Un outil open source de gestion des références bibliographiques

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1 Novembre 2015 Un outil open source de gestion des références bibliographiques Présentation Logiciel gratuit, Zotero est un module complémentaire du navigateur Web Firefox. Pour le télécharger, cliquer sur bouton «Download» sur la page On a alors le choix entre la version intégrée au navigateur Firefox et la version standalone (fenêtre autonome) compatible avec Firefox, Chrome et Safari. Sommaire Présentation de l écran en trois colonnes :... 4 Colonne de gauche : organisation des collections... 4 Colonne centrale : contenu d une collection... 5 Colonne de droite : détails d une référence... 6 Barre de menu Zotero... 6 Capturer des références... 7 Capture automatique de références affichées sur une page web... 7 Capture manuelle de références... 7 Capturer et associer des fichiers aux références... 8 Citer une page web... 8 Créer une référence «page web» dans sa bibliothèque... 8 Associer la capture d une page web à une référence... 8 Importer exporter sa bibliothèque... 9 Importer une bibliothèque dans Zotero : l exemple d Endnote... 9 Exporter sa bibliothèque... 9 Chercher ses références dans Zotero... 9 Générer une bibliographie Les styles bibliographiques applicables selon la discipline Citer ses références dans un traitement de texte Configurer les préférences Zotero Généralités Synchronisation poste de travail / compte en ligne Gérer les fichiers PDF Barre d outils pour traitements de texte - Choix des styles bibliographiques Sauvegarde du répertoire local des données Zotero Travailler en nomade avec Zotero Solution 1 : synchroniser ses données sur un poste public Solution 2 : transporter ses données sur disque amovible - clé USB BIU de Montpellier - Page 1

2 Installer Zotero sur son ordinateur à partir de Autoriser l installation et redémarrer Firefox Zotero est accessible par le Z en haut à droite du navigateur Firefox et occupe la partie inférieure de la page. Cette installation crée un répertoire Zotero sur votre disque dur où seront stockées vos données. Vous pouvez, dans un deuxième temps, vous créer un compte en ligne : BIU de Montpellier - Page 2

3 La création d un compte en ligne sur le serveur Zotero vous permet de synchroniser le répertoire Zotero de votre poste informatique avec le compte en ligne et, par conséquent : de sauvegarder vos données sur votre compte en ligne (synchronisation automatique ou manuelle des données) de faire redescendre vos données du compte en ligne vers un autre poste que votre poste habituel. de créer des groupes de partage de références avec vos collaborateurs. Création d un nouveau groupe de partage de références sur le serveur Zotero. Synchronisation avec le compte en ligne. Exemple : après synchronisation répertoire local /compte distant, on obtient un contenu identique de la «collection Malaria» sur Zotero en local et sur le compte en ligne. Compte en ligne Zotero local BIU de Montpellier - Page 3

4 Présentation de l écran en trois colonnes : colonne de gauche qui affiche les collections créées par l utilisateur colonne du milieu qui affiche les références contenues dans la collection ouverte colonne de droite qui affiche les détails de la référence sélectionnée COLONNE DE GAUCHE : ORGANISATION DES COLLECTIONS Ma bibliothèque contient la totalité des références (racine) Nouvelle collection permet de créer des collections de références. Le clic droit sur une collection permet de créer des sous-collections ou de supprimer des collections/sous-collections. Les références bibliographiques peuvent être déplacées vers une collection par «glisser-déposer» de la souris. Une référence peut être rangée dans plusieurs collections différentes. Corbeille : les références peuvent être supprimées par clic droit «Supprimer le document sélectionné de la bibliothèque». Elles sont alors placées dans la corbeille d où elles peuvent être restaurées. Non classés : collection de destination des références capturées sans que l on ait créé ou sélectionné de collection de destination avant la capture. Doublons permet d afficher les éléments ajoutés deux fois à la racine «Ma bibliothèque» et de les fusionner («Merge items»). BIU de Montpellier - Page 4

5 Les marqueurs : ce sont les mots-clés attachés à une référence qui sont capturés par Zotero en même temps que la référence. Lorsque vous sélectionnez une collection, seuls les marqueurs présents dans cette collection s affichent. Le bouton permet d afficher tous le marqueurs de votre bibliothèque. COLONNE CENTRALE : CONTENU D UNE COLLECTION L affichage du contenu d une collection permet de visualiser la liste des références avec les documents qui y sont éventuellement accrochés ( pdf, capture d écran ) Le bouton permet de sélectionner les informations que vous voulez afficher. Les intitulés de la barre de titre sont cliquables pour modifier le classement des références. BIU de Montpellier - Page 5

6 COLONNE DE DROITE : DÉTAILS D UNE RÉFÉRENCE Les champs présentés (Titre, Auteur ) dépendent du type de document (Thèse, Livre, Article ) Onglet «Info» : notice bibliographique, champs éditables. Possibilité d annoter ses références à travers l onglet «Notes». Possibilité de créer ses propres mots-clés «Marqueurs» Onglet «Connexe» permet de lier deux références entre elles (complémentaires, opposées, traduction ). Barre de menu Zotero - Préférences de Zotero - Import ou export d un lot de références. Création manuelle de références Capture de références par ISBN, DOI, PMID Accrocher des documents à une référence : pdf, capture d écran ou tout autre type de fichier (texte, tableur, powerpoint..) Recherche avancée dans Ma bibliothèque Création d une note indépendante dans sa bibliothèque OU d une note rattachée à une référence BIU de Montpellier - Page 6

7 Capturer des références CAPTURE AUTOMATIQUE DE RÉFÉRENCES AFFICHÉES SUR UNE PAGE WEB Zotero détecte automatiquement la présence de références bibliographiques sur les pages web visitées. L icône à droite du Z s accorde au type de document détecté sur la page. Le menu déroulant offre un choix de captures alternatives. Cliquer sur cette icône déclenche la capture de la référence d un «article de revue». Un compte-rendu de la capture apparaît brièvement en bas/droite de l écran et la référence est ajoutée à la bibliothèque. S il s agit d un lot de références, une boîte de dialogue s ouvre pour sélectionner plusieurs références à capturer en même temps. Possibilité de capturer des notices dans les catalogues de bibliothèques : Fonctionne pour le SUDOC, le catalogue BIU Montpellier, le catalogue BNF La liste des catalogues et des bases de données compatibles se trouve sur le site de Zotero : Il est vivement conseillé de vérifier dans la foulée la qualité des captures de références et de corriger le contenu des champs tant que la référence source est disponible à l écran. CAPTURE MANUELLE DE RÉFÉRENCES Si la capture automatique ne marche pas, il vous faudra créer la notice manuellement grâce au bouton. Vous devrez choisir le type de document et remplir les champs correspondants manuellement. Zotero gère la plupart des types de documents : article, livre, chapitre de livre, film, rapport, thèse, actes de colloque, etc BIU de Montpellier - Page 7

8 Capturer et associer des fichiers aux références Zotero permet d associer des fichiers aux références, soit automatiquement, soit manuellement. L import du fichier pdf est parfois automatique lors de la capture d une référence. A défaut, la capture manuelle est possible, par glisser-déposer de souris du «lien qui ouvre le pdf» sur le titre de la référence dans Zotero. Cette capture marche si le lien vers le pdf ouvre directement le document, sans amener sur une autre page web. Autre possibilité : enregistrement provisoire du fichier pdf sur le bureau, ou sur une clé USB, puis glisser-déposer de l emplacement de stockage sur le titre de la référence dans Zotero. Les fichiers capturés sont copiés dans le répertoire Zotero et peuvent ainsi être ouverts hors connexion. Tout type de fichier peut être accroché à une référence par glisser-déposer (doc, xls, ppt, ) On peut renommer un fichier associé à une référence par clic droit et «renommer le fichier à partir des métadonnées du parent». Zotero utilise les données de la référence à laquelle le fichier est associé. Citer une page web CRÉER UNE RÉFÉRENCE «PAGE WEB» DANS SA BIBLIOTHÈQUE Cette icône permet de capturer la référence d une «page web» dans sa bibliothèque. Il s agit d une référence bibliographique à part entière qui peut être insérée dans une bibliographie. Exemples de citations de sources trouvées sur le web : - «Histoire d Athènes»[En ligne : d Athènes]. Consulté le 4 juin Institut National de la statistique et des études économiques. Santé - Tabac - Alcool - Toxicomanie [Internet]. INSEE [cité 15 oct 2013]. Disponible sur: ASSOCIER LA CAPTURE D UNE PAGE WEB À UNE RÉFÉRENCE Zotero associe automatiquement une capture d écran à tout document trouvé sur le web. A défaut, et permet d associer manuellement une capture d écran à la référence d un document. Permet, par exemple, d associer un article en ligne au format.html (web) à sa référence pour pouvoir ensuite le lire hors connexion réseau. Lorsqu'elles s'affichent dans votre navigateur, les captures de pages web se reconnaissent par leur adresse : l URL d une capture commence par zotero: / / attachement/ BIU de Montpellier - Page 8

9 Importer exporter sa bibliothèque IMPORTER UNE BIBLIOTHÈQUE DANS ZOTERO : L EXEMPLE D ENDNOTE Le transfert d un lot de références est possible selon une procédure en 2 étapes : 1. Export d un lot de références depuis Endnote : choix du format d export RefMan(RIS), et enregistrement du fichier en format texte (.txt) 2. Importer depuis Zotero : bouton, puis «Importer...» La boîte de dialogue permet de localiser le fichier.txt qu il faut «Ouvrir» pour déclencher l import. Voir : : Il n est pas possible pour l instant d importer dans Zotero des bibliographies déjà éditées (Word ou PDF). Ou alors nécessité d un formatage intermédiaire en RIS ou BibTex. EXPORTER SA BIBLIOTHÈQUE A l inverse, on peut exporter sa bibliothèque Zotero vers un autre logiciel de gestion de références bibliographiques : bouton, puis «Exporter la bibliothèque...». La boîte de dialogue offre un choix de formats d export en fonction du logiciel de destination. Chercher ses références dans Zotero Permet de retrouver une référence dans sa bibliothèque. Permet de chercher dans le plein texte des documents pdf. Un clic sur la loupe permet de faire une recherche avancée. Une fois la recherche effectuée, on peut l enregistrer : elle apparaîtra dans la liste des collections (petite loupe en sus : ) et s auto-actualisera dès qu une référence correspondant aux critères de recherche sera ajoutée à la bibliothèque. BIU de Montpellier - Page 9

10 Générer une bibliographie Sélectionner des références ou une collection complète, puis clic droit pour ouvrir le menu concerné : «Créer une bibliographie à partir des éléments sélectionnés». Choix du style bibliographique Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer de Zotero vers le traitement de texte (raccourci Alt+Tab pour basculer d une fenêtre à l autre). Dans ce cas, le style bibliographique appliqué par défaut est celui sélectionné dans les Préférences Zotero / onglet «Exportation». BIU de Montpellier - Page 10

11 LES STYLES BIBLIOGRAPHIQUES APPLICABLES SELON LA DISCIPLINE Zotero propose, à l installation, un nombre limité de styles pour l édition de vos bibliographies. La composition de cette liste est accessible et modifiable dans les Préférences Zotero / onglet «Citer». Il est possible d en télécharger d autres sur : Rédaction de thèse, mémoire, rapport : les styles suivants sont ceux reconnus comme étant la référence dans chaque discipline. Toutefois, veuillez vous reporter aux consignes fournies par votre université de rattachement. Rédaction d articles : reportez-vous aux «consignes ou recommandations aux auteurs» propres à chaque revue dans laquelle vous désirez publier. Discipline Lettres et SHS Economie - Gestion Droit Santé Styles présents dans la liste par défaut de Zotero American Psychological Association Vancouver Styles à télécharger ici (Zotero doit être ouvert) Lettres et Sciences Humaines Françaises (biblio et notes, French) France (auteurs et al., auteur-date) National Library of Medicine (NLM) Vancouver (French - Canada) BIU de Montpellier - Page 11

12 CITER SES RÉFÉRENCES DANS UN TRAITEMENT DE TEXTE Vous pouvez citer vos références directement sur un traitement de texte par l intermédiaire d un plugin compatible Word ou OpenOffice/LibreOffice/NeoOffice, téléchargeable sur le site : Firefox doit être ouvert, mais le traitement de texte doit être fermé pendant l installation. Une fois le plugin installé, une barre d outils Zotero apparaît dans la barre de menus du traitement de texte. Positionner le pointeur de la souris à l endroit du texte où vous désirez insérer une citation avant de cliquer sur le premier des boutons ci-dessous : Insérer une citation dans le texte (pour citer plusieurs documents à la fois, cliquer sur «sources multiples»). Choix du style bibliographique à la première insertion. Editer la citation (modifier la citation ; ajouter, enlever une référence dans la citation) Insérer la bibliographie qui correspond aux citations. Placer le pointeur de la souris à l endroit où l on veut insérer sa bibliographie avant de cliquer sur le bouton. Editer la bibliographie (s il s agit d une correction, préférer corriger la référence «à la source» dans Zotero pour que la correction soit pérenne) Forcer la mise à jour de la bibliographie après toute modification dans le texte ou les citations (déplacement d un paragraphe, suppression complète d une citation, correction d une référence dans la bibliothèque Zotero ) Paramètres par défaut pour le document actuel (modifier le style bibliographique) Supprime les codes internes au document qui font le lien entre les références citées et la bibliothèque Zotero. La bibliographie est alors figée et ne peut plus être mise à jour. Ce dernier bouton est à manipuler avec prudence, car l opération est irréversible. BIU de Montpellier - Page 12

13 Configurer les préférences Zotero Avant de commencer à travailler, il est conseillé de configurer les «Préférences» de Zotero. GÉNÉRALITÉS A noter que Zotero permet la capture automatique des fichiers PDF d une référence, en même temps que celle-ci, lorsqu il sont disponibles. En pratique, il faut souvent faire cette capture manuellement. BIU de Montpellier - Page 13

14 SYNCHRONISATION POSTE DE TRAVAIL / COMPTE EN LIGNE Onglet «Paramètres» Enregistrer les identifiant et mot de passe de son compte en ligne permet de synchroniser le répertoire Zotero ( ), enregistré sur le disque dur du poste de travail, avec le compte en ligne ( ). Par défaut, la synchronisation se fait automatiquement à intervalles réguliers : le travail fait sur le poste de travail est automatiquement dupliqué sur le compte en ligne et peut ainsi être récupéré sur un quelconque autre poste équipé de Zotero. La version du répertoire Zotero synchronisée est toujours la plus récente. Avant de synchroniser, Zotero compare la date de mise à jour du répertoire local avec celle du compte en ligne, et selon, fait remonter les données locales vers le compte en ligne ou fait descendre les données en ligne vers le répertoire local. Ainsi, si vous faites du ménage dans votre bibliothèque locale et qu ensuite vous lancez la synchronisation, la version «nettoyée» ira écraser la version en ligne. Il n y a pas d archivage des différentes versions de votre bibliothèque. Il s agit d un stockage en ligne de vos données locales, vous ne pouvez pas travailler directement sur votre compte en ligne. BIU de Montpellier - Page 14

15 Cela ne doit pas être votre seule option de sauvegarde : la version en ligne étant toujours celle de la dernière mise à jour, vous n avez pas de possibilité de restaurer une version antérieure de votre bibliothèque. Il est donc fortement conseillé d effectuer régulièrement une copie ou un export de sa bibliothèque Zotero sur un support amovible (clé USB, disque externe) ou un cloud. Deux solutions : Copier le répertoire Zotero de votre disque dur sur un support amovible et archiver les versions successives (pour l emplacement de ce répertoire, se reporter au paragraphe sur l onglet «Avancées» des Préférences de Zotero) Exporter votre bibliothèque sur support amovible : Si cela ne marche pas, décocher «exporter les fichiers» On peut aussi synchroniser (enregistrer sur le compte en ligne) les fichiers attachés aux références (pdf ou autres). L espace de stockage des documents pdf est limité et devient payant au-delà d un certain volume. Consultez le lien «modalités et conditions» (cf. capture d écran ci-dessus) pour plus d information. BIU de Montpellier - Page 15

16 Onglet «Réinitialisation» Cet onglet propose 2 possibilités de restauration manuelle, «à partir du» ou «vers» le serveur Zotero. Pour plus de détails, consulter : BIU de Montpellier - Page 16

17 GÉRER LES FICHIERS PDF Installer les 2 exécutables proposés sur l onglet «Recherche» des Préférences vous permettra : de rechercher des termes dans le plein texte des documents pdf stockés dans votre bibliothèque, car ceux-ci sont indéxés (analysés) par Zotero. de «récupérer les métadonnées» d un document pdf isolé afin de créer automatiquement une référence bibliographique parente (clic droit sur un document pdf, puis «récupérer les métadonnées du pdf») Si la récupération échoue, il faut «Créer un document parent» à partir du pdf et remplir les champs à la main. BIU de Montpellier - Page 17

18 BARRE D OUTILS POUR TRAITEMENTS DE TEXTE - CHOIX DES STYLES BIBLIOGRAPHIQUES L onglet «Citer / Traitements de texte» permet de télécharger et de ré-installer la barre d outils compatible Word ou OpenOffice depuis le site Zotero ou bien, directement sur : L onglet «Styles» propose quelques styles par défaut ; 8000 styles supplémentaires sont téléchargeables sur le site : BIU de Montpellier - Page 18

19 SAUVEGARDE DU RÉPERTOIRE LOCAL DES DONNÉES ZOTERO Sur le poste local, il est conseillé d effectuer des sauvegardes du répertoire qui contient vos données Zotero. (En plus de la synchronisation avec le compte en ligne) Vous pouvez trouver l emplacement de ce répertoire en cliquant sur le bouton «Afficher le répertoire contenant les données» pour en faire des copies régulières sur un support amovible. Ces copies successives permettront une restauration du répertoire en cas de besoin. BIU de Montpellier - Page 19

20 Travailler en nomade avec Zotero Si vous souhaitez travailler sur un autre poste que le vôtre, vous devez respecter les étapes suivantes afin de protéger vos données et ne pas risquer de les voir polluées, ou effacées, par les autres utilisateurs du poste public de la bibliothèque, par exemple. Voici 2 solutions pour vous permettre de choisir celle qui vous convient le mieux. SOLUTION 1 : SYNCHRONISER SES DONNÉES SUR UN POSTE PUBLIC Sur le poste public : saisir vos identifiant et mot de passe dans «Préférences/Synchronisation/Paramètres. Sur l onglet Réinitialisation, «Restaurer à partir du serveur Zotero» est coché par défaut. Cliquer sur Réinitialiser. Les données locales du précédent utilisateur sont effacées. Au redémarrage de Zotero, la synchronisation se lance et fait descendre vos propres données depuis le serveur sur le poste public. Avant de partir : lancez la synchronisation manuelle modifications sont bien remontées sur le compte en ligne. Supprimer vos identifiants et mot de passe. afin d être sûr que vos dernières BIU de Montpellier - Page 20

21 SOLUTION 2 : TRANSPORTER SES DONNÉES SUR DISQUE AMOVIBLE - CLÉ USB Préparer sa clé USB : faire une copie du répertoire «Zotero» de votre poste personnel sur la clé (pour l emplacement de ce répertoire, se reporter au paragraphe sur l onglet «Avancées/Fichiers et dossiers» des Préférences de Zotero) A refaire avant toute session de travail sur un poste public. Sur un poste public : supprimer les identifiants du compte précédent dans «Préférences / Synchronisation» et décocher «Synchroniser automatiquement». Insérer la clé, puis, dans «Préférences/Avancées/Fichiers et dossiers» : sous «Emplacement du répertoire contenant les données» cocher l option «Personnalisé», puis sélectionner le répertoire Zotero sur votre «Disque amovible». Redémarrer Firefox (vos données apparaissent vous ne pointez plus sur le répertoire système par défaut, mais sur votre clé) Saisir vos identifiant et mot de passe dans «Préférences/Synchronisation». Avant de partir : lancez la synchronisation manuelle. Lorsqu elle est terminée, supprimer vos identifiants et mot de passe. Fermer Firefox pour pouvoir éjecter votre clé USB. De retour chez vous, votre poste personnel pourra se synchroniser avec le serveur et récupérer vos derniers ajouts. Si l on ne souhaite pas passer par la synchronisation, ou si elle échoue et que l on ne peut attendre, on pourra toujours, une fois chez soi, venir écraser son répertoire local avec le répertoire de sa clé. Pour toutes vos questions : Boomerang - Service de renseignement en ligne de la BIU : BIU de Montpellier - Page 21