Directives budgétaires pour les partenaires de Läkarmissionen

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1 Directives budgétaires pour les partenaires de Läkarmissionen Introduction Avec des instructions et des directives claires, nous pouvons améliorer la qualité de notre travail de suivi des résultats liés aux démandes des projets. Avec ce document, nous voudrions améliorer la qualité des rapports, ansi que des projets que nous soutenons partout dans le monde. Instructions Un budget a pour objectif de montrer autant que possible comment on prévoit et/ou on compte financer un projet. Il est important de viser un niveau élevé d'efficacité et un faible niveau d administration, ainsi que de considérer que les chiffres irréalistes ne permettront pas que le projet soit exécuté d'une façon adéquate. En règle générale, nous n'acceptons pas les coûts d'administration depassant plus de 20% du budget. Il est important que le budget s élabore dans la monnaie locale (c'est à dire la monnaie utilisée dans le pays dans lequel se réalise le projet). Le montant accordé par Läkarmissionen est toujours en couronnes suédoises (SEK), mais la monnaie locale est toujours prise en compte dans le suivi des résultats. Remarques importantes: Salaires Il est important de faire continuellement des versement pour les salariés ayant droit à une pension ou à des salaires licenciement. Ces coûts doivent être considérés comme des coûts du projet, et la somme accumulée doit être déposé ou versé dans un compte/une institution distinct (e) et ne doit être utilisé qu à la fin de la période de l'emploi. Investissements Il est d'une grande importance de disposer des fonds appropriés pour le remplacement et l'entretien des véhicules. Ceci peut se faire de preférence par une taxe au kilomètre. L'argent recueilli par les frais devraient être déposés dans un compte distinct. Monnaie et inflation Veuillez envisager la possibilité de fortes fluctuations etinflation monétaires. A cet effet, il serait bien de prévoir un plan B qui serait en mesure de permettre au projet de fonctionner avec moins de fonds que prévu dans le budget pour continuer d assurer la qualité des efforts fournis et des résultats attendus par le projet. Nous avons choisi les postes budgétaires suivants et nous aimerions que vous y remplissiez vos rubriques budgétaires spécifiques. Ce qui veut dire que chaque poste budgétaire est défini de manière suivante: Administration Ici sont inclus les frais généraux tels que les coûts des communications téléphoniques, les fournitures de bureau, location/loyer des bureaux, l'électricité, la sécurité, la construction, l'entretien des machines, les frais d'assurance, etc... 1

2 Salaires de l'administration Les salaires du personnel/staff de l administration doivent être présentés séparément sous cette rubrique. Veuillez noter qu'il est important de faire une répartition des coûts clairs. Si une personne travaille à la fois dans l administration et dans la mise en exécution du projet sur le terrain, le temps qu elle met dans chacune des parties respectives doit être pris en compte. Dépenses sur le terrain Ici seront présenté toutes les dépenses spéciques liées au projet, à l exception des salaire et des matériels. Il s agit par exemple des coûts liés à l'hébergement, les voyages sur le terrain, la tenue des séminaires éducatifs, etc... Dépenses de matériel de terrain Les dépenses pour le matériel utilisé dans le projet doivent être rapportés ici. Il s agit par exemple des manuels scolaires ( pour les projets éducatifs) ; des médicaments (pour un projet de santé ou pour un hôpital) ; la nourriture (pour les projets de nutrition). Salaires sur le terrain Les salaires sur le terrain doivent être déclarés séparément, de la même manière que les salaires de du staff de l'administration. Investissements S il est prevu dans le projet l achat des véhicules, la construction de bureaux ou d'autres bâtiments ; l achat des meubles, ordinateurs ou tout autre équipement technique coûteux, tout cela doit être budgétisé ici. Audits, suivis et frais juridiques Les coûts pour les audits externes ou des frais au conseil financier et au conseil juridique doivent être remplis ici. Rapports Nous attendons de nos partenaires des rapports financiers trimestriels. Mais nous vous encourageons à utiliser la feuille de calcul Excel pour noter vos dépenses financiers mensuels. Veuillez utiliser cette possibilité même si vous ne nous enverrez que des rapports trimestriels. La feuille de calcul Excel vous fournit une assistance supplémentaire pour faire des ajouts appropriés dans les espaces vides sous les différents postes budgétaires en le choisissant librement. Toute écart budgétaire supérieur à 10 % doit être expliqué dans la fiche assignée aux déviations (voir les instructions ci-dessous). Les rapports trimestriels doivent être envoyées au gestionnaire de programme approprié ( la personne de contact), avec une copie faite au contrôleur sur l adresse suivante : lakarmissionen.se. Information générale Nous demanderions de remplir les données pertinentes des projets, le nombre de personnes que nous avons aidé, tel que le nombre de patients qui ont recu l aide grâce au projet, le nombre du personnel du projet travaillant avec l administration, etc... Remboursement des fonds du projet Les directives ci-dessous devront être suivi dans le cas où le projet n a pas utilisé toute la subvention lui ayant été octroiyé : 2

3 1. Les sommes supérieures à SEK doivent toujours être remboursées ou transférées au budget pour l'exercice du projet l anné suivante. 2.Pour des cas exceptionnel, l argent peut être utilisé pour d autre fin. Alors il faudra qu une nouvelle décision soit prise en Suède autorisant cette utilisation. Comment remplir ce fichier: (Votre Budget) Cliquez sur cette fiche. Veuillez remplir les chiffres de votre budget, de préférence par mois. N oubliez pas de mentionner le nom de l Organisation ainsi la monnaie locale et Financement Année. 3

4 (Information Générale) Cliquez sur cette fiche. Veuillez remplir des informations pertinentes de votre projet sur ces colonnes, s il y a des changements de nombre durant l année, veuillez complèter ce nombre selon vos attentes pour chaque mois en particulier. 4

5 (Résultats 2013) Cliquez ici pour remplir vos dépenses et revenus mensuels. Au cas où les écarts dépassent 10%, veuillez faire vos commentaries ici. 5