COMMENT REUSSIR UN PROJET DE FACTURATION DEMATERIALISEE

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1 COMMENT REUSSIR UN PROJET DE FACTURATION DEMATERIALISEE Retour d expd expérience et facteurs clés s de succès Forum de la Dématérialisation, Infopromotions Paris 17 juin 2008

2 Ordre du jour 1. Présentation de Deskom 2. Présentation du projet SNCF 3. Facteurs clés de succès d un projet de dématérialisation Document confidentiel Propriété de Deskom 2

3 L'opérateur français de facturation électronique de référence Un des majeurs réseaux de facturation électronique européens : création en millions de factures traitées (2007) plus de 1000 sociétés connectées (17000 en portefeuille) plus de 50 projets donneurs d ordres le seul réseau mixte intégré (électronique et papier) Le choix des grands acteurs français Une expertise unique et éprouvée de la facturation dématérialisée etc. La solution de facturation électronique recommandée et vendue par SAP France à ses clients Document confidentiel Propriété de Deskom 3

4 Un réseau «ouvert» accessible à travers une connexion unique Web EDI Document confidentiel Propriété de Deskom 4

5 Notre mission : permettre aux acheteurs de traiter leurs factures fournisseurs automatiquement FOURNISSEUR 1 EDIFACT, idoc, XML, etc. Contrôles Contrôles légaux légaux Contrôles Contrôles métier métier Complétude Complétude comptable comptable Traduction Traduction Intégration la plus automatisée possible des données dans le système d information FOURNISSEUR 2 PDF Format unique Option : WORKFLOW en ASP WORKFLOW local ACHETEUR FOURNISSEUR n Reconnaissance de caractères Numérisation Document confidentiel Propriété de Deskom 5

6 Notre mission : permettre aux fournisseurs de facturer "à la demande" leurs clients professionnels ou particuliers Solution Fournisseur Centre d impression déporté Facture papier (Not connected) Flux de factures unique Format unique Réseau EDI Document confidentiel Propriété de Deskom 6 Portail dédié de téléchargement Artisans, libéraux, etc. Clients privés

7 Le choix des grands acteurs français (quelques références) Document confidentiel Propriété de Deskom 7

8 Optimum Compta Clients : une compta clients sans papier, tout de suite PORTAIL WEB INTERNE Accès web 24/7 aux factures émises 100% DES FACTURES CONTROLEES minimum de faux litiges Canal éditique Factures papier Fichiers toutes Fichiers toutes factures au format factures au format Emetteur Emetteur Compta Clients «Zéro Papier» Factures 100% Factures 100% conformes conformes fiscalement et par fiscalement et par client client Canal électronique Factures électroniques 289bis Factures électroniques EDI Factures PDF 289 V ARCHIVAGE 100% ELECTRONIQUE de toutes les factures émises, papier ou électronique Canal duplicata/ consultation PORTAIL WEB CLIENTS Accès web 24/7 aux factures émises Document confidentiel Propriété de Deskom 8

9 Optimum Compta Fournisseurs : une compta fournisseurs sans papier, tout de suite PORTAIL WEB INTERNE Accès web 24/7 à toutes les factures reçues Canal scanning Canal électronique Fichiers toutes Fichiers toutes factures au format factures au format Récepteur Récepteur Compta Four «Zéro Papier» Fichiers 100% Fichiers 100% contrôlés fiscalement contrôlés fiscalement et vis-à-vis des et vis-à-vis des règles client règles client Retour statuts traitements factures Canal retour duplicata/ consultation Document confidentiel Propriété de Deskom PORTAIL WEB FOURNISSEURS Accès web 24/7 aux factures émises, à leurs statuts. Possibilité de correction des données factures 9 ARCHIVAGE PAPIER des factures scannées ARCHIVAGE ELECTRONIQUE des factures en dématérialisation fiscale

10 Une expertise unique et éprouvée sur tous les types de réception de factures (exemples) 1-1- Dématérialisation Dématérialisation ««fiscale fiscale»» simple simple (facture (facture électronique) électronique) 2-2- Facturation Facturation électronique électronique en en auto-facturation auto-facturation 3-3- Scanning/ Scanning/ LAD LAD et et Facturation Facturation électronique électronique 4-4- Interco Interco en en électronique électronique 5-5- Facturation Facturation électronique électronique pour pour plates plates formes formes communautaires communautaires 6- Scanning / LAD seul 6- Scanning / LAD seul Document confidentiel Propriété de Deskom 10

11 Une expertise unique et éprouvée sur tous les types d'émission de factures (exemples) 1-1- Externalisation Externalisation de de toute toute la la facturation facturation électronique électronique (structurée (structurée / / PDF PDF Signé Signé et et Portail Portail personnalisé) personnalisé) 2-2- Externalisation Externalisation de de toute toute la la facturation facturation (Éditique (Éditique + + Facturation Facturation Electronique Electronique structurée structurée / / PDF PDF Signé Signé + + Portail Portail personnalisé) personnalisé) 3-3- Facturation Facturation électronique électronique structurée structurée uniquement uniquement Document confidentiel Propriété de Deskom 11

12 1. Présentation de Deskom 2. Présentation du projet SNCF 3. Facteurs clés de succès d un projet de dématérialisation Document confidentiel Propriété de Deskom 12

13 Forum de la dématérialisation «Impacts comparés de la facturation électronique et du scanning des factures fournisseurs» 17 juin 2008

14 Sommaire Présentation de la SNCF Pourquoi la SNCF a-t-elle mis en place la dématérialisation des factures : Papier Fiscale Points clés du choix de la société DESKOM Mise en œuvre de la dématérialisation Avantages constatés Enseignements

15 Présentation de la SNCF 1 milliard de voyageurs et près de 110 millions de tonnes de fret transportés chaque année trains mis en marche quotidiennement 17 Milliards de Chiffre d Affaires pour l EPIC* collaborateurs pour un panel de 200 métiers Plus de 650 entreprises réunies au sein de SNCF Participations Volumétrie Comptabilité Fournisseurs de l EPIC: factures par an fournisseurs dont actifs * Établissement Public à caractère Industriel et Commercial

17 Pourquoi la SNCF a-t-elle mis en place la dématérialisation des factures Lors de la réflexion sur la mise en place d une nouvelle organisation de la comptabilité fournisseurs basée sur l ERP PeopleSoft, nous avons décidé de lancer parallèlement un projet de dématérialisation des factures. Nous souhaitions : Améliorer la qualité de service et la productivité du département comptabilité, Automatiser le traitement des factures fournisseurs et les dématérialiser fiscalement afin de réduire nos coûts de gestion. Les outils de dématérialisation ont été identifiés comme des leviers permettant des gains de productivité et des améliorations de la qualité dans la chaîne de traitement.

18 Objectifs cibles Dématérialisation «papier»: de factures concernées, elles sont émises par tout type de fournisseurs. Chacun peut émettre jusqu à factures par an. Dématérialisation «fiscale» : Cible de factures, émises par environ une quarantaine de fournisseurs, soit un minimum de factures par an et par fournisseur.

20 Point clés du choix de la société DESKOM La SNCF a lancé un Appel d Offre européen, DESKOM a été retenue comme mieux disant sur les critères suivants : Meilleure compréhension des besoins SNCF (affiliation, interopérabilité), Plus proche des demandes de la SNCF, Formats de fichiers «libres» pour les fournisseurs, Nombre de sociétés connectées à la plate-forme, Certification par Ernst & Young pour la dématérialisation, Meilleur niveau de maintenance, Maturité sur le sujet

22 Contexte Mise en place de 4 projets en parallèle : Nouvel ERP avec utilisateurs, Centre de services partagés national (CCF) avec un workflow factures pour ces utilisateurs Dématérialisation des factures Réorganisation du service des réclamations Refonte complète du processus de comptabilité fournisseurs

23 Le Pôle Acquisition / Processus Général 1. Réception du courrier et préparation à la numérisation Optimiseur 3. Travail sur les masques des factures des fournisseurs Factures dématérialisées fiscalement Tri Courrier LAD * Vidéocodeurs Superviseurs PeopleSoft Retour facture 6. Régulation 4. Capture des champs de la facture 2. Numérisation 5. Traite les anomalies Demande des superviseurs Demande des comptables * Lecture Automatique de Données

24 Données sur le projet Capture en-tête et pied de facture seulement pour les factures papier et électroniques 5900 factures traitées chaque jour environ dont 800 électroniques Aujourd hui, environ factures par an sont traitées en dématérialisation fiscale pour nos 15 principaux fournisseurs, 10 sont affiliés et en attente de déploiement : soit plus de 50% des fournisseurs ont adhéré. Personnel sur la capture : Papier : 40 Factures électroniques : 3 Gestion des anomalies

25 Calendrier de la mise en œuvre Mise en œuvre et tests pilotes en 2005 Déploiement progressif de la dématérialisation fiscale à compter de début 2007, quand le déploiement de l ERP a été finalisé. Déploiement plus long que prévu, principalement du fait des contraintes propres aux fournisseurs qui ont freiné leur réactivité: implication des maisons mères, nouvel ERP, etc. Aujourd hui, les fournisseurs sont mis en production au rythme régulier d un par mois.

26 Pourquoi les choix interne/ externe en fonction des supports de la facture? Choix de l interne pour le scan, car ressources disponibles Choix de l externe pour la démat fiscale où n avaient ni les ressources, ni la maturité.

28 Avantages de la dématérialisation fiscale Suppression de l ouverture et du tri des factures à l arrivée ainsi que de leur distribution Suppression de la numérisation des factures (en dématérialisation fiscale) Suppression du vidéocodage éventuel des données de factures Réception directe dans l ERP des images et des données de factures ( factures / an = un ETP) Réduction des délais de transmission et d acquisition par rapport aux délais postaux Gain de stockage des archives papiers Facilité des recherches

30 Le point clé n 1 de la mise en œuvre : l intégration dans l ERP Complétude des données nécessaires à l intégration : Sur les factures des clients, Dans les référentiels SNCF nécessaires aux contrôles et rapprochement Propreté de bases fournisseurs, contrats, commandes Mise à niveau des processus achats qui les alimentent Réglage des règles de gestion pour atteindre un équilibre : Règles de tolérance sur les montants Imposer les mêmes contrôles sur factures papier et électroniques

31 Le point clé n 2 de la mise en œuvre : monter en charge progressivement Montée en charge en 1,5 ans vs 1 an prévu Recommandations : prendre le temps nécessaire Démarrer par un pilote, fiabiliser complètement le processus, ne propager qu ensuite : 6 mois sont un bon délai Nécessité d un délai pour voir la majorité des anomalies possibles Pour élaborer et acter les décisions associés à chaque anomalie : Exemple : avons mis du temps à décider que les factures avec n de commande non traitable seraient renvoyées au fournisseur, à sa charge de prendre contact avec son acheteur chez SNCF

32 Le point clé n 3 de la mise en œuvre : gérer le changement Le passage à la facture électronique est fortement perturbateur : Disparition de la facture papier «Disparition» de la majorité des factures qui sont maintenant traitées automatiquement Traitement des seules factures en anomalie à partir d un workflow électronique Dédier des équipes au projet Communiquer au bon moment au-delà du pilote : Trop tôt peut décevoir si le pilote est plus lent que prévu Idem si communication abstraite (jargon) sans rien à montrer de concret «Vendre» le nouveau processus aux BU non encore impliquées : La bonne volonté n est pas le problème ; c est l information concrète qui peut manquer Montrer du concret, faire visiter le site pilote, permettre aux opérationnels de s acclimater au processus cible Ne pas hésiter à expliquer les détails en amont

33 Le point clé n 4 de la mise en œuvre : ne pas lire les lignes de factures Suffit pour atteindre les objectifs d automatisation Facile à gérer en électronique, mais très difficile à gérer en scanning

34 Points clés de la production? Globalement, ça tourne bien Suivre exhaustivement les flux entrants en électronique Au début, besoin de visibilité exhaustive sur ce qui entre, puis flux quotidiens, puis contrôles; aujourd hui ça «roule» tout seul. Peu d anomalies sur l électronique : sur 3 à 4000 factures électroniques, moins de 10 sont en anomalie Interaction forte en amont avec les fournisseurs : fiabilise le processus Impacte plus l organisation du fournisseur

35 Le point clé factures électroniques Le déploiement est le principal sujet : processus assez long et non complètement maîtrisé par l acheteur Il est nécessaire de maintenir une pression sur les fournisseurs tout au long du processus, l implication de la D.A est un levier essentiel

36 Si c était à refaire? Le referait : le projet est un succès. 100 % des factures de l EPIC SNCF passent par lui Globalement, on a fait les bons choix Améliorations possibles : Moins d ambition sur le planning Plus de temps en amont du projet sur les spécifications des contrôles métiers sur les factures en fonction des contraintes de l ERP

37 Comparaison électronique/ papier Plus grande qualité des factures électroniques : 1 à 2% des factures scannées en anomalie Moins de 0,3% pour les factures électroniques Différence de délais de traitement : Entre 10 et 20 jours en fonction des volumes de papier à traiter chez SNCF 4 à 5 jours de postal + entre 5 et 15 jours de délai de traitement chez SNCF

38 Comparaison électronique/ papier Coût plus faible des factures électronique : Pour SNCF : Suppression de l ouverture et du tri des factures à l arrivée ainsi que de leur distribution Suppression de la numérisation des factures (en dématérialisation fiscale) Suppression du vidéocodage éventuel des données de factures Réception directe dans l ERP des images et des données de factures ( factures / an = un ETP) Gain de stockage des archives papiers Facilité des recherches Pour le fournisseur

39 1. Présentation de Deskom 2. Présentation du projet SNCF 3. Facteurs clés de succès d un projet de dématérialisation Document confidentiel Propriété de Deskom 39

40 Deskom : une expérience unique des projets de facturation électronique Plusieurs Plusieurs dizaines dizaines de de projets projets de de dématérialisation de de factures factures donneurs donneurs d'ordres d'ordres Au Au cœur cœur de de la la chaîne chaîne de de traitement traitement de de la la facture facture Multi-supports Multi-supports :: dématérialisation fiscale, fiscale, EDI, EDI, scanlad, scanlad, éditique éditique d'où d'oùsont issus issus quelques quelques principes principes communs, communs, simples simples et et concrets concrets Document confidentiel Propriété de Deskom 40

41 Les facteurs clés de succès à retenir 1. Fixez-vous des objectifs clairs 2. Préparez-vous avant! 3. Mise en œuvre : quelques points clé 4. Le déploiement fournisseurs : un projet en soi Document confidentiel Propriété de Deskom 41

42 1- Objectifs 2- Préparation 3- Mise en œuvre 4- Déploiement Fixez des objectifs clairs à votre projet BIEN DIMENSIONNER LE PROJET : QUE VA-T-IL IMPACTER? Extension du S.I financier Réévaluation du processus «Purchase to Pay» Achats (relation fournisseurs) ou Marketing (relation clients) Entreprise étendue FIXER DES OBJECTIFS QUALITATIFS ET QUANTITATIFS Pour quoi faire? Construire une chaîne de traitement automatisée qui isole les «vrais» litiges Améliorer la relation clients/fournisseurs Combien? Quand? 4-6 mois de mise en place mois de déploiement pour 50 à 100% des factures => indicateurs de performance Comment? Avec qui? Externaliser pour se concentrer sur les objectifs métier Opter pour une approche pragmatique et ouverte : multi-canal, multi-formats Document confidentiel Propriété de Deskom 42

43 1- Objectifs 2- Préparation 3- Mise en œuvre 4- Déploiement Préparez votre processus «Purchase to Pay» PROCESSUS : HOMOGENEISER VERS LES BONNES PRATIQUES Passer en revue tous vos types d achats pour couvrir tous les processus particuliers Factures avec commande et sans commande, intérim, locations, voyages, fluides Cas particuliers : avoirs, remises, acomptes, multi-tva, annexes Imposer les bonnes pratiques : Passation préalable des commandes : arrêter les commandes «sauvages»! Saisie des réceptions, harmonisation des modes de comptabilisation, centralisation des règlements Préparer le rapprochement automatique : 1 facture = 1 commande Traiter les écarts structurels factures / commandes : remises, frais de port, frais annexes Mettre en phase les périodicités factures / commandes Limiter les cas de factures sans commande Limiter les justificatifs / pièces jointes de validation Nettoyer les référentiels : catalogues articles / prix, base fournisseurs, base contrats Rédiger les nouvelles procédures Document confidentiel Propriété de Deskom 43

44 1- Objectifs 2- Préparation 3- Mise en œuvre 4- Déploiement Préparez votre organisation «Zéro papier» ORGANISATION HUMAINE : PREPARER L ARRIVEE DU SANS PAPIER Centralisation : le CSP comptable est préférable mais pas obligatoire Communication interne : Impliquer tous les services concernés en amont du projet Faire adhérer à l harmonisation des processus cibles Evolution de l organisation «factures» : Diminution / suppression des fonctions «factures papier» Tri courrier Codage, saisie des factures Rapprochement manuel, circulation papier pour validation Classement et archivage Pour des nouveaux rôles à valeur ajoutée en contexte «zéro papier» Communication fournisseurs et affiliation Contrôle des flux Administration du circuit de validation Maintenance des référentiels Traitement des exceptions Gestion des litiges Comptable «contrôleur» : analyse des comptes, suivi des paiements Document confidentiel Propriété de Deskom 44

45 1- Objectifs 2- Préparation 3- Mise en œuvre 4- Déploiement Préparez votre S.I OPTER POUR UN SYSTEME OUVERT, FLEXIBLE ET AUTOMATISE Un prestataire EIPP qui s adapte aux possibilités de vos partenaires commerciaux Factures «light» : papier, pdf Factures riches : EDI ouvert (tous formats) Un module d intégration ERP / workflow qui gère la réalité des factures Les erreurs (données manquantes ou inexactes) => recyclage à prévoir Les écarts factures / commandes / livraisons + factures sans commande => workflow de validation Des exigences de données attendues modérées N de commande, N de contrat N de B.U (si possible dans le N de commande) Rapprochement automatique avec les commandes / réceptions Si possible en pied de facture, à la ligne : risqué Tolérance sur les écarts Ventilation automatique ou contrôle a posteriori pour les factures sans commande Document confidentiel Propriété de Deskom 45

46 Votre objectif : des données de factures traitables automatiquement Systèmes Systèmes comptables comptables ERP Bases achats Bases achats Précomptabilisation Précomptabilisation Outil de contrôle factures Rapprochement Rapprochement Validation Validation Factures Factures à à payer payer Traitement Traitement des des exceptions exceptions 1 1 Enrichissement Corrections Traitement Traitement des des exceptions exceptions 2 2 Workflow Factures Factures en en "vrai" "vrai" écart écart /litige /litige Le Le rôle rôle de de la la facturation électronique : : maximiser le le rendement de de l infrastructure de de traitement interne interne des des factures Document confidentiel Propriété de Deskom 46

47 1- Objectifs 2- Préparation 3- Mise en œuvre 4- Déploiement Mise en œuvre : quelques points clé LES SPONSORS INDISPENSABLES Direction Générale (projet d entreprise) Directions Financière et Juridique, DSI, Directions Achats ou Marketing LES RESSOURCES INDISPENSABLES 1 Chef de projet ayant du poids sur le processus P to P 1 correspondant comptable, 1 correspondant ERP, 1 correspondant technique 1 correspondant affiliation, 1 correspondant opérationnel (contrôle des flux) FIABILISER LA RECETTE Environnement dédié Impliquer des partenaires pilotes dans la mise en œuvre initiale Construire un jeu de recette complet, représentatif des cas métiers DES LIVRABLES CLE Les spécifications d import / export de fichiers Le «kit d affiliation» Document confidentiel Propriété de Deskom 47

48 1- Objectifs 2- Préparation 3- Mise en œuvre 4- Déploiement Déploiement : soyez volontariste et coopératif FACILITER L ADHESION DE VOS PARTENAIRES Un projet ouvert, donnant plusieurs options à vos fournisseurs / clients Des exigences mesurées AVOIR UNE APPROCHE SEGMENTEE DANS LE PLAN DE DEPLOIEMENT Lister les partenaires avec les volumes annuels Identifier les segments en fonction des volumes et enjeux commerciaux Concevoir une proposition pour chaque segment ET VOLONTARISTE DANS SA MISE EN ŒUVRE Un message initial clair et écrit : nouveau processus qui s applique à tous dans une optique gagnant-gagnant Soutenu par la Direction Achats / Marketing Intégré dans la politique commerciale (offre marketing clients / sélection fournisseurs) Une méthodologie de déploiement structurée et «industrielle» Une pression maintenue sur toute la durée du déploiement jusqu à la mise en production Document confidentiel Propriété de Deskom 48

49 1- Objectifs 2- Préparation 3- Mise en œuvre 4- Déploiement Déploiement : une approche segmentée Volume Motivation Relation stratégique Plan de Déploiement Réseau DESKOM (dont Interop) Scan Lad PDF Maturité Capacité Document confidentiel Propriété de Deskom 49

50 Facteurs clé de succès : synthèse Le projet idéal Processus optimisés Chaîne de démat. complète et flexible Une approche volontariste et collaborative ORGANISATION SYSTEME D INFOD DEPLOIEMENT Volumes élevés de factures dématérialisées et intégrées Atteinte du ROI et respect des délais Amélioration des processus Document confidentiel Propriété de Deskom 50

51 Avez-vous des questions? Contact : Patrick Schuller, Directeur des Opérations pschuller@deskom.com Tél. : Document confidentiel Propriété de Deskom 51