APPEL A PROPOSITIONS CAHIER DES CHARGES

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1 APPEL A PROPOSITIONS CAHIER DES CHARGES PLAN REGIONAL DE FORMATION 2019 Offices de Tourisme de Bretagne OTB PRF

2 1. STRUCTURE COMMANDITAIRE Présentation d Offices de Tourisme de Bretagne Offices de Tourisme de Bretagne (OTB) est la fédération régionale du réseau des offices de tourisme de la région qui regroupe ses adhérents au nombre de 62. Elle travaille en lien avec sa fédération nationale (OTF) et le Conseil régional, le CRT et la DIRECCTE. Elle compte 5 salariées qui œuvrent, avec le conseil d administration pour le réseau autour des missions de formation (plan régional de formation pour l ensemble des salariés des offices de tourisme), accompagnement vers le numérique, coordination du label Tourisme et handicap Pour plus d information, vous pouvez consulter notre site internet : 2. CONTEXTE Le réseau des offices de tourisme a été fortement impacté par la loi NOTRe depuis Il est passé de 123 offices de tourisme à 62, modifiant ainsi la carte de la Bretagne. Il représente aujourd hui plus de 560 équivalents temps plein (ETP), pour une moyenne de 9.3 ETP par structure. Même si le nombre de salariés n a pas beaucoup évolué, les métiers ont changé. La polyvalence laisse place à la spécialisation et de nouveaux postes voient le jour : Community Managers, Chargés de projets E Tourisme, responsables de pôle... De nouvelles compétences sont également attendues pour faire face aux demandes des visiteurs et aux nouvelles pratiques de consommation. (Cf. Annexe 4 Infographie du réseau en 2017) Dans ce contexte, la formation professionnelle constitue aujourd'hui un instrument essentiel : Pour les salariés, dans une logique d évolution et d adaptation des compétences, et de sécurisation des parcours professionnels ; Pour les offices de tourisme, afin de garantir leur bon fonctionnement, leur développement et leur visibilité. La formation apparait comme un outil GPEC essentiel. 3. LE PUBLIC Les actions de formation de ce plan s adressent aux professionnels du tourisme en Bretagne, en particulier à l ensemble des salariés des Offices de Tourisme. Les fonctions des fonctions occupées par les bénéficiaires sont par exemple : Directeur (H/F) OTB PRF

3 Directeur Adjoint (H/F) Assistant de direction (H/F) Responsable des Ressources Humaines Responsables des Finances Comptable ou Correspondant Financier (H/F) Responsable de la Taxe de Séjour Référent Qualité (H/F) Responsable du Pôle Accueil Référent Bureau d'information Touristique (H/F) Conseiller en Séjour (H/F) Responsable de la Boutique et de la Billetterie Guide Conférencier Responsable Promotion Chargé des Relations Presse (H/F) Responsable des Editions Chargé de Projet E tourisme (H/F) Animateur Numérique de Territoire (H/F) Community Manager de Destination Webmaster Responsable Commercial Partenaires Responsable du Tourisme Réceptif Responsable du Développement Responsable de la Base de Données Chargé d'animation (H/F) Responsable des Labellisations Responsable de l'ingénierie Touristique Responsable de l'observation Economique Ce personnel peut relever : Du droit privé (personnel d association, EPIC ) Du droit public (agent territorial mis à disposition, personnel d office de tourisme sous forme de régie autonome, directeur d EPIC ) La diversité des missions et des niveaux de compétences nécessite une écoute et une adaptation continuelle de la part du formateur. OTB PRF

4 4. PRESENTATION DU PLAN REGIONAL DE FORMATION Depuis 2005, la fédération régionale propose annuellement au réseau des Offices de Tourisme de Bretagne, un Plan Régional de Formation. Celui ci est le résultat d une enquête de recensement des besoins lancée annuellement au printemps auprès de tous les salariés du réseau. En plus de permettre le développement des potentiels et l adaptation des compétences aux nouveaux métiers et aux évolutions du secteur, le PRF doit être vecteur d ouverture d esprit et véhiculer une vision prospective. Il est également élaboré en tenant compte des enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux actuels. Cette année 2018, 64 formations sont proposées sur les thématiques suivantes : ACCUEIL : Accueil, Langues, Guidage PILOTAGE DE STRUCTURE : Management, RH, Pilotage, Communication STRATEGIE : Marketing, commercialisation, GRC, Animation de réseau, Qualité E TOURISME : Culture digitale, Réseaux sociaux, PAO Pour plus d informations concernant le programme 2018 : catalogue 2018/catalogue complet Le PRF est largement utilisé par le réseau. En 2017, 537 stagiaires ont été accueillis en formation. 86% des Offices de tourisme ont suivi au moins une formation. Au delà de l aspect quantitatif, OTB est très soucieux de la qualité des formations. Des évaluations à chaud et à froid sont réalisées afin de mesurer la satisfaction des participants, l atteinte des objectifs et la mise en application des acquis. Les techniques d animation favorisant l interactivité et l action sont privilégiées. Nous aspirons également à proposer des formats pédagogiques innovants. 5. ORGANISATION DU PLAN REGIONAL DE FORMATION OTB intervient comme facilitateur et intermédiaire entre l organisme de formation et les stagiaires. Les conventions de formation sont donc établies individuellement entre l organisme de formation et la structure du participant. Il est donc impératif, pour se positionner sur cet appel à propositions de disposer d un numéro de déclaration d organisme de formation obtenu auprès de la DIRECCTE et d être référencé Datadock. OTB PRF

5 OTB s engage à : Communiquer auprès du réseau sur le PRF et sur l ensemble des thématiques proposées, Organiser le calendrier des formations (février à mai et mi septembre à mi décembre), Enregistrer les inscriptions des salariés du réseau, Envoyer les convocations un mois avant chaque session, Transmettre à l organisme de formation les informations pratiques ainsi que les feuilles d émargement, Organiser la logistique pour chaque session (réservations : salle de formation, matériel, restauration) OTB dispose d une salle de formation à Pontivy, dans laquelle se déroulent 70 à 80% des sessions. Les autres sessions sont organisées à Rennes ou d autres villes bretonnes. L organisme de formation calculera ses frais annexes sur la base d un déplacement à Pontivy. Transmettre aux stagiaires la demande de gestion OPCA et la convention individuelle (préparée et transmise à OTB par l organisme de formation), Communiquer à l organisme de formation les coordonnées des financeurs/opca pour chacun des stagiaires afin d établir les conventions et les factures individuelles. Transmettre aux financeurs/opca les dossiers de financement complets : Programme, émargements, factures de l OF, demandes de gestion OPCA, conventions individuelles. L organisme de formation devra : Etablir des conventions individuelles pour chacun des participants, (liste des inscrits fournie par OTB) et les transmettre à OTB, Questionner les stagiaires en amont des formations pour identifier précisément les attentes, besoins et niveaux des inscrits, Accueillir les stagiaires (OTB se charge de l organisation des cafés d accueil) Faire signer les feuilles d émargements par demi journée, Editer des factures individuelles (liste des financeurs transmise par OTB) et les transmettre à OTB pour constitution des dossiers de financement, Remettre un support de qualité aux participants (si possible numérisé), Remettre une attestation de formation à chacun des stagiaires, précisant impérativement les noms et prénoms du stagiaire, les objectifs de la formation, la nature et la durée de l'action, et enfin, les résultats de l'évaluation des acquis de la formation. Transmettre à OTB à questionnaire à froid adaptée à la formation afin de mesurer la mise en application des acquis par les participants dans leur contexte professionnel. OTB PRF

6 6. REPONSES A L APPEL A PROPOSITIONS Organismes de formation, vous pouvez vous positionner sur cet appel à propositions si : Vous disposez d un numéro d agrément d organisme de formation, délivré par la DIRECCTE, Vous êtes bien référencés dans le Datadock, Vous privilégiez les méthodes pédagogiques actives et interactives, Vous êtes en mesure de vous positionner sur une ou plusieurs formations (pas de limitation) Vous êtes en capacité d intervenir dans toute la région auprès des territoires bénéficiaires, Vous êtes en mesure d assurer les thématiques visées entre février et mai 2019 et octobre et décembre 2019, La réponse attendue contiendra les éléments suivants : le code et l intitulé de la/des thématique(s) sur laquelle/lesquelles vous vous positionnez, le matériel nécessaire au formateur pour l animation de la formation, le coût individuel, par jour, en indiquant la répartition des frais pédagogiques et frais annexes. Pour le calcul des frais de déplacement, prendre en compte comme lieu de formation Pontivy. Merci de mentionner également si vous êtes assujetti à la TVA ou non, Le coût peut varier en fonction du nombre d inscrits le nombre de participants/seuil en dessous duquel l OF ne souhaite pas maintenir la session, (Choix de maintien ou non pourra être décidé au moins 4 semaines avant la formation), la taille du groupe maximale, les types de supports remis aux participants. Si possible joindre un exemple, les modalités d évaluations : à froid, à chaud, la possibilité ou non de SAV pendant 6 mois, le CV du formateur qui interviendra pour l animation de la formation en question, la fiche de renseignement OF jointe en Annexe 1 Pour chaque formation, la proposition devra détaillée (Cf. Annexe 3 Trame Programme de formation) : o L intitulé (autre formulation de l intitulé possible) o un texte d introduction (pourquoi choisir cette formation), o les objectifs pédagogiques, (formulations différentes et autres propositions d objectifs possibles) o le contenu, o le nom du formateur, o les méthodes pédagogiques utilisées, les modes d animation, o le public visé, o les prérequis, niveau exigé, o le matériel à prévoir par les stagiaires, NB : Les dates seront arrêtées suite à l annonce des résultats de cet appel à propositions. Les formations peuvent avoir lieu en présentiel et/ou à distance si la thématique le permet. Les approches interactives, actives, innovantes seront privilégiées. OTB PRF

7 7. CRITERES D EVALUATION DES PROPOSITIONS Les candidatures seront étudiées sur la base des éléments d appréciation suivants : Critères Pondération Contenu, objectifs et progression adaptés au cahier des charges 20% Attention apportée à la qualité des supports remis aux participants 10% Vision prospective / innovante de l approche 10% Pertinence des méthodes pédagogiques proposées 20% Expérience du formateur sur la thématique de formation et connaissance du domaine du tourisme 20% Montant de la prestation 20% Total 100% Délais impartis Publication de l'appel à propositions : semaine 29 Date limite de retour des propositions des prestataires : 14 septembre 2018 Réponses aux candidats : semaine 40 Envoi des candidatures : L'organisme candidat devra retourner sa réponse sous format numérique, par mail à : Solène BERANGER : s beranger@tourismebretagne.com OTB PRF

8 Annexe 1 FICHE ORGANISME DE FORMATION Nom de l Organisme de Formation : Adresse / CP / Ville : N de SIRET N de déclaration d activité d organisme de formation : Nom du référent/contact OF : Téléphone : Mail : «Atteste que l organisme de formation est bien référencé dans le Datadock» Signature et cachet OTB PRF

9 Annexe 2 MODELE DE PROGRAMME DE FORMATION OTB PRF

10 Annexe 3 «INTITULE DE LA FORMATION» POURQUOI CETTE FORMATION OBJECTIFS CONTENU / PROGRAMME NOM DU FORMATEUR METHODES PEDAGOGIQUES PUBLIC VISE PREREQUIS NIVEAU DEBUTANT INTERMEDIAIRE AVANCE - EXPERT MATERIEL A PREVOIR PAR LES STAGIAIRES A SAVOIR (facultatif) OTB PRF

11 Annexe 4 INFOGRAPHIE DU RESEAU EN 2017 OTB PRF

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