprimées au moyen de l icône Corbeille. D autres données peuvent être saisies en cliquant sur «Saisir d autres positions», par exemple si une partie du dépôt présente un poids différent (ordre multiple). Il est possible que tous les utilisateurs n aient pas accès à l ensemble des champs de saisie pour toutes les positions. Leur disponibilité dépend en partie du contrat entre l éditeur et la Poste Saisie Grand tirage Illustration 8 Saisie Grand tirage Pour saisir des grands tirages, cliquer sur «Saisir d autres positions» et ensuite cliquer dans le champ «Poids». Saisir le poids en grammes (poids maximum 1000 grammes). Saisir ensuite le nombre d exemplaires (exemplaires non adressés) dans le champ «Lu Ve» ou «Sa». La distribution de grands tirages les samedis n est possible que pour les quotidiens (avec fréquence de parution de 2 6 par sem.), moyennant supplément. Dans le champ «Remarque», un commentaire peut être saisi le cas échéant. Celui-ci apparaîtra sur le bulletin de livraison et sur la facture à côté de la position correspondante. 8

9 2.3.4 Saisie Encarts soumis à la taxe Figure 9 Saisie Encarts soumis à la taxe Pour saisir des encarts soumis à la taxe, cliquer sur «Saisir d autres encarts» et ensuite cliquer dans le champ «Donneur d ordre / Expéditeur». Saisir le nom et le NPA / localité du déposant, le poids en grammes et la quantité. Les données peuvent être supprimées au moyen de l icône Corbeille. Le nombre d encarts ne doit pas être supérieur au nombre total de journaux déposés. Sinon, l avertissement suivant s affiche: Figure 10 Message d avertissement en cas de dépassement du nombre maximal d encarts possible 9

10 Les encarts d un même déposant peuvent être saisis en cliquant sur l icône d ajout à droite de l icône de la corbeille: Figure 11 Saisie d encarts soumis à la taxe pour le même donneur d ordre/expéditeur Les encarts d un autre donneur d ordre/expéditeur doivent être saisis en cliquant sur le bouton «Saisir d autres encarts». Figure 12 Journaux Suisse Saisie d autres encarts soumis à la taxe 10

11 2.3.5 Etapes suivantes Cliquez sur «Suivant» pour la saisie de journaux pour l étranger ou pour la clôture du dépôt. Le bouton «Précédent» vous permet d effectuer une nouvelle saisie ou de corriger des données. Cliquez sur «Enregistrer» pour sauvegarder les données en cours. Figure 13 Saisir ou clôturer de nouvelles positions 11

12 2.4 Dépôt International Figure 14 Groupe de produits Journaux International Les onglets permettent de sélectionner le tableau du groupe de produits correspondant. Attention: en cas de prix contractuels individuels, seuls les produits et les positions figurant au contrat de presse peuvent être saisis. Si un produit contractuel fait défaut, veuillez contacter le conseiller à la clientèle. Les prix courants peuvent être sélectionnés par tous les utilisateurs. Saisir le poids et la quantité. 12

13 Figure 15 Saisir une position International Cliquez sur «Suivant» pour quitter la saisie. «Précédent» vous permet de saisir de nouvelles données. Cliquez sur «Enregistrer» pour sauvegarder les données en cours. 13

14 2.5 Dépôt de Journaux gratuits Figure 16 Saisie de journaux gratuits Le masque de saisie pour les journaux gratuits s affiche automatiquement. La zone de diffusion contractuelle pour les journaux gratuits est déjà intégrée. A l aide des icônes situées en haut à droite, la zone de diffusion peut être téléchargée au format CSV ou PDF. Dans la rubrique «Aperçu du dépôt» sont répertoriés tous les dépôts en cours de traitement. La colonne «Action» permet de traiter ou de supprimer un dépôt. Cliquer sur «Etablir un nouveau dépôt» pour saisir une nouvelle édition. 14

15 Figure 17 Saisie du numéro d édition et de la date Saisir le numéro d édition correspondant dans «N d édition». Trois champs sont à votre disposition. Le premier champ permet de saisir un nombre de trois chiffres maximum. Le deuxième champ permet de saisir une lettre (pour des éditions spéciales) et le troisième champ permet de saisir encore un nombre de trois chiffres maximum. Grâce à la combinaison de ces trois champs, il est possible de saisir des éditions doubles (p.ex ) ou des éditions spéciales (p. ex. 3A) Le champ «Non trié» n est pas actif pour un dépôt de journaux gratuits. Après la saisie des indications, cliquer sur «Suivant». 15

16 Figure 18 Saisie des données de l ordre Journaux gratuits Saisir le poids des journaux gratuits en grammes. Comme la liste de diffusion déposée (et convenue) pour les journaux gratuits concernés est reprise automatiquement, il n est pas possible de modifier le nombre d exemplaires diffusés. Ce nombre est actualisé chaque mois et l actualisation est confirmée par . Pour toute question ou clarification concernant la liste de diffusion, vous pouvez contacter le Centre de Service des journaux PostMail (coordonnées selon brochure «Journaux Suisse»). Dans la rubrique «Envois multiples», il est possible de saisir des exemplaires supplémentaires à déposer quand plusieurs exemplaires du journal gratuit doivent être distribués à une même adresse. Dans la rubrique «Encarts soumis à la taxe», saisir le donneur d ordre/l expéditeur, la quantité et le poids des encarts. Vous pouvez effacer les données saisies avec l icône «Corbeille» et ajouter une nouvelle ligne en cliquant sur «Saisir d autres encarts». 16

17 2.6 Clôture de la saisie et établissement de bulletins de livraison (applicable aux Journaux Suisse, Suisse et International, International et Journaux gratuits) Figure 19 Clôture de la saisie 17

18 Le déposant des envois peut être modifié manuellement. Sur cette page d aperçu, les données de l expéditeur et la date d envoi peuvent être contrôlées une dernière fois. En cas d erreur, il est encore possible d apporter des modifications (corrections) à la page correspondante en cliquant sur «Précédent». Dans la rubrique «Confirmation d ordre», il est possible de définir la manière de recevoir la confirmation: Seulement en ligne: la quittance de dépôt peut être imprimée après clôture de l ordre et reste à disposition dans «Aperçu de l ordre». Envoyer par la quittance est envoyée par courrier électronique à l adresse indiquée. Avec l icône d ajout, il est possible de saisir, si nécessaire, des adresses supplémentaires. Remarque: La case à cocher « » est toujours activée et au moins une adresse doit être enregistrée. Important: Le bulletin de livraison doit être remis avec le procès-verbal de dépôt / de tri et un exemplaire justificatif de l office de dépôt. Pour les journaux gratuits déposés directement à l office de distribution, un bulletin de livraison partiel doit être joint aux envois (sert de confirmation de livraison et d ordre pour les offices de distribution). Cliquer sur «OK» pour clôturer le dépôt et générer les documents. Sous «En cas de différence» il est possible d indiquer une ou plusieurs adresses auxquelles envoyer l avis en cas de différence. Figure 20 Confirmation d exécution 18

19 La confirmation d exécution s affiche. Il est possible d imprimer le bulletin de livraison dans «Imprimer les exemplaires» (ou le[s] bulletin[s] de livraison partie[s]) pour les journaux gratuits directement déposés dans les offices de distribution). Cliquez sur la description du document (dans le cas ci-dessus, «Bulletin[s] de livraison») pour ouvrir celui-ci dans Adobe Acrobat Reader ou dans un autre programme d affichage de fichiers PDF: Figure 21 Bulletin de livraison Journaux Cliquez sur «Vers la vue d ensemble» pour revenir à la page avec l aperçu de tous les journaux. 19

20 2.7 Traiter des fichiers d adresses Avec la fonction «Adresses», vous pouvez rassembler vos journaux et périodiques adressés et prêts à être expédiés en liasses correspondant aux exigences du plan de numérotation de la Poste. Vous recevez les étiquettes de liasses nécessaires au format PDF et n avez plus qu à les imprimer. Simultanément, vous obtenez le procès-verbal de tri que vous pourrez joindre comme justificatif de base pour la compensation de vos prestations préalables. Cette fonction apparaît lors de l étape pour les déposants inscrits à cette prestation. Sélectionner le champ «Adresses» pour saisir les données correspondant à cette fonction. Veuillez noter que cette fonction n est valable que pour les dépôts d envois journaux à faible tirage et ne permet aucun tri préalable par circonscription de distribution. Figure 22 Fonction Adresses Un nouveau masque s ouvre lorsque vous cliquez sur le champ «Adresses». 20

21 Figure 23 Saisir les données et les adresses En cliquant sur «Parcourir», il est possible de rechercher et de sélectionner le fichier d adresses à utiliser. Si le champ Comme pour la commande précédente est sélectionné, le système recherche automatiquement le dernier fichier d adresses utilisé. Avec le bouton «Définir l épaisseur de liasse maximale» (facultatif), il est possible de définir si nécessaire le nombre maximum d exemplaires triés dans une liasse. Exigences pour le fichier d adresse utilisé Le système ne permet de télécharger que des fichiers au format CSV. Il est possible d utiliser des fichiers Excel en les convertissant avant de les télécharger (dans Excel: Fichier enregistrer sous puis sélectionner CSV [séparateur: point-virgule]). L application a besoin au minimum des données suivantes pour trier et générer les étiquettes de liasse: NPA, lieu, pays (seulement lorsque des adresses à l étranger figurent dans le fichier d adresses). Les colonnes correspondantes du fichier d adresses doivent porter l une des désignations suivantes: Figure 24 Désignation des colonnes dans le fichier d adresses 21

22 Si aucune colonne «Pays» n existe, ou si ce champ est vide pour une adresse, la Suisse est proposée automatiquement comme pays de destination par défaut. Pour les fichiers d adresses dans lesquels la colonne «Pays» contient également la Suisse, la désignation doit correspondre à l une des possibilités suivantes: Schweiz, Suisse, Svizzera, Svizra, Switzerland, CH, Liechtenstein, FL, LI. Si tel n est pas le cas, l application affectera les adresses correspondantes à une liasse «Etranger». Après avoir sélectionné le fichier d adresses, saisir les données d envoi (épaisseur et poids). Si nécessaire, il est possible de télécharger la liste d adresses déjà triée avec le bouton «exporter les listes d adresses». En cliquant sur le bouton «reprendre», on retourne au masque de saisie. Remarque importante: toutes les colonnes contenues dans le fichier d adresses sont reprises de manière inchangée, c.-à-d. avec les titres originaux du fichier d adresses trié. Figure 25 Reprendre les données de la liste d adresses et par pièce Le système reprend les quantités de la liste d adresses ainsi que le poids saisi. Les données sont grisées et ne peuvent plus être modifiées. Un fichier d adresses supplémentaire peut être téléchargé avec le bouton «Saisir d autres positions» (p. ex. en présence de fichiers d adresses regroupés par langue pour le même envoi). Les données relatives au poids et au nombre peuvent aussi être saisies manuellement dans le masque de saisie dans la mesure où aucun fichier d adresses n a encore été téléchargé. Si le poids brut des envois saisis contient des encarts de tiers, il faut adapter le poids (sans les encarts de tiers). Les encarts de tiers doivent être saisis séparément, les envois vers l étranger doivent aussi être saisis manuellement. 22

23 Figure 26 Reprise automatique des données saisies 23

24 Lorsque la fonction «Adresses» est utilisée, on arrive sur une page de clôture du dépôt adaptée comme suit: Figure 27 Détail des données pour l établissement de liasses 24

25 Dans le masque, outre le mode de transmission de la confirmation d ordre, il est possible de choisir les options suivantes: Format de l étiquette de liasse (A4 ou A5) L option «Ligne vierge après la liasse» crée, sur le fichier d adresses, une ligne après chaque liasse. Une remarque saisie sera imprimée sur le procès-verbal de tri. Cliquer sur «Fermer et imprimer» pour clôturer la commande. Les documents suivants sont disponibles en téléchargement: Figure 28 Documents et justificatifs établis Outre les bulletin(s) de livraison, les documents suivants peuvent être imprimés ou téléchargés: Etiquettes de liasse: les étiquettes de liasse nécessaires à l expédition et établies selon les directives de la Poste comme PDF dans le format choisi. Quand plusieurs fichiers d adresses ont été téléchargés, un fichier d étiquettes de liasse portant le nom du fichier d adresses correspondant est généré pour chaque fichier d adresses. Procès-verbal de tri: l indication du nombre de liasses par localité ou de liasses soldes. Celui-ci doit être joint au bulletin de livraison lors du dépôt. Adresses clients: les adresses au format Excel triées par l application, apportées dans le bon ordre de liasse et complétées par le numéro de liasse. Ce tableau est nécessaire pour imprimer les journaux ou les étiquettes-adresse dans le bon ordre. Quand plusieurs fichiers d adresses ont été téléchargés, ils sont proposés séparément pour le téléchargement. 25

26 3 Elimination des différences 3.1 Traitement de différences Si des erreurs sont constatées lors du contrôle des documents de dépôt par la Poste, les dépôts correspondants s affichent dans la partie supérieure de l aperçu de vos titres et un contenant une communication sur la différence vous est transmis à la/aux adresses enregistrées ou indiquées (voir chapitre 2.7, figure 20). En cliquant sur l enregistrement correspondant, vous accédez au masque suivant: Les positions corrigées apparaissent en italique. Si vous approuvez la correction, vous pouvez la confirmer avec le bouton correspondant. Si vous cliquez sur le bouton «pas d accord», une fenêtre indiquant l adresse du site PostMail Journaux que vous devez contacter dans ce cas dans un délai de 24 heures apparaît. Figure 29 Masque Différence 26

27 Poste CH SA PostMail Wankdorfallee Berne Téléphone (lu ve de 08h00 à 18h00) supportswisspost@poste.ch (PM)