Procédure de gestion de l information : les éditions

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1 Procédure de gestion de l information : les éditions Référence de la procédure : CDP/PRO/01 Version 4 Date création procédure : 24/02/2013 Diffusion : Pôles Communication & développement, Publication Rédaction : Sandrine Nguyen Resp. Mktg Johanna Vitrant Resp. des Editions Date et historique de révision 06/03/ /10/ /07/2015 Validation : Florian Raoux Vérification: Sandrine Nguyen Chemin d accès : \\Serv01\tourisme\SANDRINE_NF\QUALITE TOURISME\PROCEDURES\PROCEDURES POLES COM. & DEV. ET PUBLICATION Objet : Cette procédure a pour objet de définir les modalités inhérentes à la gestion de l information diffusée par l Office de Tourisme auprès de ses visiteurs et concerne les éditions. Cette procédure concerne les éditions de l Office de Tourisme : - le guide des «Hébergements» - le guide des loisirs «Destination» - le guide pratique «L Essentiel» - le guide des animations «FestiMag» - le plan de ville La réactualisation et la conception des éditions sont faites en partenariat par le Pôle Publication et en partenariat avec le Pôle Développement & Communication et le Pôle Accueil Information de l Office de Tourisme. 1. La définition des supports 1.1. Les objectifs La direction définit les objectifs marketing annuellement en fonction : - de l orientation de la politique touristique souhaitée par la Ville de Sainte-Maxime - le respect du cahier des charges du marché - des thématiques ponctuelles et actualités - par l analyse des indicateurs d activités : clientèle, fréquentation, état des stocks des éditions N La stratégie Afin d atteindre les objectifs, la direction définit une stratégie mentionnant : - le positionnement marketing - le concept de communication qui sera décliné sur l ensemble des supports - la charte graphique - la définition de la grille tarifaire et les conditions générales de vente - l argumentaire commercial 1 Procédure de gestion de l information : les éditions_cdp/pro/01_v4

2 1.3. La mise en œuvre opérationnelle La mise en œuvre opérationnelle comprend plusieurs grandes étapes : - les consultations - les calendriers - la répartition des tâches au sein de l équipe - le budget affecté - les retro plannings 2. Les brochures éditées par l Office de Tourisme Le guide «Hébergements» : regroupe sur un même support l ensemble de l offre d hébergement touristique partenaire de Sainte-Maxime. Validité : 1 an Edition bilingue : français anglais. Le guide «Destination» : présente l offre touristique de la ville et regroupe les sites et musées, les loisirs, les activités de loisirs, les activités nautiques, les plages, les produits du terroir, l artisanat Validité : 1 an Edition 4 langues : français anglais, allemand italien. Le guide des animations «FestiMag» : est le magazine officiel des festivités de la ville de Sainte-Maxime. Réactualisé et édité 2 fois par an Le plan de ville : est l édition de référence de la population locale et des visiteurs. Ce document comprend un index des rues, sur le côté recto le plan détaillé du centre ville et sur le côté verso l ensemble de la commune. Le guide pratique «L Essentiel» : est un véritable guide pratique complet, présenté sous forme d annuaire et en format de poche. Il regroupe les commerces, services et artisans, les restaurants, les numéros pratiques, la liste du corps médical, les activités de loisirs et les hébergements. Validité : 1 an Edition bilingue : français anglais. Le guide «Mes vacances à Sainte-Maxime» : est le guide à destination des enfants. Il regroupe l ensemble des activités de loisirs, les hébergements et les restaurants labélisés Famille Plus. Le guide des «Partenaires» : est le guide à destination des professionnels maximois. Il décrit les avantages d un partenariat avec l OT. 3. Politique de l Office de Tourisme Développement durable : l OT s engage à respecter l environnement par une gestion pertinente des stocks de documentation. De plus, les éditions sont imprimées sur du papier PEFC (papier issu de forêts gérées durablement et de sources contrôlées) ou sur du papier 100% recyclé. 2 Procédure de gestion de l information : les éditions_cdp/pro/01_v4

3 Politique tarifaire : un prestataire qui souhaite devenir partenaire de l Office de Tourisme de Sainte-Maxime doit avoir une adresse située à Sainte-Maxime. Pour une entreprise ayant une adresse située en dehors de la commune, la demande de partenariat n est possible que si l activité de l entreprise n est représentée par aucune autre entreprise partenaire située à Sainte-Maxime. Ces prestataires doivent donc s acquitter à minima d une Formule Premium ou d une description d activité. Les Formules Premium comprennent les prestations suivantes : Commerces : Restaurants : Activités de loisirs : + Guide «Destination» (description d activité simple) Hébergements : + Guide «Hébergements» (description d activité détaillée) + Web (description d activité détaillée) + Borne tactile (visibilité offerte) Agences de locations saisonnières : + Guide «Hébergements» (description d activité simple) Locations de vacances par les particuliers : Guide «Hébergements» (description d activité détaillée) + + Borne tactile (visibilité offerte) Les insertions publicitaires : doivent correspondre au secteur d activité de l édition (hors 2 ème, 3 ème et 4 ème de couverture). Une insertion publicitaire doit être nécessairement accompagnée d une Formule Premium. Plusieurs formats existent. Les publi-rédactionnels : concerne le «FestiMag» et le guide «Destination». Plusieurs formats existent. 3 Procédure de gestion de l information : les éditions_cdp/pro/01_v4

4 Les descriptions d activité : la vente d un support à l unité n est possible qu en dehors de la période de vente des Formules Premium et s applique à l ensemble des supports numériques. Sur décision de la direction, des descriptions peuvent être accordées gratuitement aux services de la Ville de Sainte- Maxime Service des Sports, Service Culturel ), aux musées ou au cinéma. 4. Fonctionnement 4.1. Retro planning Pour chaque édition, un retro planning est définit par la direction et transmis à l ensemble des personnels intervenant dans l édition Réunions de travail Selon le calendrier de parution des éditions de l Office de Tourisme, des réunions de travail préparatoires sont organisées sous l impulsion de la direction en présence des personnels concernés. Ces réunions ont pour objectif de : - de créer le chemin de fer afin de comptabiliser le nombre de pages en fonction des consultations, des textes et des encarts publicitaires - de créer la première de couverture (recherche de visuel dans la photothèque interne ou banque d image libre de droit) - de faire le point sur les évolutions à apporter 4.3. Envoi du guide des partenaires A chaque début de nouvelle saison des éditions, définie en août septembre, le guide des partenaires est rédigé. Ce support de communication a pour objectif de présenter les services proposés aux partenaires ainsi que la stratégie de promotion de l OT. Le guide des partenaires est envoyé à l ensemble des acteurs économiques locaux d après le fichier actualisé et remis par la Mairie d après le listing de la CCI des immatriculations et radiations des entreprises maximoises. Le guide est accompagné d un courrier d accompagnement rédigé par la direction ainsi que des Fiches de partenariat en fonction de l activité du prestataire : - Fiche de partenariat «Commerces» - Fiche de partenariat «Restaurants» - Fiche de partenariat «Loisirs» - Fiche de partenariat «Hôtels» - Fiche de partenariat «Résidences» - Fiche de partenariat «Campings» - Fiche de partenariat «Club de vacances» - Fiche de partenariat «Meublés de Tourisme» Une réunion d équipe est organisée entre le Pôle Publication, le Pôle Communication et Développement et le Pôle Accueil Information afin de présenter l organisation générale des éditions : présentation du guide des partenaires, présentation des fiches de partenariats, calendrier 4 Procédure de gestion de l information : les éditions_cdp/pro/01_v4

5 4.4. Prospection, relance commerciale Suite à l envoi du courrier de prospection incluant le guide des partenaires et du questionnaire, différentes étapes sont à dissocier : Insertions publicitaires / ou publi-rédactionnels : - traitement des dossiers clients, - relances téléphoniques, par courriels ou sur le terrain - prospection par téléphone, courriel ou en direct auprès des clients, Les Formules Premium: - retour spontané des questionnaires des clients à l Office de Tourisme - relances téléphoniques ou sur le terrain - démarchage téléphonique des clients - prospection par téléphone, courriel ou en direct auprès des clients, N.B. : un prestataire peut se renseigner directement à l Office de Tourisme afin d obtenir toutes les informations concernant les éditions. Les conseillers en séjour se doivent de répondre au client et d expliquer le fonctionnement général de manière succincte. (c.f. Procédure de traitement des demandes de partenariat_com/pro/01) 4.5. Traitement questionnaires Les fiches de partenariat reçues à l OT sont transmises à la direction qui les remet à la Responsable des Editions ou la Chargée de clientèle pour le traitement des fiches Rédaction des textes Le Pôle Communication & Développement a la charge de rédiger l ensemble des textes et publi-rédactionnels de chaque brochure en accord avec les thématiques fixées par la direction Création des publicités L infographiste a la charge de créer les insertions publicitaires d après les éléments informatifs remis par la Responsable des éditions ou la Chargée de clientèle, les textes, les visuels des prestataires. L infographiste peut faire plusieurs propositions jusqu à validation du BAT. 4.8 Création de la charte - élaboration d une maquette d une double page type pour validations du style de mise en page - validation de la maquette avec la nouvelle mise en page 4.9. Assemblage de l édition Le montage des pages intérieures s effectue après : - la création des insertions publicitaires - la rédaction des textes - la recherche de visuels, pour alimenter les différentes rubriques du guide, dans notre photothèque SEMA et dans notre banque d images libre de droits (Shutterstock images) et recherche iconographique (pictos, illustrations) 5 Procédure de gestion de l information : les éditions_cdp/pro/01_v4

6 4.10. Relectures et validation Suite à la création des pages intérieures par l infographiste, une première maquette est transmise à la direction, aux Pôle Publication et Communication & Développement pour : - modification et validation de la composition graphique - relectures diverses et corrections Suite aux diverses modifications remises à l infographiste, un deuxième jet est édité et transmis aux chefs de projets et à la direction de l Office de Tourisme pour : - relecture textuelle - relecture des données - validation L infographiste édite une dernière sortie. Une fiche de validation est alors signée par le directeur de l Office de Tourisme. La fiche de validation et la dernière sortie de la maquette sont transmises à la direction générale pour accord Traduction Les éditions de l OT sont traduites. Les traductions sont faites soit en interne soit par une société de traduction : - transmission du fichier par l infographiste à la société de traduction - réception et mise en page de l infographiste sur les éditions étrangères - relecture finale par les conseillers en séjour de l OT Préparation des PDF HD et bon à tirer Cette partie technique incombe à l infographiste. Les PDF HD : - vérification des visuels de toutes les pages de l édition afin qu ils soient tous en CMJN (Cyan-Magenta-Jaune- Noir) et en 300dpi (résolution optimale de l image à 100%) - ajout des fonds perdu (matière supplémentaire à ajouter pour l impression d une image débordant du cadre de la feuille) - préparation du PDF HD en 1.3 ou 1.4 selon l imprimeur en fonction du réglage de son RIP - vérification du PDF HD page/page - envoi du PDF HD chez l imprimeur le plus souvent par FTP (File Transfert Protocol). Le bon à tirer numérique: - le BAT est la validation finale transmise à l imprimeur après vérification du PDF rippé remis par le service PAO de l imprimeur pour vérification et validation. - chaque page du PDF est vérifiée par l infographiste afin de contrôler le fichier (vérification de toutes les images, des polices ) 6 Procédure de gestion de l information : les éditions_cdp/pro/01_v4